Від паперової армії до DOT-Chain: тилове забезпечення в декілька кліків

💡 Усі статті, обговорення, новини про продукти — в одному місці. Приєднуйтесь до Product спільноти!

Привіт, я Альона Жужа, радниця з ІТ Державного оператора тилу (ДОТ), закупівельної агенції при Міністерстві оборони України. До запуску ДОТ спільно з командою ми диджиталізували процеси в «Медичних закупівлях України», а зараз долучені до реформи забезпечення Збройних сил.

У вересні ми презентували DOT-Chain — систему, що кардинально змінює процес постачання харчування для військових. Детально про те, як це працює в масштабах усіх Збройних сил, розповідаю далі в колонці.

Забезпечення Збройних Сил — це комплексний, багаторівневий процес, кожен етап якого є важливим для досягнення головної цілі — аби військовим було що їсти, було чим заправити авто, танк або навіть F16, а також щоб вони були та забезпечені всім необхідним для захисту.

А харчування військових — особливо чутлива тема. Для цього окрім майстерного кухаря підрозділ потребує майстерного бюрократа. Адже потрібно подавати заявки, які відповідатимуть державним нормам щодо калорійності, співвідношенням БЖВ, ціні, прийманню, списанню тощо.

Після створення Державного оператору тилу (ДОТ) виявилося, що процеси подання заявок на постачання продуктів, комунікації військових частин із постачальником та акти про оплату були на папері. Паперові документи надсилалися через пошту, а потім подорожували країною від підрозділу до військової частини, від частини назад і постачальникам. Це займало понад два місяці. Водночас обсяг паперової роботи збільшувався, а постачальники залишалися в очікуванні оплати.

Саме для того, щоб перебудувати цю стару систему, Держоператор тилу створив DOT-Chain — новий інструмент, який пришвидшує процеси в чотири рази.

Що таке DOT-Chain

DOT-Chain — проєкт, що став фундаментом гнучкої інноваційної IT-архітектури, яку будує наша команда.

Це система для управління тиловим забезпеченням ЗСУ, функціонал якої поширюється на харчування, проте у майбутньому вона перетвориться на повноцінне середовище для прозорої системної співпраці між державою, постачальниками та Збройними силами України.

Фактично це захищений ресурс, через який військові можуть швидко надсилати потреби тижневого забезпечення продуктів, постачальники — зберігати форми про відвантаження, а ДОТ — координувати процес.

Власне, завдання скоординувати начпродів із ДОТ для створення гнучких та ефективних supply chain’ів у цифровому просторі з екстравимогами до кібербезпеки продиктувала назву проєкту — DOT-Chain.

Після того, як військова частина та постачальник підписують акти про отримання товару, вони автоматично потрапляють на візування ДОТ, аби ми перерахували кошти за виконане замовлення.

Чому стару систему потрібно було змінювати

Система забезпечення ЗСУ за великим рахунком — спадок совєцької системи. У 2023 році після скандалу з «яйцями по 17» сформувався потужний суспільний запит на зміну. Із запуском ДОТ ми прагнули внести більше усвідомленості та системності.

Дані про споживання несистемно стікалися в центр, а потреби на закупівлі майже завжди були з приставною «нагально». За таких умов зберігалися високі корупційні ризики та ризики місменеджменту, але налагодити безперебійне постачання одягу, бензину чи їжі лишалося завданням із зірочкою.

Міністерству оборони було важко зібрати інформацію централізовано, адже всі потреби надсилалися одразу постачальникам. Так само було з консолідацією даних про обсяги постачання та потреби військових частин, для яких воно здійснюється. Під час зовнішнього аудиту ЗСУ та Міноборони оцінити хід закупівель на будь-якому системному рівні й запропонувати власні рішення на основі даних було надзвичайно складно. І на це йшло забагато часу.

Отже, завдяки DOT-Chain ми усунули системні проблеми:

• величезна кількість паперової роботи перетворилася на кілька підвантажених документів, які можна підписати КЕП;
• знизилася ймовірність затримок оплати за виконане замовлення. Раніше постачальники могли чекати до двох місяців;
• відсутність консолідованої інформації про обсяги та товари, які замовляють військові, перетворилася на якісну аналітику, яку можна використовувати для прогнозування необхідних обсягів забезпечення.

