Як аргументувати керівнику пропозицію змін на цифрах: підвищення зарплати, розширення команди та оптимізацію витрат

💡 Усі статті, обговорення, новини про HR — в одному місці. Приєднуйтесь до HR спільноти!

Привіт! Я Юля, Management Consultant, Mentor в The Ways та COO в IT рекрутинговій агенції EvoTalents. А також, лідерка рубрики Operations на DOU!

Сьогодні поговоримо про те, як аргументувати керівнику зміни, які ви ініціюєте.

Часта проблема, з якою стикаються спеціалісти, приходячи з пропозицією змін до лідерів, це неможливість твердо аргументувати свою точку зору. Чому той чи інший процес неефективний і чому варто сробувати інший підхід.

Найкращий спосіб продати ідею змін — показати на цифрах цінність проведення цих змін для бізнесу. Не «давайте спробуємо», а «існуючий процес дає такі результати..., якщо зробити... буде давати такі результати та цінність для учасників...». І додати факти й цифри, як ви цю цінність зможете порахувати (що зміниться в цифрах). Тоді діалог стає предметним.

Мова цифр — найбільш зрозуміла менеджменту та бізнесу. А підхід мислення показниками, а не відчуттями чи необґрунтованими гіпотезами підсилить вашу позицію, як агента змін.

Розглянемо три короткі алгоритми, як можна аргументувати ініціативу змін в компанії, базуючись на цифрах.

Алгоритм 1. Оптимізація бізнес-процесів

Для кого підходить: для бізнес-аналітиків, фінансових менеджерів, тім-лідів, керівників напрямків.

Алгоритм дій:

• Збираємо інформацію в учасників процесу про проблемні зони, які виникають в роботі.
• Організовуємо зустріч з учасниками процесу. Якщо по якійсь із ролей працює декілька спеціалістів, залучаємо двох із них для різних точок зору.
• Просимо учасників підготувати варіанти рішення по своїм зонам відповідальності до зустрічі.
• На зустрічі озвучуємо адженду, цілі, які плануємо досягти в результаті оптимізації процесу (зниження вартості, тривалості, задоволеності кінцевого замовника та інше), проговорюємо проблемні зони та брейнштормимо над варіантами оптимізації. Тривалість зустрічі 1,5-2 години. За потреби організовуємо додаткову зустріч.
• Фіксуємо новий процес та період, за який можемо зрозуміти на декількох ітераціях його ефективність. За потреби вносимо зміни.
• Проводимо розрахунок показників, обовʼязково фіксуємо поточні цифри та ті, які плануємо досягти завдяки оптимізації за конкретний проміжок часу.
• Відразу плануємо в календар наступну зустріч через декілька місяців, щоб оцінити результати.

Ситуація:

Компанія займається B2B-продажами комплексних рішень (soft + hard). У звʼязку з виходом на ринки EU, USA та MENA, разом з тим, зі збільшенням лідогенерації по цим напрямках, перенесенням виробничих потужностей в іншу країну та перебудовою бізнес-процесів, почалися затримки з підготовкою комерційних пропозицій. Після зустрічей з клієнтами комерційна пропозиція могла готуватися місяць і більше.

Найбільше нестикування, тертя та вузьких місць створювали дії на стику IT та відділів маркетингу, продажів і фінансів. Довго рахувалась собівартість кастомізованих проєктів та маржинальність кожної пропозиції, що призводило до втрати потенційних клієнтів.

Рішення:

Я зібрала core-команду, яка була залучена в процес підготовки оферу, ми разом визначили оптимальний бізнес-процес підготовки комерційних пропозицій та терміни їхньої реалізації у випадках, коли це стандартизована чи кастомізована розробка, чітко розподілили відповідальність по ролям, та розрахували вартість бізнес-процесу ДО та ПІСЛЯ оптимізації, щоб оцінити очікуваний ефект від впроваджених змін.

Ми заклали 20% скорочення витрат часу за рахунок прозорості процесу для учасників, розуміння термінів та очікуваного результату на кожному етапі, підсилення цього рішення автоматизацією в Jira, щоб за перші 2-3 місяці відтестити новий процес та оцінити перші результати.

При 20% оптимізації компанія зберігає 131 годину команди та $3282 за 3 місяці роботи.

Деталі розрахунку можна подивитися за посиланням.

