Методи збору вимог, покроковий гід для проєктних менеджерів

Стаття рекомендована для проектних менеджерів початківців.

У класичній схемі розробки програмного забезпечення, збір вимог традиційно є прерогативою бізнес-аналітика. Проте в сучасних реаліях, особливо в невеликих та середніх IT компаніях, роль бізнес аналітика часто відсутня. У таких випадках відповідальність за збір вимог лягає на плечі проектного менеджера.

З одного боку, збір вимог це не просто додаткове навантаження для менеджера, але й унікальна можливість розширити свій професійний кругозір, глибше зрозуміти потреби та клієнта, та налагодити з ним тісніший контакт.

Але з іншого, на яких курсах менеджерів цьому вчать? Частіше за все, джуніори вчаться самостійно, коли перед ними постає така задача.

У статті розглянемо чотири популярні методи збору вимог та покроковий гід, що з цим робити.

1) ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ ІНТЕРВ’Ю

Інтерв’ю — це безпосереднє спілкування з замовником та іншими зацікавленими сторонами, що дозволяє отримати цінну інформацію про їхні потреби, очікування та бачення проекту.

Як проводити

1. Визначення учасників. Сформуйте команду для інтерв’ю. Запросіть технічного спеціаліста (тімліда або розробника), який зможе відповісти на технічні запитання та уточнити деталі. Залучення різних експертів допоможе отримати більш повну картину вимог.
2. Створення списку запитань. Заздалегідь підготуйте список запитань, які допоможуть вам розкрити потреби та очікування замовника. Запитання мають бути чіткими, конкретними та спрямованими на отримання детальної інформації. Наприклад:
• Які основні цілі ви хочете досягти за допомогою цього проекту.
• Які фічі ви вважаєте найважливішими.
• Опишіть, як ця фіча повинна працювати.
• Як ви уявляєте собі ідеальний результат проекту.
• Які обмеження або ризики ви бачите.
3. Планування та підготовка. Заплануйте інтерв’ю у зручний для всіх учасників час. Підготуйте необхідні матеріали: список запитань, диктофон або інший засіб запису, блокнот та ручку для нотаток.
4. Проведення інтерв’ю. Задавайте підготовлені запитання, уважно слухайте відповіді та ставте уточнювальні запитання. Заохочуйте замовника до розгорнутих відповідей та висловлення своїх думок.
5. Фіксація та обробка інформації. Робіть нотатки під час інтерв’ю або записуйте розмову на диктофон. Після інтерв’ю перегляньте записи, структуруйте отриману інформацію та виділіть ключові вимоги.
6. Підтвердження результатів: Підготуйте короткий звіт з результатами інтерв’ю, в якому опишіть виявлені вимоги та узгодьте його з замовником. Це допоможе уникнути непорозумінь та переконатися, що ви правильно зрозуміли його потреби.

Для яких проектів використовувати

Інтерв’ю є універсальним методом збору вимог, який підходить для більшості проектів. Однак, він особливо ефективний у таких випадках:

• Складні або неоднозначні вимоги. Інтерв’ю дозволяє детально обговорити складні аспекти проекту та уточнити незрозумілі моменти.
• Глибоке розуміння потреб. Особисте спілкування допомагає краще зрозуміти потреби, очікування та мотивацію замовника.
• Різні зацікавлені сторони. Інтерв’ю з різними стейкхолдерами дозволяє зібрати різні точки зору та врахувати інтереси всіх учасників проекту.
• Високий рівень невизначеності. Інтерв’ю з експертами допомагає отримати цінну інформацію та знизити ризики проекту.

2) ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ АНАЛІЗУ ІСНУЮЧОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ

Аналіз існуючої документації — це ефективний спосіб отримати початкове розуміння проекту та виявити ключові вимоги, особливо якщо замовник вже має певну документацію, таку як бізнес-плани, технічні завдання, звіти, прототипи або посібники користувача.

