Lean як стиль життя: як застосовується і які принципи

Привіт, мене звати Віталій. Я працюю на позиції Team Lead у компанії VEN Commerce Ltd. і маю більше 15 років досвіду роботи в ІТ.

Чи варто читати цю статтю?

Все просто: як що ви знаєте Lean і розбираєтеся у всіх тонкощах та деталях, то вам навряд чи буде цікаво це читати. Однак, якщо ви новачок у Lean або хочете побачити, як він застосовується та як його принципи можуть поліпшити ваш бізнес, ця стаття для вас.

Ми розглянемо конкретні приклади з різних сфер, щоб допомогти вам зрозуміти суть Lean та його переваги. Ці приклади будуть різноманітні та не будуть обмежені лише сферою ІТ, що полегшить їх розуміння та застосування у вашому бізнесі. Якщо ви шукаєте способи оптимізувати процеси, зменшити витрати та покращити продуктивність, знання Lean може стати вам в нагоді.

Що таке Lean

Зазвичай, під Lean розуміють «ощадливе виробництво».

Ощадливе виробництво — це концепція менеджменту, що була створена на японському підприємстві «Toyota» і заснована на неухильному прагненні до усунення всіх видів втрат. Ощадливе виробництво передбачає залучення у процес оптимізації бізнесу кожного співробітника та максимальну орієнтацію на споживача. © Wikipedia

Для мене, Lean — це більше спосіб мислення. Багато його принципів здаються очевидними на перший погляд, але його «фішка» — це їх систематичне та неухильне використання.

Звідки взялася ідея Lean як стиль життя?

Коли я перейшов працювати у свою компанію, то змінив український менеджмент на іноземний. Не можу сказати, що там я вперше почув тут про Lean, але, по суті, це було моє фактичне практичне знайомство. Уперше я зіштовхнувся з ситуацією, де філософія ощадливості була задіяна у всіх без винятку процесах: розробці програмного забезпечення, а також і у виборі офісу, клієнтів, постачальників кави тощо.

Через деякий час у сферу моєї відповідальності додалися навчання та адаптація нових працівників і, як результат, роз’яснення їм принципів Lean. Після розширення фірми, мені довелось змінити контекст розповіді про Lean, тому що крім ІТ-орієнтованих людей у нас з’явилися менеджери та маркетологи. Тоді я і почав пояснювати Lean на прикладах із реального життя.

Примітка: переклад термінології Lean — велика проблема, тому я заздалегідь попереджаю, що переклад неідеальний. Я спробував використати визначення, які максимально передають значення оригінальних назв.

Принципи Lean

Eliminate Waste (Зменшення втрат)

Мені здається, що розпочати, розглядаючи ощадливе виробництво, потрібно з основного та найголовнішого принципу Lean — зменшення втрат. Втрати — це все, що не додає value (вартості, цінності) продукту для стекхолдера(або для вас, вашої сім’ї чи друзів — якщо ми говоримо про реальне життя).

Partially done work (Частково зроблена робота)

Найчастіша проблема, на яку натрапляв кожен: почали, витратили багато часу/сил/енергії/грошей, але так і не досягли жодного результату((

Причин може бути багато, вони можуть бути об’єктивні та суб’єктивні, але факт у тому, що завдання не зроблено, не готове і мета не досягнута:

• презентація на роботі, яку ви готували до приїзду замовника, буде не потрібна, коли замовник уже поїхав;
• величезний сюрприз на день народження коханого/коханої, який не був доставлений вчасно;
• незакінчена освіта, бо стало нецікаво, або лінь;
• пазли на 1000 елементів, що так і не висить на стіні, а половину елементів уже десь заховав кіт);
• недописана стаття для DOU ;);
• кріплення на стіну для телевізора, яке припадає пилом на балконі, і телевізор, який все ще стоїть на тумбочці.

Overproduction (Перевиробництво)

Давайте розглянемо інший варіант втрат — перевиробництво. Ідея дуже проста — немає сенсу виготовляти більше, ніж потрібно.

Згадайте святкування Нового року в середньостатистичній сім’ї — стіл ломиться від їжі, яку не можна їсти до Нового року, а після його настання вона вже нікому не потрібна. Потім вся сім’я старається з’їсти найдорожчі страви в найближчі 2 дні, а інше викидають.

