Гайд: спілкування зі співробітниками під час довготривалої війни

Привіт, мені зле, я не можу більше працювати" OR «Привіт, я звільняюсь» OR «Привіт, я іду на війну» — такий запит може отримати HR спеціаліст. Півтора року повномасштабного вторгнення, ми навчилися будувати нові гнучкі процеси, працювати в умовах тотальної темряви, чи чути звуки сирени під час робочого зідзвону. Здавалось, що при такому розкладі можна сісти і заплакати від втоми, але ні цього робити не можна. Кожного ранку ми збираємо себе та продовжуємо працювати. Наші працівники — це важливий рупор для розвитку компанії, а їх стан — відображається на якості роботи, комунікації в середині компанії та настроях в командах. Кожен по своєму проживає повномасштабне вторгнення, кожен має свою історію та причетність до війни, яке так чи інакше відображається в робочому процесі адже, більшість часу ми проводимо на роботі.

HR спеціаліст — це той, хто відповідає за настрій компанії, за залученість та ефективність співробітників, саме ми HR перші хто розуміє, що колезі потрібна допомога. Допомога повинна бути у відповідності до стану. В своєму гайді я наводжу приклад трьох емоційно — психологічних зон працівників: зелена зона, жовта та червона найнебезпечніша зона співробтників. Як HR зможе зрозуміти, до якої з зон відноситься той чи інших колега залежить від вміння HR-а бути емпатом, будувати тісні стосунки з колегами та розуміти потреби кожного. Я наводжу приклад з інструментами, як поводитися, розпізнати та допомогти триматися під час війни.. Як їх використовувати, вирішувати лише Вам.


Уявімо, що компанія це велика система, яку будують різні люди, кожен має свої індивідуальні риси характеру, здібності, темперамент, почуття та емоції. Раптом на нашу систему здійснюють рейд, система починається коливаться, працівники хвилюватися, хтось проявляє свою стурбованість, хтось спокійний, а хтось взагалі агресивний. Ці три стани можемо охарактеризувати кольорами:



Зелена зона — це ті в кого мізки адаптувалися під нову реальність, які здатні на рефлексію та, які не виводять тему війни в робочий простір. Співробітники в Зеленій зоні — тему війни вже прийняли та проживають в співставленні з обставинами. Наприклад: співробітники, які мають родичів на тимчасово окупованих територіях адекватно оцінюють ситуацію без зайвих емоціях так, як їм вистачає mental power — для того щоб контролювати та перебувати в балансі між роботою, побутом, вести соціальне життя та адекватно сприймати військові події. Уміння розділяти та адекватно сприймати — це must have зеленої зони. Спілкування з співробітниками зеленої категорії буде найбільш простим: вони не зводять робочі зідзвони до воєєних тем, не реагують емоційно на події. В зелених — все спокійно без зайвих емоцій про те, HR-у не потрібно забивати на «зелену зону» так, як стан може переходити з зеленої зони в жовту. Важливо дізнатися чи причетна «зелена зона» до військових дій, це можуть бути — родичі чи друзі на окупованих територіях, мобілізація.
One — to — one зустріч — це хороший інструмент для відслідковування «настрою» та бути ближчим до команди.
Не важливо з якою зоною ми HR-и працюємо, важливо донести співробтникам, що їх стан та хвилювання є важливим для нас і ми завжди готові допомогти чи просто вислухати. Співробітникам важливо відчувати безпеку.
Специфіка спілкування з зеленою категорією — моніторинг стану в процесі спілкування.


