BI-звіти: інструмент для бізнесу чи ілюзія аналітики

💡 Усі статті, обговорення, новини для аналітиків — в одному місці. Приєднуйтесь до Analysts спільноти!

Всім привіт! Мене звати Богдан Дуда, я Senior BI Analyst в ЕРАМ Україна. Серед моїх завдань — регулярна розробка різноманітних звітів в Power BI. Так чи інакше я роблю це з 2017 року у різних компаніях і на основі свого досвіду хочу поділитися думками щодо того, кому насправді потрібні ВІ-звіти, дашборди, інтерактивні панелі тощо, а кому — ні.

Може здатися, що відповідь на це запитання надзвичайно проста. Але, ґрунтуючись на власному досвіді, я переконався: не все так однозначно. Перш ніж говорити про відповідь, варто визначити найпоширеніші типи звітів.

Я для себе виділяю три основні категорії

1. Звіти «Аналіз продаж»
2. Фінансові звіти
3. «Білий шум»

Розглянемо їх докладніше (зауважу, що це моя особиста категоризація, у книгах можна знайти зовсім інші поділи звітів на види чи типи).

(картинку чесно запозичено з просторів Лінкедину)

Звіти для аналізу продаж

Це «гарячі» звіти. Співробітникам з відділу продажів насправді не потрібні звіти у їх класичному розумінні, а оперативна інформацію в реальному часі. Їхня робота вимагає не глибокого аналітичного дослідження, а швидкої реакції. Цим фахівцям важливо миттєво отримати відповідь на запитання: що відбулося вчора або навіть кілька годин тому? Вони зосереджені переважно на негативних даних: який клієнт не зробив покупки, яка група товарів не виконала план, який продукт провалився тощо.

І тут Power BI стає незамінним інструментом. Декілька кліків — і менеджер з продажів уже бачить реальну ситуацію. На аналіз звіту витрачається максимум 5-10 хвилин. Після цього його можна залишити осторонь — і перейти до «справжньої» роботи: дзвінків, перемовин, повідомлень. Завдання звіту на сьогодні виконане. А завтра — новий цикл.

Для наочності візьмемо простий приклад:

Менеджер з продажів заходить зранку в Power BI. Дашборд відразу показує:

• 5 клієнтів, які цього місяця не зробили повторної покупки;
• категорія «Аксесуари» просідає на 15% відносно плану;
• два конкретні товари взагалі не мали жодного продажу за останні 3 дні і 3 ночі.

Через 10 хвилин менеджер уже дзвонить клієнтам і розсилає комерційні пропозиції. Дашборд дав чіткий сигнал, що потрібно робити прямо зараз, куди направити свої зусилля.

Як правило, такі користувачі звітів не дуже вимогливі щодо кольорів, шрифтів, креативних візуалізацій тощо. Їх цікавлять насамперед цифри. Вони мають бути правильні і максимально свіжі.

Фінансові звіти

Тут важлива зовсім інша логіка: глибина, деталізація, історичні зрізи, узгодження даних із бухгалтерією. Це той тип звітності, де навіть невелика помилка у цифрі може мати неочікувані наслідки.

Такі звіти аналізують керівники, фінансові директори, голови правлінь, начальники департаментів тощо. Усі вони в цьому контексті виступають як аналітики.

Як правило після так званого закриття місяця відбувається аналіз результатів роботи компанії за цей період. Це може бути звіт про доходи і витрати (P&L), в якому можна детально проаналізувати кожну статтю витрат, звіт про інші операційні витрати, аналіз заробітних плат, вплив амортизації, дослідження виконання плану по витратах чи продажах тощо.

Здебільшого у такому типі звітів застосовується глибша аналітична логіка, багато функцій деталізації, так званих (drill down), імплементується низка «запасних» сторінок на випадок, якщо в ході аналізу виникатимуть додаткові питання тощо.

Можна відзначити дві основні відмінності від звітів попереднього типу: такі репорти, як правило, аналізуються раз на місяць (після закриття місяця), а на аналіз такого звіту може йти кілька годин (в тому числі на обговорення).

Вимоги до побудови звітів такого типу доволі високі.

Вітається використання бренд буку, вимагаються корпоративні кольори, шрифти, значки тощо. Більшість візуалізацій повинні мати можливість «провалитися» в цифру і зрозуміти, чому вона саме така, тощо.

На основі таких звітів керівники будуть приймати управлінські рішення, розуміти фінансову ситуацію в компанії на поточний момент, визначати зони для невідкладного реагування та отримувати матеріал для інших роздумів.

Наприклад, фінансовий директор, після закриття місяця відкриває P&L-дашборд і бачить:

— витрати на маркетинг зросли на 20% порівняно з планом;

— найбільший приріст був у digital-каналах;

— після детальнішого занурення з’ясовує, що причина — два експериментальні проєкти, які не дали результатів.

