Я вигорів. Ось поради, які допомогли мені повернути work-life баланс

«День, коли у вас усе буде під контролем, коли ви приборкаєте повінь імейлів, коли списки завдань перестануть розростатися, коли ви виконаєте всі робочі та хатні обовʼязки, коли ніхто не гніватиметься на вас через помилку чи пропущений дедлайн і коли повністю оптимізована людина, якою ви стали, зможе взятися за речі, які мали б складати саму суть життя, ніколи не настане», — Олівер Беркмен

Стрес, нестача енергії та вільного часу — це робоча рутина, з якою рано чи пізно стикається кожен айтівець. Часто ми ігноруємо такі проблеми, тому що не розуміємо, як їх вирішити.

Вітаю, я Володимир, UI/UX Designer у Cieden. У цій статті поділюся порадами, які випробував після особистого досвіду вигорання на проєкті. Вони допомогли мені покращити баланс в робочому житті, знову отримувати задоволення від своєї справи та бути по-справжньому продуктивним, навіть працюючи дистанційно.

Перший і надважливий крок на шляху до work-life балансу — усвідомити та прийняти, що ідеалу не існує. Постійний контроль над часом і бажання позбутися усіх проблем лише збільшує стрес та незадоволення життям. Однак, пошук золотої середини між насолодою теперішнім і прагненням кращого у майбутньому надасть вам більше спокою та свободи.

Work≠life

Старий-добрий робочий графік

Отже, почнімо з найголовнішого — межа між роботою та життям. У цьому вам допоможе звичайний графік. Його варто дотримуватися чітко та щодня. Кожен робочий день тижня раджу поділяти на навчання, рутинну і сфокусовану роботу та повноцінні перерви. Це сприятиме розмежуванню вільного часу з робочим, особливо, якщо ви працюєте віддалено.

Адже саме на ремоуті ми маємо спокусу перевірити Slack з телефону та відповісти клієнту, лежачи у ліжку перед сном. Для порівняння, офісні працівники до ери смартфонів мали кращий work-life баланс. Вони залишали офіс о шостій годині та просто не могли продовжувати працювати вдома, оскільки не мали потрібних для цього технологій.

У сучасному світі всі виконують роботу по-різному, особливо, якщо команда знаходиться в різних часових поясах. Хтось надає перевагу помірному темпу праці, інші можуть відкрити ноутбук і на вихідних. Проте графік дає чітко визначити позаробочі години. Один з його найбільших плюсів — ваші колеги розумітимуть, коли вони можуть до вас звертатися та коли вас краще не турбувати.

Для форс-мажорних випадків раджу мати альтернативні канали комунікації. Якщо стається халепа і без вас зовсім не впоратись, колеги можуть написати вам, наприклад, у Телеграм.

P.S. Ця порада працюватиме, якщо користуватися нею лише у надзвичайних ситуаціях.

З чого складається продуктивний графік

Тепер давайте детальніше розберемо, з чого складається будь-який продуктивний робочий графік.

По-перше, це навчання, яке іноді так складно нам дається. Зʼявляється враження, ніби на нього завжди не вистачає часу. Тут чудово підійде вислів «з’їжте жабу зранку», в якому жабою будуть ваші щоденні тридцять-шістдесят хвилин на вивчення нової інформації. Здавалося б, цього недостатньо, щоб опанувати якусь навичку, та навіть кілька хвилин щодня у перспективі принесуть більшу користь, ніж пара натхненних годин, які випадково зʼявилися у вас посеред місяця.

Друга складова — рутинна та сфокусована робота. Важливо розділяти ці два поняття, адже сфокусованої праці може бути максимум півтори-дві години на день. Це те, на що фізично здатен наш мозок. Немає сенсу викладатися на повну всі вісім робочих годин, з часом це лише призведе до вигорання. Сфокусовану роботу варто присвятити найскладнішим та найпріоритетнішим завданням на день, а весь інший час провести у більш спокійному темпі.