Як проводити

1. Збір всієї доступної документації. Зверніться до замовника та зберіть всі документи, які стосуються проекту. Це можуть бути бізнес-плани, технічні завдання, звіти, прототипи, посібники користувача, маркетингові матеріали, записи попередніх зустрічей тощо. Чим більше інформації ви отримаєте, тим повнішим буде ваше розуміння проекту.
2. Формування команди для аналізу. Залучіть до аналізу документації не лише себе, а й інших членів команди, особливо тих, хто має технічну експертизу. Це можуть бути розробники, дизайнери, тестувальники. Їхні знання та досвід допоможуть вам глибше зрозуміти технічні аспекти проекту та виявити потенційні ризики.
3. Уважне вивчення документації. Ретельно проаналізуйте зібрані документи, виділяючи ключові вимоги, обмеження, припущення та очікування замовника. Зверніть увагу на суперечності або невідповідності між різними документами.
4. Виявлення прогалин та уточнення вимог. Визначте, яка інформація відсутня або потребує уточнення. Створіть список запитань для замовника та проведіть додаткові зустрічі або обговорення, щоб заповнити прогалини та отримати чітке розуміння вимог. Можна викорситати медод інтерв’ю.
5. Структурування вимог. Систематизуйте виявлені вимоги за категоріями (функціональні, нефункціональні, бізнес-вимоги) або за розділами проекту (наприклад, «Профіль користувача», «Сторінка контактів», «Сторінка замовлень»). Це допоможе вам створити чітку структуру проекту та полегшить подальшу роботу.
6. Підтвердження вимог із замовником. Надішліть замовнику структурований перелік вимог та попросіть його підтвердити, що ви правильно зрозуміли його потреби та очікування. Це дозволить уникнути непорозумінь у майбутньому та забезпечить, що ви рухаєтеся у правильному напрямку.

Для яких проектів використовувати

• Наявність значного обсягу документації. Якщо замовник надав вам багато документів, що стосуються проекту, аналіз цієї документації може стати відмінним стартом для збору вимог.
• Обмежений час та ресурси. Цей метод дозволяє швидко отримати попереднє розуміння проекту та виявити ключові вимоги, не витрачаючи багато часу та ресурсів на проведення численних зустрічей та інтерв’ю.
• Проект є продовженням або розширенням існуючої системи. Якщо проект базується на існуючій системі, аналіз документації допоможе вам зрозуміти її архітектуру, функціональність та обмеження.
• Замовник має чітке бачення проекту. Якщо замовник має добре сформульоване бачення проекту, аналіз документації допоможе вам переконатися, що ви правильно зрозуміли його ідеї та очікування.
• Необхідно отримати попереднє розуміння проекту. Якщо ви тільки починаєте роботу над проектом, аналіз документації допоможе вам швидко ознайомитися з його контекстом та сформулювати попередній план дій.
• Якщо ви зайшли на проект не з самого початку. Якщо до вас був інший проектний менеджер, який передав вам проект, то перше з чого треба вам почати — це зібрати вимоги проаналізувавши існуючу документацію.

3) ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ АНКЕТУВАННЯ

Метод анкетування — це процес отримання інформації про потреби та очікування замовника або користувачів шляхом проведення опитування з використанням заздалегідь підготовлених запитань. Анкетування дозволяє зібрати дані від великої кількості людей, що особливо корисно при роботі з широкою або географічно розподіленою аудиторією.

Як проводити

1. Визначення цільової аудиторії. Чітко визначте, хто буде проходити опитування. Це можуть бути потенційні користувачі продукту, експерти в галузі, представники різних відділів компанії тощо. Чим точніше ви визначите цільову аудиторію, тим релевантнішими будуть отримані дані.
2. Створення списку запитань. Розробіть список запитань, які охоплюють всі аспекти проекту. Запитання мають бути чіткими, зрозумілими та недвозначними. Використовуйте різні типи запитань:
• Закриті запитання пропонують вибір з кількох варіантів відповідей (наприклад, «Так/Ні», «Шкала від 1 до 5»).
• Відкриті запитання дозволяють респондентам висловити свою думку власними словами.
• Рейтинг та шкалювання: дозволяють оцінити важливість різних аспектів проекту або рівень задоволеності. Розбийте запитання на логічні блоки, щоб анкета була більш структурованою та зрозумілою для респондентів. Наприклад, блок «Профіль користувача», блок «Функціональні вимоги», блок «Нефункціональні вимоги».
3. Залучення технічного спеціаліста. Якщо проект має технічну складову, обов’язково залучіть до розробки запитань технічного спеціаліста (тімліда або розробника), який допоможе сформулювати запитання щодо технічних аспектів проекту.
4. Створення анкети. Використовуйте зручний для замовника формат анкети (наприклад, Google Forms, SurveyMonkey або інші онлайн-сервіси). Переконайтеся, що анкета має привабливий дизайн та зручну навігацію.
5. Вибір способу проведення. Виберіть найбільш зручний спосіб проведення опитування для вашої цільової аудиторії. Це може бути електронна пошта, онлайн-форма, розміщення анкети на веб-сайті або в соціальних мережах.
6. Збір та аналіз відповідей. Після завершення опитування зберіть відповіді, проаналізуйте їх та структуруйте отриману інформацію. Використовуйте різні методи аналізу даних, такі як кількісний та якісний аналіз, статистичні методи, візуалізація даних.
7. Підтвердження результатів. Підготуйте звіт з результатами анкетування, в якому опишіть виявлені вимоги та узгодьте його з замовником.

