Мій досвід підготовки та складання PMP. Особливості реєстрації і вплив на роботу
Привіт, мене звуть Олександра Дьоміна і я проєктна менеджерка у Valtech. Управляю проєктами в IT-сфері вже дев’ять років, а до цього викладала математичний аналіз та дотичні комп’ютерні науки. Хочу поділитись з вами своїм досвідом отримання сертифікату Project Management Professional (PMP). Буде корисно тим, хто роздумує, як покращити свої скіли у проєктному менеджменті.
На отримання сертифікату в мене пішло загалом шість місяців та приблизно $1 000. Звісно, можна було б справитись швидше та дешевше, однак є три моменти:
- Мій процес підготовки розбився на два етапи через війну та вагітність;
- Я не ризикова людина від слова зовсім, і завжди тягну здачу екзаменів до того моменту, коли я справді впевнена. Для порівняння: є люди які здавали екзамени одразу після курсів, мені цього не достатньо;
- Я кінестетик, тому вчу інформацію, коли її прописую вручну чи багато раз застосовую в тестах. А це розтягує сам процес.
Але все по порядку.
Чому обрала ПМП
Існує величезна кількість сертифікацій, які мають свої переваги та недоліки. Також є люди, які стверджують, що сертифікація не важлива. Тому перш за все я визначила для себе, чого саме хочу від позиції менеджера та куди прагну рухатись в плані сертифікацій. Ось питання, які допомогли мені обрати свій напрям:
- Чим конкретно я займаюсь на роботі?
- Які в мене проєкти?
- Де перебувають клієнти, з якими я працюю?
- Які проєкти я хочу спробувати?
- Які софтскіли мені потрібно розвивати в плані менеджменту?
Свого часу я відповіла на ці питання письмово і відклала. Через час повернулася до них і зрозуміла, що мені потрібна базова освіта в менеджменті. Також я порадилась зі своїм менеджером, що додало впевненості у своєму виборі. MBA — дорого, довго, і не факт, що я потягну. PMP — дешевше і швидше, тому остаточно впевнилась, що хочу отримати цей сертифікат.
Ось приклад моїх відповідей, які зафіксувала письмово:
Чим конкретно я займаюсь на роботі?
Я працюю з внутрішніми проєктами, які визначають глобальні процеси компанії та впроваджують глобальні інструменти. Наприклад, Atlassian Jira та Confluence. Через недавню зміну у політиці Atlassian, займалась переїздом з серверних рішень на клауд; структурування, стандартизація. Також у мене є імплементація нових інструментів, такі як менеджери паролів. А також підтримка користувачів всіх наших систем, тобто HelpDesk process менеджмент. Тому я не працюю чітко з якоюсь методологією.
Які в мене проєкти? Який життєвий цикл проєктів? Яка тривалість?
Мої проєкти — це не класичний Delivery, це об’ємні впровадження нових інструментів, зміна процесів тощо. Одночасно із цим біжить підтримка вже наявних рішень (що вкрай важливо для подання заявки на екзамен!).
Життєвий цикл проєктів — не завжди сходинки від планування до імплементації, тут кожен проєкт має свою особливість. Є такі, що тривають один місяць, як от переведення серверного рішення для Atlassian продуктів на Дата центр, а є й тривалістю у декілька років, якщо це клауд.
І під час планування не завжди можна спрогнозувати одразу, що проєкт не виросте в трек тривалістю у
Тому проєкт зі звичайного Waterfall перетворюється на багатофазний Scrum з паралельним канбаном і великою кількістю комунікації. Так наш план розрісся просто на величезний роадмап з взаємозалежностями.
У мене є сертифікат Professional Scrum Master (PSM) І, але застосовувати знання в повному обсязі не вдається. По-перше, там багато теорії, яку не застосуєш на практиці. По-друге, у нас біжать проєктні роботи і процеси підтримки для одного проєкту одночасно, Scrum підходить на одну частину обсягу задач. І залишається великий сапортний процесс. Я потребувала глибших знань.
І саме PMI — Project Management Institute надає багато матеріалів про різноманітні методології, вчать визначати, яка саме підійде для різних типів проєктів. Це стало для мене чи не найбільшим бенефітом. Зараз, вже дивлячись на пройденний шлях, мені все ще не вистачає певних знань і наступним навчанням стане Disciplined Agile.