Як відбувається взаємодія між ЗСУ, ДОТ та постачальниками

Основними користувачами застосунку є начальники продовольчого забезпечення (начпроди) та законтрактовані постачальники. Будуючи функціонал системи, ми відштовхувалися саме від їхніх потреб.

Ми додали можливість підвантажувати видаткові накладні та акти приймання продуктів, що суттєво полегшить процес заповнення документів про їх отримання як для військових, так і для постачальників, яким необхідно звітувати про процес виконання умов договору ДОТ.

Також можна буде коригувати свої замовлення без зайвої паперової роботи, не переймаючись за безпеку даних. Це дасть можливість постачальникам завчасно ознайомитись із заявкою, аби розуміти, з якими обсягами та з яким товаром потрібно буде працювати.

Після того, як постачальник опрацює заявку та пришле товар, він має завантажити в систему дані про відвантаження в той самий день, коли продукція потрапила до частини. Система також самостійно уніфікує заповнену форму до необхідного формату. Заявку потрібно лише підписати КЕП.

Згодом функціонал дозволятиме військовим зазначити в акті проблеми, які були під час приймання товару: якість, кількість чи порушення строків. З усією документацією ознайомлюватимуться експерти ДОТ. Якщо виявиться, що хтось із постачальників не справляється із замовленням, ми зможемо замінити порушника.

Безпека даних у DOT-Chain

Коли ми створювали DOT-Chain, розуміли, що інформація про нелетальні закупівлі стане однією з цілей ворога, адже це чутливі дані.

Тому ще на початку розробки будували все так, аби закрити несанкціонований доступ до критичних даних. Для цього використали кілька механізмів:

Оцінка Microsoft. Зокрема, бал від Microsoft Secure Score. Представники компанії Microsoft стали не лише нашими партнерами, але й консультантами з безпекових питань.

Інформаційна безпека ДОТ. У нас також є спеціалісти, які попереджують можливі ворожі атаки. Будь-яка несанкціонована спроба потрапити в систему буде зафіксована індикаторами вразливості.

Система управління інформаційною безпекою. Це сукупність організаційних та інженерно-технічних заходів, що забезпечують захист інформації від розголошення, витоку й несанкціонованого доступу. Система спроєктована за міжнародним стандартам ISO/IEC 27001.

А також ми вже отримали Сертифікацію КСЗІ від Державної служби спеціального зв’язку та захисту інформації.

Реформа продовжується

ІТ-технології, які змінюють бізнес, — звична історія. Диджиталізація державної сфери, що реформує цілі системи, — досі довгий, складний та дещо революційний напрям. І я рада бути в колі цих реформаторів.

Нам вдалося створити необхідний цифровий продукт із відповідним рівнем захисту та зручності. Це дозволить як ДОТ, так і Міноборони ефективно планувати постачання в умовах війни, коли треба бути максимально гнучкими, швидко реагувати на зміни та автоматизувати всі можливі процеси, щоб військові отримали необхідне.

Одинак, що найважливіше, DOT-Chain реформує систему забезпечення ЗСУ не тільки для харчування. Ми створювали це ІТ-рішення як універсальну систему, яка може масштабуватися для трансформації інших галузей забезпечення Збройних Сил, роблячи їх ще ефективнішими.

У планах на найближчий період — почати адміністрування процесу забезпечення безпілотних і роботизованих систем, а також засобів РЕБ через DOT-Chain.

Таким чином ДОТ реформує сферу загалом і продовжує закривати потреби військових, щоб вони могли сфокусуватися на головній місії — боротьбі проти ворога. Адже що ефективніше ми будемо виконувати свою роботу, то ефективніше вони зможуть наближати нашу спільну перемогу.

Розробка DOT-Chain була підтримана Офісом спеціального радника з питань оборони Посольства Великої Британії в Києві.