Від кубіклів до Starlink: як за 20 років змінилася роль офісу

Протягом останніх двадцяти років я бачила офіс у дуже різних ролях: як місце для роботи, як інструмент залучення талантів, як платформу для співпраці та розвитку корпоративної культури.

Останні кілька років змусили мене подивитися на офіс зовсім по-іншому.

В умовах пандемії, війни та блекаутів він раптом став не просто робочим простором, а одним із інструментів забезпечення безперервності бізнесу.

Озираючись назад, я бачу п’ять великих етапів цієї трансформації.

Мене звати Олена Самолюк. Уже понад 20 років я працюю з офісними просторами міжнародних компаній. Значна частина моєї кар’єри була пов’язана з IT-сектором: від адміністративного менеджменту та employee services до управління корпоративною нерухомістю і трансформації робочого середовища. Наразі я займаюся реалізацією офісних проєктів для міжнародного бізнесу як незалежний проєктний менеджер в Україні та за кордоном.

За цей час мені довелося спостерігати, як офіси пережили кілька суттєвих трансформацій разом зі змінами пріоритетів компаній та очікуваннями працівників. І щоразу роль офісу змінювалася разом із новими викликами, що поставали перед бізнесом.

Етап перший. Офіс як місце для роботи

Коли я починала працювати в IT на початку 2000-х років, офіс виконував досить просту функцію. У більшості компаній це був набір робочих кабінетів або відкритих зон з кубіклами та базовою інфраструктурою для виконання щоденних завдань. Співробітники приходили в офіс, працювали, проводили зустрічі та наприкінці дня йшли додому.

Пам’ятаю, що однією з ключових задач нашого департаменту було забезпечити людей усім необхідним для роботи: робочим столом, зручним кріслом з підтримкою спини, канцелярією та щоденною доставкою обідів в офіс у лоточках. Сьогодні це звучить досить примітивно, але тобі цього було цілком достатньо, щоб вважати офіс комфортним.

Офіс сприймався як необхідна частина бізнесу, але рідко розглядався як інструмент впливу на культуру компанії чи залучення талантів.

Етап другий. Офіс як конкурентна перевага

Ситуація почала змінюватися разом зі стрімким розвитком ІТ-індустрії.

Наприкінці 2000-х IT-компанії почали активно конкурувати за талановитих спеціалістів. Заробітна плата залишалася важливим фактором, але поступово бізнес зрозумів, що вибір роботодавця залежить не лише від компенсації.

Саме в цей період офіс почав перетворюватися на частину employee experience. І мені пощастило тоді працювати в компанії GlobalLogic та інтегрувати ці зміни разом з моєю командою. Як зараз пам’ятаю, коли ми натхненно створювали офіс в Протасов Бізнес-центрі, який на той час став потужним флагманом змін в баченні офісу для співробітників.

З’явилися креативні лаунж-зони, кімнати відпочинку, спортивні майданчики, простори для неформальної взаємодії, сучасні переговорні кімнати, обладнані за останнім словом технологій того часу, регулярні satisfaction surveys та нові сервіси для співробітників. Завданням офісу стало не просто забезпечити місце для роботи, а створити середовище, де людям буде комфортно проводити час, взаємодіяти між собою та відчувати себе частиною спільноти.

Для мене це був один з найцікавіших періодів у професії. Ми буквально вигадували нові сценарії офісного життя і одразу ж їх реалізовували. Пам’ятаю коридори, якими можна було кататися на роликах, з розміткою дорожнього руху, ресепшн із вуличними ліхтарями, лавками та бруківкою, що створювали атмосферу невеличкого європейського містечка. А ще були вечірки на спеціально облаштованому даху бізнес-центру.

На той момент це виглядало справді революційно. Я б сказала, що саме тоді офіс почав виконувати функцію інструменту залучення та утримання талантів.

Етап третій. Офіс як платформа для різних сценаріїв роботи

Наступна трансформація відбулася тоді, коли бізнес почав уважніше аналізувати, як люди насправді використовують робочий простір. Цей етап застав мене в команді real estate and facility компанії Microsoft.

Після періоду, коли офіс активно використовувався як інструмент залучення талантів, фокус поступово змістився. Якщо раніше офіс мав дивувати та створювати позитивний досвід для співробітників, то тепер він почав розглядатися як фізичне втілення культури компанії. Через простір бізнес прагнув транслювати свої цінності, місію, підходи до роботи та взаємодії між людьми. Одночасно з цим компанії почали ставити значно прагматичніші питання: які процеси має підтримувати офіс, як часто люди реально користуються різними зонами, скільки робочих місць справді потрібно і яку цінність дає кожен квадратний метр.

Змінилася сама логіка планування офісів. Мова вже йшла не про те, як зробити офіс «цікавим» або «зручним», а про те, які робочі сценарії компанія хоче підтримувати щодня. Моя команда інтегрувала метрики, sharing desk policy, та аналізувала ефективне та цільове використання кожного квадратного метра. Змінилася сама логіка планування офісів.

Для мене це був важливий професійний перехід: офіс перестав бути просто красивим середовищем для людей і почав сприйматися як система, яку можна проєктувати, вимірювати, оптимізувати й адаптувати під реальну поведінку команд. Офіс став платформою для продуктивності, співпраці та розвитку корпоративної культури.