Також наша команда багато процесів описує з нуля, і PMP дає хорошу теоретичну базу.
Де перебувають клієнти, з якими я працюю?
Ми працюємо і з Європою, і з Америкою, і з регіоном LATAM. З мого досвіду, Європа та LATAM більш розслаблені загалом, і їм підходить та структуризація та документація що є. А от американські партнери люблять, коли все зроблено відповідно до високих стандартів.
PMP сертифікат визнається усіма, але при стратегії переконання він все ж дає додаткові важелі у перемовинах. Тому моя робота повинна бути зрозумілою всім: якомога більше стандартизованою та чіткою.
Які проєкти я хочу спробувати? Чого мені для цього не вистачає?
Не вистачає структури, прогнозованості, стратегії в прийнятті рішень. Хотілось би делегувати вже операційну роботу та взятись за управліннями групами проєктів, програм. Загалом, мені хотілось завжди почати дивитись на проєкти під кутом фаз, процесів, а саме це дав мені PMP.
Які софтскіли мені потрібно розвивати в плані менеджменту?
Своїми слабкими сторонами визначаю Negotiations skills — мені часто складно комунікувати, донести свою думку так, щоб отримати з цього потрібний результат. Для перемовин мені треба мати в голові підґрунтя. PMP дає його у вигляді загальної картини процесів, у вигляді стандартів — це допомагає. Також я різка під тиском, і в таких випадках забуваю мислити критично.
Знову ж таки, знання дають впевненість, а отже аргументи для стейкхолдерів тепер знайти не важко, бо розумієш звідки беруться ті чи інші показники.
Розвіюємо міфи про PMP
У всіх аджайл, PMP застаріле!
Чула упередження, що PMP — це папери і Waterfall. На мою думку, цей екзамен тестує людину мислити проєктим мисленням, реалізовувати знання про різні аспекти менеджменту, незважаючи на методологію чи фреймворк.
PMBOK містить дуже багато матеріалу про всі можливі методології загалом, дуже гарно їх структурує. Багато інформації про те, яку краще обрати методологію для проєкту, чим вони всі відрізняються і як діяти. Waterfall, Agile (Scrum, Kanban або Scrumban), Lean, Critical path method (CPM), Critical chain project management (CCPM) і т. д. Саме цей екзамен дає хороше і ґрунтовне розуміння всіх інструментів і різнобічно розвиває спеціаліста.
Завдяки PMP формується розуміння всіх етапів проєкту, документації та процесів. І це можна використовувати в будь-яких проєктах, в будь-яких сферах! Для прикладу, я вела ремонт своєї квартири чітко за проєктними фазами: ініціація, планування, виконання і наступні. Що б в моєму житті не сталось, з цими знаннями я зможу змінити сферу роботи, перейти на іншу позицію.
Кому потрібні папірці!
Це як з дипломом з універу: ніколи не знаєш чи знадобиться він тобі. Але мати його все ж перевага.
Існують компанії, в яких PMP — обовʼязкова умова для отримання посади, або проєкти, де наявність сертифікату — умова клієнта. Ця сертифікація — як обрамлення діаманту, круто коли вона є, але і без неї можна працювати.
Ми знаходимося в умовах війни. А якщо згодом таки прийдеться виїхати, чи зможу я влаштуватись на схожу посаду не починаючи з нуля? PMP дає таку можливість, або ж дає впевненість, що просадка не буде величезною.
Можна витратити енергію, щоб довести, який ви спеціаліст без сертифікацій чи дипломів. А можна витрачати енергію на навчання.
Це дорого!
Я бачу цінність в такому:
- нові вміння та знання, які структурують вже наявні;
- нетворк, який допоможе порадами та корисними матеріалами;
- велика кількість безкоштовних матеріалів, які ви можете вивчати та впроваджувати на одразу;
- мотивація розвиватись далі як спеціаліст. Бо отримання сертифікату це ще не все — його потрібно постійно підтримувати, а це змушує вас постійно вчитись.
Я не шкодую ні за один доларом та годиною витраченими на цей сертифікат, і використовую знання практично щоденно створюючи та підтримуючи процеси на проєктах. Також я не боюсь масштабування, змін, бо знаю, як цим управляти. І це неймовірне відчуття!
