Чи замінить AI Project Manager? Мій досвід роботи з AI

💡 Усі статті, обговорення, новини про AI — в одному місці. Приєднуйтесь до AI спільноти!

Як я прийшла в IT

До IT я займалася англійською мовою. Викладала і багато працювала з людьми з IT-індустрії. У мене ще й чоловік працює в IT, багато людей з мого оточення теж були з цієї сфери. В якийсь момент мені просто стало цікаво, що це взагалі за індустрія.

Спочатку я почала вивчати все сама. Я купила собі книжку Тома ДеМарко «Deadline». Це така база для Project Manager, напевно. Прочитала її, щоб загалом зрозуміти, що це за професія. Потім були безкоштовні курси на YouTube і Coursera. Хотілося зрозуміти, чи це дійсно те, чим я хочу займатися. Після цього я пішла навчатися в Hillel. Паралельно шукала роботу, але дуже хотіла знайти саме стажування. Я розуміла, що в мене немає досвіду, і хотіла отримати практику на реальному проєкті. Знайшла вакансію HYS Enterprise на DOU, подалася і під час навчання потрапила в компанію.

Як у моїй роботі з’явився AI

Коли я почала працювати з клієнтами, вони самі були дуже зацікавлені у штучному інтелекті. Багато говорили про нього, тож я теж почала його вивчати. Спочатку просто для себе.

Я дуже любила записувати все в блокнот. Після зустрічі могла сидіти й записувати, що ми обговорили, що кому потрібно зробити. Або все це заносила в Google Docs. Потім почала робити це через AI. Давала йому транскрипт зустрічі й просила зробити summary, to-do list, виділити action items. Тобто з усього транскрипту отримувала вже структуровану інформацію. Потім почала використовувати AI для звітів. Я робила sprint reports, тому що мені було важливо розуміти, куди ми рухаємося з командою. А потім подумала: навіщо я це роблю сама, якщо AI теж може? Так штучний інтелект поступово почав забирати в мене рутинні задачі.

Я ще просто питала його, чим він може мені допомогти. Наприклад, буває таке: ти пам’ятаєш, що клієнт щось тобі казав або писав, але вже не пам’ятаєш, де саме. Це може бути повідомлення в чаті, задача, якась домовленість. Я почала використовувати AI, щоб шукати таку інформацію в різних чатах. Це дуже допомагало.

А потім у нас з’явився Ральф. Це, напевно, найцікавіше, що ми робили з AI. Клієнти дуже любили цю тему. Вони якось розповіли нам про подкаст, де була ідея з Ральфом Віґґамом із «Сімпсонів». Там він сидить за комп’ютером і каже щось на кшталт: «Привіт, ChatGPT, зроби мені додаток типу Uber». Їм ця ідея сподобалася, і вони сказали: давайте зробимо свого Ральфа.

Ми з командою почали його розробляти.Спочатку він працював із кодом. Потім ми подумали: а чому б не підключити його до Jira? Так у нас з’явився Ральф. Ми могли створити задачу, асайнити її на Ральфа, він її забирав, робив, повертався, писав коментарі, перемикав статуси. Тобто він уже міг сам виконувати роботу в робочій системі.

Ральф працює вже приблизно пів року. Його продовжують навчати й додавати нові можливості.

Я зараз уже не працюю з цим агентом, але для мене це був цікавий досвід.

Що AI робить у моїй роботі зараз

Зараз я працюю на іншому проєкті, і AI в моїй роботі стало ще більше.

Я використовую AI для роботи з Exact Online — це наш інструмент для платежів. На початку я вручну звіряла банківські виписки з інформацією в веб-додатку, відкривала кожен платіж, шукала відповідний рахунок, перевіряла суму. Зараз я можу дати AI виписку і доступ до Exact, і він сам знаходить розбіжності: де платіж є, а рахунка немає, або навпаки. Це особливо корисно, коли треба перевірити кілька місяців одразу.

