Метрики та аналітика у HR-менеджменті

Вітаю, я Ольга Кравчук, HR Business Partner в Boosta. Сьогодні розповім про те, на які HR-метрики треба зважати, де брати дані та як прогнозувати тенденції в управлінні талантами.

Про HR-метрики та аналітику

Ми живемо в епоху BigData, коли збір даних та їхній аналіз стає рушійною силою у прийнятті рішень, а підхід Data-Driven просочився до різних напрямів бізнесу. І HR-менеджмент — не виняток. Розпочнімо з поняттєвого апарату.

HR-метрики — це кількісні показники, що дають змогу оцінити продуктивність та ефективність процесів бізнесу, рівень здоров’я компанії та окремих її юнітів. Метриками можна покрити майже будь-який процес і оцінити п’ять його параметрів: кількість, якість, вартість, час та зворотний зв’язок.

Поясню на прикладі процесу наймання фахівців:

• кількість — це фактичне число найнятих спеціалістів за певний період часу;
• вартість — середня вартість наймання одного спеціаліста;
• час — термін від подачі заявки на наймання до фактичного виходу спеціаліста;
• якість — відсоток проходження випробувального терміну найманими спеціалістами та/або рівень їхнього performance через певний час;
• зворотний зв’язок — оцінка (наприклад, від 1 до 10) певних процесів, комунікації як зі сторони кандидата, так і зі сторони менеджера, що наймав.

А ось HR-аналітика — це процес аналізу метрик та вивчення причин появи того чи іншого показника. Тобто, можливість дослідити як окрему метрику, так і взаємозв’язок між сукупністю показників.

Важливо розуміти, що наявність прорахованих метрик не дорівнює наявності HR-аналітики.

Вибір та валідація метрик для аналізу

Крок 1. Вибір

На теренах інтернету можна знайти величезну кількість HR-метрик та формул, але це не означає, що варто вимірювати та оцифровувати все одразу. Правильна стратегія — обирати ті показники, вимірювання яких буде відповідати стратегічним задачам та допомагати закривати бізнес-потреби.

Наприклад, стартапам та бізнесам, що тільки на шляху до самоокупності, особливо важливо стежити за:

• рівнем витрат на персонал;
• розподілом бюджетів між revenue-командами, які генерують прибуток, та операційними;
• Quality of Hire (якість найму).

Водночас для прибуткових компаній, що націлені на зростання, можуть бути важливими такі показники розвитку, утримання та лояльності співробітників:

• Promotion Rate — відсоток підвищення у середині компанії;
• eSAT — рівень задоволеності роботою у компанії;
• eNPS — рівень лояльності та готовності рекомендувати компанію;
• Absenteeism Rate, тобто показник відсутності співробітників на робочому місці;
• Revenue Per Employee — дохід на співробітника;
• %HR cost of Revenue як один з індикаторів операційної ефективності.

Чесно зазначу, що не з усіма показниками HR-фахівець має змогу працювати, проте кожна з метрик певним чином говорить про рівень здоровʼя організації.

Крок 2. Валідація

Для валідації обраних метрик, варто відповісти на такі запитання:

• Які цілі та стратегія у компанії?
• Який процес та його параметр необхідно оцінити? Як вимірювання обраного показника допоможе досягненню цілі компанії?
• Що ми отримаємо, якщо виміряємо цей показник? Чого не отримаємо?
• Чи можемо ми впливати на цей показник? Як будемо працювати з отриманим результатом?

Крок 3. Вимірювання

Після визначення переліку важливих показників переходимо до збору інформації та вимірювання показників.

Пошук даних

Наявність необхідних даних — надзвичайно важливий нюанс, який часто ставить під сумнів можливість вимірювання показників та якісну аналітику.

Але пам’ятайте, що ніколи не пізно почати збирати дані. Ось кілька ключових інструментів/способів, як можна це робити:

Інформаційні системи керування персоналом (HRIS)

Платформи HRIS є неоціненними сховищами даних про співробітників: від демографічних показників до оцінок ефективності та записів про навчання фахівців. Більшість HRIS надають не лише доступ до великої кількості структурованих даних для аналізу, а й дають можливість робити автоматичні вивантаження звітів, що значно полегшує і пришвидшує роботу.

Якщо ж ви поки не маєте можливості впровадити автоматизовані рішення, це не закриває перед вами двері до світу аналітики. На допомогу завжди прийдуть Google Sheets, де також можна фільтрувати списки, робити звіти тощо.

Але, звісно, я все одно раджу знайти для себе комфортне автоматизоване рішення. У першу чергу, з міркувань безпеки та захисту даних.

Системи найму та відстеження кандидатів (ATS).

Сьогодні більшість ATS дають змогу не тільки розміщувати вакансії та обробляти заявки, але й робити якісну аналітику рекрутмент-процесу.

Опитування працівників та інструменти зворотного зв’язку.

Я вірю в одне важливе правило — будь-який фідбек співробітника має бути зафіксований. І мій улюблений спосіб збору зворотного зв’язку — це опитування, від невеликих health-check до повноцінних досліджень.

Якісно сформоване опитування дозволяє отримати ґрунтовні дані про будь-який аспект чи етап життєвого циклу співробітника, а системне повторення дозволяє стежити за динамікою.

Також іншим важливим джерелом інформації для HR-фахівців є бенчмаркінг та галузеві звіти. Завдяки вивченню процесів інших галузевих компаній можна визначати сфери, які потребують удосконалення, формувати вектор руху задля забезпечення конкурентоспроможності бренду роботодавця, а також порівнювати тенденції всередині компанії з тенденціями в галузі загалом.

