Від ідеї до культури: наш шлях до AI Native організації

💡 Усі статті, обговорення, новини про AI — в одному місці. Приєднуйтесь до AI спільноти!

Усім привіт! Мене звати Наталя і я працюю Lead People Partner, Engineering у Preply. На наших сторінках в LinkedIn та Medium ми щедро ділимось тим, як інтегруємо АІ в наш продукт та як за його допомогою створюємо персоналізоване навчання для наших студентів. У цьому ж блозі хочемо поділитись, як ми інтегруємо АІ в робочі процеси Preply і як використовуємо його, щоб робота наших команд і працівників ставала цікавішою та ефективнішою.

Один з ключових елементів нашої стратегії цього року — прагнення стати AI Native організацією. Ми хочемо не просто навчитися використовувати окремі AI-інструменти, а радикально змінити наш підхід до роботи. Це означає інтеграцію AI в повсякденні процеси, пошук нових способів його застосування, підсилення нашого людського інтелекту та звільнення часу для роботи, яка дійсно важлива. Звісно, ми очікуємо, що це підвищить ефективність і допоможе досягати кращих бізнес-результатів. Але не менш важливо те, що ця зміна дасть працівникам шанс розвивати одну з найзатребуваніших навичок майбутнього, яка стане їхньою конкурентною перевагою.

Пілот

Нашим партнером на шляху до AI Native організації стали OpenAI. Перш ніж підписати довготривалу співпрацю, ми вирішили запустити місячний пілотний проєкт, щоб протестувати, чи справді інструменти OpenAI допоможуть нашим працівникам та чи принесуть вони реальну користь у їхній повсякденній роботі. В кінці листопада ми трохи сумнівались, чи варто стартувати таку важливу ініціативу прямо перед зимовими святами, але зрозуміли, що ідеального часу не існує — просто треба діяти! 😃

Попри великий обсяг роботи — переговори з OpenAI, розробка комунікаційної стратегії, інтеграція технологій з нашими системами та узгодження з основними стейкхолдерами — цей проєкт став нашим найшвидшим: від ідеї до запуску пройшло менш як два тижні!

У рамках пілоту кожен працівник отримав доступ до Enterprise плану OpenAI, який містив:

Доступ до найновіших моделей — без обмежень у запитах та швидший доступ до оновлень.
Кастомні GPT та інтеграції — можливість створювати власні AI-асистенти та підключати їх до внутрішніх систем.
API-доступ — розширені можливості автоматизації та інтеграції AI в робочі процеси.
Спільну роботу в командах — зручні функції для співпраці та обміну AI-рішеннями.

Основний акцент під час пілоту ми зробили на персоналізованому навчанні та підтримці. Метою було забезпечити максимально ефективне розуміння можливостей OpenAI нашими працівниками, допомогти їм освоїти інструменти та розібратись, як інтегрувати їх у свою повсякденну роботу.

Саме тому ми організували численні live тренінги та сесії з представниками OpenAI, адаптуючи їх під специфічні потреби різних департаментів, щоб кожен міг отримати найбільшу користь для себе.

Хакатон

Яскравим завершенням нашого пілота став хакатон. Попри передсвяткову метушню та спокусу поринути у відпочинок, участь у ньому взяли на лише команди-учасниці, а й численні глядачі та вболівальники з усієї компанії.

І подивитись дійсно було на що! Протягом 40 хвилин 7 команд з різних департаментів працювали над вирішенням реальних бізнес-завдань та болючих питань за допомогою кастомних GPT, і навіть за такий короткий час створили декілька супер крутих рішень:

Команди Customer Support і Supply розробили AI-рішення для онбордингу та навчання агентів із динамічним зворотним зв’язком, оцінюванням на основі реалістичних сценаріїв, з якими зіштовхуються агенти в роботі, та, звісно, милими бейджами для мотивації, бо куди ж без геймифікації. 😊
Колеги з Data створили пропозицію персоналізованих аудіоуроків та подкастів для студентів, використовуючи AI для генерації інтерактивного навчального контенту.
People і Finance представили асистента для відстеження статусу виконання OKRів, і також ключових people та фінансових метрик в режимі реального часу.
Команда Engineering побудувала Incident Navigator — помічника в усуненні інцидентів, який пропонує контекстні інструменти та релевантні посилання для швидкого розв’язання проблем.
Колеги з B2B розробили AI-помічника для створення персоналізованих аутріч-листів, який заощаджує час та підвищує залучення потенційних клієнтів.
Product і Design запустили UX Research Advisor, який централізує інстайти з усіх досліджень, підсвічує можливості для поліпшення нашого продукту і прискорює ухвалення продуктових рішень.
А команди Marketing і Brand впровадили LOCBot — AI-асистента для швидких відповідей на запитання, пов’язані з локалізацією, що економить години роботи та спрощує робочі процеси.