Висновок: при скоординованій роботі команди компанія може зберегти значний бюджет, який можна перенаправити на інші проєкти та/чи бонуси команді.

Алгоритм 2. Залучення нового спеціаліста в команду

Для кого підходить: для рекрутерів, тім-лідів та керівників відділів.

Алгоритм дій:

• Проаналізувати існуючі цілі спеціаліста / відділу / компанії, котрі збілишились.
• Оцінити потенціал спеціаліста / команди: існуючу завантаженість та фактичні KPI за попередній період.
• Підготувати пропозиції, як можна реалізувати цілі: перерозподілити обов’язки в команді, залучити спеціаліста проєктно на реалізацію задач, найняти нового спеціаліста в команду.
• Підготувати розрахунок показників, щоб показати ефективність запропопонованих рішень чи порівняння цих рішень на цифрах.
• Запланувати зустріч з прямим керівником, на якій узгодити найефективніше рішення та зафіксувати домовленості та наступні дії письмово.

Ситуація, коли потрібно аргументувати розширення команди новими спеціалістами:

План по найму в компанії — 48 позицій на рік (4 * 12 = 48 позиції на місяць). В команді є один рекрутер, який може самостійно закривати по 3 позиції на місяць. Таким чином, якщо він не буде хворіти та ходити у відпустку, максимально він зможе закрити 36 вакансій (3 * 12 = 36 позиції на місяць).

Дві людини, які ефективно діють разом, принесуть результат утричі кращий, ніж кожна з них поодинці. Кожен з них помічає, що проґавив інший, плюс вони здатні оптимізувати сильні сторони один одного і підтримувати високі стандарти якості.

Рей Даліо у своїй книзі «Принципи» розказує про принцип 1 + 1 = 3. Він пише:

«Дві людини, які ефективно діють разом, принесуть результат утричі кращий, ніж кожна з них поодинці. Кожен з них помічає, що проґавив інший, плюс вони здатні оптимізувати сильні сторони один одного і підтримувати високі стандарти якості».

Рішення:

Оптимальний варіант, який пропонує рекрутер — залучити в команду сорсера, щоб розділити зони сорсингу кандидатів і проведення співбесід, сфокусувавшись кожний на своїй області відповідальності та для закриття потреб бізнесу.

Рекрутер додає розрахунок, в якому показує керівнику на цифрах, на скільки в середньому скоротиться вартість найму по одній позиції та загалом за рік.

Коли рекрутер працює самостійно, закриває 3 позиції на місяць. При цьому вартість закриття однієї позиції в середньому становить = $1850.

Коли рекрутер працює в парі з сорсером, разом вони роблять закриття 4 позицій на місяць. При цьому вартість закриття однієї позиції в середньому становить = $1723.

При залученні сорсера компанія зберігає на закритті кожної вакансії в середньому: $128.

В середньому на місяць компанія скорочує вартість наймів (при закритті 4 позицій): $510.

В середньому на рік компанія скорочує вартість наймів (при закритті 48 позицій): $6120.

Позитивний вплив від впровадження цього рішення:

• Реалізація цілей компанії по наймам.
• Мотивація рекрутера (додана людина для реалізації цілей як відгук на обґрунтовану пропозицію, визнання, відчуття впливу, ріст зрілості рекрутера).
• Ріст зарплати у рекрутера шляхом більшої кількості закриттів.
• Якщо маємо доступ до даних та можемо порахувати, який додатковий вплив в грошах принесе вчасний найм спеціалістів, додаємо цю інформацію для підсилення аргументації.

Деталі розрахунку з формулами можна подивитися за посиланням.

Також на окремому листі є порівняльний аналіз для такого ж кейсу в рекрутинговій агенції. Та на додатковому листі приклад розрахунку прямих витрат, пов’язаних з рекрутингом.

Приклад 3. Аргументація керівнику підвищення зарплати

Якщо в компанії є performance review чи система перегляду job offers кожні 6, 9 чи 12 місяців, рухаємось по узгодженому процесу. У випадку, коли немає, спеціалісту важливо самому ініціювати, щоб в job offer прописували дату перегляду умов співпраці. Якщо відсутні всі пункти, спеціаліст може ініціювати перегляд самостійно, перед цим підготувавши аргументовану аналітику та свої пропозиції щодо наступних дій. Та в більшості випадків запит на підвищення відбувається без підкріплення якимись даними, що часто призводить до відтягування цього питання або відмови.