Що я використовувала для підготовки
На сайті PMI.org вказані наступні вимоги до сертифікації:
1. Щонайменше диплом про середню освіту (High School or Secondary School diploma) чи диплом спеціалізованого освітнього закладу. З дипломом бакалавра вигідніше, бо потрібно менше досвіду.
2. Відповідна кількість місяців управління проєктами (саме управління, це важливо) за останні вісім років.
3. 35 годин навчання на підготовчих курсах або сертифікація CAMP.
Ці вимоги складені для того, щоб сертифікація підтверджувала вашу практичну професійну діяльність, а не була просто галочкою в резюме.
Перший етап: курси
Існує багато курсів на освітніх платформах типу Udemy/Coursera. Зверніть увагу, що загалом курси розділяються на дві категорії: курси від тренінг партнерів PMI та PMI авторизовані on demand курси.
Вибір величезний, але мені хотілось чогось старомодного: із зошитами, партою та викладачем. Тому обрала офлайн навчання у київській компанії InStar. Мені запропонували навчання онлайн з Miro-бордою та Zoom-дзвінком. Вийшло дорожче, ніж курс на Udemy, але онлайн-курс мені простіше закинути на пів дорозі, а з оплаченим офлайн вже зовсім інша історія.
На курсах я познайомилась зі структурою матеріалів, загальним розумінням основ менеджменту та багато чим іншим. Мені сподобалось навчання: воно було інтерактивне, дуже інтенсивне та прикладне. В кінці занятть ми розглядали приблизні екзаменаційні питання, обговорювали можливі варіанти відповіді та потім правильну відповідь.
Кожен варіант можна було дискутувати. Можна було уточнити всі деталі з викладачем. Потім ще шість місяців залишався доступ до індивідуального кабінету з екзаменаційними питаннями та іншими матеріалами, які були дуже помічними. Активне навчання з групою зайняло в мене трошки більше місяця і потім ще три місяці я ганяла тести самостійно.
Закінчивши курси, не поспішала переходити до наступного кроку, аж поки я не завагітніла та не почалась повномаштабна війна. І тут власне мені припекло. Десь у березні я зрозуміла, що потрібно відволікати себе чимось від новин і вирішила здати сертифікат. Я повернулась до тестувань та матеріалів на платформі курсів.
Другий етап: книги
Електронні матеріали мені читати та запам’ятовувати складніше, тому я придбала паперовий варіант PMBOK (шосте видання, зараз, боюсь, воно вже не зовсім актуальне, бо вийшла оновлена версія PMBOK 7, яка інакше структурована та містить обновлений матеріал) та книгу з підготовки до екзамену від Rita Mulcahy.
Готуючись зараз я б придбала PMBOK 7, книгу від Rita Mulcahy та, можливо, електронний варіант PMBOK 6 для кращого розуміння структури. І зараз час від часу на роботі переглядаю спочатку книгу Рити, а потім PMBOK 6.
Використовуючи техніку Pomodoro, кожного ранку та кожного вечора читала по 25 хв. ці книги та проходила тестування. Зрештою, одна-дві години вранці, одна-дві години ввечері. Ці дві книги я буду завжди рекомендувати придбати під час підготовки, бо саме завдяки ним в мене в голові сформувалась кінцева структура та дуже гарно систематизувались знання.
Третій етап: тестування
Два — три рази на тиждень я просто гуглила питання на екзамен і проходила безкоштовні тести, іноді купувала. Рухалась небагато, але постійно.
І таким чином я наштовхнулась на knowledge.map, що вважаю найкращим сайтом для підготовки! Вважаю його плюсами наступне:
- можна вибудувати власний графік підготовки, вбудований Gantt chart;
- до кожної теми є багато матеріалів, відео, посилання на відповідні топіки в PMBOK тощо;
- можна окремо тестувати кожну тему, чи розділи, процеси, тощо;
- статистика по проходженню тестів: ви бачите свої сильні сторони і що де треба довчити;
- на сайті можна навіть знайти собі ментора з підготовки;
- він український :)
Загалом, раджу переглянути knowledge.map навіть якщо ви не готуєтесь до PMP, адже там є підготовка і до інших сертифікацій.