Етап четвертий. Гібридна робота

Пандемія COVID-19 стала найбільшою трансформацією офісного середовища за багато років.

Уперше бізнес зіткнувся з ситуацією, коли фізичний офіс практично перестав бути обов’язковою умовою для виконання роботи.

Основна дискусія того часу фокусувалася на ефективності віддалених команд, нових інструментах співпраці та майбутньому гібридної роботи.

Багато хто прогнозував, що офіси поступово втратять своє значення. Але цього не сталося!

Навпаки, для багатьох наших клієнтів головним викликом стало не те, як перевести людей на дистанційну роботу, а як зробити офіс цінним після повернення. У центрі уваги опинилися командна взаємодія, обмін знаннями, креативна робота та підтримка корпоративного духу. У той період я була вже співвласницею та керівницею проєктів у Lemon Construction і мала можливість спостерігати цю трансформацію зсередини.

В одному з офісів нашого клієнта ми виявили, що після повернення з локдауну щодня використовується менше половини робочих місць. Компанія продовжувала орендувати весь простір, хоча фактично більшість співробітників приїжджали в офіс вже не працювати, а зустрічатися між собою.

Це стало для нас важливим відкриттям: люди більше не їхали в офіс заради робочого столу чи монітора. Вони приїжджали заради взаємодії, командних зустрічей, обміну знаннями та відчуття приналежності до команди. Це змусило нас повністю переглянути логіку використання офісу.

Ми змінювали структуру просторів, скорочували кількість закріплених робочих місць, створювали гібридні переговорні, де учасники в офісі та онлайн могли працювати як одна команда, тестували нові сценарії використання офісів та впроваджували інструменти, які дозволяли командам однаково ефективно взаємодіяти незалежно від того, працюють люди з дому чи з офісу.

У той момент здавалося, що саме навколо гібридної моделі і будуватиметься майбутнє офісів. Проте події, які відбувалися в Україні після 2022 року, додали до цієї історії новий контекст.

Етап п’ятий. Офіс як інструмент стійкості бізнесу

Повномасштабна війна та блекаути кардинально змінили розуміння ролі офісу.

Вперше за свою кар’єру я побачила ситуацію, коли питання продуктивності чи комфорту відійшли на другий план.

Взимку 2022 року ми раптом повернулися до питання, яке ніхто не ставив собі десятиліттями: чи може офіс працювати без електроенергії? Ще кілька років тому під час обговорення нового офісу клієнти запитували про пропорцію переговорних або кавових точок до кількості співробітників. Тепер вони запитували про генератори, Starlink, запаси води та можливість безперервно працювати під час багатогодинних відключень.

Бізнес почав шукати відповіді на зовсім інші запитання:

• Як забезпечити стабільний інтернет?
• Як підтримувати роботу команд під час перебоїв з електроенергією?
• Як організувати безпечні умови для співробітників?
• Як продовжувати працювати навіть тоді, коли зовнішнє середовище стає непередбачуваним?

Резервні канали зв’язку, автономне живлення, укриття, запаси води, душові кімнати, підтримка ментального здоров’я, сценарії безперервності роботи — усе це поступово стало частиною workplace-стратегії в Україні.

Україна стала полігоном, де офіс із «місця роботи» перетворився на елемент системи виживання бізнесу.

Паралельно з професійною діяльністю я розпочала дослідження того, як компанії адаптують свої офіси до умов постійної невизначеності. Спілкуючись останніми роками з керівниками компаній, HR-командами та workplace-фахівцями, я дедалі більше помічаю цікаву тенденцію. Якщо кілька років тому більшість дискусій була присвячена гібридній роботі, то сьогодні всі говорять про безпеку, автономність інфраструктури, добробут співробітників та безперервність бізнесу.

Фактично офіс починає виконувати нову роль — роль інструменту організаційної стійкості.

Наступний етап еволюції офісу

Сьогодні, поки глобальна workplace-спільнота продовжує шукати відповіді на питання про майбутнє гібридної роботи, український досвід показує, що існує ще один важливий вимір.

Коли невизначеність стає частиною повсякденного життя, офіс виходить за межі своїх традиційних ролей. Він стає також частиною системи адаптації бізнесу до нових умов.

Озираючись на останні двадцять років, я бачу, як змінювалася роль офісу разом зі зміною викликів, які поставали перед бізнесом. Він був місцем роботи, інструментом залучення талантів, платформою для співпраці та підтримки корпоративної культури. Сьогодні до цих ролей додалася ще одна — бути одним із інструментів організаційної стійкості бізнесу.

Мені б дуже хотілося, щоб українським компаніям ніколи не довелося здобувати цей досвід. Він став результатом надзвичайно складних обставин, великої кількості викликів, втрат і постійної необхідності адаптуватися до невизначеності.

Але якщо вже цей досвід був прожитий, можливо, він допоможе бізнесу та світовій професійній спільноті ширше подивитися на роль офісу в майбутньому.

Офіс не перестає бути місцем роботи, платформою для співпраці чи інструментом гібридної взаємодії. Але сьогодні до цих ролей додається ще одна — підтримка організаційної стійкості.

Мені здається, що саме навколо цієї теми формуватиметься наступний етап розвитку workplace-стратегії у світі.