Как мы перешли на удаленку и настроили процессы. 17 советов из опыта

Вне зависимости от вашего отношения к текущей ситуации с COVID-19, есть только один метод эффективной борьбы с распространением вируса — дистанцирование. Многие компании принимают вынужденное решение перевести команды в режим удаленной работы, и для некоторых это становится испытанием. В этой статье я, основатель и директор Auxility, поделюсь опытом успешной трансформации компании из офиса в интернет, а также дам пару советов для поддержания высокого уровня личной и командной продуктивности.

В августе 2019 Auxility добровольно расформировали последний офис. С тех пор мы успешно развиваемся как 100% распределённая команда, а более 40 коллег продуктивно работают сообща, не ощущая расстояния, которое порой достигает 16 часовых поясов.

Как нам удалось удвоить эффективность команд при переходе на удаленную модель? Пользуюсь лучшими практиками распределённых команд, таких как GitLab и Zapier, ну и, конечно, собственными набитыми шишками. Ниже основные принципы.

Коммуникация

1. Забудьте про электронную почту

Используйте Slack, HipChat или другой командный чат. Стоимость перехода на подобный enterprise чат может стать существенной для команд больше среднего. Из бесплатных вариантов можно выделить open source Rocket.Chat. Избегайте WhatsApp, Telegram, Facebook Messenger для рабочих чатов. Во-первых, эти мессенджеры предназначены для личного общения и не предоставляют многих полезных функций для бизнеса: принудительной двухфакторной аутентификации, SSO, интеграции с облачными сервисами, мониторинга активности и других, о которых речь пойдет ниже. Во-вторых, смешивание рабочих и личных переписок не пойдет на пользу ни тому ни другому. Кроме риска попасть впросак, «промазав» чатом, будет очень сложно «отключиться» от работы или не «засветиться в онлайне», когда это не нужно :)

2. Оставайтесь в курсе всего, не отвлекаясь на уведомления

Используйте ответвления в чатах. Таким образом, уведомления о новых сообщениях в треде получают только их участники, а обсуждения делятся на объединенные по смыслу ветки. Сначала это может показаться излишеством, но со временем доказывает свою полезность. В нашей компании использование threads является принудительно-обязательным и входит в рабочий устав. Мы даже создали слэк-бота, который напоминает в личку, если кто-нибудь увлекается сообщениями в корень канала.

3. Определите окно коммуникации

Избавившись от необходимости ездить в офис, многие выигрывают как минимум час времени. Убедитесь, что команда в курсе рабочего времени друг друга (оно не обязательно должно совпадать). Мы используем working hours в Slack.

Slack проследит за тем, чтобы вы неосознанно не потревожили коллегу в нерабочее время

4. Оставайтесь на связи

Работая из дома, легко переключиться на домашние дела, оставив коллег, ожидающих мгновенной обратной связи, в недоумении. Используйте статусы, чтобы дать коллегам понять, что вы AFK (Away From Keyboard) или даже в отпуске. В нашей команде есть правило «реакции в течение часа в рабочее время». Некоторые enterprise чаты позволяют отслеживать, насколько быстро реагируют на сообщения их участники.

Продуктивность

5. Используйте систему отслеживания задач

Существует огромное количество инструментов — подбор нужного зависит от специфики команды. Asana и Trello являются одними из наиболее распространённых инструментов, удовлетворяющих общие нужды. Как software команда мы используем Jira Server и GitHub.

6. Проводите регулярные групповые встречи

Используйте Skype, Zoom или Hangouts. Статус-митинг позволяет напоминать коллегам об ответственности за выполнение задач, а также ускоряет обмен информацией о проблемах и задержках. Мы используем Google Meet, в enterprise версии которого доступны записи звонков и дополнительная аналитика. Такие встречи автоматически подвязываются к календарю и впускают в видеокомнату только приглашенных.

7. Используйте командный календарь

Работая удаленно, очень сложно не потеряться в приглашениях на встречи и часовых поясах. Ещё сложнее согласовывать время встречи, удобное для всех. Мы в основном используем общий Google Calendar в связке со Zvite (бесплатная альтернатива Calendly). Календарь открыт для всех членов команды. К примеру, там можно присоединиться к демо проекта, даже если не принимаешь в нем непосредственного участия.

Документация

8. Создайте базу знаний

Создайте свою «wiki»: описание компании, иерархию отделов, инструкции по работе, проектную документацию, заметки со встреч и многое другое. Написав исчерпывающую документацию единожды, можно сэкономить сотни часов на онбордингах, SOP и ответах на стандартные вопросы. Некоторые распределённые команды заходят так далеко, что ответ на любой вопрос должен вноситься в раздел вопросов и ответов. Среди популярных инструментов для ведения документации можно выделить Notion, Coda, Slite. Это может быть и просто каталог документов в облачном хранилище. Как software компания мы используем Confluence.

