Notion у дії. Як один інструмент замінив мені понад п’ять застосунків

Привіт! Я — Юрій Купчин, бекенд-інженер у Sombra. Мене цікавлять різні речі, але особливо — як підвищити власну продуктивність. Тож сьогодні хочу розповісти про те, як мені в цьому допомагає Notion.

Багато з нас стикаються з проблемою розпорошеної інформації між різними застосунками. Це особливо актуально в ІТ-індустрії, де важливо тримати під контролем завдання, ідеї, проєкти, нотатки та календарі. Я й сам певний час користувався одразу кількома інструментами:

• Microsoft To-Do — для завдань;
• Excel — для трекінгу;
• Notes — для ідей;
• MinimaList — для швидких записів на телефоні;
• Google і Apple Календарі — для планування.

Але навіть цього виявилось замало, щоб покрити всі мої потреби.

Спочатку така система працювала, та з часом усе частіше виникало відчуття, що інформація розкидана, а постійне перемикання між застосунками лише заважає зосередитися.

Я почав шукати спосіб зібрати все в одному місці — і так натрапив на Notion. Він не просто замінив усі ці інструменти, а й відкрив для мене нові можливості.

Найбільше мене вразила його гнучкість: я можу налаштувати все під себе. Зараз майже вся моя система організована в Notion, і я досі відкриваю для себе нові способи його використання. У цій статті я покажу, як саме мені вдалося замінити кілька окремих застосунків одним універсальним інструментом — і тримати все під рукою в одному місці.

Microsoft To-Do

Отже, почну з того, як я замінив для себе Microsoft To-Do. У Notion, як і в багатьох інших застосунках, є можливість створювати списки з чекбоксами — і саме завдяки ним, а також кільком іншим елементам, я зібрав просту, але зручну систему. Вона виглядає приблизно так:

Тут я використовую лише кілька базових компонентів:

• Заголовок «H2» — для блоку Daily Routine / TODO.
• Розділювач (Divider) — додає охайну лінію між заголовком і основним вмістом.
• Дві колонки — у першій планую щоденну рутину, у другій — завдання на тиждень.
• Toggle List — згортувані списки, в яких я групую завдання за темами (Studying, Sport тощо) або днями тижня (Monday, Tuesday і так далі).
• To-do List — ключовий елемент: чекбокси з текстовим полем, які дозволяють відмічати виконані завдання.

Завдяки такій структурі я можу легко планувати обов’язкові щоденні справи, а також прописувати завдання на тиждень наперед. Щодня просто звіряюся зі списком — і переконуюсь, що нічого не забув. А наприкінці тижня особливо приємно дивитися на всі виконані пункти й усвідомлювати, що він пройшов продуктивно (або ж ні 😅).

Excel

Notion дозволяє не лише створювати таблиці, а й легко додавати поля, фільтри, сортування, пов’язувати їх з іншими базами даних — чого в Excel часто важко досягти без додаткових налаштувань. Тож далі покажу, як я замінив нудні та, на мою думку, не надто зручні таблиці для трекінгу даних. Наприклад, ось як я відстежую свою бібліотеку:

На цій сторінці я використовую такі елементи:

• Заголовок «H2» — для блоку Books.
• Розділювач (Divider) — додає охайну лінію між заголовком і основним вмістом.
• Table View — основний (і єдиний) блок, що створює базу даних і відображає її у вигляді таблиці.

У самій таблиці я додав такі поля:

1. ID — стандартне поле типу ID в Notion, яке генерує унікальний ідентифікатор для кожного рядка. Це може бути просте число або, наприклад, BOOK-27, якщо додати префікс.
2. Name — обов’язкове поле типу Title (його тип змінити не можна, але назву — можна). Тут я вписую назви книг.
3. Author — поле типу Text для імен авторів. Також змінив стандартну іконку на «profile», яка доступна за замовчуванням.
4. Status — поле типу Select з трьома статусами: Not Started, In Progress, Done. Кожному присвоєно свій колір.
5. Score — поле типу Number з відображенням у вигляді Bar (можна обрати також Number або Ring). Тут я ставлю свою оцінку після прочитання.

Це лише один приклад використання Table View. У мене є схожі сторінки для відстеження звичок, вішлистів тощо.

Що особливо зручно — разом із таблицями я отримую всі переваги баз даних: можна налаштовувати фільтри, сортування, будувати діаграми та графіки, додавати зв’язки між таблицями — і ще багато іншого.