В такому випадку я пропоную пройтись по процесу, як би він мав виглядати, щоб мати успіх у питанні підвищення оплати.

Для кого підходить: спеціалісти, які хочуть змінити умови співпраці, коли в компанії відсутня стандартизована система перегляду.

Алгоритм дій:

1. Підготувати аргументацію в форматі:

• існуюча система мотивації;
• результати по KPI за минулий період;
• аналітика зарплат своєї ролі по ринку;
• задачі та цілі за наступний період;
• свої пропозиції за наступними діями: як бачите нову систему мотивації, перегляд функціоналу, зміну ролі та інше, відповідно до свого бачення, цілей та потреб компанії.

2. Назначити та провести зустріч з прямим керівником та представником HR-команди.
3. Обовʼязково зафіксувати письмово follow-up, про що домовились.

Ситуація:

Lead Generation Manager працює в компанії рік та хоче підняти питання підвищення зарплати з керівником, щоб вирівняти її до ринкової, яка за рік збільшилась.

Рішення:

Lead Generation Manager готує інформацію по зазначеному вище формату. Після цього ініціює зустріч з керівником, озвучуючи завчасно тему зустрічі. Це допоможе більш ефективно провести розмову. Разом з тим, керівник також може підготуватися зі свого боку та обдумати можливі варіанти розвитку, тож рішення може бути прийняте швидше.

На зустрічі Lead Generation Manager починає розмову, проговорює адженду та цілі дзвінка. Починає з демонстрації поточної системи мотивації, в якій є ставка $400 та бонусна частина за виконання плану по лідам з лідгену та проведеним дзвінкам, які можуть складати максимум $120 на місяць.

Після цього демонструє свої результати за минулий рік, де видно, що в середньому за рік KPI були реалізовані.

Також демонструє, як це відобразилося на його зарплаті. В середньому це було $498 на місяць.

Після чого показує середню зарплату по ринку на ролі Lead Generation Manager рівня Middle з 1,5 роками досвіду, що становить $700 станом на зараз, апелюючи до аналітики Djinni та DOU.

Потім ділиться результатами за основними та додатковими задачами, які він реалізував за цей період, приклад шаблону нижче:

А також спеціаліст ділиться задачами з розвитку особистісних та професійних компетенцій, своїми ідеями, як можна покращити власну роботу, роботу відділу та/чи роботу компанії.

Чудово, коли має пропозиції по своїм основним цілям та задачам на наступний період, які синхронізуються з цілями компанії, та пропонує дії, які він планує зробити для їхньої реалізації.

Тільки після цього підіймає питання перегляду заробітної плати, демонструючи пропозицію оновленої системи мотивації, де оплата відповідає ринковим вимогам у спеціалістів з його рівнем досвіду.

А саме, враховуючи, що середня оплата Lead Generation Manager рівня Middle з 1,5 роками досвіду становить $700, він пропонує:

• Підняти ставку з $400 до $550;
• Підняти бонус за виконання плану по лідам з $50 до $75 при 100% реалізації плану;
• Підняти бонус за виконання плану за проведеними дзвінками Менеджером з продажів з $50 до $75 при 100% реалізації плану.

Таким чином він матиме змогу виходити на $550 — $730 залежно від % реалізації KPI.

Деталі розрахунку можна подивитися за посиланням.

Ви можете використовувати цей шаблон, коли і якщо для вас буде актуальним питання перегляду умов співпраці.

Результатом такої зустрічі по перегляду умов співпраці може бути:

• Оновлення термінів дії Job Offer (його продовження або скорочення).
• Оновлення посади (зміна ролі чи зростання вище по існуючій гілці).
• Оновлення обов’язків (звуження чи розширення).
• Оновлення цілей/очікувань.
• Зміна системи мотивації.

Всі зміни фіксуються в оновленому Job Offer, який надсилається спеціалісту на пошту чи в існуючий в компанії інструмент комунікації.

При зміні системи мотивації в копію ставиться бухгалтер для подальшого нарахування оплати згідно оновлених умов співпраці.

Діліться, які з наведених прикладів для вас були найбільш цінними? Який мали досвід в подібних ситуаціях та який результат отримали?

З теплом,
Юля.