Luxoft Java Hiring Week - $2000 бонусу, круті проекти та подарунки! Реєструйся!
×Закрыть

Типичные ошибки пользователей при подготовке документов

Работаю в российской около-ИТшной компании с достаточно большим штатом сотрудников. Уровень подготовки самый разный — от очень толковых инженеров, программистов, и до тетенек преклонного возраста, которые с компьютером на «Вы». Руководство предложило провести по видеосвязи серию семинаров для обмена опытом между сотрудниками/подразделениями.

Я решил рассмотреть типичные ошибки пользователей при подготовке документов. Ну вы знаете — шрифт Comic Sans, целые абзацы текста жирным шрифтом или капсом, абзацные отступы пробелами, игнорирование таких возможностей, как стили и т.п.

Объявляю этот топик топиком зла и предлагаю поделиться теми часто встречаемыми особенностями рабочих документов, которые вас бесят.

👍НравитсяПонравилось0
В избранноеВ избранном0
LinkedIn

Похожие топики

Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter
Допустимые теги: blockquote, a, pre, code, ul, ol, li, b, i, del.
Ctrl + Enter

Если речь идет о печатной форме — сложно что-то сказать. Разве что в формах часто доставляют неадекватно маленькие поля для многих пунктов — i.e. пункт «Назначение платежа» в практически любых платежках.

В электронных же версиях документов — особенно таких, которые мне приходилось редактировать по долгу службы — дико бесят любые примеры «велосипедов», когда какой-то функционал реализуется через одно место только потому, что человек не знает корректного способа и не желает ни искать таковой, ни учиться. Examples include but not limited to: таблицы в Word, нарисованные линиями вручную; упомянутые в оригинальном посте абзацные отступы пробелами; разрыв страницы посредством кучи символов переводов строки; игнорирование стилей; формирование оглавления вручную; правка документа с ручным указанием стиля правки, без использования механизма review; набивание значений вместо формул в Excel и т.д. и т.п.

P.S. Да, в этом вопросе я немного педант)

Имхо, в топик зла я бы большую часть вышеперечисленных проблем не занес бы. Дело каждого, каким местом он готовит документ и сколько правок в него внесет; важно, насколько документ читабелен и удобен при просмотре в печатном варианте. «Абзацные» отступы для печати ничуть не критичны, микс шрифтов во многих случаях не портит картину.
Бесит немного иное — частые орфографические ошибки при их прочтении (то бишь, «пагода» (погода), «реливантность» (релевантность), «информационый» (информационный) и куча остального), синтаксические, а также отсутствие стандарта при введении спецтерминов и прочей гадости, мозолящей глаз.

Это только кажется, что эффектиность работы с документами — «дело каждого». В действительности это дело очень даже общее. Вас правда не беспокоит, что кто-то потратил 6 часов рабочего времени на то, что можно было сделать за 5 минут? Даже при том, что он получает зарплату адекватного человека? :]

Возможно, беспокоит, но не так, чтобы очень.
Во-первых, «зарплатное» обсуждение можно опустить :) уж слишком интимная тема и «несправедливость» есть абсолютно везде.
Во-вторых, если сотрудник подготовил необходимый отчет в приемлемой форме и содержанием, потратив на него 3-6 часов, но без ущерба для своих текущих задач, думаю, не стоит так тревогу бить. Сейчас потратил 6 часов, приобрел определенный опыт, в следующий раз это у него займет 1-2 часа. А с другой стороны — в таких случаях часто будут рядом отзывчивые коллеги, знакомые, которые наставят на истинный путь :)

Вот когда кто-то сознательно не желает учиться и прислушиваться к советам — это же настораживает

Про микс шрифтов, которы якобы не портит картину. Портит!

Типографику придумали не хипстеры для удовлетворения чувства прекрасного. Типографика — это удобство, скорость, качество. Правильно подготовленный документ легко читается на любом уровне детализации (как «по диагонали», благодаря хорошо видимой структуре, так и «побуквенно», благодаря эргономике основного шрифта и общего оформления текста). Откровенно плохая типографика — не менее эффективный способ заявить о своей тупости, некомпетентности и наплевательскому отношению к работе и коллегам, чем та же грамматика, орфография и пунктуация.

тут спорить не буду, зависит от того, кто читает и каково целевое предназначение документа :)

Если целевое предназначение документа — мусорное ведро, то тогда да, можно забить на типографику. Во всех остальных случаях есть смысл уделить ей некоторый минимум внимания.

Почти любой бланк в обиходе государственных и финансовых структур спроектирован как преступление против человечества.

* копирование куска таблицы из Excel в Lotus например, в виде картинки

* многоуровневые внедрения документов — распечатка сканируется, внедряется в Word-овский документ как картинка, поворачивается на 90 градусов — и в pdf.