Waiting (Очікування)

На мій погляд, очікування — це втрата, на яку ми не завжди звертаємо увагу. Зазвичай, причиною очікування є погане планування. Приклади:

• черга в магазині о 18:00 — 19:00 год. Всі повертаються додому та хочуть купити продукти чи смаколики на вечерю, але є так багато альтернатив: доставка, покупка в обідню перерву або зранку, закупка на весь тиждень наперед.
• Реклама. Перерва у серіалі чи між таймами фіналу чемпіонату світу, коли люди чекають 10-15 хвилин на продовження.
• Очікування, доки закипить чайник)

Decide as late as possible (відкладене рішення)

Напевне, мій улюблений принцип, моє улюблене твердження: «Віталій (я) з майбутнього зможе краще вирішити цю проблему. Він буде старший, досвідченіший та мудріший».

Принцип відкладеного рішення, заставляє нас розмежувати рішення, які потрібно прийняти зараз та рішення, які можна прийняти потім або ніколи. Часто в нас немає змоги прийняте всі рішення одразу: немає контексту чи достатніх знань.

Рішення, що базуються на наявних ресурсах чи знаннях

Часта проблема в розробці програмного забезпечення: нове завдання одразу обдумується в контексті теперішнього середовища чи мови програмування, в той час, коли поруч є простіший варіант. Якщо інтернет-магазин написаний на Magento, це ще не означає, що туди треба «ліпити» блог. Wordpress піднімається за 15хв і блог готовий)))

У реальному ж житті цей принцип потрібен в обговоренні довгострокових планів:

• Створення стартапу з друзями/знайомими. При обговоренні ідеї бізнесу, ми починаємо будувати плани про вибір бізнес-центру для офісу чи перебираємо доступні доменні імена для корпоративного веб-сайту. Часто це і є першопричиною провалу.
• Покупка зимового одягу літом. Зимовий одяг літом дешевше і переплачувати за нього — це втрата (а втрати треба зменшувати), але середня температура зимою 2019-20 років була +2 градуси. То чи варто купувати надто теплий пуховик, який все ще чекає свого застосування.

MVP — Minimum Valuable Product (мінімально цінний продукт)

Ніхто не відкриває корпорацію на 10 000 співробітників у перший тиждень/місяць/рік, але і чекати, доки ідея знеціниться, під час планування та обговорення теж не треба. Потрібно швидко реалізувати мінімальний продукт, або першу версію, щоб А — вийти на ринок, перевіривши ідею одразу, та Б — затратити мінімальну кількість сил/ресурсів для першого кроку.

Приклади:

• Для нового інтернет-магазину не треба купувати великий сервер та наймати команду програмістів та дизайнерів для розробки. Можна почати з безкоштовного онлайн-сайту або навіть сторінки в соціальних мережах.
• Кондитери-початківці не починають у перший тиждень випікати N-ярусні торти для весілля. Шлях, зазвичай, наступний: маленький кекс → маленький торт → великий торт → N-ярусний торт

See the whole picture (бачити/оцінювати повну картину)

Принцип Lean, який спрямовує нашу увагу на прийнятті рішення та їх вплив на всі сфери нашого життя. На мій погляд, найпростіше його описати як «переходячи дорогу, подивись наліво та направо». Будь-яке рішення, що ми приймаємо, буде мати наслідки: хороші чи погані.

Приклади:

• Дозволивши дитині прогуляти школу в честь дня народження, можна спричинити велику кількість проблем, бо в цей день була фотосесія на альбом, важлива контрольна або складна тема
• Якщо заміна вхідних дверей запланована на кінець ремонту в квартирі, то це може привести до додаткових витрат на переклейку шпалер
• Відсутність ременя безпеки у таксиста з аргументом: «Не переживайте, я чудово кермую» не бере до уваги всіх інших водіїв, що будуть втомлені, недосвідчені або у стані алкогольного сп’яніння.

Чи потрібен вам Lean?

Ця стаття не мала на меті перетягнути всіх у «клуб любителів Lean». Ми розібрали декілька основних принципів для розуміння того, чи потрібно вам впроваджувати цей підхід у вашій компанії чи, можливо, житті.