Остання складова — це повноцінні перерви, які також повинні починатися та закінчуватися у чітко визначений час. Такий відпочинок між роботою має тривати не пʼять хвилин, а близько години, під час якої не можна відволікатися на жодні робочі моменти. Памʼятайте, що відходити на перерву потрібно навіть тоді, коли здається, що від роботи неможливо відірватися.

Відволікання від завдань

Тепер перейдімо до такої проблеми як відволікання. Здається, нікому й не зашкодить, якщо ви переглянете нове повідомлення у чаті з друзями або ж швиденько прочитаєте останні новини. Та навіть короткі відволікання від роботи негативно впливають на якість її виконання. Згідно з дослідженням, щоб повністю повернутися назад до завдання, потрібно в середньому 23 хвилини... Не варто також забувати, що мультизадачність — це міф, адже людина може якісно виконувати лише одну справу одночасно.

Найбільшим відволіканням у нашому житті наразі є сповіщення, які приходять звідусіль. Проте існує вирішення — їх потрібно налаштувати таким чином, щоб під час робочих годин не отримувати нічого, що не пов’язане з роботою, а в години відпочинку — навпаки. Більшість телефонів і ноутбуків мають функцію створення відповідних режимів, які автоматично вмикатимуться/вимикатимуться у визначені години.

Додаткові поради

• Починайте кожен ранок зі швидкого спорту чи прогулянки, якщо на вулиці гарна погода.
• Спробуйте зменшити робочий день до шести-семи годин. Дотримання чіткого графіка допоможе вам швидше виконувати поставлені задачі. Також для кращої взаємодії з командою можна позначити ваші робочі/вільні години у Google-календарі (чи аналозі, яким користується компанія).
• Виділяйте фіксовану кількість часу на виконання складних завдань. Ця порада допоможе зберегти захоплення справою та мотивуватиме вас повертатися до неї наступного дня.
• Видаліть усі робочі застосунки з особистих пристроїв. Повірте, слек або ж робоча пошта на телефоні приносить більше шкоди ніж користі.
• Лягайте та прокидайтеся приблизно в однаковий час. До того ж спіть хоча б сім годин на день. Це вплине на вашу енергію наступного дня. Щоб швидше засинати, намагайтеся уникати роботи з ліжка та загалом спальної кімнати, адже мозок асоціюватиме їх з робочим місцем.
• Створіть зручні умови для праці з дому: підберіть приємну кімнатну температуру, освітлення, ортопедичне крісло тощо.
• Складайте список виконаного протягом дня. Ми звикли формувати цілі та плани на майбутнє. Проте корисно також фокусуватись на вже досягнутих речах, а не лише на тому, що треба зробити. Заповнюйте такий список починаючи з ранку, не соромтеся вносити туди рутинні речі, типу прогулянки з собакою. Перевіряйте його наприкінці дня та хваліть себе.
• Користуйтеся нудною технікою. Хочете прочитати книгу — придбайте паперовий примірник або ж скористайтеся гаджетом на кшталт Kindle, який має лише одне призначення. Таким чином ви зменшите шанс відволіктися на смішне відео в інстаграмі.
• Проводьте більше часу «наодинці з собою». Наприклад, поприбирайте у квартирі без подкасту в навушниках, натомість зробіть це в тиші. Хочете піти далі — влаштуйте вихідний день без користування телефоном та ноутбуком.
• Увімкніть чорно-білий режим дисплея. Сучасні смартфони пропонують можливість налаштування спеціального фільтра, який робить увесь кольоровий контент менш привабливим. Це буде корисно у випадку, якщо ви полюбляєте застрягати за переглядом швидких відео чи постійним прочитанням новин. Також ви можете перемістити іконки застосунків, які вас відволікають, у далекі теки, щоб їх було важче шукати.

Приклад графіку, який можна використати та модифікувати під себе

10:30-11:00 — Навчання, прочитання книги, проходження курсу тощо.

11:00-12:00 — Рутинна робота, перевірка пошти та робочих чатів, командні дзвінки, визначення найпріоритетнішого завдання для «сфокусованої» роботи.

12:00-14:00 — Сфокусована робота у навушниках і з вимкненими сповіщеннями на всіх пристроях.