Також я підключала Claude, щоб після refinement-зустрічей він сам вносив коментарі до задач. Раніше я після кожної зустрічі мала вручну все переносити, а зараз я можу дати йому транскрипт, доступ до певних проєктних задач і сказати, що потрібно зробити. І він це зробить.

Листування

Це вже, напевно, база. AI може написати draft листа клієнту, зробити follow-up, підсумувати довгий email thread. Ще я можу попросити його адаптувати тон під конкретного клієнта.

У мене іноді дуже переповнена поштова скринька, і я можу щось пропустити. Тоді можу запитати: «Чи всі листи я переглянула? Чи десь я не відповіла? Якщо ні, покажи мені, де саме». Він може дати посилання на конкретні листи.

Meeting notes

Тут теж зручно. Транскрипція зустрічі, summary, action items. Він може виділити, кому що потрібно зробити. Якщо під час зустрічі ми показували скріншот і він потрібен у документації, AI може його додати й підписати, що саме на ньому потрібно зробити. Тобто після зустрічі мені не треба сидіти й згадувати, про що ми домовилися.

Документація

Чеклісти для onboarding, project charter, різні документи. Те, що раніше потрібно було сідати й робити з нуля, зараз можна хоча б почати з AI.

Планування

AI може зробити чернетку таймлайну, розбити велику задачу на етапи, допомогти оцінити ризики. Я не беру його оцінку і не кажу: все, так і буде. Але як перший варіант це дуже допомагає.

Звіти

Звіти я теж робила разом з AI. І тут для мене найбільша цінність у часі.

Скільки часу це реально економить

Наведу приклад. Нещодавно у нас була дуже довга refinement-сесія. Після неї мені потрібно було зробити коментарі до кожної задачі, написати summary і підготувати документ для зустрічі з клієнтом на наступний день. Без AI я б, напевно, ще всю ніч сиділа, тому що все потрібно було мати вже на ранок. А так я дала AI транскрипт, доступ до певних документів і попросила зробити все, що потрібно. Закінчила десь о пів на восьму. Тобто затрималася після роботи приблизно на півгодини, щоб передати йому все необхідне. Це реально зекономило мені багато часу.

Але AI треба навчити

На початку AI дуже часто помиляється. І неважливо, наскільки добре ти написав промпт. Коли тільки починаєш навчати його працювати з якоюсь задачею, він може зробити зовсім не те, що тобі потрібно. Тому спочатку я завжди просила його зробити draft. Він збирає інформацію, щось робить, я все передивляюся. Якщо потрібно, виправляю і тільки після цього відправляю далі. Але якщо він часто працює з однією задачею, його можна навчити. Наприклад, можна показати йому, як ти спілкуєшся з клієнтами, дати приклади своїх повідомлень і попросити писати в такому ж стилі. Коли я навчала його працювати з одним із проєктів, я буквально крок за кроком показувала зі скріншотами, куди треба зайти, куди натиснути, що за що відповідає. Так поступово він навчився. Зараз він теж інколи помиляється, але вже набагато рідше. Я можу просто сказати, що потрібно зробити, він робить, а я швидко пробігаюся очима, щоб перевірити, чи все правильно. І це все одно займає набагато менше часу, ніж зробити все вручну.

Чи може AI замінити Project Manager?

Я не думаю, що AI зможе замінити Project Manager. Він може забрати левову частку роботи, але є речі, які він поки що не може зробити. Наприклад, він не відчуває політику і динаміку стосунків у команді. Для Project Manager це дуже важливо. Ти можеш розуміти, хто в команді клієнта реально приймає рішення, хто просто голосно висловлюється. Можеш відчути, де тонке місце і де одне невдале слово може щось зруйнувати. AI цього не відчуває так, як людина. Ще є комунікація з клієнтом. Іноді клієнт сам не зовсім впевнений, чого хоче. Тоді тобі потрібно поставити правильні питання, трохи його підштовхнути, допомогти зрозуміти, що саме йому потрібно. AI може допомогти з підготовкою, але цю частину він поки що не замінює.

