Як впровадити новий інструмент автоматизації рекрутингу без хаосу: покроковий гайд

💡 Усі статті, обговорення, новини про HR — в одному місці. Приєднуйтесь до HR спільноти!

Усім привіт! Мене звати Анна, я Talent Acquisition Lead у продуктовій компанії Quarks. Маю 7 років досвіду в продуктовому IT, а саме — в залученні талантів та побудові відповідних процесів. Нещодавно серед моїх завдань з’явився новий виклик: обрати та впровадити ATS (Applicant Tracking System), що було першим подібним кейсом у моїй кар’єрі.У цій статті я хочу поділитися, як ми обирали, тестували та впроваджували нову систему, а також з якими труднощами зіштовхнулися. Матеріал буде корисним рекрутерам та лідам команд, допоможе зробити процес впровадження нової ATS більш структурованим та передбачуваним.

Навіщо бізнесу ATS

ATS (Applicant Tracking System) — це система для автоматизації рекрутингу, яка потрібна для ефективного керування вакансіями, скорочення часу на пошук кандидатів і покращення комунікації з ними.

Вона може значно полегшити та прискорити роботу команди, а саме:

• автоматизувати рутину та скоротити час на обробку кандидатів;
• удосконалити аналітику та звітність, і, як наслідок, краще оцінювати ефективність процесів;
• налагодити комунікацію між членами команди;
• оптимізувати найм та покращити взаємодію з кандидатами.

Як виглядає робота команди без ATS: рекрутери вручну збирають резюме з пошти, LinkedIn або job-порталів, створюють список кандидатів у таблиці, вручну розсилають листи та нагадування, домовляються про співбесіди через пошту або месенджери. Водночас дані про кандидатів можуть губитися, а сам процес займає чимало часу.

ATS автоматично збирає резюме з різних джерел, зберігає профілі кандидатів у базі, розподіляє їх за вакансіями, відстежує етапи відбору. Часто такі системи мають функції автозапрошення на співбесіди, шаблони листів, інтеграції з календарями та навіть підписання NDA та онбординг кандидатів. А найголовніше — аналітику, яка дасть змогу рекрутинговій команді покращити та оптимізувати свої процеси.

З чого почати

Раніше ми вже працювали з системою автоматизації рекрутингу. Проте попередній ATS не вистачало якісної аналітики та інтеграції з іншими інструментами. Ми не могли відстежити буквально нічого: доводилося копіювати дані в табличку в ручному режимі, підключали її до Tableau, і вже там відстежувати базові показники:

• кількість вакансій;
• Time To Fill;
• кількість кандидатів та етапи, на яких вони знаходяться;
• кількість відмов та їхні причини;
• звідки приходять кандидати та дізнаються про нас.

Це був наш біль, адже щоб вивантажити інформацію про понад 7 000 кандидатів, відредагувати поля, якщо щось з’їхало, і запустити процес, могло піти 1-2 години. Також у попередній ATS нам не вистачало інтеграції зі Slack, Google Meet, Zoom, DocuSign, MetaView, LinkedIn тощо.

Отже, вибір нової системи ми почали з формулювання чіткого запиту потреб компанії, чого хотілося б додати та які проблеми вирішити. У нас вийшли такі критерії:

• автоматизація пошуку кандидатів в системі;
• інтеграція з різними job-платформами та інструментами;
• збереження та робота з даними;
• автоматизація роботи рекрутера;
• налаштування звітів та відстеження метрик;
• функціональність (створення оферу, преонбординг, підписання NDA);
• служба підтримки в процесі інтеграції продукту;
• кількість доступів;
• вартість.

Як обирати систему

Після визначення ключових вимог розпочався етап пошуку та аналізу різних ATS-рішень. Ми переглянули доступні ATS, їхні можливості та відгуки. Основними джерелами інформації стали:

• пошукові запити в Google;
• попередній досвід команди щодо користування різними системами;
• досвід колег у сфері рекрутингу;
• відгуки та огляди ATS на фахових платформах.

Завдяки такому підходу до аналізу ми побачили всі можливості кожної системи та змогли зробити зважений вибір. Після першого збору інформації виокремили чотири продукти-фіналісти — Greenhouse, Recruitee, Comeet та Ashby.