14:00-15:00 — Повноцінний обід у режимі «не турбувати».

15:00-18:30 — Виконання менш важливих завдань у помірному темпі, завершення робочого дня.

Мотивація та позитивний ефект

Внутрішня та зовнішня мотивація

Щоб бути продуктивним, креативним та досягати успіху на роботі, потрібно залучати внутрішню мотивацію. Тобто працювати задля процесу і задоволення від нього, прагнути впливати на свою роботу, досягати поставлених цілей, самовдосконалюватися та усвідомлювати свій внесок у суспільство.

Наприклад, не лише в IT, але й, певно, у більшості професій, дієвим інструментом для мотивації є так зване PDP — тобто personal development plan, що формується зазвичай раз на пів року та допомагає визначати ваші сфери розвитку на наступні місяці. Таким чином ви ставите чіткі цілі та дедлайни на їхнє виконання і, як результат, пишаєтеся собою, бо отримуєте нові знання, навички, стаєте більш конкурентоспроможним кандидатом у своїй сфері.

Немає чіткої відповіді щодо того, як впливати своєю роботою на світ навколо. Вам потрібно самостійно зануритися у це запитання та віднайти речі, які мотивуватимуть саме вас. Наприклад, у сфері дизайну інтерфейсів моїми основними мотиваторами є розуміння того, що чим детальніше я проаналізую проблему, яку вирішуватиме продукт, тим більше він полегшить життя користувачів; чим зручніший дизайн інтерфейсу я створю, тим легше буде ним користуватися.

Зовнішня мотивація — це бажання працювати лише задля отримання матеріальної нагороди, яка неодмінно є одним з найважливіших чинників при влаштуванні на роботу. Та якщо виконувати завдання, мотивуючи себе лише високою зарплатнею, з часом ви дійдете до вигорання і знищите своє бажання творити.

Вплив позитиву та стресу

Позитив на роботі підвищує рівень винахідливості та креативності, навіть звичайна посмішка під час спілкування з колегами впливає на тон вашого голосу і, відповідно, настрій співрозмовника. Звідки взяти цей оптимізм? Щоб його досягнути, потрібно почуватися краще як фізично, так і психологічно, тобто планувати достатньо перерв, не перепрацьовувати, уникати зайвих відволікань, добре спати вночі тощо. Коротко кажучи — дотримуватися порад з попереднього розділу.

В окремих випадках стрес теж може бути причиною вашої продуктивності. Наприклад, терміновий дедлайн допоможе швидше виконати проєкт, проте у довготривалій перспективі цей стан виснажить і зіпсує якість роботи. Порада: якщо перед вами стоїть складне завдання та мало часу на його виконання, складіть чеклист того, що потрібно зробити, розбийте його на менші підзавдання. Такий підхід створить відчуття безпеки та прогресу.

Складнощі командної роботи

Самостійна vs. командна робота

Усі хочуть, щоб їхні досягнення визнавали, схвалювали та цінували люди навколо. Для нас неприродно працювати наодинці. Водночас ми стараємося контролювати свій робочий образ, щоб не здатися некомпетентними. Як результат, іноді ми не ставимо зайвих запитань або ж не пропонуємо ідеї, що можуть викрити прогалини в наших знаннях. Намагаючись уникати конфліктів, ми також схильні не критикувати рішення колег. Така атмосфера в команді призводить до помилок та гірших результатів роботи.

Щоб спонукати колектив мислити креативно та підтримувати позитивний настрій, потрібно ділитися фідбеĸом про чужу роботу, ставлячи запитання та піддаючи речі сумніву, а не просто пропонувати готові рішення. Важливо також підтримувати різноманітність серед команди, адже це спонукатиме усіх думати ширше та краще аналізувати інформацію.

Часта помилка, якої припускаються керівники — це пошук підлеглих на основі схожості до себе. Успішні колективи навпаки поєднують людей різноманітного походження. Варто бути відкритими одне до одного, не боятися ставити запитання та слухати думки як керівництва, так і наймолодших колег.

