Як ми побудували ERP для державного університету на базі Odoo

Мене звати Андрій Верстяк, я проректор з цифрової трансформації Чернівецького національного університету імені Юрія Федьковича. Кілька років тому я спіймав себе на думці: ми живемо в світі, де бізнес давно працює з дашбордами, автоматизацією і даними, а університет з Excel-файлами, папками «Фінал_остання_версія_2» і людьми, які «просто знають, як тут все працює».

Ця стаття не про черговий успішний кейс, а швидше про опис спроби зробити процеси в університеті менш хаотичними, паперонезалежними та більш керованими. Крім того, ця стаття про те, як установи із консервативними процесами можуть успішно здійснити цифрову трансформацію.

Університет як складна система

Варто розуміти, що діяльність університету не обмежується лише освітнім процесом, це і тисячі інших аспектів: навантаження викладачів, розклади, фінанси, кадри, закупівлі, внутрішні погодження, звітність.

У якийсь момент я зрозумів, що ми керуємо цим всім майже на інтуїції.

На старті ситуація, яка знайома багатьом:

• дані зберігаються в різних місцях;
• кожен факультет та кожна кафедра має «свою правду»;
• будь-який звіт пов’язаний з ручною збіркою з кількох джерел;
• якщо ключова людина у відпустці, процес зупиняється.

Це не катастрофа, але й не те, що хочеться масштабувати або розвивати в університеті з більш ніж 15 000 студентами та кількома тисячами працівників.

Стратегічне рішення: перехід від розрізнених інструментів до комплексної ERP

Мій інтерес до ERP з’явився задовго до того, як ми почали говорити про цифрову трансформацію в університеті. Ще з початку 2000-х я мав досвід роботи з такими системами в німецьких університетах і добре бачив, як вони змінюють щоденну рутину не на рівні презентацій, а на рівні реальної роботи.

У 2010 році я ближче познайомився з Microsoft Dynamics і тоді ж уперше серйозно замислився, а чи є взагалі подібні рішення, які могли б ефективно працювати в українських реаліях. Досвід подальшої роботи швидко показав, що великі корпоративні ERP-системи занадто дорогі й громіздкі для нашого ринку, особливо якщо говорити про малий і середній бізнес.

Пошук альтернатив привів мене до більш гнучких рішень, які можна адаптувати під конкретні процеси, а не навпаки. З часом у мене з’явилася ідея перевірити: а що, якщо спробувати такий підхід не в бізнесі, а в університеті, тобто середовищі, де автоматизацію традиційно сприймають скептично або як щось другорядне.

На той момент, після комерційного бізнес-досвіду, я працював викладачем на Економічному факультеті ЧНУ ім. Ю. Федьковича, і саме там ми запустили перший пілотний ERP-проєкт у межах факультету. Без великих очікувань, а просто щоб подивитися, чи можна адаптувати такі системи під освіту і науку. Саме з цього експерименту й почалося наше більш системне дослідження того, як автоматизація може працювати в університеті не «на папері», а в реальності. Сьогодні ми маємо функціонуючу ERP Odoo в масштабі величезного навчального закладу.

На мою думку, кроком до успіху стало формування власної команди розробників. Всі модулі пишуться власними силами Центру цифрової трансформації. Оскільки Odoo має відкритий код, ми займаємося не лише підтримкою, а й повноцінною розробкою нового функціоналу.

Більше того, в університеті викладаються курси, які дають студентам навички як програмування на Odoo, так і розуміння функціоналу та можливостей ERP-системи. Вже два випускники ЧНУ ім. Ю. Федьковича освітньої програми «Економічна кібернетика» працюють у Центрі. Це створює позитивний цикл: університет готує фахівців, які потім розвивають власну інфраструктуру.

Як ми прийшли до Odoo

Перед нами стояв вибір стратегії, який включав доопрацювання існуючих систем, власну розробку або придбання ліцензійного рішення. Впровадження ERP продиктоване потребою зібрати всі дані в одному місці та зробити процеси прозорими завдяки зменшенню частки ручної праці. Крім того, це дає змогу реалізувати зовнішні інтеграції та надавати менеджменту точні аналітичні звіти.

Хоча університетські процеси мають свою специфіку порівняно з бізнесом, логіка управління ресурсами залишається універсальною.

Ми шукали ERP, яку можна впроваджувати поступово, без «великих вибухів» і повної перебудови процесів. У цьому сенсі ERP Odoo виявилася вдалим вибором.

Ключовими стали кілька речей: гнучкість, модульність і можливість інтеграції з іншими системами. Ми почали з трьох базових модулів і далі просто нарощували функціональність у міру готовності та адаптованості процесів.

