Як організувати розробку навчальних курсів і перестати гасити пожежі

Привіт. Мене звати Наталія, я працюю проєктним менеджером у команді, яка займається розробкою навчальних курсів у компанії Фінансова Академія «Актив». Ми створюємо нові програми та постійно оновлюємо ті, що вже запущені. Тому в роботі команди одночасно перебувають кілька нових курсів, а також десятки завдань, пов’язаних із підтримкою та розвитком існуючих.

Ця стаття буде корисна тим, хто:

• планує запускати навчальні курси в компанії;
• вже спробував, але хоче покращити процес;
• хоче зрозуміти, як це організувати системно.

Я не буду давати ідеальну модель, натомість розкажу, як це виглядає на практиці: етапи, інструменти і проблеми, які виникають.

Почнемо з того, які курси взагалі є

Навчальні курси можуть бути синхронними та асинхронними. Якщо дуже спростити, асинхронне навчання — це коли студент сам собі режисер: відеоуроки вже записані на платформі, їх можна переглядати у зручний час, ставити на паузу і виконувати домашні завдання у власному темпі. Синхронне навчання працює за іншим принципом: тут група студентів збирається в один час (онлайн або офлайн) і навчається разом із викладачем.

На словах різниця здається незначною. Ну подумаєш, в одному випадку є розклад, а в іншому немає. Насправді ж це два різних процеси. У синхронному форматі потрібно формувати групи, планувати заняття, контролювати відвідуваність. В асинхронному — забезпечити студенту можливість рухатися власним маршрутом (і не загубитися по дорозі).

У цьому матеріалі я сконцентруюся саме на асинхронному форматі навчання (якщо буде цікаво, напишу ще й про синхронний формат).

Плюс курсів у записі в тому, що вони масштабуються (можна записати один раз, а ось проходити цей курс студенти можуть постійно, треба тільки періодично оновлювати, щоб вони були актуальні). Також такі курси не прив’язані до часу: студентам не потрібно чекати, поки набереться група, підлаштовуватися під розклад чи виділяти конкретний час на навчання, можна працювати у власному темпі. Але за цю гнучкість хтось має «заплатити» (і зазвичай це команда, яка створює курс), адже такий формат вимагає ретельної роботи з боку відділу розробки.

Окрім підготовки контенту, ще потрібно обрати навчальну платформу (LMS) або розробити її під свої потреби. Додайте ще сюди взаємодію зі студентами адміністраторів та кураторів курсу (супровід). Насправді, це великий окремий блок, який сильно впливає на результат навчання, але ця тема теж для окремої статті:)

У спрощеному вигляді процес розробки асинхронного курсу виглядає так:

1. Визначити тему, мету курсу та цільову аудиторію;
2. Знайти і погодити відповідного експерта (мабуть це один з найважливіших етапів, бо потрібен фахівець, який добре розбирається в темі, має практичний досвід, і при цьому вміє гарно й просто доносити інформацію студентам. А це, як показує практика, поєднується в одній людині не так часто, як хотілося б);
3. Розробити структуру курсу, прописати цілі і результати навчання;
4. Підготувати матеріали разом із експертом;
5. Записати відеоуроки, підготувати тести для перевірки знань, домашні завдання, додаткові матеріали (наприклад шаблони чи чеклисти);
6. Перевірити відео і змонтувати;
7. За необхідності доопрацювати урок;
8. Розмістити на LMS і запустити курс;
9. Налаштувати супровід студентів адміністраторами та експертами (відповіді на запитання студентів щодо курсу, перевірка домашніх завдань та іспитів)
10. Збирати фідбек від студентів, виправляти помилки (якщо є) і періодично оновлювати курс.

В ідеальному світі весь процес виглядає не складно, але на практиці «вилазять» типові проблеми:

• експерти не завжди вчасно надають інформацію і записують відео;
• матеріали уроків потребують доопрацювання, що також впливає на терміни;
• відеоуроки час від часу потрібно перезаписувати;
• задачі конфліктують між собою;
• частина роботи не потрапляє в таск-трекінгову систему, але при цьому займає час.

Тож, як ми організовуємо роботу над курсом

Звичайно, ми розбиваємо всю роботу на невеликі задачі, у кожної є один відповідальний і дедлайн, і всі вони зберігаються в таск-трекері (ми обрали Worksection, але підійде будь-який). У кожної задачі є статус. Для зручності ми поділили їх на такі колонки: «На сьогодні», «На тиждень», «На місяць», «На квартал» і «Регулярні». І таким чином в першій колонці знаходяться завдання, на яких треба сфокусуватись сьогодні. Щоранку ми переглядаємо їх: готові закриваємо, а частину задач із колонки «На тиждень» переносимо в «На сьогодні». Колонку «На місяць» переглядаємо щопонеділка.

Саме так цей процес налаштований у нашій команді, але ви можете адаптувати його під свої потреби. Наприклад, використовувати більш звичні статуси: To Do, In Progress та Done.

Також усю комунікацію по задачі ми ведемо в коментарях до неї. Це дуже зручно, одразу видно всю історію комунікації по задачі в одному місці. Хоч таск-трекер насамперед відповідає на запитання «що конкретно потрібно робити», менеджеру також важливо розуміти, що відбувається на проєкті загалом.

Наприклад:

• задача «в роботі», але чи встигаємо ми зробити її вчасно і чи не затримує вона початок роботи над іншими задачами?
• що буде, якщо один етап (наприклад, запис модуля курсу) «зсунеться»?
• де в процесі вузьке місце?

