PMBOK 8 оновився. Я відкрив, прочитав.. Емоції та роздуми

Коли я вперше відкрив PMBOK 8th Edition і побачив що змінилось — моя перша реакція була не «о, чудово, нові практики». Реакція була трішки інша, більш емоційна )

Три нові документи яких не було раніше:

Assumption Log — тепер припущення не просто рядок у Charter. Окремий документ, який треба вести протягом усього проєкту. Тепер це другий документ після ризиків, який треба вести і переглядати, важливий документ, як на мене. Вони тепер в парі ходять — ризики і припущення.

Development Approach — формально зафіксувати: Agile, Waterfall, гібрид. З обґрунтуванням. Те що ми і так знаємо, те, що і так обирали і під що обирали Project tool (трекери) — тепер треба ще й записати. Звучить як зайва бюрократія, але, якщо офіційно узгодити з клієнтом, можна позбутися зайвих питань від нього у майбутньому.

Team Management Plan — окремий від Communication Plan документ про побудову команди, конфлікти, онбординг. Forming — Storming і т.д. памʼятаєте? Всі проєкти проходять через це і це зовсім не обовʼязково якийсь негатив. В кожному проєкті по різному, бо люди різні. Але якщо просто про це подумати ще раз, згадати ситуації, згадати шляхи вирішення і дещо записати — зайвим не буде, як на мене.

Разом з класичними Charter, Budget, Risk Register і рештою — це вже 15 документів на старті.
Це все треба заповнити, тут не про «подумати», а саме про «заповнити», бо дедлайн, як правило, був вчора.

А між нами РМами:
Хто з нас веде всі 15? По-справжньому, не для галочки?

Must-have є в кожного: Charter, Project Plan, бюджет + ще 2-3. Решта... залежить від політики компанії, настрою, клієнта і того скільки часу залишилось до понеділка.
EV, PV, TCPI — важливі і помічні метрики, але таблицю з ними відкриваєш далеко не щотижня.
Чого там, багато документів живуть один раз — в момент створення, а потім «руки не доходять». Чи не так?
Та так, але це до часу поки все ОК, а як тільки щось не то, так і метрики рахуєш і ризики дивишся і Jira reports генеруєш, а тепер ще й Assumption Log переглядатимеш.
А ще, мені б дуже у пригоді стали підсумки про проєктах, що називається Lessons Learned, що зібрані в архіві компанії або проєктному оофісі. Тоді кожен наступний новий, але схожий проєкт мав би бути менш непередбачуваним.

І справа не в лінощах. Справа в тому що написати нормальний Risk Register з нуля — це кілька годин, навіть маючи зразок з подібного проєкту і brainstorming команди. А ще помножте на кількість проєктів.

Тому і ігноруємо. Не тому що не розуміємо навіщо — а тому що часу немає.

Отже, PMBOK 8 правий по суті, як на мене. Можливо хтось і перегляне свої Must-have документи.
Але ось питання яке я задав собі і хочу задати вам:

Якби робота з документами займала не вечір, а 20 хвилин — ви б їх створювали і підтримували?

Я — так. І вимагав би це в своїх PMів, бо кинути оком на статистику, рапорти і метрики — це кілька хвилин в день, а відривати зайвий раз від роботи РМа, щоб доповів як йде проєкт — це його і мій час.
Ми всі розуміємо цінність проєктної документації, особливо коли «ой !».
Просто ціна часу, вона завжди висока, а зараз — тим більше.
Чи не так?

Юрій Пілінкевич, засновник і розробник pm-master.club