Створюємо цифрову «шафу» для мозку. Як перестати втрачати знання, використовуючи Obsidian

Привіт! Мене звати Олег, я Lead UX/UI Designer в ORIL, займаюсь проєктуванням мобільних та вебзастосунків вже близько семи років. Але сьогодні хочу поділитись не лише дизайнерськими болями, а такими, які притаманні всім нам до певної міри. Почну з прикладу.

Коли замовники або тіммейти запитують щось за моєю спеціальністю, а я не маю відповіді тут і зараз — починаю нервуватися. Все стає ще гірше, якщо я колись знав відповідь на це запитання, можливо, навіть володів цифрами та фактами, проте не можу пригадати нічого.

Впевнений, я не один в цьому човні й багато хто стикався з подібним відчуттям. Звісно, завжди можна «запаркувати» запитання чи обговорення та згодом повернутись до нього, зібравши готові рішення. Проте тут мова про важливішу проблему. Втрату, навіть викрадення нашого попереднього досвіду та знань цілком звичним і знайомим всім злочинцем — слабкістю людської пам’яті.

У цьому матеріалі я хочу поділитися способами боротьби із цією проблемою: засобами, практиками та софтом, що допомогли мені вибудувати стратегію збереження досвіду та забезпечити його перевикористання в майбутньому. Я також покажу, як ця стратегія працює на конкретному прикладі.

Наші цілі

Отож до практики. Багато з того, що наведено далі, базується на доволі поширеній методології під назвою «Запасний Мозок» (Second Brain). Щоправда, з певними змінами.

Проведу аналогію з часом навчання в університеті: замість того, щоб викидати всі шпаргалки, реферати, зошити та курсові роботи, можна зберігати їх у цифровій «шафі». Це дало б змогу повертатися до накопичених знань, коли виникає потреба, і ефективно використовувати їх у майбутньому. Таким чином, цифрова «шафа» слугувала б як ресурс для підживлення професійних знань і навичок. Це і є Second Brain.

У роботі наше завдання — створити таку цифрову «шафу» для всіх матеріалів, з якими ми працюємо. Процес наповнення цієї шафи організувати так, щоб він був якомога швидшим, а найголовніше — інкрементальним та легким для інтеграції у наявний робочий процес. Дуже мало людей можуть дозволити собі виділити багато часу на ретельну каталогізацію інформації — ми не серед них.

Підсумовуючи, мета цього підходу — створити власну цифрову «шафу» знань, що зберігатиме власні дослідження та робочі матеріали, і зробити механізм її наповнення поступовим та легким.

Це передбачає декілька кроків:

1. Обрати текстовий редактор (в моєму прикладі — Obsidian).
2. Сформувати в цьому редакторі підхід до зберігання знань.
3. Розглянути процес від початку до кінця на конкретному прикладі.
4. Подбати про забезпечення довговічності цих знань.

Текстовий редактор

Я переконаний, що багато людей уже користуються певним текстовим редактором. І хороша новина полягає в тому, що, швидше за все, немає потреби змінювати його та звикати до нового інструменту. Важливо зосередитися на швидкості інтеграції цього процесу у власний робочий ритм. Тому я рекомендую уникати переходу на новий софт, щоб не витрачати час на адаптацію, за винятком випадків, коли в наявному редакторі є суттєві недоліки.

Ключовими функціями у процесі будуть:

1. Теги.
2. Фолдери.
3. Форматування.
4. Future-proofing (про це — більше в останньому розділі).

У свій час я спробував багато різних нотатників, як-от EverNote, Google Keep, Apple Notes, Notion. Та врешті зупинився на Obsidian, який вразив мене своєю можливістю кастомізації. Він став моїм to-go нотатником. Одна з його ключових переваг — це можливість сортувати та витягувати інформацію з записів у різноманітний спосіб за допомогою плагіну Dataview, що буде корисним для створення звітів та досліджень.

Якщо йдеться про пошук нових інструментів для ведення нотаток або якщо їх систематичне ведення ще не розпочато (і немає проблеми з міграцією наявних даних), то наполегливо рекомендую придивитись до Obsidian. Проте незалежно від вибору редактора слід пам’ятати: він слугуватиме лише ґрунтом для знань. Найважливішим тут є метод збереження інформації — своєрідна «посівна», яка і забезпечить багатий «урожай» згодом.

Підхід до зберігання знань

Щоразу, коли мені потрібно створити документ — звіт, дослідження, ідеї, підготовку до воркшопу тощо, я роблю це в Obsidian. Незалежно від кінцевого місця його використання (гугл-документ, дзвінок із замовником, імплементована фіча чи презентація тощо), спершу він стає простим текстовим документом у моїй «шафі» знань.

Навіть цей текст, що ви зараз читаєте, був першочергово написаний там. Лише після завершення я мігрую (читайте: копіюю) його у відповідне місце. Це забезпечує безперервне наповнення моєї «шафи» знань у неймовірно простий спосіб — адже я й так створював би ці матеріали, а централізація в одному текстовому редакторі дозволяє відразу інтегрувати їх у second brain.

Коли текст готовий, я додаю йому теги для класифікації й/aбо за потреби переміщую у відповідну папку.

У своїх книгах «Second Brain» та «The PARA Method» Тьяґо Форте пропонує ось такий підхід до каталогізації знань:

Знову хороша новина — не потрібно бути настільки скрупульозними! Достатньо перебрати основу його підходу: класифікацію за темами та проєктами, а також архів.

Після завершення роботи з документом (або навіть у процесі написання) я присвоюю йому відповідні теги (такі як User Interview, Usability Heuristic, Mobile Design, Conversion тощо), щоб у майбутньому швидко знаходити всі матеріали на потрібну тему, наприклад, Mobile Design за цим тегом.

Далі я переміщаю цей документ у відповідний фолдер. Нерідко це проєкт (проєктом в моєму розумінні є все, що має більш ніж одне завдання). Згодом, коли проєкт завершиться, я переміщу весь фолдер в архів, що дозволить повернутись до нього в майбутньому і знайти всі матеріали, які я готував.

Декілька слів про форматування. Я рекомендую базово оформляти свої документи: робити заголовки, списки та виділяти важливе жирним. Це забезпечить читабельність і зрозумілість при перегляді в майбутньому.

Проте в цього є й зворотна сторона: надмірне форматування, потяг до якого виникає в декого, особливо в перфекціоністів. Це шкодить швидкодії більше, ніж ви думаєте. Якщо виникає спокуса створити вже третій рівень заголовків, то, швидше за все, варто зупинитись з оформленням документа та рухатись далі.

Підсумуймо основні кроки наповнення «шафи» знань:

1. Створення документа/нотатки у текстовому редакторі.
2. Класифікація за темою через теги.
3. Форматування для читабельності документа.
4. Переміщення у відповідну папку проєкту.
5. Архівація закінчених проєктів.

Цей процес має мінімальний вплив на робочий ритм, проте точно забезпечить централізацію та збереження ваших знань і досвіду.

Практика на прикладі

Нещодавно в мене виникла ситуація, коли замовники не могли вирішити, чи використовувати придбану дизайн-систему, чи інвестувати в розробку своєї з нуля, аби бути незалежними від оновлень. На другому варіанті особливо сильно наполягала технічна частина команди замовника.

Нам із командою потрібно було дати оцінку обом підходам і запропонувати своє рішення, виходячи з нашого досвіду та експертизи. Оскільки я багато працював з дизайн-системами, то добре знав про їх переваги та недоліки з погляду дизайну. Проте ми не могли запропонувати рішення, базуючись лише на цьому, тому вирішили доволі ретельно дослідити обидва підходи зі всіма їх плюсами та мінусами.

Отож я створив документ у своїй «шафі» та почав збір інформації. Ось скриншот цього документа.

Дослідження мало на меті допомогти нам підготуватися до наступного дзвінка з клієнтом, тому я виокремив основні моменти та зробив презентацію, перенісши туди ключові висновки з документа.

Презентація вийшла успішною: ми змогли знайти підхід, що задовольнив технічну команду замовника, бізнес-сторону та нас самих. Ми запропонували створити дизайн-систему, проте не з нуля, а базуючись на обраному нами UI-Kit. Це дало змогу зберегти бажаний рівень незалежності, при цьому не сильно впливати на наші ресурси та рівень швидкодії.

Опісля цього я класифікував та переніс презентацію й документ дослідження у фолдер проєкту в моїй «шафі», де вони лежатимуть до наступного разу, коли мені знадобиться допомога в цьому питанні.

Сподіваюся, цей приклад доволі чітко обґрунтовує важливість існування такого підходу. Оскільки без нього ця презентація, а разом з тим і цей досвід, загубилися б і забулись би мною через рік-два.

Декілька слів про Future-proofing

Оскільки важливо забезпечити довговічність «шафи» досвіду, необхідно оцінити, наскільки вона витривала з технічного погляду. Це ще один аспект, на який впливає обраний текстовий редактор для нотаток. Чи дає змогу цей інструмент легко вивантажувати документи в читабельному форматі для інших текстовиків? Наскільки впевнено можна стверджувати, що компанія-власник цього програмного забезпечення існуватиме протягом 5-10 років? Якщо на ці запитання є позитивні відповіді, то, ймовірно, не варто хвилюватися.

Ще одна перевага використання Obsidian полягає в тому, що він створює і зберігає нотатки локально на вашому пристрої у .md-форматі, який читає більшість інших текстових редакторів. Якщо час від часу робити резервні копії пам’яті пристрою або придбати план підписки для синхронізації з Cloud, цей текстовик буде певною мірою убезпечено у вимірі часу та впливу сторонніх чинників.

Зрештою, закликаю усіх подумати про цей аспект та облаштувати власну екосистему нотаток із врахуванням впливу часу на них.

Підбиваючи підсумки

Сподіваюся, що цей доволі простий підхід для збереження свого досвіду та знань зацікавить вас так само, як мене. І допоможе вам бути ефективнішими та більш впевненими у своїй роботі й експертності.

Я намагався структурувати цей матеріал так, щоб кожен міг легко впровадити запропоновані практики незалежно від своєї спеціалізації.

Дуже вдячний, що дочитали до кінця!