Окремої уваги заслуговує масштабованість системи. Система «виросла» від одного факультету до всього університету. Додатково відкритий код Odoo дав можливість доробляти те, чого не вистачало під наші задачі.

Почали з малого. І це було правильне рішення

Ми не кинулися одразу автоматизувати все. Почали з внутрішніх управлінських процесів, як-от задач, кабінету викладача. Це дозволило швидко отримати перший результат і не «зламати» систему під вагою очікувань.

Далі поступово підключали повний цикл навчального процесу, інтеграцію з ЄДЕБО, звіти, базову аналітику, почали інтеграцію з iDoc.

Реалізація проєкту відбувається через постійне тестування та врахування зворотного зв’язку. Ми готові переглядати початкові архітектурні задуми заради ефективності кінцевого продукту. Своєчасне виправлення недоліків дозволяє уникнути накопичення технічного боргу та використання незручних тимчасових рішень у майбутньому.

Через певний час ефект став помітним: менше ручної роботи, менше плутанини з даними, швидші управлінські рішення та зрозуміла аналітика.

Ключовим досягненням стала трансформація мислення колективу. Звичка виправдовувати неефективність історичними традиціями поступається місцем конструктивному пошуку шляхів удосконалення.

Організаційні зміни складніші за технічну реалізацію

Технічні проблеми вирішуються. Складніше працювати з людьми. Будь-яка нова система викликає опір: хтось боїться, хтось не бачить сенсу, хтось просто не хоче міняти звичний спосіб роботи.

Замість адміністративного тиску ми обрали шлях поступової адаптації та комунікації. Ключовим інструментом стало постійне роз’яснення мети нововведень разом із демонстрацією їхньої прикладної цінності. Для оперативного вирішення питань ми закріпили окремого фахівця у Центрі цифрової трансформаці та залучили до допомоги колег із числа тих, хто найшвидше опанував функціонал.

Найкращим аргументом на користь системи стає особистий досвід працівника, коли він бачить заміну численних таблиць єдиним інтерфейсом і можливість сформувати складний звіт за лічені секунди.

На сьогодні система Odoo стала центром нашої ІТ-екосистеми. Не всі блоки ще реалізовано (бухгалтерія та кадри поки поза нею), тільки розпочалася робота над впровадженням навчальний планів, що є обʼємним проєктом з багатьма змінними.

Архітектура рішення

Ми не використовуємо стандартні модулі Odoo для продажів чи складу (хоча плануємо дійти і до господарської частини). Натомість використали Odoo Framework для побудови власних сутностей.

Модуль «Студент». У системі реалізовано повний шлях студента: від зарахування до випуску зі всією документацією. Освіта змінюється. Раніше була «академічна група», яка ходила разом 4 роки. Тепер — індивідуальна освітня траєкторія студента. Студент може обирати вибіркові дисципліни, формувати свій унікальний навчальний план.

Портал студента. Спочатку ми думали використати стандартний вебінтерфейс Odoo. Але швидко зрозуміли, що для 15 000 користувачів, які заходять одночасно під час вибору дисциплін або перегляду оцінок, він занадто «важкий» і має недостатньо гнучкий UX/UI.

Ми обрали архітектуру з відокремленим фронтендом, де Odoo виконує роль бекенду та відповідає за базу даних і бізнес-логіку. Інтерфейс користувача реалізовано як окремий вебзастосунок на React, що взаємодіє з системою через JSON-RPC API. Це дозволило нам повністю відв’язати візуал від бекенду і не залежати від QWeb-шаблонів Odoo, які важче адаптувати під мобайл.

Такий архітектурний підхід забезпечив нам повний контроль над інтерфейсом користувача. Студенти отримали доступ до сучасного та швидкодіючого особистого кабінету з повною мобільною адаптацією. При цьому вся необхідна інформація синхронізується з базою даних Odoo в режимі реального часу.

Портал надає студентам доступ до служби підтримки та дозволяє дистанційно замовляти необхідні документи. Система автоматично маршрутизує такі запити безпосередньо до відповідного деканату для опрацювання. Також реалізовано можливість перегляду академічної успішності та актуального розкладу сесії у зручному форматі.

Інтеграція з ЄДЕБО. В Україні діє Єдина державна електронна база з питань освіти (ЄДЕБО). Необхідність ручного перенесення даних створює критичне навантаження на персонал приймальної комісії та значно сповільнює процес опрацювання заявок. Ми реалізували інтеграцію (імпорт даних), що дозволило автоматично створювати картки студентів в Odoo при зарахуванні замість ручного введення.