Конфлікти AI теж не вирішить

Якщо виникає конфлікт у команді, AI тут не дуже допоможе. Так само і якщо конфлікт із клієнтом. Наприклад, клієнт приходить і каже: «Я хочу зупинити проєкт». AI може допомогти написати відповідь. Але людина в цей момент почне розбиратися: чому він хоче зупинити проєкт? Що сталося? Чи можемо ми щось змінити? Ти можеш відчути емоційний стан клієнта і зрозуміти, як саме зараз із ним говорити. І відповісти по-людськи, а не за шаблоном. Це важливо.

Критичне мислення стало ще важливішим

Мені здається, після появи AI критичне мислення для Project Manager стало навіть важливішим. AI може дуже швидко щось зробити: дати відповідь, знайти інформацію, скласти план, оцінити ризики. Але ти маєш розуміти, чи правильно він це зробив. Іноді потрібно дуже швидко прийняти рішення. Іноді ризикове. AI не може взяти на себе цю відповідальність. Він може допомогти побачити ризики, але рішення все одно приймає людина. Тому робота з ризиками, критичне мислення і готовність швидко пристосовуватися до ситуації для Project Manager стають ще важливішими.

А що буде з Project Manager через AI?

Думаю, що професія зміниться. AI може дуже сильно підсилити людину. Якщо ти вмієш ним користуватися, за той самий час можеш зробити набагато більше. Тому, на мою думку, скорочення будуть не просто через те, що з’явився AI. Швидше, будуть скорочуватися люди, які не готові вчитися працювати з ним. Якщо одна людина все робить вручну, а друга за той самий час робить більше, тому що використовує AI, зрозуміло, кого компанія захоче залишити. Тому я б сказала, що AI не забирає роботу у Project Manager. Він забирає частину роботи, яку Project Manager раніше робив сам.

Що я б уже сьогодні віддала AI

Якщо зовсім коротко, я б віддала йому п’ять речей. Перше, нотування: транскрипції, summary, action items, відповідальні. Друге, листування: draft листів, follow-ups, підсумки довгих переписок. Третє, звіти. Четверте, документацію: чеклісти, project charter і шаблонні речі. П’яте, рутинні дії в робочих системах. А от комунікація, конфлікти, робота з ризиками, критичне мислення і прийняття рішень поки що точно за людиною.

І ще про безпеку

Коли підключаєш AI до робочих систем, важливо правильно налаштувати йому права. Наприклад, якщо агент працює в Jira, не потрібно давати йому права Project Manager, де він може побачити все. Можна дати права розробника: створити задачу, змінити статус, написати коментар. Все, що йому потрібно для роботи. Не треба давати доступ до документів, які йому не потрібні. І в жодному разі не треба передавати йому свої паролі.

Якщо я підключаю AI до браузера, щоб він працював на якійсь сторінці, я сама заходжу на цю сторінку і сама вводжу пароль. Після цього він може працювати. Коли закінчує, виходить.

Також йому потрібно задавати обмеження: що він може робити, куди може заходити, яку інформацію може читати. Тобто дати йому тільки той доступ, який потрібен для конкретної задачі. Ще важливо розуміти різницю між безкоштовними і платними AI-інструментами. Безкоштовні сервіси часто використовують введені дані для навчання моделі, тобто інформація, яку ти туди вводиш, може десь зберігатися і оброблятися далі. З платними, корпоративними тарифами зазвичай інакше: провайдер за договором не має права використовувати твої дані для навчання чи передавати їх третім особам без дозволу. Але це теж потрібно перевіряти в умовах використання конкретного інструменту, бо не кожен платний акаунт автоматично означає повну конфіденційність. Тому перед тим як підключати AI до робочих систем чи ділитися конфіденційною інформацією, я завжди дивлюся, які саме умови пропонує сервіс.

Для мене зараз AI не про те, щоб він замінив мене. Він просто забирає ті задачі, на які мені шкода витрачати свій час. А я можу займатися тим, де мені все ще потрібно думати, спілкуватися з людьми, приймати рішення і розуміти, що відбувається з проєктом.