Як ми обирали HRMS систему

💡 Усі статті, обговорення, новини про продукти — в одному місці. Приєднуйтесь до Product спільноти!

Привіт! Мене звати Євген Дмитрієв, я Head of HR в Infinity Technologies.

В Infinity Technologies ми зіштовхнулися із типовим викликом для компаній, які ростуть: HR облік у Google Sheets не працює. Нам потрібна була HRM система, яка допоможе підтримувати процеси, автоматизувати рутину та не втрачати контроль над даними.

Під час вибору HRM-системи ми відштовхувалися від дуже чітких принципів, які для нас є критично важливими у всіх внутрішніх IT-рішеннях. Перш за все, ми шукали продукт з відкритим кодом у повному розумінні цього слова. Нас не цікавили проєкти з частково відкритими модулями або так звані «опенкор» рішення, де базова функціональність начебто безкоштовна, але будь-яке суттєве розширення вимагало б оплати. Ми прагнули знайти систему, яка належить спільноті, а не утримується на гачку ліцензійних обмежень.

Другим важливим аспектом була можливість хостингу на власних серверах. Для нас це не просто про кібербезпеку чи контроль над даними — це про незалежність. Ми не хотіли покладатися на сторонні SaaS-рішення, які могли б змінити умови використання, підняти ціни або втратити доступність у критичний момент. Власна інфраструктура для нас — це гарантія стабільності та прозорості.

Звичайно, система мала закривати базові функціональні потреби. Ми шукали рішення, яке дозволить нам ефективно управляти рекрутингом, відслідковувати присутність співробітників, автоматизувати процеси обліку відпусток і мати механізм для payroll. Це той мінімальний набір, який ми вважали необхідним для впорядкування наших HR-процесів.

Важливим критерієм також була активна спільнота. Ми розуміли, що навіть найкраща система без підтримки та розвитку швидко перетворюється на тягар. Нам потрібне було рішення, яке постійно оновлюється, де є діалог із користувачами, де виправляються баги і додається новий функціонал відповідно до трендів ринку.

Останнім, але не менш важливим критерієм була гнучкість у кастомізації. Ми прагнули знайти систему, яка дозволить нашій внутрішній команді адаптувати її під реальні бізнес-процеси Infinity Technologies. Ми не шукали продукт «з коробки», який нав’язує свою логіку роботи. Нам потрібен був фундамент, на якому ми змогли б побудувати рішення, максимально органічне для нашої культури та способу роботи.

Огляд систем, які ми розглядали

OrangeHRM

OrangeHRM — це, без перебільшення, один із найвідоміших і найстаріших open-source продуктів у сфері управління персоналом. Його історія розпочалася ще у 2006 році, і за ці роки система встигла стати справжньою класикою серед HRM рішень. Сьогодні OrangeHRM знають практично всі, хто коли-небудь стикався з впровадженням open-source HR систем у середовищі малого та середнього бізнесу.

Сильна сторона OrangeHRM — це розвинена спільнота. За роки існування продукту накопичилась величезна база гайдів, статей, відеоуроків і обговорень, які допомагають новим користувачам швидко освоїтися з системою. Якщо у вас виникає нестандартна задача або питання, ви з великою ймовірністю знайдете рішення на одному з тематичних форумів чи у офіційній документації.

У базовій версії OrangeHRM доступний весь необхідний функціонал для побудови ефективного HR процесу: це модулі для управління відпустками, обліку присутності, рекрутингу, створення профілів співробітників. Для інтеграцій з іншими системами існує API, що дозволяє налаштовувати взаємодію з CRM, ERP чи внутрішніми порталами компанії.

Однак, попри всі переваги, OrangeHRM має і свої обмеження. Багато функцій, які є стандартом для сучасних HRM-систем, доступні лише у платній Enterprise версії. Це стосується, наприклад, модулів Performance Management, Timesheets, розширеної аналітики тощо. Тобто, щоб отримати повноцінну платформу, вам доведеться погодитись на ліцензійну модель або інвестувати в глибоку кастомізацію.

Ще одна слабка сторона OrangeHRM — це інтерфейс. Візуально система виглядає так, ніби застигла у 2010-х. Попри те, що її функціонал постійно допрацьовується, UI та UX залишаються на рівні попереднього десятиліття. Для компаній, які цінують сучасний дизайн і хочуть забезпечити своїм співробітникам максимально комфортний досвід користування, це може стати критичним фактором.

І останнє, кастомізація OrangeHRM потребує глибокого занурення у код. Якщо вам потрібно буде адаптувати систему під власні бізнес-процеси, без досвідчених розробників, які розуміють структуру продукту, не обійтись. Багато елементів не мають готових конфігурацій у UI і змінюються виключно через правки у коді.

