Алгоритм завершення проекту

Загалом у нас не прийнято обговорювати завершення проекту. «Нащо думати про погане?», кажуть клієнти. Ми жваво починаємо і ніколи не хочемо думати про те, що успіх часто дорівнює завершенню. Закінчення проекту це така ж частина SDLC циклу як і його початок.

Окрім того, на стадії закінчення ми маємо красиво закрити зобов’язання перед усіма стейкхолдерами яких ми накопичили протягом проекту. Це як зовнішні так і внутрішні наші клієнти. Нагадаю, що

Зовнішні це:

• Замовники;
• Постачальники послуг;
• Партнери з виконання робіт;
• Промо-агенції;
• Банки та ін.

Внутрішні це:

• Замовники проекту всередині компанії;
• Лінійні та горизонтальні керівники;
• Суміжні відділи;
• Персонал проекту;
• сам Менеджер (так, так, не забуваємо маску на себе).

Цікавинка у тому, що накопичуємо ми ці зв’язки поступово по ходу руху проекту, а закрити відносини маємо практично одночасно. Окрім документальної, юридичної складової на керівника проекту лягає ще й психологічна складова обов’язків перед людьми, виправдання їх сподівань, розуміння подальшої траєкторії руху команди.

Як почати проект, щоб вдало його закрити?

«Друзі, ми тут зараз зібралися щоб розпочати проект, це наш зірковий час, вершина. Все що ми будемо робити далі, це поступово сходити з неї, і колись наша подорож закінчиться, ви маєте бути готовими до цього, і кожен день розуміти, що ми тут не на завжди.» приблизно так говорив один з поважних економістів, який побудував економіку цілої країни.

Тому на початку роботи, як проектний менеджер, я збираю свою команду і ми проводимо такий вечір мрій під назвою «А що я хочу втілити для себе за цей проект?» Фіксуємо це на папері, і потім можемо повертатися до цих мрій протягом проекту, а іноді закриваючи проект просто посміхаємося зі своїх нотаток розбираючи чи вдалося це зробити? Чи вірними були сприйняття проекту?

Для зовнішніх клієнтів фінансових проектів, на початковій стадії збору вимог, я пропоную клієнтам обрати гарні папки, в яких ми будемо віддавати архівні документи. Так, це дуже бентежить. Ніколи не зустрічала щоб цей процес пройшов без подиву, але це дає свої результати. Пропоную папки обирати саме клієнту, під стиль офісу в якому вони будуть потім зберігатися. Тоді, отримавши на завершальному етапі ці документи він розуміє, що це було саме його рішення і процес дійшов логічного кінця на умовах клієнта хоча б у кольорі папок.

Тож давайте подивимося на етапи завершення Проекту:

1. Проговоріть Вивчені уроки;

2. Переконайтеся що всі учасники згодні і розуміють що проект завершився (персонал, клієнти);

3. Підпишіть документи, оскільки саме підпис є знаком завершення справи;

4. Закрийте Контракти (наприклад допугодами);

5. Підрахуйте остаточні витрати;

6. Зробіть остаточні платежі;

7. Фіналізуйте звіти;

8. Передайте клієнту обслуговування підтримки (якщо вона знадобиться для проекту надалі);

9. Реалізуйте залишки;

10. Заархівуйте документи;

11. Не забутьте відсвяткувати успіх!

Залишить своїм клієнтам та персоналу маленькі подарунки, незалежно від того чи був для вас успішним проект, чи ви вважаєте що могли б зробити більше. Подарунки варто залишати або на початковій стадії або в стадії росту проекту, тоді ви будете мати спільні приємні спогади. Іноді проекти трапляються тільки для того, щоб ви доторкнулися до чиєїсь цікавої історії.

Висновок:

Отже процес закриття проекту такий саме важливий як і його початок. Це допомагає тримати документацію в порядку і закрити психологічні патерни великої кількості людей навколо вас. Професійність закриття перш за все говорить про вашу репутацію на ринку, закриває попередній етап життя і відкриває можливості для наступного. На скільки б відсотків проект не виправдав ваші очікування він завжди буде важливим досвідом, а іноді несподіваною сходинкою у вашому житті.