Екзаменаційна сесія. Окремої уваги заслуговує процес автоматизації екзаменаційної сесії. Саме цей приклад став найбільш переконливим аргументом на користь нової системи для найбільш консервативної частини колективу.

Як було раніше: організація сесійного контролю вимагала значних часових витрат та супроводжувалася постійним обігом паперів. Процес розпочинався з візиту викладача до деканату за паперовою відомістю, продовжувався ручним заповненням оцінок під час іспиту та завершувався поверненням документа методисту.

Після цього працівники деканату змушені були механічно переносити дані у локальні бази або електронні таблиці, що створювало високий ризик помилок. У разі перескладання ситуація ускладнювалася необхідністю виписувати паперові направлення, що призводило до втрати тисяч людино-годин на рутинні операції.

Тепер викладач через особистий кабінет на ноутбуці чи смартфоні відкриває необхідну дисципліну та вносить бали безпосередньо в інтерфейсі системи. Програма автоматично підсумовує результати та конвертує їх у шкалу ECTS. Після того як викладач підтверджує внесення даних та закриває відомість, інформація миттєво стає доступною для співробітників деканату без жодного ручного дублювання.

Система самостійно ідентифікує студентів із академічною заборгованістю, формує списки на перескладання, генерує відповідні електронні направлення та навіть призначає вільні аудиторії з урахуванням зайнятості фонду.

Таким чином, ми досягли абсолютної прозорості та швидкості процесів, адже студент бачить отриману оцінку у власному кабінеті одразу після її збереження викладачем.

Організаційні виклики та «людський фактор». Варто визнати, що технічна реалізація становить лише близько третини успіху, тоді як левова частка зусиль припадає на роботу з персоналом. У консервативному університетському середовищі нам постійно доводилося долати опір, що ґрунтувався на звичці працювати за незмінними сценаріями протягом багатьох років.

Для подолання опору ми обрали тактику поступового впровадження та наочної демонстрації переваг. Найкращим аргументом ставало автоматичне обчислення балів та скасування необхідності заповнювати дублюючі документи. Саме звільнення від рутини перетворювало викладачів зі скептиків на активних прихильників нової системи.

Мультикомпанії. Odoo має чудову фічу Multi-Company. Ми використали її для моделювання структури Університет -> Факультет -> Кафедра. Це дозволило нам вибудувати чітку ієрархію та налаштувати гнучку політику розмежування прав доступу. Завдяки цьому співробітники кафедри працюють виключно зі своїми даними, деканат бачить інформацію в межах факультету, а ректорат має повний доступ до системи.

Кадри вирішують все... Залучення кваліфікованих Odoo-розробників до державного закладу освіти ускладнюється неконкурентним рівнем заробітної плати. Для вирішення цієї проблеми ми вирішили готувати фахівців самостійно на базі університету. Співпраця з профільними кафедрами дозволила нам інтегрувати вивчення Odoo безпосередньо в навчальний план. Такий підхід забезпечує студентам можливість здобувати практичні навички роботи з реальною ERP-системою, яка вже використовується для управління їхнім університетом.

Найкращих ми забираємо в команду Центру цифрової трансформації. Це win-win стратегія:

• університет отримує мотивованих розробників, які знають процеси зсередини (бо самі є студентами);
• студенти отримують реальний досвід роботи з ERP-системою, запис у резюме та конкурентну перевагу на ринку праці.

Студенти розуміють, що їхній код не просто лабораторна, а продукт, яким користуються тисячі людей.

Навіщо я взагалі про це пишу

Сучасні університети змушені функціонувати в умовах жорсткої конкуренції та дефіциту ресурсів. За таких обставин цифрова трансформація стає критично важливою умовою виживання та збереження керованості закладом.

Наш досвід доводить необхідність комплексної зміни управлінських підходів поряд із впровадженням нових інструментів. За наявності мотивованої команди та терпіння позитивний результат стає неминучим. Хоча ми продовжуємо роботу над удосконаленням системи, отриманий ефект вже виправдовує докладені зусилля.

Сподіваємося, що цей кейс допоможе колегам наважитися на необхідні зміни заради модернізації української освіти.

Ми відкриті до обміну досвідом. Якщо ви впроваджуєте подібні зміни у своїх організаціях або хочете долучитися до нашої ініціативи як ментор для студентів, — пишіть, будемо раді поспілкуватися в коментарях.

Сподобалась стаття? Підписуйтесь на автора, щоб отримувати сповіщення про нові публікації на пошту.