Цього може бути не видно в таск-трекері, тому додатково ми використовуємо діаграму Ганта (Gantt).

Діаграма Ганта допомагає бачити весь процес у цілому, розуміти залежності між етапами та прогнозувати строки виконання. Це особливо корисно, коли в розробці одночасно перебуває кілька курсів. На ринку є досить багато готових рішень для створення діаграми Ганта, від MS Project до вбудованих діаграм у таск-трекерах. Але навіть проста табличка в Excel краща, ніж нічого і працює вона не гірше за спеціалізовані рішення.

Також цей інструмент допомагає більш глобально бачити, над якими проєктами працює команда, як затримка одного етапу впливає на інші та які ризики можуть виникнути. Часто це дозволяє помітити й попередити проблему ще до того, як вона стане критичною. Проєктний менеджмент — це, по суті, постійні спроби передбачити майбутнє:) і, відповідно, вчасно скоригувати свої дії. А діаграма Ганта допомагає це майбутнє візуалізувати, побачити те, чого ще не сталося. Звичайно, ідеальний графік рідко повністю збігається з реальним станом робіт на проєкті, але без нього було б зовсім сумно.

На діаграмі Ганта одночасно видно стан робіт за всіма проєктами команди, а також легко відстежувати контрольні точки (їх має бути не дуже багато на проєкт, але й достатньо, щоб вчасно побачити проблему і скорегувати роботу).

Наприклад, наші експерти це практики та зайняті люди. Тому буває, що вони недооцінюють обсяг роботи над курсом або власну завантаженість, і в результаті терміни розробки «зсуваються». А це вже впливає на інші процеси, (наприклад, маркетингову активність). Саме тому важливо враховувати такі ризики й закладати буфери.

І це впливає не лише на розробку. Наприклад, якщо затримується підготовка матеріалів, автоматично зсувається запис відеоуроків, а отже й готовність самого курсу. У результаті страждає ще й маркетинг, адже запуск курсу прив’язаний до рекламних активностей. Усі ці залежності добре видно на діаграмі Ганта.

Також у команді часто виникає потреба розставляти пріоритети між задачами, адже задач зазвичай багато, а виконавців трохи менше. У цьому випадку нам також допомагає Гант. Крім того, ми додали зустрічі-церемонії із фреймворку Scrum. Зокрема, проводимо щоденні стендапи (до 15 хвилин), де обговорюємо, що кожен зробив учора, що планує робити сьогодні, а також озвучуємо проблеми (блокери), якщо вони є. Такі зустрічі займають небагато часу, але дуже допомагають команді синхронізуватися й розуміти, хто над чим працює. Завдяки цьому проблеми виявляються швидко і так само швидко вирішуються. Якщо ж якесь питання потребує детального обговорення, то ми організовуємо окрему зустріч, на яку запрошуємо лише тих, кого воно безпосередньо стосується.

Ще одна Scrum-церемонія, яку ми використовуємо, — ретроспективи. На цих зустрічах ми обговорюємо сам процес розробки курсів, що працює добре, а що ні (і можна покращити). Це значно полегшило життя, бо одні й ті самі проблеми перестали повторюватися. Та й процес розробки почав вдосконалюватись: у нас поступово з’являється все більше інструкцій, текстових і відеопорад для викладачів щодо запису уроків. Процес залучення експертів і роботи з ними також став значно більш стандартизованим і передбачуваним, ніж раніше.

Ще одна важлива річ в організації роботи над розробкою курсів — чіткий розподіл ролей у команді і зони відповідальності (це також дозволяє уникнути непорозумінь і конфліктів). Власне, потрібно заздалегідь визначити, на якому етапі та хто саме комунікує з експертом, хто відповідає за окремі етапи розробки курсу, вибір теми, наповнення програми, юридичне оформлення співпраці та ін.

Створення курсу — це рівняння з багатьма невідомими. Тому варто максимально чітко визначити хоча б те, що в силах команди, і не додавати в процес невизначеності там, де її можна уникнути (її й без того вистачає).

До речі, реєстр ризиків — ще один інструмент, який допомагає менеджеру та команді розробляти якісні курси. Головне не створити його «для галочки», а регулярно переглядати, оновлювати перелік можливих ризиків і продумувати стратегії реагування на них.

У підсумку, розробка асинхронних навчальних курсів — це складний, багаторівневий процес із великою кількістю залежностей, людей і невизначеності. І чим раніше це усвідомити, тим швидше можна перейти від хаотичних запусків до керованої системи. Так, ідеального процесу не існує, бо завжди знайдеться експерт, який захворів перед записом модуля, урок, який потребує перезапису, або задача, яка виявиться значно більшою, ніж здавалося. Але це не означає, що процесом не можна керувати.

Саме регулярний перегляд підходів, робота з фідбеком та інструменти (таск-трекер, Gantt, стендапи, ретроспективи) дозволяють тримати процес під контролем навіть при великій кількості паралельних проєктів.

І якщо вже дуже коротко: якісний курс — це не лише результат роботи сильного експерта, а й добре вибудованого процесу роботи всієї команди. І, звісно, таблиць, зустрічей і задач, про існування яких ні студенти, ні викладачі (а тим більше ті, хто лише планує запускати власні курси), зазвичай навіть не здогадуються.