Завдяки цим даним більшість фінансистів приймуть рішення скоротити бюджети на невдалі кампанії та перерозподілити кошти на канали з вищою ефективністю. Або собі на премію наприкінці року 😊

«Білий шум»

Дані без контексту — це лише шум. Але часом і контекст не допомагає.

Білим шумом я називаю звіти без аналітичної цінності:

— інформація, що заповнює простір, але не дає корисних висновків;

— показники без контексту;

— дублювання даних у різних звітах;

— метрики, які ніхто не використовує у прийнятті рішень;

— зайва деталізація, що приховує справжню картину.

Тобто «білий шум» у звітах — це інформація заради інформації. Вона створює ілюзію аналітики, але насправді лише заважає фокусуватися на головному. Це красиві графіки без управлінської, аналітичної чи практичної цінності.

Гадаю, багато хто з ВІ-фахівців робив такі звіти: наприклад, про дні народження працівників зі статистикою скільки в компанії чоловіків, жінок, людей старшого, середнього, молодшого віку; про кількість товарів на складі з високою вартістю та з низькою, тих, що довго лежать і не використовуються тощо.

Перший раз такі звіти дуже цікаво вивчати. HR, отримавши звіт про дні народження працівників з такою статистикою, отримає багато нових знань про колектив компанії. Завідувач складу дізнається багато нового про свій склад.

Але вся суть у тому, що отримавши один раз певне інтелектуальне і пізнавальне задоволення від дослідження такої BI-аналітики, другий раз її ніхто не відкриє. Ніколи.

Адже ця категорія звітів не допомагає вирішувати жодних робочих завдань. Не має жодної доданої вартості. Тож який сенс їх підтримувати?

Уявіть дашборд, який показує:

— середній вік працівників в компанії є 32 роки;

— з них 58% чоловіків;

— 42% жінок;

— найбільше днів народження припадає на вересень😃.

Не звіт, а ілюзія аналітики!

Замість висновків

Отже, як бачимо, звіти за своєю цінності, бувають дуже різними. Power BI можна порівняти з великим гардеробом: спочатку все охайно розкладено, але з часом накопичується надмірна кількість речей. Те саме відбувається і з ВІ-звітами: багато з них ніхто не використовує, частина незрозуміла, деякі дублюються, а найважливіші потребують постійних оновлень.

Колись я чув історію про те, як одна компанія, створивши 110 різних Power BI репортів, звернулася до консультантів за допомогою, бо звіти є, їх багато, а аналітика не покращилася. Коли консультанти зробили аудит усього зробленого, то перше запитання було — навіщо вам так багато. Відповідь була доволі неочікуваною — одна людина в компанії навчилася гарно їх робити і не могла зупинитися 😊.

Але що означає робити звіти добре? Це лише писати вдалі формули, робити модель даних, оптимізовувати перформенс чи також давати аналітичні вигоди?І питання тут не в BI-інструментах і навіть не в аналітиках. Сенс і інсайти виникають раніше, ніж цифри, а звіти лише підтверджують їх.

Відтак варто поставити собі запитання: скільки звітів бізнес реально використовує? Як часто вони змінюються? Які потреби в бізнесу? Які потреби в наших користувачів?

Справжня цінність аналітика полягає не в кількості створених звітів, не в якості моделювання даних, не в елегантності написанні коду, і навіть не в глибині розуміння бізнесу. А у всьому цьому разом.

ВІ-аналітик — це не «дашборд-будівельник, а ВІ-звіт — не панацея, не кінцева мета, а відправна точкою для дії. Може це трохи пафосно звучить, але десь так мало би бути.

Тому багатьом компаніям було б корисно мати регулярну систему оцінки і переоцінки, що дозволила б на регулярній основі аналізувати свій «музей» дашбордів і розуміти, які з них допомагають бізнесу рухатися вперед, а які потрібно негайно викидати в сміття.

Водночас багатьом ВІ-аналітикам варто запитати себе: чи готові ми будувати аналітику, яка приносить реальний результат, чи хочемо просто працювати на проєктах? Чи вистачає нам сміливості іноді сказати «цей звіт непотрібний» і сконцентруватися на тому, що справді важливо? Продемонструвати, що сила ВІ-аналітика не в здатності створювати візуально привабливі графіки, а в розумінні, яку проблему вони допомагають вирішити?

Відтак, відповідаючи нарешті на питання, поставлене на початку статті, можна сказати, що ВІ-звіти потрібні тому, хто прагне вирішувати бізнес-потребу, а не просто візуалізувати дані. BI-звіт — це не цифри заради цифр, не графіки заради графіків (хоча іноді такі красиві), а інсайти, що дозволяють бачити найважливіше серед усього іншого, приймати обґрунтовані рішення, оптимізувати процеси та, врешті-решт — рухати бізнес (бажано вперед).