Sentrifugo HRMS

Sentrifugo HRMS — це ще один open-source проєкт, який часто згадують серед альтернатив для малого та середнього бізнесу. На перший погляд, система виглядає досить потужно: вона покриває не лише базові HR-процеси, а й має низку додаткових функцій, які зазвичай доступні лише у платних корпоративних рішеннях.

Серед сильних сторін Sentrifugo варто відзначити наявність модулів Performance Management та Background Verification, а також Employee Self-Service портал, який дозволяє співробітникам самостійно подавати запити на відпустку, оновлювати особисту інформацію, переглядати свої записи присутності тощо. Це дозволяє зменшити навантаження на HR-команду і підвищити прозорість внутрішніх процесів.

Ще однією перевагою Sentrifugo є гнучка система ролей і прав доступу. Ви можете тонко налаштовувати, хто і які модулі бачить, хто має право редагувати інформацію, а хто лише переглядати. Це критично важливо для компаній, які прагнуть чітко розмежовувати зони відповідальності в HR-системі.

Однак Sentrifugo має і свої слабкі сторони, які для нас виявилися суттєвими. Найголовніше — це відсутність активного розвитку проєкту. Після 2022 року не було жодних помітних оновлень чи активностей з боку розробників. Це означає, що система не отримує нових функцій, не адаптується до сучасних вимог безпеки і може мати невиправлені баги, які залишаться на совісті користувача.

Ще один недолік — це інтерфейс, який виглядає застарілим навіть у порівнянні з OrangeHRM. Навігація в системі незручна, багато елементів UI не оптимізовані для щоденної роботи HR-фахівців. Для компанії, яка цінує user-friendly рішення і прагне створити комфортне середовище для співробітників, це суттєвий мінус.

Крім того, попри широкий функціонал, Sentrifugo має певні технічні обмеження. Встановлення і налаштування системи вимагає багато ручної роботи. Автоматизованих скриптів чи Docker-контейнерів немає, що ускладнює процес розгортання, особливо якщо у компанії немає спеціалістів, які готові «копати» вглиб конфігурацій.

Зрештою, Sentrifugo залишив враження непоганого продукту для невеликих компаній, яким потрібна базова автоматизація HR-процесів без довгострокової перспективи розвитку системи. Але для нас, як для компанії, яка хоче будувати власну гнучку HR платформу з прицілом на кастомізацію, це рішення було занадто статичним.

Odoo HR (Community Edition)

Odoo HR (Community Edition) — це зовсім інший підхід до побудови HRM-системи. Якщо OrangeHRM і Sentrifugo — це класичні «кадрові облікові системи», то Odoo — це справжній конструктор бізнес-процесів, де HR — лише один з модулів у величезній екосистемі. Власне, це одночасно і його головна перевага, і найбільший виклик для компаній, які шукають рішення «поставив і працює».

Головною сильною стороною Odoo є його універсальність. Це ERP-платформа, яка дозволяє об’єднувати HR, CRM, фінансові модулі, документообіг, маркетингові інструменти і навіть власні розробки у єдину екосистему. Для компаній, які прагнуть будувати повноцінні цифрові процеси всередині однієї платформи, Odoo виглядає як ідеальна основа. HR модулі у Community версії покривають базові потреби: є облік співробітників, присутність, управління відпустками, базова аналітика.

Система має сучасний, приємний інтерфейс. Користуватися нею зручно як для HR-фахівців, так і для кінцевих користувачів (співробітників), які працюють через self-service. Це суттєво підвищує юзабіліті і лояльність персоналу до внутрішніх систем.

Але разом з тим, Odoo — це не «легкий старт». Якщо ви не маєте досвіду роботи з цією платформою, вам доведеться пройти через довгу криву навчання. Більшість важливих HR-функцій, таких як Performance Management, Payroll, глибока аналітика, доступні лише у платній Enterprise версії. Тобто, щоб побудувати повноцінну HRM систему на базі Community Edition, вам доведеться або погодитись на обмежений функціонал, або інвестувати ресурси у кастомізацію.

Окрім цього, кастомізація Odoo — це не тривіальна задача. Вам потрібна команда розробників, які розуміють архітектуру системи, вміють працювати з Odoo Studio або створювати власні модулі. Це потребує значних часових та фінансових вкладень, особливо якщо ви плануєте робити глибокі інтеграції або налаштовувати складні workflows.

