Волонтерство як школа лідерства: як робота в укритті прокачала мої менеджерські навички

💡 Усі статті, обговорення, новини про HR — в одному місці. Приєднуйтесь до HR спільноти!

Мене звати Наталія Ковалівська, я HR-експертка з 10+ роками досвіду побудови системного HR та рекрутингу в IT. Завжди вважала себе сильним лідером і от з весни 2022 року доводжу це на практиці. Активно займаюсь волонтерською діяльністю.

За цей час я здобула новий досвід і хочу сказати:
волонтерство — це не хобі і не служіння. Це — управління. Управління ризиками, невизначеністю, людьми, ресурсами, процесами. Тут немає теорії, але дуже багато практики.

Нижче ділюсь моїм реальним досвідом, можливо десь більше людського, ніж менеджерського, але ми, менеджери, теж люди.
У цій статті я спробую поділитися власним досвідом у форматі проблема → рішення → результат.

Нестабільність ресурсу (волонтерів)
Люди приходять у різні дні, у різний час, з різним настроєм. Хтось залишається на годину, хтось на всю зміну, а хтось — на два дні зникає і потім повертається. Є ще ті, хто приходить один раз і більше не повертається, а є інші, що працюють роками.

Проблема
Планувати під це як під робочий графік неможливо. Стандартні HR-інструменти тут просто не працюють.
Рішення
Я вчилась мислити не командами, а потоками. Створила гнучку систему, де кожен може «вклинитися» в роботу на будь-якому етапі. Матеріали — завжди в запасі, інструкції — короткі, процес — безперервний.
Результат
Сітки виходять з хабу «на поля» регулярно, навіть коли людей усього троє. А останнє велике замовлення на 20+ сіток ми закрили без зривів просто тому, що система вже сама тримає темп.

Непередбачувані обсяги та термінові запити

Тут немає «плану на місяць». Є повідомлення «нам потрібно СЬОГОДНІ», і ти розумієш, що люди на фронті не можуть чекати.

Проблема
Замовлення приходять у хаотичному режимі: різні розміри, різні кольори, різні дедлайни.
Рішення
Ми працюємо за принципом медичного тріажу: спочатку те, що найкритичніше. Постійно тримаю контакт з військовими, уточнюю вимоги, ділю замовлення між людьми так, щоб все рухалось паралельно.
Результат
Ми навчились планувати строки виготовлення і повідомляти про це військовим, далі разом приймати рішення. Навіть коли дедлайн звучить нереалістично «на вчора», дивом (і командою) встигаємо.

Фінансові потоки, які неможливо прогнозувати

У компаніях ти плануєш бюджет. У волонтерстві ти плануєш... просто знаю, що треба виконати.

Проблема
Ціни на матеріали стрибають, кольори закінчуються, обсяги змінюються. Зробити точний фінплан — для мене поки що фантастика.
Рішення
Я навчилась працювати з «коридорами витрат», вести публічні звіти та тримати запас на 1–2 тижні вперед. Закупівлі беру на себе — це швидше і знімає хаос. З постачальниками вже вибудувала контакт. Можу отримати замовлення навіть без оплати, бо ті вже знають, що я сплачу. Часто оплачую виключно зі своїх рахунків, бо зібрані кошти просто закінчуються раніше.
Результат
З 2022 року ми не зупиняли роботу ні на день.

Матеріали, станок і нестача «сильних рук»

Є дні, коли у нас волонтерів достатньо, але робота під загрозою паузи. Не тому, що ніхто не хоче плести, а тому, що матеріали ще не готові. Матеріали для маскувальних сіток приїжджають у вигляді рулонів спандбонду. Є кілька етапів підготовки матеріалу до роботи.

Проблема
Різання рулонів та робота на станку потребують сили та часу. І часто бракує людей, які можуть це робити. Чоловіків, якщо чесно.
Рішення
Ми створили маленьку «технічну групу», тих, хто приходить саме щоб різати й готувати матеріал. Я постійно шукаю додаткову підтримку серед знайомих та через соцмережі. Шукаю завжди, знаходжу рідко і це найкращі люди.
Результат
Процес став плавним: якщо волонтери прийшли плести вони плетуть, є телеграм канал для комунікації, де ми тримаємо один одного в курсі справ.