Разом з експертним журі, до складу якого входили й представники OpenAI, ми визначили три команди-переможниці, беручи до уваги інновативність запропонованого рішення, його технічну складність, ROI та можливість масштабування, а також команду роботу. А ви зможете здогадатись, які команди стали переможцями? Напишіть ваші варіанти в коментарях!

Не забули й про приз глядацьких симпатій — переможця обирали самі глядачі та вболівальники! І звісно, всі переможці отримали подарунки, адже Святий Миколай та Різдво — ідеальний час для сюрпризів.

Результати пілоту

Як я згадувала раніше, з самого початку ми були налаштовані продовжувати співпрацю з OpenAI лише у випадку, якщо їхні інструменти сподобаються нашим працівникам і вони побачать реальну користь від інтеграції АІ у свою щоденну роботу. Для того, щоб наше рішення було максимально обґрунтованим, ми поєднали якісні дані з форми зворотного зв’язку з кількісними даними щодо користування АІ-інструментами.

Що ж ми побачили?

63% щотижневих активних користувачів (wow!) — і це у грудні, коли значна частина працівників була у відпустці ледь не з середини місяця!
39 NPS — а це вище за бенчмарк OpenAI 🎉
93% працівників зазначили, що заощаджують час щотижня (з них значна частина економлять від 5 до 10 годин щотижня).
95% працівників відзначили зростання продуктивності (з них 69% повідомили про підвищення продуктивності на 10% і більше).
71% працівників відмітили покращення своєї креативності та інновативності.

Та краще за будь-які цифри говорять реальні історії людей, які вже відчули переваги AI у своїй роботі.

Колеги зазначали, що ChatGPT суттєво зменшив час на створення шаблонних повідомлень і маркетингових матеріалів для клієнтів, оптимізував дослідницький процес, а також допомагає з написанням коду, автозавершенням, дебаґінґом, розумінням кодової бази та написанням документації.

З огляду на настільки позитивний відгук від працівників та відчутну користь для бізнесу, рішення продовжувати було очевидним.

Життя після пілоту

Уже на початку січня ми повернулися до активної роботи над нашим АІ-планом.

Сьогодні майже 82% наших працівників використовують інструменти OpenAI на щотижневій основі — і це неймовірно крутий результат!

Ось як саме ми застосовуємо AI (відсоток працівників, які використовують AI у цих напрямках):

Брейнштормінг та генерація ідей (76%).
Написання та редагування документів (73%).
Дослідження та збір інформації (64%).
Аналіз даних (49%).
Технічна підтримка та усунення несправностей (43%).
Навчання та тренінги (37%).

За майже 3 місяці використання наші люди створили 177 кастомних GPT, а найпопулярнішим GPT виявився... помічник, який допомагає писати кращі peer review і давати якісніший зворотний зв’язок колегам, але не робить це замість людей (точно-точно, ми перевіряли). 😃

Кастомні GPT — це, по суті, персональні AI-помічники, які спрощують і автоматизують рутинні задачі. Вони ідеально підходять для створення навчальних мініпрограм, орієнтованих на розвиток практичних навичок. Такі GPT не лише допомагають опановувати теоретичні знання, а й дають змогу одразу практикувати їх у різних сценаріях і отримувати миттєвий зворотний зв’язок.

Наприклад, можна створити кастомний GPT, який буде допомагати менеджерам (або навіть вам) готуватися до складних розмов, надавати зворотний зв’язок своїм командам, повторюючи стільки разів, скільки потрібно — у комфортному і безпечному середовищі. Без тиску та ніяковості реальних ситуацій з іншими людьми. І якщо додати до кастомного GPT прийняті у компанії стандарти комунікації, а також можливі реакції співрозмовників — він стане максимально ефективним.