Далі почали планувати та проводити демо-зустрічі з представниками компаній, щоб отримати детальнішу інформацію про їхню функціональність та відповідність нашим вимогам. Щоб міти проходили продуктивно, ми прописали детальний документ з вимогами та спиралися на нього під час обговорень.

Окремо варто звернути увагу на аналітику та моніторинг. Важливо заздалегідь визначити перелік основних показників, які необхідно відстежувати. Більшість сучасних ATS мають вбудовані інструменти аналітики, що дає змогу автоматизувати звітність та візуалізувати дані за допомогою динамічних фільтрів. Однак можливості таких систем можуть суттєво відрізнятися. Тому ще на етапі демозустрічей варто детально обговорити доступний функціонал: чи дозволяє ATS відстежувати необхідні показники, наскільки гнучкими є налаштування аналітики та чи відповідає система вашим бізнес-потребам.

У результаті обрали Ashby і почали знайомитися з цим продуктом ближче.

Етапи інтеграції ATS

Після вибору оптимальної системи та плану подальших дій, ми перейшли до етапу погодження умов співпраці, підписання контракту та власне впровадження платформи.

1. Погодження

Перед тим, як впроваджувати систему, важливо визначити основні вимоги та погодити їх із зацікавленими сторонами.

2. Вивчення функцій системи на практиці

У нашому випадку демоверсії чи тестового періоду не було. Ми проводили зустрічі з представниками Ashby та вивчали систему в онлайн-режимі. Компанія пропонує необмежену кількість таких зустрічей, і це було суттєвим плюсом для нас. Інші інструменти можуть надавати безкоштовні тестові періоди, що дають змогу максимально дослідити їх перед ухваленням остаточного рішення.

Зокрема, нас зацікавили декілька функцій цього продукту:

• гнучкі можливості автоматизації — від створення вакансії до підписання оферу;
• первинна обробка резюме кандидатів за допомогою штучного інтелекту;
• формування стислого самарі на основі фідбеків рекрутерів і хайринг-менеджерів після спілкування з кандидатами за допомогою ШІ;
• створення унікальних трекінгових посилань для точного відстеження, звідки приходять кандидати, зокрема окремих постів у соцмережах. Потім дані можна зручно візуалізувати в аналітичних дашбордах;
• інтуїтивний конструктор дашбордів для моніторингу ефективності рекрутингу та можливість відстежувати аналітику в реальному часі;
• зручний, зрозумілий та сучасний інтерфейс;
• фахова підтримка від представників Ashby на всіх етапах інтеграції та використання продукту;
• велика база знань та навчальні матеріали для комфортного впровадження й зрозумілої роботи із системою.

3. Впровадження інструменту

Цей етап передбачає кілька кроків.

1. Опишіть процес переходу та задачі, які необхідно виконати. Наприклад, підготувати шаблони листів, оферу, продумати план інтерв’ю та стейджі, які необхідно додати, продумати та сформулювати фідбек-форми тощо.
2. Пропишіть та підготуйте перелік інструментів та платформ, з якими необхідно інтегрувати ATS. Це можуть бути HRMS, Google Workspace, LinkedIn, Slack.
3. Продумайте, як будете переносити наявну базу даних — профілі кандидатів, історії комунікацій, звітність та іншу важливу інформацію. Моя рекомендація — завершуйте роботу в попередній ATS лише після того, як повністю налаштуєте та протестуєте воркфлоу нової системи.
4. Підготуйтеся до інтеграції кар’єрної сторінки сайту компанії з системою.
5. Сформуйте перелік вакансій, які необхідно додати, пропишіть їх деталі, зазначте менеджерів та інших учасників процесу найму.
6. Продумайте, кому з користувачів системи будуть потрібні доступи, і якого рівня — та протестуйте їх.

Після того, як ми визначили процес імплементації та зрозуміли, який обсяг роботи на нас чекає, залишалося тільки встановити дедлайни. Загалом, весь процес, від моменту формування вимог і до повної інтеграції, тривав чотири місяці:

• 2 тижні — збір вимог, дослідження та планування зустрічей;
• 6 тижнів — проведення демо, тестування різних систем, прийняття рішення;
• 2 тижні — узгодження юридичних, фінансових деталей, підписання договору;
• 6 тижнів — повна інтеграція (переїзд).