Цікавим спостереженням є те, що сильні команди, як правило, добре справляються з завданнями різного типу, тоді як слабкі — зазвичай зазнають невдач всюди. Навіть наявність у команді неймовірно розумної людини не гарантує спільного успіху. Набагато важливішим є те, як учасники ставляться одне до одного. Наприклад, команди-невдахи зазвичай зосереджуються на одному або двох сильних учасниках, тоді як потужні команди дотримуються демократії — там кожен може висловити власну думку. Якщо учасники не обмінюються ідеями, а говорить лише одна людина, колективний інтелект у команді падає.

Щоб досягнути ідеального балансу продуктивності, потрібна золота середина між самостійною та командною роботою. Це означає, що спочатку краще працювати над завданням наодинці, а потім зустрітися командою для допрацювання. Наприклад, метод брейншторму дає гарні результати саме тоді, коли учасники аналізують проблему самі, а після — обговорюють ідеї кожного.

Недоліки дистанційки

Звіт Міжнародної організації праці вказує на те, що 41% опитаних дистанційних працівників відчуває високий рівень стресу, порівняно з лише 25% офісних робітників. Проте стрес є не єдиною проблемою ремоуту — через нестачу спілкування віч-на-віч люди на дистанційці мають схильність вважати, що колеги негативно до них ставляться. Для того, щоб підкріпити довіру в колективі, розділеному відстанню, команді потрібно проводити регулярні кількахвилинні розмови на загальні теми. Достатньо навіть просто запитувати, як минув день кожного з колег.

Ще одним цікавим інструментом підняття командного духу є проведення хакатонів. Це захід, під час якого всі згуртовано працюють над розв’язанням поставленої проблеми. Зазвичай такий формат триває від одного до семи днів, усе залежить від можливостей компанії.

Хакатони додають свіжі думки та творчість у робочі будні, а іноді призводять до геніальних ідей. Цю ініціативу потрібно планувати заздалегідь, ставити реальні цілі та розглядати суто як відволікання від рутини, а не додаткове завдання після робочого дня. Хакатони варто проводити двічі на рік: по поверненню з новорічних свят, щоб відновити продуктивний темп у компанії та перед літньою відпусткою, щоб відправитися на відпочинок з позитивними враженнями.

Окреме обговорення у цьому розділі заслуговують наради або ж іншими словами — дзвінки, синки, мітинги тощо. Недолік полягає в тому, що їх дуже легко перетворити з якісної дискусії на непродуктивну, де ціла команда слухатиме лише один харизматичний голос.

Як із цим боротися? Варто завжди ставити запитання: чи всім потрібно приходити на дзвінок цього разу? Чи можна провести його швидше ніж планувалося? Адже коротші зустрічі невеликою групою допоможуть фокусуватися та знаходити швидкі рішення на противагу довгих командних нарад. Памʼятайте, що рушійною силою розв’язання проблем є обговорення. Ті зустрічі, які цього не досягають, не варто проводити.

Висновок

Ідеального балансу між роботою та особистим життям складно досягнути в наших реаліях, проте впровадження принаймні кількох порад з цієї статті неодмінно позитивно вплине на ваше життя.

TL;DR

1. Створіть робочий графік та дотримуйтеся його.
2. Щодня виділяйте час на навчання, сфокусовану та рутинну роботу.
3. Працюйте не більше семи годин на день, робіть повноцінні перерви.
4. Налаштуйте сповіщення та видаліть робочі додатки з телефону.
5. Подбайте про зручні умови для роботи з дому, не працюйте в ліжку.
6. Підтримуйте різноманітність у команді, слухайте думку кожного.
7. Та головне: розвивайтеся, досягайте цілей, живіть хоч і недосконалим, проте теперішнім, а не омріяним майбутнім.

Наприкінці хочу згадати книги «Задоволення від роботи» Брюса Дейлі та «Чотири тисячі тижнів» Олівера Беркмена, що, власне, й надихнули мене на написання матеріалу. А які поради на тему work-life балансу та продуктивності ви вважаєте найбільш корисними?