Як ми створили Easylim: систему управління бізнес-процесами без зайвого, зроблену в Україні

💡 Усі статті, обговорення, новини про дизайн — в одному місці. Приєднуйтесь до Design спільноти!

Привіт, шановні читачі! Мене звати Іван і я один із засновників команди, яка стоїть за Easylim. Ми — група ентузіастів з України, які роками працювали в IT-галузі, розробляючи софт для різних компаній. Але, як і багато хто з вас, ми постійно стикалися з проблемами в інструментах для управління завданнями.

Ви знаєте, про що я: Trello здається простим на початку, але швидко перетворюється на хаос з картками; Jira потужна, але її інтерфейс нагадує космічний корабель з тисячею кнопок; а інші, як Asana чи Monday, часто перевантажені функціями, які ви ніколи не використовуєте.

Кожного разу, коли ми намагалися адаптуватися до нового інструменту, прості дії — наприклад, створення задачі — ставали справжнім випробуванням з кількома модальними вікнами, непотрібними полями та повільним завантаженням.

Два роки тому, під час чергового «міграційного» хаосу в команді, ми вирішили: досить стрибати з місця на місце. Час створити щось своє — інструмент, який буде простим, швидким і без усього зайвого. Так народилася ідея Easylim, таск-менеджера, повністю розробленого в Україні.

Ми хотіли зробити акцент на тому, що дійсно важливо для щоденної роботи: швидкість, зручність і мінімалізм. І сьогодні я хочу розповісти вам нашу історію — від першого болю до запуску бета-версії. Якщо ви теж втомилися від складних систем, ця стаття для вас.

Від болю до першого коду: чому ми взялися за це

Все почалося з повсякденних фрустрацій. Уявіть: ви в середині спринту, потрібно швидко додати задачу, призначити колегу і поставити дедлайн. Але замість цього ви витрачаєте хвилини на навігацію по меню, заповнення обов’язкових полів (які вам не потрібні) і очікування, поки система оновиться. У великих інструментах, як Jira, це ще й супроводжується купою налаштувань, які роблять інтерфейс перевантаженим. Ми аналізували десятки альтернатив — від безкоштовних, як Trello, до платних, як Basecamp, — і скрізь та сама проблема: суть губиться в деталях.

Ми прагнули до чогось фундаментального: мінімуму кліків для базових дій. «Додати задачу» — один клік, «Призначити людину» — вибір з дропдауну без перевантажень.

Акцент на швидкості: все повинно працювати миттєво, без лагів. Саме тому почали з продумування архітектури. Найбільше часу та зусиль пішло на GraphQL-схему. Чому GraphQL? Бо REST API часто призводить до overfetching — ви отримуєте більше даних, ніж потрібно, що уповільнює систему. З GraphQL ми можемо запитувати тільки те, що треба, роблячи запити ефективними.

Ще один ключовий елемент — гнучка система прав доступу. Ми не хотіли, щоб користувачі губилися в ролях, як у деяких системах. Замість цього ми зробили її модульною: адміністратор команди легко налаштовує, хто що бачить і редагує. Це було непросто реалізувати — довелося боротися з edge-кейсами, як-от конфлікти прав у великих командах, але результат вартий того.

Тепер ми можемо легко додавати нові сутності, наприклад, кастомні статуси (як «В процесі перевірки») чи поля (наприклад, «Бюджет задачі»), без переписування всього коду. Це робить продукт масштабованим для майбутнього зростання.

Ми почали з прототипу на React для фронтенду і Laravel з GraphQL на бекенді. Перший код був написаний за вихідні — проста дошка з задачами. Але потім пішли місяці ітерацій: тестування на собі, фідбек від друзів-розробників. Ми зрозуміли, що простота — це не про відсутність функцій, а про їхню інтуїтивність.