Ще один виклик — це інфраструктурна частина. Odoo потребує серйозного підходу до налаштування серверів, балансування навантажень і резервного копіювання. Це не просто встановити «на одному VPS і забути», особливо якщо плануєте використовувати її як core систему для внутрішніх процесів.

У підсумку, ми зрозуміли, що Odoo — це потужна платформа для тих, хто хоче отримати ERP під ключ і готовий інвестувати у її кастомізацію. Але для нас, як для компанії, яка шукала більш легке і адаптивне рішення для HRM, це було б надлишковим по функціоналу і занадто ресурсоємним по впровадженню.

ICE Hrm (Community Edition)

ICE Hrm (Community Edition) — це ще одне open-source рішення, яке привернуло нашу увагу завдяки своїй простоті та швидкому старту. Якщо попередні системи вимагали значних зусиль на встановлення, налаштування і вивчення архітектури, то ICE Hrm виділяється своєю легкістю. Це той випадок, коли можна встановити систему за кілька годин і одразу почати працювати.

Основна ідея ICE Hrm полягає у створенні базового HRM-рішення для компаній середнього розміру, яким потрібен зрозумілий інструмент для обліку співробітників, відпусток, присутності та простого рекрутингу. Система має зручний, мінімалістичний інтерфейс, який добре підійде як для HR-фахівців, так і для кінцевих користувачів. Наявність REST API додає можливостей для інтеграцій з іншими системами, що стало для нас позитивним фактором.

Проте, вже на етапі глибшого аналізу стало зрозуміло, що ICE Hrm у своїй Community Edition має суттєві функціональні обмеження. Наприклад, відсутність модулів для Payroll або Performance Management робить систему непридатною для компаній, які прагнуть комплексно автоматизувати HR-процеси. Багато функцій, які для нас були критично важливими, доступні лише у платній версії, або взагалі відсутні у дорожній карті розробників.

Ще одним недоліком є досить обмежена екосистема користувачів і розробників. ICE Hrm має свою спільноту, але вона не така активна та масштабна, як у OrangeHRM чи Odoo. Це означає, що при впровадженні кастомних змін чи пошуку нестандартних рішень доведеться покладатися виключно на власні ресурси.

Загалом ICE Hrm залишило враження системи, яка ідеально підійде для невеликих компаній або стартапів, яким потрібен швидкий і зрозумілий інструмент для базових HR-процесів. Проте для нашої компанії, яка шукає платформу для гнучкого масштабування та кастомізації, ICE Hrm виявилося надто обмеженим за функціоналом і потенціалом розвитку.

Open HRMS

Open HRMS — це проєкт, який ми розглядали як спробу знайти компроміс між гнучкістю Odoo і бажанням уникнути складної інтеграції з нуля. По суті, Open HRMS — це форк Odoo Community Edition, який зосереджений виключно на HR-функціоналі. Команда розробників зібрала найбільш популярні HR модулі Odoo, вдосконалила їх і запропонувала як окремий open-source продукт.

На перший погляд, це виглядає як ідеальне рішення для компаній, які хочуть отримати весь спектр HR-можливостей без необхідності купувати корпоративну ліцензію Odoo. Інтерфейс Open HRMS дійсно виглядає сучасно, система має приємний UX і закриває всі базові потреби: облік співробітників, рекрутинг, присутність, відпустки, Payroll, Performance Management.

Важливою перевагою є також наявність додаткових модулів, які дозволяють розширити функціонал без серйозного втручання в код. Усе це виглядає доволі привабливо для компаній, які не хочуть занурюватися у складні кастомізації, але водночас потребують ширшого функціоналу, ніж у класичних «легкових» HRM-систем.

Проте, як показала наша практика, Open HRMS несе у собі всі складнощі Odoo, хоч і намагається їх приховати. Розгортання системи вимагає не просто серйозного технічного бекграунду, а й глибокого розуміння архітектури Odoo. Будь-яка кастомізація чи інтеграція потребує втручання розробників, які мають досвід роботи саме з цією платформою. Це створює додаткові витрати і технічний борг, який неможливо обійти.

Крім того, незважаючи на заявлену простоту налаштування, процес впровадження Open HRMS виявився досить ресурсомістким. Документація залишає бажати кращого, а спільнота, хоч і активна, зосереджена більше на загальному Odoo, ніж на специфічних проблемах Open HRMS. Це означає, що у випадку складних кастомізацій, вирішувати задачі доведеться переважно своїми силами.

У підсумку, Open HRMS виявився добрим проєктом для тих, хто хоче швидко запустити HR-систему на базі Odoo з готовим функціоналом. Але для нас, як для компанії, яка шукає платформу з відкритою архітектурою, мінімальним вхідним бар’єром і широкими можливостями кастомізації, це рішення виявилося надто громіздким і ресурсомістким у підтримці.

