Чи існує проджект-менеджмент на аутстаф-проєктах?

💡 Усі статті, обговорення, новини про продукти — в одному місці. Приєднуйтесь до Product спільноти!

Більшість, хто вирішує йти в проджект менеджмент в ІТ, уявляє все за класичними канонами PMBOK або так, як розповідають на курсах: ти ведеш проєкт від початку до кінця, відповідаєш за бюджет, терміни, команду, обсяг робіт, ризики й результат. Начебто все чітко й зрозуміло. Але потім ти знаходиш свою першу роботу — і це виявляється аутстаф-проєкт. І тут виникає цілком логічне питання: чи те, що ти робиш у такому форматі, взагалі можна вважати проджект-менеджментом?

Це питання періодично хвилює як новачків, так і досвідчених менеджерів, які переходять у сервісні ІТ-компанії. Адже в уявленні багатьох «справжній» PM — це той, хто керує бюджетом, термінами, фічами, командою й результатом. А що робити, коли ти працюєш у форматі, де бюджет, фічі чи навіть спринт — не твоя зона контролю, а клієнта?

Чи варто тоді говорити про проджект-менеджмент як такий?

Хочу поділитися власним досвідом і показати, чому PM на аутстафі — це не «менше», а просто «інакше».

Я — Дарина-Марія, Project Coordinator у компанії Sombra. У моєму досвіді вже 6 аутстаф-проєктів, де я відповідала за координацію, комунікацію, задоволеність клієнта, благополуччя команди та фінансову стабільність для компанії.

На цих проєктах я зрозуміла: Project Management — це не про формальну роль. Це про вплив, стійкість і довіру.

А тепер трохи до витоків.

Типи співпраці

У сервісних ІТ-компаніях співпраця з клієнтами зазвичай відбувається за однією з трьох моделей: аутсорсинг, аутстафінг або гібридна модель.

• В аутсорсингу вендор повністю відповідає за проєкт — від управління командою до фінальної доставки результату.
• У моделі аутстафу сервісна компанія надає спеціалістів або цілі команди, але керування, пріоритети та повсякденна взаємодія залишаються на боці клієнта.
• Гібридна модель поєднує обидва підходи: частина роботи повністю делегується вендору, інша — залишається під контролем клієнта.

У кожному форматі структура співпраці й очікування різняться. Роль Project Manager’а або координатора адаптується відповідно — від повного управління життєвим циклом проєкту до координації, підтримки та забезпечення узгодженості між командою, клієнтом і сервісною компанією.

Коли Project Manager починає працювати у сервісній ІТ-компанії, велика ймовірність, що він зіткнеться саме з аутстаф-проєктами. І важливо розуміти: це — не «не повноцінно», це — просто інша специфіка.

Але що ж робить PM на цих проєктах?

Зони відповідальності Project Manager’а за РМВОК^® 7

У сьомій редакції PMBOK роль Project Manager’а описується через вісім зон ефективності (performance domains). Навіть якщо PM не має формального контролю над цілями проєкту чи бюджетом (як це часто буває в аутстафі), він все одно виконує значну частину цієї відповідальності через координацію, сервіс і людський фактор. Ось як ці зони проявляються в моїй щоденній роботі:

Варто зазначити, що зони відповідальності Project Manager’а можуть відрізнятися залежно від компанії. Кожна організація має власну структуру, процеси і культуру, тому роль PM і їх обов’язки адаптуються під ці умови. Те, що працює в одній компанії, може виглядати інакше в іншій, і це нормально. Важливо розуміти свій контекст і максимально ефективно виконувати свою роль у межах наданих повноважень.

Ці зони не живуть окремо — вони взаємопов’язані. І навіть якщо у тебе немає повного контролю над проєктом, це не означає, що ти не працюєш у цих напрямках. Ти просто реалізуєш їх у своєму масштабі та контексті. І це теж повноцінна PM-практика.

Успіх — це командна гра

Успіх будь-якого проєкту — це робота трьох сторін: клієнта, команди і компанії, яка надає сервіс. І саме PM тримає цей трикутник у балансі (ще один трикутник). PM — це той, хто поєднує стратегію компанії, очікування клієнта і задоволеність команди. Все, що я описувала вище, — це не тільки про підтримку команди, а й про те, як працювати з клієнтом і внутрішніми процесами компанії. Часто доводиться працювати з ризиками, які можуть виникнути не тільки на стороні клієнта, а й всередині організації. Те ж саме з управлінням очікуваннями — PM допомагає, щоб всі були ‘он зе сейм пейдж’ і уникали непорозумінь. Без такої роботи навіть найсильніша команда або найорганізованіший клієнт можуть потрапити в хаос. Тож незалежно від формату, роль PM — це основа успішного проєкту.

Що ти ще отримуєш як досвід?

Працюючи на аутстаф-проєктах, я відкрила для себе, наскільки важливою є роль people management. Регулярні one-to-one зустрічі та перфоманс рев’ю допомагають підтримувати мотивацію і вчасно реагувати на проблеми в команді. Навіть у цьому форматі ти займаєшся наймом, онбордингом і офбордингом, а також контролюєш процеси звільнення, які завжди узгоджуєш із клієнтом.

Крім того, ти активно залучаєшся до прісейлів — допомагаєш відкривати нові проєкти і супроводжуєш їх до закриття. Також прокачуєш навички переговорів — як у спілкуванні з клієнтом, так і з працівниками. Це дозволяє підтримувати баланс інтересів і ефективність роботи команди.

Що по висновках?

Отже, роль Project Manager’а в аутстаф-проєктах — це не просто виконання стандартних процесів управління. Це постійна робота у складній взаємодії між клієнтом, командою та сервісною компанією. Ти не завжди маєш повний контроль над деталями чи бюджетом, але саме від твоєї здатності координувати, слухати і балансувати залежить, чи працюватиме команда злагоджено, чи буде клієнт задоволений, і чи залишатиметься компанія стабільною.

Цей формат навчає гнучкості: швидко реагувати на зміни, прогнозувати ризики, а також підтримувати ефективну комунікацію між усіма учасниками. Особливо цінним є досвід у people management — від найму і адаптації нових співробітників до організації їхнього офбордингу, а також проведення важливих переговорів і управління очікуваннями.

Аутстаф — це не «менший» чи «другорядний» тип проєкту. Це повноцінний, складний і відповідальний виклик, що вимагає від PM широкого спектра навичок і високої професійності. Водночас це унікальна можливість прокачати саме ті компетенції, які часто залишаються поза увагою в інших форматах — людські взаємини, адаптація в мінливому середовищі, робота з невизначеністю.

Твоя робота може бути непомітна у джирі. Але якщо команда функціонує, клієнт спокійний, а компанія в плюсі — це твій успіх як PM’a.

А як ти бачиш роль PM на аутстафі? Поділись у коментарях — дуже цікаво дізнатися про інші підходи й досвід. Можеш також написати мені напряму в LinkedIn, завжди рада подискутувати про PM-реалії.