Найбільші виклики на шляху

Створити ще один таск-менеджер у світі, де їх уже сотні, — це справді звучало як божевілля. Друзі та колеги постійно запитували: «Навіщо? Чим ви будете відрізнятися від Trello чи Notion?» Наша відповідь була простою: ми не будемо перевантажувати користувача непотрібним. Ми фокусуємося на «ядрі» — базових інструментах для команд, без маркетингових фішок, які рідко використовуються. Але за цією простотою ховалися серйозні виклики, які тестували нашу витримку.

По-перше, баланс між простотою та функціональністю. Це була найбільша спокуса: одразу додати інтеграції з календарями (Google Calendar), месенджерами (Slack, Telegram), CRM-системами та всім на світі. Ми могли б зробити Easylim «все-в-одному», але це суперечило нашій філософії.

Натомість ми сфокусувалися на управлінні задачами та проєктами, а все інше винести в roadmap. Наприклад, інтеграції з’являться пізніше, коли ми переконаємося, що базова частина ідеальна. Це вимагало дисципліни: ми відкидали ідеї, які звучали круто, але ускладнювали інтерфейс.

По-друге, складна архітектура «під капотом». З самого початку ми проєктували multi-tenant архітектуру. Що це означає? Кожна команда (або компанія) має свій ізольований простір даних — ніхто не бачить чужі проєкти, навіть якщо сервер один. Це необхідно для безпеки та масштабування: уявіть, що Easylim використовують тисячі команд, і дані не повинні змішуватися. Реалізація зайняла місяці: ми використовували PostgreSQL з партиціонуванням таблиць, щоб забезпечити ізоляцію. Було багато ночей дебагінгу, коли система «падала» під навантаженням, але тепер вона стабільна і готова до зростання.

По-третє, UI/UX, що не дратує. Ми провели десятки годин у Zoom-мітингах, обговорюючи кожну кнопку, кожен крок користувача. Натхнення черпали з мінімалістичних дизайнів, як в Apple. Наприклад, створення задачі — це не модальне вікно, а інлайн-форма, яка з’являється прямо на дошці.

Ми тестували на користувачах: запрошували фрілансерів і розробників з DOU, щоб вони спробували й дали фідбек. Результат? Інтерфейс, де все інтуїтивно: немає зайвих іконок, кольори спокійні, а навігація зрозуміла.

Ще один челендж — робота в умовах війни в Україні. Ми розробляли цей проєкт під час відключень світла, використовуючи генератори та мобільний інтернет. Це навчило нас оптимізувати код для низької пропускної здатності — Easylim працює навіть на слабкому з’єднанні.

Що у нас вийшло: огляд можливостей

Тепер перейдемо до суті: що ж пропонує Easylim? Ми згрупували функціонал навколо ключових сценаріїв роботи команди, щоб закрити всі базові потреби без зайвого. Ніяких «преміум-фіч» за доплату — все доступне з коробки.

Основа всього: управління проєктами та задачами. Це серце системи. У вас є дашборд, де видно всі проєкти одразу: прогрес, відкриті задачі, дедлайни. Ми додали кастомні поля — наприклад, ви можете створити поле «Пріоритет» з опціями «Високий/Середній/Низький» або «Посилання на дизайн».

Шаблони проєктів роблять старт швидким: для SMM-команд — готові етапи як «Ідея — Контент — Публікація»; для CRM — «Лід — Контакт — Угода»; для маркетингу — «Кампанія — Аналіз — Оптимізація».

Класичні дошки в стилі Kanban дозволяють перетягувати задачі між колонками (To Do — In Progress — Done), а для тих, хто любить табличний вигляд, є списки. У кожній задачі є все необхідне: дедлайни з нагадуваннями, статуси з можливістю кастомізації, коментарі зі згадками (@username, щоб колега отримав сповіщення), вкладення файлів і навіть субтаски для розбиття на частини.