Втома, вигорання та емоційна напруга
Це те, про що рідко говорять відкрито. Але воно є і дуже потужно розвивається з часом.

Проблема
Люди виснажуються не тільки фізично. Виснажує очікування новин від військових, слабкі збори, паузи через нестачу рук.
Рішення
Я опираюсь на викладацький досвід: пояснюю, підтримую, приймаю помилки як частину процесу. З новачками — особливо м’яко. І завжди дозволяю людині йти й повертатися без почуття провини.
Взагалі моя мета показати людям, що волонтерство — це не кріпацтво. Ти можеш прийти раз на місяці і це так само цінно, як і щоденна робота. На мою думку, лише так можна мотивувати та утримувати. Я проти тиску у будь-якому прояві.
Результат
Команда не розсипалась. Ми сумуємо, втомлюємось, іноді мовчимо годинами, але працюємо далі, бо знаємо, навіщо.

Комунікація з військовими та її зворотний бік
Після такого фону будь-який корпоративний «стрес» здається легким.

Проблема
Бувають дні, коли хтось не відповідає. Бувають дні, коли приходять погані новини. Бувають дні тиші, які самі по собі страшні.
Рішення
Я тримаю контакт з військовими чесним і відкритим. Якщо щось затримується, то говорю прямо. Якщо дедлайни нереальні, тоді ми разом шукаємо рішення. І багато слухаю — маю зізнатися, це складно. Але їм потрібно говорити і бути почутими.
Результат
Ми маємо довіру. Ми регулярно отримуємо зворотний зв’язок — від слів подяки до відео з передової, маленьких подарунків, які військові передають нам у відповідь.

Соцмережі та донати — це те, що не завжди виходить.
Це мій персональний біль і водночас найбільша вдячність.
Мій Instagram.

Проблема
Регулярно вести соцмережі у мене, чесно кажучи, не виходить. Бо волонтерство — це волонтерство, і воно займає рівно стільки часу, скільки займає. А поза ним у мене є робота, навчальний проєкт, який я веду, періодичні запити на кар’єрні консультації, сім’я і просто звичайне життя, яке теж нікуди не зникає.
Тому, коли доходить до волонтерства, я або в хабі, або шукаю й закуповую матеріали, або на зв’язку з військовими, або вирішую щось із командою. Соцмережі в цьому списку завжди десь у кінці. Не через нехтування, а через банальну людську обмеженість часу та ресурсу.
Рішення
З’являюсь у соцмережах тоді, коли маю ресурс, але завжди чесно і щиро. Звітую про витрати, показую процес, дякую людям. Мотивую колег-волонтерів теж ділитися нашими справами у соцмережах або просто розповідати про це сусідам, друзям.
Результат
Донати приходять. І я вдячна за кожен, бо це довіра не просто до мене, як до людини, а до роботи, яку ми робимо.

Контроль якості, якого не навчать у книгах
У нас немає стандартів ISO, але є реальні задачі, оцінка від ЗСУ. І це найкращий KPI.

Проблема
Новачки роблять помилки, кольори плутаються, іноді схеми плетіння «пливуть». Не новачки теж роблять помилки. Я роблю помилки.
Рішення
У нас заборонена критика та плітки. Це розхитує команду. Ми орієнтуємось виключно на фідбек від ЗСУ. Отримуємо зауваження вносимо зміни миттєво. Це живий процес, який постійно вдосконалюється.
Результат
Наші сітки працюють. І ми це бачимо на фото та відео з фронту.

Чому я пишу цю статтю

Бо хочу показати волонтерство таким, яким воно є насправді:
Не про героїзм, а про систему.
Не про альтруїзм, а про управління.
Не про «допомогти раз», а про лідерство в дії.
Тут немає посад, але є відповідальні.
Немає зарплати, але є найбільша нематеріальна мотивація.
Немає стабільності, але є команда, яка тримає один одного.

І якщо чесно саме тут я виросла як лідер більше, ніж у будь-якому офісі.