4. Навчання команди

Вплив впровадження ATS залежить від рівня підготовки користувачів. Тому на старті варто забезпечити структуроване навчання для всіх залучених сторін, зокрема хайринг-менеджерів, рекрутерів та інтерв’юерів. Розробіть текстові та відео гайди, які допоможуть швидко засвоїти основні функції системи. Організуйте онбординг-зустріч, щоби кожен учасник процесу міг використовувати можливості ATS у своїй роботі.

5. Оцінка ефективності

Важливо відстежити результати через декілька місяців після запуску, щоб оцінити, чи відповідає система очікуванням, і які аспекти потребують додаткового налаштування.

Кожна команда має релевантні показники. Наприклад:

• Час закриття вакансій: чи вдалося скоротити середній час найму.
• Досвід кандидатів та менеджерів: чи покращилася взаємодія між рекрутерами, менеджерами та кандидатами.
• Якість найму: чи підвищився рівень відповідності кандидатів вимогам вакансій.
• Рівень автоматизації: наскільки вдалося зменшити рутинні завдання та прискорити роботу рекрутерів.
• Аналітика та звітність: чи надає система достатньо даних для ухвалення стратегічних рішень.

Регулярний аналіз цих показників дозволить вчасно виявити проблеми, оптимізувати процеси та повністю розкрити потенціал ATS для команди.

Виклики та уроки

Імплементація нової ATS була доволі складною для команди. Хоча у нас був покроковий план інтеграції, не все було продумано ідеально, та ми стикалися із низкою викликів.

Команді було складно налаштувати систему, бо ми не до кінця розуміли всі особливості функціоналу. Наприклад, ми не до кінця дослідили систему доступів, які вони бувають, наскільки широку інформацію дають та скільки їх потрібно. Через це виникали ситуації, коли не всі хайринг-менеджери бачили інформацію у повному об’ємі або навпаки — учасники бачили те, чого не мали.

У нас не було чіткої та пропрацьованої методології, тож ми рухалися значно повільніше, ніж очікували. На кожній зупинці ми зверталися до документації, тестували різні варіанти та будували нове флоу взаємодії. На це знадобився додатковий час та ресурс. Водночас поки тривало налаштування системи, ми додатково витрачали час на роботу з кандидатами в ручному режимі.

Також доволі складним було налаштування аналітики: нова система надає багато фільтрів і опцій для відстеження різноманітних аналітичних бордів. На етапі демо нам здалося, що це доволі просто і глибоко не занурювались в цю тему. Проте вже на практиці зіштовхнулись з тим, що потрібно було детально налаштовувати кожен маленький борд та репорт, щоби усе разом було зручним та відображалося у потрібному форматі.

В результаті у нас вийшов інформативний борд, де відстежуються такі показники:

• Time To Fill,
• Source per Hire,
• Interviews per Hire,
• Hires by Department,
• Time in Process,
• Responce Rate,
• Conversation Rate,
• Hired Rate,
• Time-to-Screen Reduction,
• Overall Funnel,
• Passthrough Rate Details,
• Candidate Experience,
• Hiring Manager Experience,
• Quality of Hire тощо.

Вважаю, що найбільшою помилкою було те, що ми прагнули імплементувати систему за короткий проміжок часу, не маючи досвіду, з мінімальною кількістю демо-зустрічей, і розбиратись з усім «в процесі». І хоча наша історія з хепі-ендом, думаю, такий шлях підійде не всім. Якщо є можливість продумати все до дрібниць, більше тестувати та деталізувати кожен крок, інтеграція буде легшою та без додаткових викликів.

Висновки та рекомендації

1. Обираючи ATS, орієнтуйтеся на потреби команди та компанії, а не лише на популярність продукту.
2. Враховуйте інтеграції з іншими інструментами, які вже використовуєте.
3. Навчайте команду та підтримуйте постійний зворотний зв’язок після впровадження.
4. Не бійтеся тестувати різні рішення, перш ніж зробити остаточний вибір.

Отже, впровадження ATS — це можливість зробити рекрутинг більш системним, продуктивним та прозорим. Завдяки новій системі нам вдалося автоматизувати рутинні завдання, покращити аналітику та налагодити комунікацію в команді. У результаті рекрутинг став швидшим і точнішим. Сподіваюся, ці рекомендації допоможуть вам зробити правильний вибір і успішно інтегрувати систему у свої процеси.