Опановуємо мистецтво нічого не робити (і щоб при цьому все працювало)

Я Руслан, Growth Manager в IT-компанії PlantIn з екосистеми Genesis. Я допомагаю нашому застосунку для догляду за рослинами рости, а ще я автоматизую все, що можна автоматизувати.

Коли я тільки починав, я не знав жодного інструменту автоматизації. За рік ми створили систему з 30+ автоматизацій, яка економить нам десятки годин щомісяця.

В цьому дописі я покажу, з чого почати вам — конкретні приклади, прості інструменти та логіка, яка працює.

Якщо ви хочете робити більше важливих справ і менше рутинних — велкам.

Уявіть, що кожного дня ви...

• Після релізу вручну пишете апдейт у Slack.
• Оновлюєте статус у Jira і копіюєте лінк у чат.
• Дублюєте завдання з Notion у Jira.
• Чекаєте апруву, бо ніхто не згадав у чаті.
• Вручну розкидуєте завдання по командах.

Знайомо? Вся ця рутина не просто відбирає час — вона вбиває енергію та фокус. А тепер уявіть, що це все робиться саме:

Навіть не відкривали Джиру.

Автоматизація — це спосіб позбутися рутини, а не роботи.

І це набагато простіше, ніж здається.

Автоматизації — це не про код, а про логіку «якщо — то»

В основі будь-якої автоматизації лежить простий принцип, який можна порівняти з конвеєром на виробництві: ви один раз налаштовуєте, що після чого має відбутись, і процес далі йде сам.

1. Подія (Тригер). Що запускає процес? Наприклад, «Створено новий тікет у Jira» або «Початок події в календарі».
2. Перевірка (Умова). За яких умов подія вважатиметься тригером? «Подія має бути з календаря Х» та «Має бути посилання на Google Meet».
3. Дані. Що саме передається між системами? «Назва події» та «посилання на Google Meet».
4. Дія. Що має статися в результаті? «Надіслати повідомлення у Slack» або «Оновити статус завдання».

Все просто, як раптовий дзвінок у двері

Думайте про автоматизацію як про ланцюжок:

• Подія: хтось дзвонить у двері квартири.
• Перевірка: дивитесь у вічко — це кур’єр з їжею.
• Дія: відчиняєте двері.
• Результат: насолоджуєтесь смаколиками.

От і вся магія.

Який інструмент обрати

Один з найпоширеніших страхів у вивченні нового — це поріг входу, а саме складність інструменту. Простими словами без маркетингу і води я поясню відмінність між сервісами автоматизацій.

Головне, пам’ятайте:

Інструменти змінюються, логіка залишається.

Make, Relay, Zapier, n8n — це лише способи втілити одну й ту саму ідею.

1. Make

Мультифрукт. Дуже гнучкий і потужний, але його візуальний редактор з великою кількістю візуалу-шуму може бути надто складним для перших кроків. Часто його обирають для складних сценаріїв, наприклад, для автоматизації SMM.

2. Zapier

Стара Toyota. На ринку дуже давно, стабільний, з величезною бібліотекою інтеграцій. Може бути трохи перевантажений кнопками та налаштуваннями для новачка. Безкоштовний план часто обмежує автоматизаціями з лише двома кроками («тригер-дія»).

3. n8n

Монстр, який скоро всіх з’їсть. Це дуже потужний, developer-friendly інструмент, який часто розгортають на власному сервері. Це вищий пілотаж, куди переходять, коли можливостей звичайних сервісів не вистачає.

4. Relay.app

Мала вискочка. Це як Notion, тільки для автоматизацій. Інтерфейс інтуїтивно зрозумілий, красивий і не лякає нових користувачів. Ідеальний варіант для старту. Безкоштовний план досить щедрий, щоб ви могли налаштувати кілька корисних процесів.

Якщо ви тільки починаєте — почніть з Relay.app. Його простота допоможе швидко зрозуміти логіку, не відволікаючись на складний інтерфейс. А вже потім, якщо потрібно, ви з легкістю зможете перейти до інших інструментів, оскільки логіка проєктування лишається незмінною.