9. Отслеживайте изменения и делитесь комментариями

Самая очевидная трата времени и места на жестких дисках, которую мы наблюдаем в компаниях — это обмен файлами Microsoft Office по электронной почте. Как Microsoft, так и Google имеют облачные версии офисных продуктов, перейдя к которым, получаешь возможность совместного редактирования и комментирования, доступ к уведомлениям, контролю версий и отслеживанию изменений. Это не только дешевле, но и безопаснее — к такому документу невозможно получить доступ, не авторизировавшись в нужный аккаунт. Enterprise версия Google Drive позволяет контролировать доступ к документам, предоставлять его на ограниченное время или получать уведомления, если доступ был предоставлен какому-то лицу вне организации.

10. Подписывайте документы онлайн

Большинство документов у нас подписывается с помощью цифровой подписи. Подобные документы признаются в суде Украины, а главное — сохраняют природу и экономят время. Можно использовать Zoho Sign или Rocket Lawyer. Подобные инструменты имеют ряд дополнительных функций, которые могут помочь в ваших юридических операциях: это шаблоны, настраиваемые процессы согласования и виртуальный ревью. Некоторые сервисы даже предоставляют недорогую опцию ревью документа юристом.

Социализация и культура

11. Обустройте рабочее место

Убедитесь, что вам максимально комфортно: начиная от удобного стула и стола, хорошего освещения и заканчивая минимизацией сторонних раздражителей, наличием всего необходимого для комфортной работы. Если вы управленец, помогите удаленным сотрудникам, инвестировав в их рабочее место: хороший интернет и доставка обедов пойдет на пользу работе.

12. Организуйте рабочее время

Правило «не брать работу домой» не действует, когда работа дома. Постарайтесь спланировать рабочий график таким образом, чтобы минимально отвлекаться на домашние дела, такие как готовка и уборка. Убедитесь, что ваш график согласован с сожителями — детей лучше покормить до видеовстречи с клиентом.

13. Созванивайтесь с видео

Проработав долгое время из дома, в какой-то момент можно обнаружить себя с немытой головой, за день ни разу не выйдя из комнаты. Правило «созвоны с камерой» позволяет улучшить невербальную коммуникацию и препятствует разложению личности.

14. Назначьте статус-митинг на утро

У удаленных работников бывают сложности с тем, чтобы «сесть за работу». Утренний статус-митинг стимулирует команду прийти в себя и освежить информационное поле в начале рабочего дня.

15. Не забывайте отвлекаться

Не забывайте отвлекаться на обед и небольшие перерывы. Без живого общения с коллегами, сидящими напротив, можно легко потерять счет времени и перестать моргать. Не забудьте закончить работать. Когда не нужно следить за вечерними пробками или ловить трамвай, выбирая подходящее время, чтобы уйти из офиса, очень просто обнаружить себя сидящим за компьютером в три часа ночи. Не потерять счет времени мне позволяют такие инструменты, как RescueTime или нативный для устройств Apple Screen Time.

16. Общайтесь вне работы

Многие распределенные команды имеют возможность общаться лишь в маленьких проектных кластерах. Организуйте общие митинги, мастер-классы или просто виртуальный кофе-брейк, как у коллег из GitLab. Уделите 3–5 минут, чтобы поговорить на свободные темы во время видеовстречи. Это снимет напряженность и даст команде почувствовать себя свободнее.

17. Встречайтесь вне работы

У нас можно получить «ачивку», прислав в специальный канал селфи с коллегой. Это становится особенно веселым испытанием в интернациональной команде, расположенной в 10+ странах. На время карантина, однако, стоит воздержаться от подобных поощрений.

Я и наш дизайнер Даша «нашлись» на вершине вулкана Гунунг-Батур в Индонезии

Бонус: менеджмент ожиданий

И хоть это относится не только к удаленной работе, мы считаем необходимым развивать культуру «менеджмента ожиданий» внутри команды. По умолчанию, ваши коллеги или клиенты всегда ожидают чего-либо. Никогда не помешает лишний раз убедиться, что эти ожидания соответствуют вашим представлениям. Со временем ожидания могут и будут неконтролируемо расходиться, и очень важно регулярно синхронизироваться через простое общение, даже если это кажется излишним. В нашей практике это называется over-communication.

Распределенный офис может быть даже более эффективен, чем традиционный! Конкретная стратегия перехода в режим удаленной работы зависит от специфики компании и существующих процессов.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU