Чому бізнес-процеси (не) працюють

Бізнес-процес (БП) — це структурований, покроковий алгоритм дій направлений на досягнення необхідних результатів бізнесу. Та що, якщо він не приносить заплановані результати?

Привіт! Я Юля, Management Consultant, Mentor at The Ways та COO в IT рекрутинговій агенції EvoTalents. А також лідерка рубрики Operations на DOU! Chears! With healthy smothie, of cource! Буду ділитися з вами власним досвідом, кейсами, трендами в Operations та управлінні, залучати інших Operations спеціалістів, щоб розкривати актуальні теми та підсвічувати сильні кейси, що можуть допомогти вирішити вам і свої актуальні задачі. Я відкрита до ваших побажань щодо наступних тем публікацій та рекомендацій щодо спеціалістів, через яких ми зможемо з DOU ще більше розкрити та підсвітити силу та важливість великого пласта Operations для бізнесу.

За моїми плечима шикрокий бекграунд та 11 років досвіду в косалтингу з ціллю додати ясність та допомогти власникам, топ-менеджменту та командам перестати страждати від хаотичних дій, злитого часу та зайвої рутини в бізнесі. Мене драйвить вносити структуру та надавати форм процесам задля сфокусованого та швидкого руху вперед.

«Listen. I wish I could tell you it gets better. But, it doesn’t get better. You get better» ― Joan Rivers

Ця стаття допоможе вам розширити погляд на цінність бізнес-процесів, красу гармонійно вибудуваних робочих flow та, можливо, надихнути вас стати активним агентом змін, які ви хочете бачити в компанії.

Я люблю вносити гармонію та збагачувати інших інструментами гармонізації. Якісно описані та впроваджені бізнес-процеси — один із таких інструментів.

Бізнес-процеси (не) працюють, коли (не) працюєте ви

Так, автоматизація підсилює та забирає зайву рутину. Та давайте будемо відвертими, неможливо заавтоматизувати все, і не потрібно. Компанія — живий організм. Якщо це малий чи середній бізнес, динаміка змін може бути великою та хендлити їх необхідно командам, перед тим, як вплести в нові процеси та автоматизувати основну їх частину.

В продуктових та сервісно-орієнтованих бізнесах багато цінності створюють саме команди своїми діями. Fit команди та спеціаліста з відповідними skills, креативністю, емоційним інтелектом, поглядом на «служіння людям» в найкращому сенсі цього слова класно працюють в таких кейсах, коли є відповідна місія, цінності, принципи, конкретні цілі, корпоративна культура компанії, яка направляє та дає цю свободу дій, дає імпульс та підтримує створення внутрішніх та зовнішніх колаборацій, в яких кожен учасник ланцюжка створення цінності має змогу творити, розкриватися, та необхідні ресурси для побудови найкращого Employee/Customer Journey Map, як для кожного члена команди, так і для клієнтів та партнерів.

На ці принципи накладається структура з бізнес-процесами, які допомагають створювати цей ланцюжок цінності. Де дорослі зрілі особистості створюють результат. Ніхто нікого не штовхає і не тягне. А діє з відкритим розумом — значить маючи уяву. З відкритим серцем — значить маючи пристрасть до створення. Та зі сміливістю змінювати процесс і бути ініціатором, реалізуючи накопичений потенціал.

Якщо говоримо про середні-великі компанії, бізнес-процеси стають важливою опорою для якісного руху. Починаючи з залучення, адаптації та реалізації стандартів компанії. Це неможиво тримати на людському факторі, оскільки результат буде дорогим, непередбачуваним чи взагалі відсутнім, що несе наслідки для бізнесу. І є халатністю. На малих кількостях людей рух може бути зрозумілим та узгодженим. Та чим більше залучених в процес, тим більше він потребує прояснення та синхронізації. У кожного процесу має бути чітка ціль і вона має бути реалізована.

Структура, ритуали та системність дають змогу забезпечити передбачувані результати, повторювати їх, масштабувати та прогнозувати розвиток компанії, постійно піддаючи паливо в систему. Це дає змогу кожному в компанії виконувати свої функції без зайвої напруги. Власнику — стратегічні задачі. Менеджерам — управлінські. Спеціалістам — створювати цінність у своїй зоні відповідальності. І систему важливо будувати з самого початку, оскільки чим більш прозоро побудовані процеси, тим ефективніший рух. Чим більша структура, тим зазвичай нижча швидкість реакції та впровадження змін. Ефективніше моделювати та вибудовувати бажані flow на старті кожного проєкту/продукту.

Систематизуй, додавай простір, розвивай і оптимізуй ⚖️

Порядок та злагодженість елементів системи знімають напругу. Відчули прямо зараз, як спадає груз задач та проблемних питань, які постійно потрібно тримати в голові, від усвідомлення, що вони десь зафіксовані і що є зрозумілий flow руху? Як легко стає, коли їм є місце в системі інструментів компанії. Це дає свободу та простір, створює пустоту для креативних рішень.

Це має бути просто.

Структура та свобода. Налагоджуючи бізнес-процеси, завжди залишаю там простір. Саме комбінація цих двох факторів в правильній пропорції дає можливість бізнесу системно і легко розвиватися без напруги.

Є організуюча думка, вона і є основною силою та вектором, направляючим процес до його цілі. І є паливом, яке дозволяє рухатись процесу і відточувати майстерність.

Порядок організує хаос. Хаос організує порядок, як вища форма його прояву.

Тому важливо тримати баланс структури та свободи.

Давайте подивимось на фото нижче. Це парк Версаля. Яка чіткість і структура. При цьому скільки тут легкості та краси. За парком йдуть сади з красивими та такими ж структурними та просторими лабіринтами.

Для реалізації такого масштабного проєкту потрібно системне бачення. І його реалізація командою, яка чітко знає, хто в ній за що відповідає, і що являється очікуваним результатом на кожному етапі.

Фото з парку Версаля, Париж, Франція, 12 жовтня 2021 року

Цінність описаних бізнес-процесів:

• Прозорість та логічна послідовність дій.
• Скорочення витрат / Збільшення прибутку.
• Стандартизовані робочі flow роботи, що ведуть до ефективного використання часу команди та спрощуюсь делегування функцій.
• Запобігання хаотичному невчасному руху, нестиковкам та bottlenecks в процесах, особливо на стику IT та інших відділів (маркетинг, продажі, виробництво).
• Розуміння своєї зони відповідальності в процесі та проміжних показників ефективності, що знижує ризик конфліктних ситуацій.
• Легкість та масштабування бізнесу через зменшення залежності від людського фактора.
• Зрозумілий покроковий онбординг нових людей в команду, що зменшує коефіцієнт плинності кадрів на випробувальному терміні.
• Підвищення рівня задоволеності команди від роботи в компанії, клієнтів, партнерів, підрядників від швидкості та якості реалізації послуги/продукту.
• Притримання бюджетів проєктів та запобігання сильним over budgeting.

Якість процесу забезпечує якість результату

Від того, як вибудувані ключові бізнес-процеси, і наскільки вони зрозумілі для кожного учасника, залежить якість результату, який команда створює.

Давайте пірнемо в ще одне надихаюче місце, створене широкою уявою та людським талантом. Лінїі, які надають форму простору, дають легкість сприйняття, зрозумілість, розслаблення та подих до дій.

Структура, яка направляє потік. Як потік створення цінності в компанії. Є лінії і є митці, які створюють та розміщують красу в рамках цієї структури, збагачуючи простір своїм внеском.

Фото з музею MAXXI — Museo nazionale delle arti del XXI secolo, Рим, Італія, 18 січня 2025 року

Це меседж, який я хотіла вам сьогодні передати, щоб закохати вас в бізнес-процеси.

І ми продовжимо нашу з вами подорож в наступних дописах.

Від ясних бізнес-процесів виграє кожен їх участник. Який вклад у своїй зоні відповідальності ви можете створити та забезпечити його підтримку та розвиток, щоб ви, бізнес, клієнти та партнери від цього виграли?

З теплом,

Юля.

Пропоную наступного разу поговорити про те, як порахувати ефективність від зміни бізнес-процесів на конкретному прикладі. Чи хотіли би розбавити однією із тем, які зазначала на початку статті?

Чекаю на вас в коментарях.