Реальний приклад: автоматичне нагадування про івент у Slack

Створімо корисну автоматизацію, яка за 10 хвилин до вашого міту відправлятиме нагадування у командний чат. Робимо це в сервісі Relay.app.

Крок 1. Встановлюємо тригер

Обираємо джерело події — Google Calendar. Як тригер обираємо «Подія наближається» (Event upcoming).

Крок 2. Налаштовуємо перевірки (умови)

Кажемо системі: «Реагуй тільки на події з календаря „PlantIn Team Calendar“ і запускай автоматизацію за 10 хвилин до початку (offset — 10 minutes)». Можна додати перевірку на наявність посилання на відеодзвінок.

Крок 3. Налаштовуємо дію

Обираємо «Надіслати повідомлення у Slack». У редакторі пишемо текст нашого нагадування та підставляємо динамічні дані з календаря, наприклад, {{Event Title}} та {{Event Link}}.

Крок 4. Вмикаємо та чекаємо

Все готово. Тепер, коли подія в календарі наближатиметься, система сама відправить у вибраний канал повідомлення.

Ця базова автоматизація економить вам кілька хвилин щодня, знімаючи з голови зайвий «ментальний сміттєвоз». Але можливості набагато ширші.

І це все без коду!

Що ми вже автоматизували: реальні кейси з продуктового процесу

Ось кілька прикладів, як автоматизація працює в нашій продуктовій команді:

1. Відправка гіпотези на апрув команді в Slack та автоматична відправка в in progress через реакції

Коли гіпотеза в Notion готова, Relay:

• «Розгортає» її у продуктовому Slack-каналі з повним описом.
• Відстежує реакції ✅. Як тільки набирається 4 апруви (вся команда погодилася), система автоматично переводить гіпотезу в статус «In Progress».

Ніяких ручних нагадувань «А ви вже подивилися?».

2. Розподіл однієї задачі на кілька команд

Коли в продуктовій тасці в Notion ми вказуємо теги команд (наприклад, «Дизайн», «Контент», «Розробка»), Relay:

• Перевіряє, чи такі завдання вже існують на дошках цих команд.
• Якщо ні — створює ідентичні таски в Jira для кожної команди, копіюючи весь опис і теги.
• Автоматично тегає відповідних спеціалістів.

Один клік — і завдання розподілені по всіх відділах.

3. Оповіщення про реліз та створення тікетів на аналіз

Коли в Notion з’являється дата майбутнього релізу, Relay:

• За 2 тижні до релізу відправляє оповіщення маркетологам в Slack, коли буде реліз та які фічі до нього входять.
• Після релізу автоматично оновлює статус гіпотези.
• Створює тікет на аналіз фіч для аналітика, визначаючи тип завдання (A/B test або звичайний звіт).

Аналіз релізів тепер запускається за розкладом, без ручних нагадувань і проґавлених дедлайнів.

4. Продуктовий звіт за будь-який період в один клік

Ми просто натискаємо кнопку в Relay, вказуємо період (тиждень, місяць), і система:

• Бере з Notion створені, реалізовані та топові гіпотези.
• Формує з них готовий звіт у вигляді емейлу та сторінки в Notion.
• Використовує AI-крок для аналізу беклогу та формування планів на наступний період.

Весь звіт, на підготовку якого вручну пішло б кілька годин, генерується за хвилину.

З чого почати

1. Помічайте рутину. Придивіться до своїх щоденних процесів. Що ви робите кожен день/тиждень? Як ви копіюєте інформацію з одного сервісу в інший? Кого постійно тегаєте з нагадуваннями? Це ваші головні кандидати на автоматизацію.
2. Вибудовуйте процеси. Перш ніж щось автоматизувати, процес має бути зрозумілим та вивіреним. Автоматизація поганого процесу лише примножить проблеми.
3. Оптимізовуйте. Коли процес вибудований, подивіться, які його частини можна прибрати чи спростити.
4. Автоматизовуйте.

Сподобалась стаття? Підписуйтесь на автора, щоб отримувати сповіщення про нові публікації на пошту.