Додатково
Під час підготовки також я вирішила придбати PMI Membership здебільшого через те, що це дає знижку на купівлю самого екзамену. Але насправді цінність цього набагато більша, і її я зрозуміла лише зараз, коли я шукаю більшість відповідей на питання з роботи саме на сайті PMI. Я отримала доступ до купи матеріалів щодо екзамену і змогла також орієнтуватись по них під час підготовки.
Планування навчання
Загалом перші два місяці підготовки був курс, а решту чотири місяці — щоденне активне навчання та тестування. Щодня, як почистити зуби. Дуже важливо для себе особисто розібратись зі всіма сферами та процесами, розуміти їх, а не зубрити наосліп. Тому що питання на екзамені ситуативні.
Наприклад, у вас проєкт такий, три команди працюють з різними методологіями. Клієнт захотів зміну ось таку, як це вплине на скоуп, час виконання? Які ваші наступні дії? Підготовка до ПМП чимось схожа на підготовку до напівмарафону для мене. Систематичні заняття в дощ — спеку — холод дають кращий результат, ніж щось там десь подивився просто час від часу.
Найбільше фінансів я витратила на підготовчий курс та купівлю паперових книг. Але це того вартує, тому що ці дві великі книги й зараз у мене на робочому столі і я постійно повертаюся до них.
Я завела всю свою підготовку в планер Todoist-задачами, що повторюються. Кожну фазу проєкту, кожен розділ знань. Таким чином, щодня в мене був готовий список тем на повторення, на підтягнення та на вивчення:
Мені зручно розбивати ввесь матеріал відповідно процесів та фаз проєкту, прописувати кожну тему окремо та тестувати її. Раз в тиждень додатково роблю тестування загальні, для підтримки загального результату.
Структуризація навчального матеріалу — це, по суті, також систематизація знань. Тому я дуже раджу робити все чітко і прискіпливо.
Подача заявки на здачу
Отже, час минає, я проходжу тести на відмінно і думаю — от завтра здам екзамен і все. А ні. На нас ще чекає подання заявки на екзамен. Це окремий процес, віддільний від самого екзамену.
Між датами подання заявки та самим екзаменом може пройти досить багато часу: у мене це було 14 днів. Ви подаєте заявку, вона проходить валідацію, а можливий ще аудит тощо. Тому набивати 90% позитивно зданих тестів і тільки тоді подаватись на екзамен — погана ідея. Найкращим рішенням буде подавати аплікейшн паралельно з прогонкою тестів. Коли ви проходите тести на
Процес подання заявки досить складний, тому потрібно спокійно і розумно в ньому розібратись. Потрібно вказати чіткі дати старту та завершення проєктів, згадати всі результати, деталі. Потрібно памʼятати важливі milestones та ваші активності на них. Погодьтесь, не всі проєкти, де працювали впродовж восьми років (особливо на аутсорсі), ми так детально памʼятаємо. Нижче я додам деталей.
Я довго вивчала різні гайди із заповнення форми в ютубі, читала інструкції в мережі. Насправді це як написання великого розгорнутого резюме.
Отже як виглядає сам процес.
- Я створила word-документ, в якому впродовж тижня виписала всі проєкти, які я вела як проєктний менеджер (не бізнес аналітик, не тім лід!) впродовж останніх
3-4 років. Це дуже важливо, щоб саме така роль була, інакше проєкт не зарахують. - Якщо ваша організація має не функціональну структуру (матричну, проєктну), вкажіть це. В ідеалі треба бути частиною PMO компанії. Але якщо цього немає, чітко так пишіть. Також вкажіть, що діяльність організації загалом проєктна, і вона рухається від проєкту до проєкту.
- Перевірте, що ваші проєкти відповідають терміну «проєкт». Це ініціатива, в результаті якої ви випускаєте новий продукт чи сервіс. Я не впевнена, але багато де натрапляла на те, що якщо подавали сапортні процеси, такий аплікейшн проходив аудит і відмову.
- Дуже важливо, щоб ви одразу давали зрозуміти людині, яка перевіряє вашу заявку, що вивчили термінологію. Оперуйте поняттями management plan, stakeholders, resources, plan, controlling, scope і т. д.
- Необхідно вказати дати початку та дати кінця проєктів, якщо проєкти пересікаються, цей досвід зараховується як один.
- Чітко вказувати ціль проєкту, результати, яких ви досягли.