Для яких проектів використовувати

Анкетування найкраще підходить для проектів, де:

• Широка цільова аудиторія. Якщо вам потрібно зібрати дані від великої кількості людей, анкетування є найбільш ефективним методом.
• Географічно розподілені учасники. Анкетування дозволяє легко охопити респондентів з різних регіонів або країн.
• Обмежений бюджет та час. Онлайн-анкетування є відносно недорогим та швидким способом збору даних.
• Стандартизація відповідей. Анкетування дозволяє отримати стандартизовані відповіді, що полегшує їх аналіз та порівняння.
• Анонімність та конфіденційність. Анкетування може забезпечити анонімність та конфіденційність відповідей, що може бути важливим для деяких респондентів.

4) ЗБІР ВИМОГ МЕТОДОМ МОЗКОВОГО ШТУРМУ

Мозковий штурм — це ефективний метод генерації ідей та пошуку рішень, який залучає всю команду до творчого процесу. Він допомагає вийти за рамки звичного мислення та знайти нестандартні підходи до вирішення проблем.

Як проводити

1. Визначення мети та завдань. Чітко сформулюйте мету мозкового штурму та визначте конкретні питання, на які ви хочете знайти відповіді. Наприклад, «Які нові функції можна додати до продукту?» або «Як покращити користувацький досвід?».
2. Формування команди. Запросіть до участі в мозковому штурмі представників різних відділів та спеціальностей. Різноманітність думок та досвіду допоможе генерувати більше ідей.
3. Вибір модератора. Призначте модератора, який буде вести сесію, стежити за часом та дотриманням правил. Це можете біти ви, проектний менеджер, або тім/техлід.
4. Пояснення правил. На початку сесії поясніть учасникам правила мозкового штурму.

• Кількість важливіша за якість — тут важливо генерувати якомога більше ідей, не оцінюючи їх та не критикуючи.
• Будь-яка ідея має право на існування. Заохочуйте учасників висловлювати навіть найдивніші ідеї.
• Доповнюйте та розвивайте ідеї колег.
• Уникайте критики та негативних коментарів.

5. Генерація ідей. Записуйте всі ідеї на дошці або фліпчарті.

6. Обговорення та групування ідей. Після завершення генерації ідей обговоріть їх з командою. Групуйте схожі ідеї та виділіть найбільш перспективні.

7. Визначення пріоритетів. Оцініть ідеї за різними критеріями, такими як реалістичність, потенційний вплив на проект, вартість реалізації тощо. Виберіть найбільш перспективні ідеї для подальшої розробки.

8. Формулювання вимог. На основі обраних ідей сформулюйте конкретні вимоги до проекту. Структуруйте їх за категоріями або розділами проекту.

9. Підтвердження вимог із замовником. Обговоріть виявлені вимоги з замовником та переконайтеся, що вони відповідають його очікуванням.

Для яких проектів використовувати

Метод мозкового штурму найкраще підходить для проектів, де:

• Пошук нових ідей та рішень. Коли потрібно вийти за рамки звичних шаблонів та знайти нестандартні підходи до вирішення проблеми.
• Розв’язання складних проблем. Коли існує кілька можливих рішень, і потрібно обрати найкраще з них, або коли проблема має багато аспектів і потребує комплексного підходу.
• Залучення команди до прийняття рішень. Коли важливо залучити всіх членів команди до процесу прийняття рішень, щоб врахувати їхні ідеї та досвід.
• Стимулювання креативності. Коли потрібно створити щось нове та оригінальне, наприклад, новий продукт, маркетингову кампанію або дизайн інтерфейсу.
• Поліпшення комунікації та співпраці в команді. Мозковий штурм допомагає налагодити комунікацію між членами команди, зблизити їх та навчитися працювати разом.
• Визначення ризиків проекту. Коли потрібно виявити потенційні ризики та розробити стратегії їх запобігання або мінімізації.
• Пошук альтернативних рішень. Коли потрібно знайти кілька варіантів вирішення проблеми, щоб мати можливість вибрати найкращий з них.

Вибір методу збору вимог залежить від специфіки проекту, доступних ресурсів та уподобань замовника. Використовуючи різні методи збору вимог, можна створити міцну основу для успішної реалізації проекту.

І незважаючи на те, що збір вимог може бути складним та трудомістким процесом, особливо для новачків, але інвестування часу та зусиль у цей етап точно окупиться якісним продуктом, задоволеним замовником та успішним завершенням проекту.