* переписка в текстовом(не html) формате со словами: «важное выделено синим»

О, точно! Половина скриншотов, которые мне присылают — зачем-то вставлены в документ MS Word.

Бывает вместо нормального коллективного редактирования и обсуждения в Google Docs создается десяток версий doc-файлов, и потом в неподходящий момент берется «не та» версия.

Бывает шлют резюме (или просто файл), а к нему закрыт доступ.

Названия файла могут при передаче получаться
%D0%A2%D0%B8%D0%BF%D0%B8%D1%87%D0%BD%D1%8B%D0%B5.docx
наверное, лучше файлы называть латинницей, не всегда названия файлов достаточно хорошие, чтобы потом их отыскать или понять о чем файл без анализа содержимого.

Так даже письма счастья становятся бессметрными. Достаточно 2 идиотов, и весь список адресатов будет получать их пока им не надоест (не забанят).

ггы. помнится в одном банке более десяти лет назад «письмо счастья» «ходило» между отделениями недели две пока кто-то не добавил в cc службу безпеки , чем вызвали довольно веселые разборки

по видеосвязи
С помощью какого софта это вы делали?

Ну на самом деле я не совсем корректно выразился. Видеосвязи как таковой, скорее всего, не будет. Будет аудиоконференция (по телефону в режиме громкой связи, организуется с помощью каких-то железок, я не силен в этом), + показ презентации либо общий доступ к рабочему столу для демонстрации чего-либо «живьем». Посредством Microsoft OCS и Live Meeting. Не идеальное решение, но в целом приемлемо.

Если что, то уже есть технологии и софт для таких вещей, но, в целом, ваш стек проще

Меня бесят только бюрократы. В остальном же — пофиг! Мне лучше 3 строчки разумного текста комик сансом, чем 20 страниц бюрократии ни о чём.

Однако есть проблема, которая достала наверное всех — печатные формы. Когда человек выровняет чё-нить в ворде пробелами, и уверен что у другого выйдет всё в точности как он написал.

Ну и совсем уж свежая — какого лешего Гугл Док портит фотки на резюме? Они чё там, LSD обнюхались?

// Как по мне, давно пора признать email — официальным документом. Если нужно — довернуть протоколы фиксации, электронной подписи итд. Может тогда и проблем будет меньше?

Однако есть проблема, которая достала наверное всех — печатные формы. Когда человек выровняет чё-нить в ворде пробелами, и уверен что у другого выйдет всё в точности как он написал.
видел решение в libreoffice — он умеет сохранять в pdf исходники. т.е. с виду нормальный пдф, но который можно открыть и редактировать

И в гуглодоке тоже? В смысле, он щас позволяет pdf-ку редактировать?

Меня бесят только бюрократы. В остальном же — пофиг! Мне лучше 3 строчки разумного текста комик сансом, чем 20 страниц бюрократии ни о чём.
Именно по этому все ваши посты на ДОУ очень короткие! ;)

Вот бы документы были таким же «длинными». И если бы их тоже читать выборочно, только если интересна тема обсуждения, и под настроение.
И потом, в документе не поставишь TLDR. А кг/ам?

Типичные ошибки — увы, орфографические. Ещё грамматические, пунктуационные и иже с ними.

Если бы проблемы только в этом...

Наиболее часто встречающаяся ошибка — использовать для подготовки документов Microsoft Word и другие визивиг-редакторы вместо LaTeX

Доо, LaTeX — самое то для офисной работы. Нет ничего лучше LaTeX-а. Любая секретарша мечтает готовить в нем служебные записки. Никакого WYSIWYG, только LaTeX, только хардкор!

Резюме секретарши: большой опыт работы с Latex-ом :)

большой опыт работы с Latex-ом
* в Latex’e

Для Word — здорово, когда в документе используются стили заголовков, что упрощает навигацию. Часто этим пренебрегают и вообще содержание документа делают вручную.

Три листа по умолчанию в Excel. Обычно два последних — пустые (я проверяю, нет ли там чего). Названия в духе «Лист1» и «Книга1».

Спасибо, возьму на заметку!

Особенно радует когда это какой-нибудь прайс-предложение и торг уместен. При этом показывает вашу колонку цен, а остальные — в скрытых столбцах. Включая закупочную цену с упоминанием где брали. Интересно, нашёлся хоть кто-то, кто не попросил скидку?

Работе с электронной почтой (у нас для этого используется Outlook) будет посвящен отдельный семинар. Его проведет мой коллега, пожелание насчет освещения проблем no subject и Re:Re:Re:Re:(Re:) я уже высказал.

Вообще, наверное одна из самых популярных проблем.

Вот за что люблю Thundrebird — можно отредактировать как тебе надо, и написать входящему письму тот заголовок который хотел :)

Подписаться на комментарии