🗂 Як я менеджу свої проєкти і задачі в Notion щоб нічого не забувати і все встигати

Користуюся Notion вже більше ніж 5 років і використовую його для різних цілей — нотатки, конспекти, цілі, TODO-списки, і в тому числі проєкти.
Почав менеджити проєкти після того, як зіткнувся з проблемою, що нема якогось одного місця, де б зберігалася вся інформація щодо конкретного проєкту. Через це багато речей губилося, я забував щось робити, і коли потрібно було щось знайти, я витрачав величезну кількість часу через те, що все було розкидано по різних місцях.

🧐 Як виглядає мій шаблон проєкту в моєму Notion?
1. Tasks Board — таблиця із задачами, над якими я працюю в даний момент. Ви скажете: «Навіщо це потрібно? Є ж Jira». Частково так, але мені потрібно мати всі дані в одному місці, а не перешукувати всю Jira, якщо потрібно буде згадати про якусь фічу, яку я робив давніше. Плюс, усередині кожної таски в мене є окремий шаблон, спеціально створений для тасок і багів.
2.General TODO — загальний TODO-список, у якому я записую все, що мені потрібно зробити в межах проєкту. Домовились щось зробити після ретро/планінгу/дейліка — записав і вже не забудеш.
3. 1v1 Topics, Tech Debts To Do, Retrospective notes — тут я записую будь-які ідеї або теми на обговорення на відповідних мітингах. У мене часто бувало, що хотів підняти якусь тему на ретро, але поки час його настане, я вже забував. У цьому випадку я всі думки вивантажую в Notion і нічого не забуваю.
4. Data & Notes — у цих секціях я тримаю будь-яку іншу інформацію, яка стосується проєкту і може бути мені корисною. Це можуть бути акаунти, документація, компенсації, інвойси та будь-які дані, які вам потрібні. Це все мені допомагає зберігати всі дані в одному місці і нічого не забувати. Я всі свої думки та ідеї вивантажую в Notion і таким чином маю швидкий доступ до інформації, якщо в ній є потреба.

Також, хочу розповісти, як я організовую конкретні робочі задачі, з яких складається проект.
Усі задачі зберігаю в особистій базі Notion, до якої можу повернутися будь-коли й переглянути записи.

🤔 Навіщо це потрібно? Хочеться мати повний контроль над задачами та можливість у будь-який момент до них повернутися, щось додати або переглянути. Звичайно, це можна робити в Jira проекту, але нею зазвичай користуватися незручно — легко загубитися й забути, що і де записував. Якщо задача не в поточному спринті, знайти її стає проблемою. Тому я створив власне місце, де зберігаю всі задачі та потрібну інформацію.

📑 Структура шаблону задачі
— Номер
— Опис
— Дата виконання (коли змерджили в develop)
— Оцінка
— Лінк на систему менеджменту (Jira)
— Чи відстежений час (якщо на проекті є трекінг)
— Хто створив задачу
— Дата початку
— Чи виконані всі TODO
— Тип задачі (сторі, баг, таска, спайк тощо)
— Чек-ліст — тут роблю декомпозицію задачі, щоб розуміти, що потрібно зробити, і бачити прогрес.
— Ресурси — вся корисна інформація: дизайни, API, переклади тощо.
— Питання — записую незрозумілі моменти, які варто уточнити.
— Нотатки — для всього іншого.

Така система допомагає тримати всі задачі під контролем і не втрачати важливу інформацію. Особливо корисно, коли працюєш над кількома проектами одночасно або повертаєшся до старих задач через час.

Посилання на шаблони, я виклав в свому Телеграм каналі про IT та Android розробку.