Діагностична аналітика або «пірнемо глибше»

Після збору даних та прорахунку метрик, важливо поглянути на результати та визначити, що для вас є хорошим показником, а що — потребує детального вивчення. Поняття «здорових показників» завжди залишається відкритим, адже для кожної компанії є свої норми, які будуть залежати від бізнес-моделі, контексту та загальної HR стратегії.

Проте, яка б метрика не потрапила у пріоритет для HR-фахівця, наступним кроком буде більш детальне вивчення рушійних факторів, що могли вплинути на неї. Такий аналіз може надати важливий контекст і виявити закономірності, які інакше могли б залишитися непоміченими.

Наприклад, причинами збільшення відсотка відтоку співробітників (Turnover rate) можуть бути безліч факторів: від впливу корпоративної культури та розподілу робочого навантаження до зовнішніх чинників, таких як галузеві тенденції чи економічні умови. І залежно від причин, це явище може мати різні наслідки.

Для того, щоб знайти рішення, HR-фахівець має проаналізувати максимум супутніх факторів, аби побудувати гіпотези щодо варіантів рішення.

• Як збільшився цей показник з моменту останньої оцінки?
• Який відсоток звільнень з ініціативи співробітника, а який — з ініціативи роботодавця?
• Чи це рівномірне збільшення Turnover у всій компанії чи на показник впливають результати окремих департаментів/команд?
• Який середній термін роботи тих, хто звільняється?
• Який серед них відсоток високопотенційних працівників?
• Як це повпливало на рівень загального перформансу?
• Чи існує кореляція з показниками задоволеності?
• Який фідбек можна побачити у результатах exit-interview?
• Що об’єднує більшість випадків звільнень?
• Скільки коштує наймання для заміщення вакансії?

Таким чином, дослідження всіх наявних даних та факторів впливу допоможуть знайти оптимальний шлях, який вирішить потребу бізнесу та вбереже від «інтуїтивних» рішень. Або ж навпаки, дасть розуміння, що обраний показник є здоровим і не потребує додаткової роботи з ним.

Формування прогнозів та тенденцій

З власного досвіду можу сказати, що часто для HR-фахівців викликом стає не пошук «слабких місць» та генерація рішень, а саме формування прогнозів та донесення того, що настав час робити по-новому. У таких випадках головне — відобразити взаємозв’язок, що існує між явищами, оцінку яких ви проводите, та допомогти побачити їхній вплив як на результати окремих команд, так і на бізнес в цілому.

Тут на допомогу приходять цифри та дані — неоспівані герої маленьких революцій. Розглянемо, як це зробити на прикладі того ж Turnover Rate (відсотка плинності фахівців) та оцінимо вплив на компанію росту цього показника.

Уявімо, що зростання Voluntary Annual Turnover Rate (відсоток добровільної плинності) за рік виріс на 5%. Саме по собі це звучить некритично, але погляньмо, як це відображається на витратах для компанії та порахуємо скільки компанії коштуватиме пошук заміни звільненим співробітникам.

Annual Turnover Rate = кількість звільнень ÷ середня кількість співробітників компанії × 100%

Далі для швидкого розрахунку нам потрібно додатково мати ще такі дані:

• Average Salary — середню зарплату фахівців, що звільнилися;
• Cost of Hire — середню вартість повторного найму;
• Time to productivity — час виходу на очікувану продуктивність фахівця (зазвичай, у місяцях).

Тепер можемо порахувати вартість заміни співробітника (Cost per Replacement) за формулою:

Cost per Replacement = (Cost of Hire + (Time to productivity x Average salary)

Якщо підставити всі дані, ми отримаємо такий результат:

Вартість заміни одного фахівця = $2000 + ($2500×4) = $12 000

Після цього рахуємо вартість плинності за рік (Cost per Turnover) за формулою:

Cost per Turnover = Вартість заміни (Cost per Replacement) x Amount of Separations (Кількість добровільних звільнень)

Рахуємо за 2022 рік, коли звільнених було 12 осіб та отримуємо такий результат:

$12 000×12 = $144 000

Тоді, якщо у 2023 році звільнених було 17, маємо таку фінальну цифру:

$12 000×17 = $204 000

Таким чином ми бачимо, що 5% росту річного Turnover Rate буде коштувати компанії близько $60 000. І це ми ще не враховуємо втрату продуктивності та відтермінування дедлайнів через відсутність людини або тимчасове перенесення її обов’язків на інших виконавців.

Цей розрахунок підкреслює значний фінансовий вплив, який може мати Turnover на прибутки компанії. Оперуючи цими цифрами як одним з аргументів, HR-фахівець може донести важливість утримання ефективних співробітників та пояснити, чому саме робота з якістю менеджменту, корпоративною культурою та розвитком спеціалістів — це не примха, а реальна можливість підвищення операційної ефективності бізнесу та прибутковості бізнесу.

Висновок

Цифрова трансформація продовжує охоплювати світ, отже і важливість HR-аналітики буде лише зростати. Інвестуючи у правильні інструменти, технології та таланти, компанії можуть перейти від простого збору даних до їхнього використання як стратегічного активу задля підвищення продуктивності організації та ухвалення влучних зважених рішень.

Пам’ятайте: справжня цінність полягає не у самих даних, а у діях, до яких вони ведуть.