Notes

Не зупинятимусь надовго на цьому пункті, адже все досить просто: коли потрібно зробити текстовий запис — достатньо створити нову сторінку й писати, що заманеться.

Перевага записування нотаток і текстів у Notion для мене полягає в можливості налаштувати все під свої потреби — завдяки широкому вибору елементів, частину з яких я вже показував. Звісно, є багато інших застосунків для ведення нотаток, які за функціональністю не поступаються Notion. Але для мене головне — мати всі записи в одному місці.

Саме тому Notion для мене легко замінює будь-який інший схожий інструмент — і водночас дає ще чимало додаткових можливостей.

Календарі

Останнє, про що хочу розповісти — це календар. Почав користуватися ним не так давно, але вже встиг переконатися, наскільки це зручний і корисний елемент. Я використовую його як для особистого планування, так і як контент-планер. Адже кожен день у календарі Notion — це окрема сторінка, де можна робити все те саме, що ми вже бачили в попередніх прикладах.

По суті, календар — це така ж база даних, як і раніше показана таблиця. Єдина відмінність — замість «Table View» я використовую «Calendar View». Тож всі переваги бази даних залишаються.

Ось приклад, як це виглядає:

Тут використано лише один елемент — «Calendar View», у який я додав кілька подій як приклад використання календаря як планера. Угорі видно типові для бази даних функції: пошук, сортування тощо.

Але найцікавіше — це кнопка «Open in Calendar», яка відкриває повноцінний календар Notion (аналог Google чи Apple Календарів). Там можна синхронізувати свої зовнішні календарі й мати все в одному місці — з усіма перевагами Notion.

Ось як це виглядає:

Також покажу, як може виглядати окрема сторінка події в «Calendar View»:

Тут можна додати безліч властивостей (properties) різного типу — на будь-який смак і під будь-яку потребу. Також доступні емоджі (я, наприклад, ставлю ✅ для позначення завершених). Кожна сторінка має своє «тіло», яке я використовую для написання постів, підготовки зображень або збереження ідей.

Усе, що мені потрібно для створення посту — в одному місці. Не доводиться шукати по різних застосунках чи згадувати, де я залишив ту чи іншу думку.

Кому буде корисний Notion

Notion підходить не всім, але якщо ви працюєте з інформацією, завданнями чи проєктами — швидше за все, він вам сподобається. Ось кілька прикладів, де цей інструмент може стати основним:

• ІТ-спеціалістам — для технічних нотаток, баз знань, планування навчання або ведення документації.
• Проєктним менеджерам — для управління проєктами, зустрічами, дашбордами й звітами.
• Дизайнерам — щоб зберігати референси, оформлювати портфоліо та структурувати фідбек від клієнтів.
• Студентам — для конспектів, трекінгу дедлайнів і підготовки до сесій.
• Фрілансерам — щоб тримати клієнтів, фінанси, завдання й нотатки в одному місці.
• Контент-кріейторам і маркетологам — для календарів публікацій, генерації ідей та структурування постів.

Насправді Notion — це конструктор. Його можна зібрати під будь-яку роль або задачу. Головне — не боятися експериментувати й налаштовувати під себе.

У цій статті я показав лише невелику частину того, на що здатний Notion, і як саме я його використовую. Я знаю приклади, коли невеликі агенції чи команди обирають Notion як основний інструмент для менеджменту та роботи. Він дозволяє створювати борди у стилі Jira чи Trello, вести документацію, щоденники, контент-плани — і все це в єдиному просторі.

До того ж, в інтернеті є безліч безкоштовних темплейтів: якщо немає часу налаштовувати все з нуля — достатньо скопіювати шаблон у свій воркспейс і використовувати його.

Я навіть натрапив на цікаве використання Notion як інструмент для створення сучасного резюме. Планую розповісти про це в одній із наступних статей.

Цей підхід не зробив мене найпродуктивнішим у світі, але точно допоміг краще впорядкувати день і думки. Іноді просте рішення — замінити кілька застосунків одним — приносить набагато більше, ніж очікуєш.

Корисні посилання для тих, хто хоче спробувати Notion

• Офіційний сайт Notion
• Notion Academy (безкоштовні уроки від розробників)
• Галерея шаблонів від Notion (офіційна)
• Шаблони від спільноти (Notion Everything)
• YouTube-канал Thomas Frank (якісні гайди з роботи в Notion)
• Генератор шаблонів від Easlo (один із топових авторів шаблонів)

Сподобалась стаття? Підписуйтесь на автора, щоб отримувати сповіщення про нові публікації на пошту.