- Також розписувати проєкти згідно проєктних фаз, тобто що ви робили під час ініціації, планування, виконання, тестування, закриття. Загалом, дуже важливо розписувати свій досвід саме в термінології PMI, таким чином ви демонструєте свої знання та «говорите на одній мові» з людиною, яка перевіряє вашу заявку.
- Коли ви описали увесь досвід, перевірте за кількістю символів та уточніть з формою заповнення.
Мені апрув прийшов за
У вас є 90 днів, щоб заповнити форму правильно та з повною інформацією. Правильно заповнена форма — розгорнута, структурована — гарантує швидкий апрув і допуск до екзамену без аудиту.
Аудит — це верифікація вашої освіти та досвіду. Форму заявки вивчають живі люди в PMI, і за статистикою аудит проходять лише
Екзамен
Коли ви подаєте заявку на екзамен, треба розуміти, де ви будете складати екзамен: вдома чи в екзаменаційному центрі.
У гайдлайнах зі здачі онлайн екзамену є чіткі правила, яка має бути кімната, як ви маєте знімати її, що має чи не має бути поруч. Наприклад, на екзамені онлайн ви не можете користуватись олівцем та папером. Ви маєте встановити відповідні застосунки на свій компʼютер, і немає гарантії, що вони працюватимуть без проблем.
Я вибрала для себе екзаменаційний центр, бо я не була впевнена, що зможу висидіти спокійно ввесь екзамен вдома так, щоб мене не відволікали.
Київський центр тестування Pearson VUE розташовується в центрі, там невеличкі зали з столами для компʼютерів. Перед екзаменом треба заповнити папери, зняти всі сережки, браслети тощо, здати в камеру свій телефон.
Екзамен тривав три години, здавала англійською, є опція російською (без коментарів), української немає, на жаль. Просто вмикається програма і погнали. Найгірше, що після останнього запитання немає чіткого повідомлення: ви здали чи ні. Мені випало повідомлення типу «Ви пройшли екзамен, дякую».
У мене не було жодного запитання, яке б попалось мені в навчанні. Жодних формул, жодних підрахунків (на жаль). Об’ємні запитання, жодного тесту з «так» чи «ні» відповіддю. Це за умови, що в середньому є три хвилини на запитання, тобто читати та обирати відповідь треба швидко. Кожне питання це доволі багато інформації, і треба обрати одну або декілька відповідей, які мають стати продовженням чи вирішенням ситуації.
Усі питання були ситуативні, це перевірка на ваші знання на практиці.
Приклад питання:
Ви проєктний менеджер гібридного проєкту з Х командами. Програміст А написав стейкхолдеру Б з такою зміною. Після цього на проєкті відбулось В, Г, Д.
Що ви повинні зробити найперше? З ким ви повинні контактувати найперше? Який результат цих дій?
Це відображення ситуації і того, чи орієнтуєтесь ви в ній. Тому відповідати досить складно: треба чітко та дуже швидко аналізувати та знати, як вчинити в тій чи іншій ситуації.
Займатися читерством на екзамені — не варіант. Без знання теорії та вміння, як це застосовувати на практиці, мені здається, буде складно скласти. PMP — прикладний екзамен. Три години активного мозкового штурму.
Як отримання сертифікату вплинуло на мою роботу
Отже, сертифікат отриманий, що ж далі? Поки я ще мала вільні руки, одразу після здачі екзамену, вирішила, що треба покращити свої знання вже пройденого сертифікату. Я взяла результати тесту, змапила з категоріями знань і, відповідно, отримала те, які питання необхідно покращити. Ось так виглядає мій файл:
Кожне питання з відміткою low стараюсь продивлятись та вивчати окремо: проходити курси на Udemy та багато читати. Коли я розумію, що цього достатньо (покладаюсь на власне відчуття), закриваю задачу. Цей крок — лише для мене та моєї совісті.
Однак великий його плюс — це те, із чим я часто стикаюсь у роботі. І можу одразу на ходу застосувати на практиці, запропонувати в робочому процесі. Це дуже велика перевага, бо в мене повно ідей 🙂
Паралельним кроком став перегляд власних цілей, цілей команди і робочого процесу. І тут якраз ми з моїм менеджером визначили, що треба поставити практично з нуля декілька процесів. Ву-ху, і я знаю як!