Стратегічне планування. Для тих, хто дивиться наперед, ми вбудували інструменти для довгострокового огляду. Діаграма Ганта — це візуалізація залежностей між задачами: якщо задача A блокує B, ви бачите це на таймлайні. Календар інтегрований: всі дедлайни відображаються в щоденному/тижневому/місячному вигляді, з фільтрами по проєктах.

Облік часу (Time Tracking) — це вбудований таймер у задачах, який автоматично генерує звіти про витрачений час. Це корисно для аналізу ефективності: скільки годин пішло на розробку vs. тестування?

Ми тестували це на власних проєктах: наприклад, плануючи реліз Easylim, Гант допоміг уникнути зриву дедлайнів.

Спільна робота без перемикання вкладок. Ми втомилися стрибати між таск-менеджером, Google Docs, Dropbox та іншими. Тому інтегрували необхідні інструменти прямо в Easylim, щоб все було в одному місці.

• Документи: вбудований редактор на базі Quill.js — пишіть ТЗ, нотатки, вимоги прямо в проєкті. Підтримка markdown, таблиць, чеклістів. Документ можна прикріпити до задачі або зробити загальним для команди.

• Кліпи (Clips): це єдине місце для зберігання важливих посилань, файлів та артефактів. Подумайте про внутрішню базу знань: зберігаєте посилання на статтю, PDF з вимогами чи зображення — і все індексується для пошуку. Фільтри по тегах роблять навігацію простою.

• Вайтборди: інтерактивні дошки для брейнштормів. Малюйте схеми, додавайте стікери, текст, стрілки — ідеально для планування ідей. Підтримка реального часу: колеги бачать зміни миттєво.

Персоналізація та командна робота. Керуйте ролями — адмін, менеджер, виконавець — з гранулярними правами (наприклад, хтось може тільки коментувати). Особистий блокнот для нотаток, які не видно іншим.

Налаштування вигляду: темна/світла тема, розмір шрифтів, порядок колонок на дошці. Для команд — запрошення по email, ролі в проєктах.

Ми додали сповіщення: через email або вбудовані, щоб не пропустити згадку чи дедлайн.

Що далі

Ми не зупиняємось на досягнутому — Easylim еволюціонує. Зараз у роботі великі оновлення, натхненні фідбеком від бета-тестерів.

AI-функції. Наш AI-помічник на базі моделі, подібної до GPT, зможе:

• знаходити дублікати задач;
• створювати таски з голосу;
• перекладати текст;
• аналізувати звіти;
• допомагати з пошуком у документації.

Продукт. Плануємо повноцінні мобільні застосунки для iOS та Android — з push-нотифікаціями. Чат проєкту — вбудований месенджер для обговорень. Форми для збору заявок: наприклад, клієнт заповнює форму, і задача автоматично створюється. Гнучкі автоматизації: «Якщо задача в статусі Done, надішли email менеджеру».

🔗 Інтеграції. Найближчим часом — з Google Calendar (синхронізація дедлайнів), Slack (сповіщення в канали), Google Drive (імпорт файлів), Telegram (бот для швидких задач). І відкрите публічне API для розробників — інтегруйте Easylim з вашими системами.

Ми плануємо роадмап на рік вперед, з регулярними оновленнями кожні 2-4 тижні.

Запрошуємо до тестування

Зараз Easylim на стадії відкритої бета-версії — безплатно для всіх. Ми будемо неймовірно вдячні, якщо ви спробуєте наш продукт і поділитеся враженнями. Для нас, як для української команди, кожен відгук — це паливо для покращень. Чи то пропозиція нової фічі, чи зауваження про баг — все цінне.

Зареєструватися можна тут: easylim.com. Процес простий: email, пароль — і ви в системі. Створіть пробний проєкт, додайте задачі, запросіть колег.

Якщо у вас є питання — пишіть у коментарях нижче. Наприклад, про технічні деталі (як працює GraphQL) чи про використання (як налаштувати шаблони і так далі), — я готовий відповісти. Давайте разом робити інструменти, які полегшують життя!