Коротше кажучи, ви можете адаптувати кастомні GPT під більшість зі своїх потреб (і не тільки робочих). Тут, думаю, саме час розповісти про мій улюблений кастомний GPT. 😃Це маленький GPT, який поводиться, як суворий, прискіпливий стейкхолдер — він безжально піддає все сумніву, змушує розглядати альтернативні варіанти й не дає сховатися за загальними фразами. І знаєте що? Це справді допомагає ретельніше продумувати аргументи та знаходити кращі рішення. Дуже рекомендую, якщо у вас теж є така потреба.

Навіщо нам АІ Чемпіони

Ми розуміли, що для створення AI Native організації потрібна підтримка всіх команд. Якою б крутою не була наша проєктна команда (а ми дійсно круті 😉), цього недостатньо. Адже справжня цінність не в окремих ініціативах чи навчальних програмах, а в тому, як ми працюємо разом щодня — через процеси, рішення та взаємодію всередині команд. Саме так (і з невеликою допомогою від OpenAI) і виникла ідея створити спільноту АІ Чемпіонів.

Головна місія АІ Чемпіонів — це формувати й підтримувати постійний інтерес до нашої мети стати AI Native організацією і допомагати в її реалізації. Та передовсім це щирі прихильники штучного інтелекту, які захоплюються його можливостями й активно їх досліджують.

Що роблять АІ Чемпіони

Навчаються. Чемпіони постійно вдосконалюють свої знання, проходячи спеціалізовані тренінги від OpenAI, та відстежують останні AI-тренди.
Розробляють AI-стратегію для своїх команд, узгоджену зі стратегією компанії. Чемпіони визначають ключові напрями використання AI у своїх командах, сприяють інтеграції АІ-рішень у робочі процеси та допомагають командам максимально ефективно використовувати можливості штучного інтелекту для підсилення людського.
Заохочують використання АІ у своїх командах. Чемпіони активно просувають впровадження AI-інструментів, допомагають командам їх освоювати, комунікують про їхні переваги, організовують knowledge sharing sessions та сесії запитань і відповідей. Іншими словами, АІ Чемпіони — це провідники стабільної нативної уваги до АІ-інструментів у своїх командах.
Ідентифікують і документують use cases. Чемпіони визначають і документують найперспективніші сценарії використання AI у своїх командах, забезпечуючи їхню відповідність стратегічним цілям компанії, діляться власними враженнями про використання АІ.

Як ми обирали AI Чемпіонів

Тут теж без сюрпризів — ми дали людям можливість самономінуватися або запропонувати колег зі своїх команд, кого вони хотіли б бачити в ролі AI Чемпіона. Обираючи фіналістів, ми звертали увагу на їхню мотивацію приєднатись до програми. А також на те, як вони використовують АІ та які ідеї мають для своїх команд. Так ми знайшли понад 30 ентузіастів, які не просто щиро цікавляться AI, а й готові допомагати іншим освоювати нові можливості.

До речі, цікавий факт: найбільше охочих стати АІ Чемпіонами виявилося серед наших інженерів — чим я, як їхній People Partner, дуже пишаюся. Наші інженери настільки круті, що також захотіли стати АІ Чемпіонами для команд Product і Design, і таким чином сприяти ще кращій синергії між цими функціями.

Що далі

АІ Чемпіони — це наша найновіша ініціатива, але ми дуже віримо в її успіх. В її розвитку ми зосередимось не лише на навчанні, а й на створенні спільноти, яка підтримуватиме одне одного в інтеграції в реалізації нашої стратегії.

Паралельно ми працюємо над АІ Academy, яка стане хабом персоналізованого навчання про АІ для наших працівників, починаючи з моменту обордингу — це допоможе кожному члену команди освоїти AI з перших днів у компанії та інтегрувати його у свою роботу. Ми впевнені, що AI-навички здобуваються так само, як і будь-які інші: не через пасивне споживання знань, а через активне, усвідомлене використання, взаємодію з командою, впровадження в реальні робочі сценарії. Саме на цьому буде наш фокус.

Ми також продовжимо розвивати наш AI Toolkit — набір інструментів, порад та best practices, як використовувати AI як розумного партнера для продуктивнішої роботи. Ми впевпені, що штучний інтелект не замінює людський, а лише посилює його.

Нарешті, ми хочемо, щоб використання AI стало частиною культури роботи. Для цього плануємо створювати механізми визнання тих, хто ефективно використовує AI у своїй роботі, надихає колег та ділиться досвідом.

Чи вийде в нас? Обов’язково розкажемо згодом! 🙂