1. Ризик-менеджмент
Завдяки навчанню я вже не боялась цього терміну і одразу знала, що треба стартувати з плану процесу. Розуміла, які документи та артефакти мені знадобляться, тощо.
Я почала з простого: створення відповідної документації, створення ризиків, наповнення їх інформацією.
Спочатку я створила Risk breakdown structure згідно з нашим проєктом:
Далі почала створювати кожен ризик. На сайті PMI можна знайти шаблони для оформлення ризиків, але я використала корпоративний:
Зараз я продовжую впровадження цього процесу, і дуже круте розуміння того, що я знаю, навіщо я це роблю, як, я бачу наступні кроки: створення щомісячних переглядів ризик регістру, визначення три найголовніших ризики на певному етапі, формування ризик-стратегії тощо. Це додає впевненості, що проєктна ситуація перебуває під контролем.
2. Change-менеджмент
Часто в нашій практиці саме зміни привносять купу проблем на проєкти. Тому управління змінами викликало в мене інтерес, і я таки почала вести в кожному своєму проєкті хоча б початковий процес change-менеджменту. Це мало створення чендж-лога (сторінка, де я трекаю всі зміни, що відбулись у попередні місяці), створення спеціальних Issue Type для трекінгу цього процесу. Опис базового алгоритму дій та набір необхідних параметрів для кожної зміни.
Це додало відчуття контролю. Так, збільшується кількість документації та опису процесів, однак це неймовірно полегшує життя!
Підтримка сертифікату
Кожні три роки вам необхідно підтверджувати ваші знання та діяльність і підтримувати ваш сертифікат через систему Continuing Certification Requirements (CCR).
Впродовж трирічного циклу потрібно набрати відповідну кількість PDU (фактично годин) відповідно різним категоріям.
PDU — це Professional Development Unit. Один PDU — це одна година часу, витрачена на власне навчання, навчання інших чи волонтерство в сфері проєктного менеджменту.
Загалом категорії, де потрібно набрати PDU, ділять на навчання, та те, що ви «віддаєте професії».
Для продовження сертифікату PDU, необхідно набрати 60 PDU. 35 годин навчання (мінімум) та 25 годин опціонально можна набрати, навчаючи інших та займаючись волонтерством:
Категорія Education — це три напрями, відповідно трикутнику проджект-менеджменту. Насправді круто, що можна навчатись у будь-якому варіанті: вебінари, проходити курси, читати книги тощо. PMI пропонує багато безкоштовних матеріалів, однак платні допомагають швидше отримати продовження сертифікату. Вибір, звісно, за вами.
Особисто мені безкоштовних не вистачає, тому я крок за кроком дивлюсь, що мені подобається, і купую одразу на сайті PMI. На навчальних платформах багато матеріалів, з вказаними PDU, які можна зарепортити після вивчення курсу чи вебінару. Можна обрати цікавий матеріал у зручній формі. Це не складно, головне, як на мене, не тягнути до останніх місяців, коли треба буде підтверджувати сертифікат.
Категорія Giving back містить години, які ви, власне, працюєте як проєктний менеджер та все, що створюєте у цій сфері. Ви можете писати статті, книги, вести вебінари, робити презентації та брати участь у волонтерських активностях, які пропонує PMI.
Варіантів багато, можна обрати дорогі курси та вебінари і набрати бали швидко, або рухатись невеликими кроками. Тут що кому цікаво. Я поки що рухають з безкоштовними матеріалами та недорогими курсами.
PMP — це не просто сертифікат для мене. Це крок у нове бачення проєктного-менеджменту, це крок у новий цікавий світ. Я почала дивитись на проєкт, як на живий механізм, де кожен гвинтик відіграє певну роль. Для мене сам процес навчання дозволив інакше подивитись на мою роботу, проаналізувати, як багато речей ми не робимо і що покращить наші процеси.
До того ж я відчуваю велику впевненість, маючи цей сертифікат. Що б в житті не сталось, я знайду можливість працювати, здобувати досвід своєю улюбленою професією. Насправді, проєктний менеджмент це те, від чого я кайфую. І хочу займатися цим все своє життя.
Мрію та рухаюсь у напрямі наступних сертифікацій від PMP
6 коментарів
Додати коментар Підписатись на коментаріВідписатись від коментарів