Чому ми обрали Horilla HRMS

Після аналізу всіх доступних open-source HRM систем ми зрозуміли, що більшість рішень на ринку мають один з двох крайнощів: або вони надто спрощені й обмежені у функціоналі, або навпаки — надто громіздкі, ресурсомісткі у впровадженні та підтримці, і потребують цілої команди розробників для налаштування під бізнес-процеси компанії. Нам потрібне було щось інше — система, яка поєднує в собі базові HR-функції, є повністю відкритою для кастомізації, але водночас не створює надмірної складності у впровадженні. Саме тому ми обрали Horilla HRMS.

Horilla — це open-source HRM система, яка орієнтована на малий і середній бізнес, але при цьому має архітектуру, достатньо гнучку для складних корпоративних сценаріїв. Нас привабило те, що проєкт дійсно розвивається відкритим ком’юніті, без прихованих платних модулів чи опенкор-моделі. Весь функціонал, який нам був потрібен, доступний одразу з коробки: рекрутинг, управління присутністю, облік відпусток, payroll, performance management, asset management і навіть helpdesk для внутрішніх HR-запитів.

Окремо варто згадати про зручність розгортання Horilla. Для компанії, яка хоче максимально швидко інтегрувати систему у свою інфраструктуру, наявність готових Docker-контейнерів — це величезний плюс. Ми змогли розгорнути тестове середовище за кілька годин і одразу почати працювати з системою, не витрачаючи дні на конфігурацію серверів і деплой.

Ще одним вирішальним фактором стало те, що Horilla має чистий, добре структурований код, з яким наша команда розробників може працювати без зайвого головного болю. Ми одразу побачили, що можемо адаптувати під свої потреби workflow для онбордингу співробітників, кастомізувати шаблони документів, інтегрувати HR-дані у наші внутрішні BI-системи.

Щодо інтерфейсу, Horilla має простий, але сучасний дизайн, який зручний як для HR-фахівців, так і для кінцевих користувачів. Важливо, що система не перевантажена непотрібними функціями, але при цьому має весь необхідний базовий набір для організації ефективної роботи HR-департаменту.

Можна сказати, що Horilla для нас стала тією золотою серединою, якої ми так шукали. Вона дала нам свободу у налаштуванні, прозорість і контроль над даними, але при цьому не потребувала надмірних зусиль для старту. Ми отримали готову платформу, яку можемо масштабувати і розвивати далі вже відповідно до своїх потреб.

Висновок

Порiвняльна таблиця: docs.google.com/...​rT5jIzUg/edit?usp=sharing

Підсумовуючи весь процес вибору HRM-системи, ми переконалися, що ідеального рішення «з коробки» просто не існує. Більшість open-source продуктів або залишають компанії сам на сам з обмеженим функціоналом, або вимагають суттєвих ресурсів на кастомізацію і підтримку складної архітектури. Для нас, як для компанії, яка прагне зберегти технологічну незалежність, контроль над даними і водночас не витрачати надмірні ресурси на запуск базових процесів, ці крайнощі були неприйнятними.

Саме тому вибір Horilla HRMS став для нас логічним кроком. Ми отримали систему, яка закриває всі ключові HR-потреби: від рекрутингу до payroll, від управління відпустками до performance management. Водночас, ми зберегли повний контроль над її кодом і хостингом, маючи можливість адаптувати процеси під специфіку Infinity Technologies без обмежень, які часто нав’язуються SaaS-моделями.

Horilla стала для нас не просто черговим інструментом, а платформою, на якій ми можемо вибудовувати власну HR-екосистему. Легкість розгортання, зрозуміла архітектура і відсутність прихованих ліцензійних обмежень дозволили нам швидко інтегрувати систему у внутрішню інфраструктуру та зосередитись на налаштуванні бізнес-процесів, а не на вирішенні технічних бар’єрів.

Вибір open-source рішень — це завжди про відповідальність. Ви не купуєте готовий продукт, а отримуєте інструмент, з яким потрібно працювати, розвивати його і налаштовувати під свої задачі. Але для компаній, які цінують свободу дій і хочуть мати максимальну гнучкість у розвитку своїх IT-процесів, це єдино правильний шлях.

Для нас кейс з Horilla HRMS став ще одним підтвердженням того, що open-source — це не лише про економію, а про стратегічне бачення технологічної незалежності, яка дозволяє залишатися гнучкими і стійкими до зовнішніх факторів.

А ви використовуєте open-source системи для автоматизації HR процесів? Діліться своїм досвідом у коментарях!