Жовта зона співротників — це люди, які час від часу демонструють тему війни через призму своєї роботи. Час від часу можемо спостерігати агресію на будь — яку робочу інформацію (навіть мемчики в спільноту чаті провокують агресію/негативні емоції), під час робочих колів вони часто згадують війну та події які були або аналузіють, що може бути. Їх мова насичена воєнними подіями і тут як не крути емоційний стан жовтих та ефективність роботи знижується. З категорією «жовті» робота HR-а повинна бути бережна, перед тим, як дізнатися настільки співробітник пов’язаний з темою війни потрібно вияснити в якому психо — емоційному стані він перебуває. Як це зробити? По — перше виділити час на якісне спілкування; в спілкування робимо акцент не на війні, а на стані колеги. Тут ми можемо дізнатися про стан почавши розмову через призму роботи: «Як ти?», «Чи встигаєш закривати таски?», «Настільки цікавий проект ти зараз ведеш?»..... і підводити спілкування до того що: «Чи можу я задати тобі особисте питання, яке мене хвилює , настільки ти добре себе почуваєш у зв’язку з обставинами в яких ми живемо. Мені важливо розуміти, як ти. Я завжди готова допомогти тобі». Тільки після того, як ми зрозуміти настільки «жовтий» є контактним і чи може він розмовляти на тему війни ми можемо переходити до поінта настільки він близький з військовою тематикою, але тут треба бути обережним так, як спілкування може бути тим самим розмінуванням.
В спілкуванні на тему війни треба дотримуватися дистанції, етикету, дуже обережно ставити питання (які раніше прописали). На жаль, немає, універсальної інструкції до всіх, HR повинен бути емпатичним, відштовхуватись від почуття такта та рефлексії. Важливу роль відіграє те, які раніше стосунки HR побудував з кожним зі співробітників! В спілкуванні з жовтої категорією нам так само важливо донести думку, що я готова тобі допомогти, і буду вдячна, якщо ти сам напишеш чим саме я можу бути корисна (важливий момент — не забивати на потребу в допомозі, а показувати її). Колеги з жовтої зони більше потребують спілкування тому увага HR-а повинна бути систематичною.



Найнебезпечніша зона співробтників — червона зона. Чим вона небезпечна? Тут ми можемо спостерігати два різні сценарії: повне вигорання — не виконання своїх прямих обов’язків і протилежна реакція — тотальна погрузка в роботу, 24 години в Slack.
Роль HR-а червоної зони — це показати, що я «несу безпеку» і «розумію тебе». Тут спілкування можна прирівняти до спілкування з озброєнним грабіжником, адже грабіжнику ми не будемо говорити «Шо ти? Як ти? Чому таски висять», а будемо підбирати максимально бережні слова та питання «Вибач, що я тебе тривожу, не можу зрозуміти по твоїм тасками...буду вдячна за твоє пояснення».
Якщо HR-у дійсно важливі співробтники то він він з самого початку буде прослідковувати зміни в станах колег і розуміти хто в якій зоні, щоб не втратити співробітника —раптове звільнення.
Розуміючи, що маємо «червону зону» треба розуміти, що нам не потрібно оічкувати запита про допомогу, а діяти: звернутися до TL і повідомити про проблему; запропонувати допомогу психолога; дати від компанії оплачувані Day off. Працюємо на опередження.

Спілкування зі співробітниками під час довготривалої війни

Категорії співробітників за рівнем емоційної вразливості та сприйняття інформації

Зелений (найбільш стабільні)

• Характеристика зони:
  Адаптація під нові реалії вже пройшла, мінімальна тривожність та максимальна відданість роботі. Вже повернулися до звичного робочого режиму, хоч і з певними обмеженнями.
• Ознаки поведінки співробітника:
  Співробітник адаптується до змін. Чітко фіксує власний стан на певному етапі та дає собі час на пристосування. Мало говорить про війну та не акцентує увагу на важких моментах війни.
• Додаткові маркери:
  Працює з більшим перевантаженням, компенсує постійний стрес роботою та максимально фокусує увагу на власних цілях.
• Принципи ведення діалогу:
  Повертати розмову на тему завдань. Фіксувати ключові моменти роботи та її ефективність. Не концентруватися на негативі.

Жовтий (середній рівень вразливості)

• Характеристика зони:
  Співробітник, який час від часу актуалізує тему війни через призму своєї роботи.
• Ознаки поведінки співробітника:
  Можуть час від часу демонструвати агресію та роздратованість під час важких моментів (наприклад, нічні мітинги тощо).
• Додаткові маркери:
  В моменти підвищеного навантаження фіксується у негативних факторах роботи.
• Принципи ведення діалогу:
  Концентруватися на вирішенні проблем через задачі та постановку пріоритетів. Зменшити навантаження та спілкуватися на тему вихідних.

Червоний (найвразливіші)

• Характеристика зони:
  Можливі два різні сценарії: не виконання своїх робочих обов’язків або тотальне занурення у роботу.
• Ознаки поведінки співробітника:
  Своєрідно переживає війну. Можливо йому важко підтримувати особистий баланс, часто говорить про війну, відволікається від роботи.
• Додаткові маркери:
  Агресія в спілкуванні, емоційне виснаження, гіпертроновані емоції та прояви робочих недоліків.
• Принципи ведення діалогу:
  Підтримувати постійний контакт, підвищувати залученість до роботи. Проявляти емпатію до стану співробітника, вчасно фіксувати робочі моменти та поступово повертати увагу на робочі завдання.