Секреты ДОУ Хакатона

Близится момент истины: мы планируем провести один из самых масштабных ДОУ Хакатонов в Украине, пригласив всех предыдущих победителей из разных уголков страны. Готовиться к этому событию стоит заранее, поэтому мы решили составить подробный план действий. Чтобы создать любой Хакатон, нужно проделать определенное количество манипуляций: рассылка, звонки, подготовка места. Мы решили поделиться с вами нехитрыми секретами создания ДОУ Хакатонов.

В этом послании получилось очень много букв, и некоторым их будет лень читать. Ниже — коротко о дальнейшем тексте.

Для проведения стандартного ДОУ Хакатона нам потребуется:

  1. Спонсоры — что нужно, чтобы договориться со спонсором, кому это интересно
  2. Место проведения мероприятия — ИТ-компания или независимое помещение?
  3. Еда — пицца или непицца?
  4. Подарки — что можно подарить участникам?
  5. Хорошее настроение или бессмертный Дух ДОУ Хакатона.
  6. Что происходит внутри Хакатона? Организация от А до Я.
  7. Факапы — непредвиденные ситуации в организации.
  8. Итоги.

Дальше — больше, берегитесь. :)

Спонсоры

Поскольку мы позиционируем ДОУ Хакатон как некоммерческое мероприятие, все расходы ложатся на плечи организаторов. Самому такой ивент не вытянуть, и логично призвать на помощь спонсоров и партнеров, которые будут рады помочь в организации такой затеи. На спонсорские деньги можно купить подарки, футболки, еду, покрыть организационные расходы на дорогу и проживание. Взамен спонсорам нужно что-нибудь дать — например, рекламу или что-нибудь, что порадует спонсора. Об этом бартере стоит договариваться заранее. Спонсоров ДОУ Хакатон привлекает своим комьюнити, возможностью разместить свои баннеры на мероприятии и раздать свою промо-продукцию (чашки, ручки, блокноты, флаера, наклейки), размещением своего лого на странице события, логотипа на футболках. И вообще участие в подобных мероприятиях добавляет им плюсик в карму — это тоже нужно учитывать.

Цели у компаний, конечно же, расходятся: аутсорсинговые компании ищут себе девелоперов, маленькие продуктовые — шанс показать себя среди активной аудитории, акселераторы — хорошие команды. Поэтому нужно четко понимать, что вы можете предложить компании взамен на деньги, которые она вам дает для проведения мероприятия.

Во всей этой схеме еще нужно учитывать пожелания самих участников. Мы, например, уважаем закон о нераспространении личной информации и не делимся с компаниями имейлами наших участников. Но представители компании спонсора всегда могут прийти и в живую рассказать о ней. Если кого-то из участников это заинтересует — они сами выйдут на компанию.

Место проведения мероприятия

В этом пункте есть несколько проблем. Если у вас достаточно финансов для того, чтобы арендовать небрендированное и независимое от любой из ИТ-компаний помещение — ОК. Но будьте готовы к дополнительным расходам: рабочие места (столы, стулья), спальные места (пуфики, диваны), оборудование (микрофоны, стойки, колонки, проектор, экран), Wi-Fi, еда, напитки. Пусть это все арендуется на сутки, но это тоже стоит денег.

Есть второй вариант, и мы пользуемся именно им. Мы ищем компанию, которая могла бы предоставить нам свой офис на выходные. У нас есть несколько требований, они составлены в райдер, который мы высылаем. Если компания что-то не может предоставить по райдеру — мы находим выход из положения: или находим другую компанию, или помогаем этой, чем можем.

Наш райдер выглядит так:

  • Общее помещение для кодинга и презентаций проектов с хорошей вентиляцией и Wi-Fi;
  • место для регистрации участников;
  • рабочий Wi-Fi (не зря два раза про вайфай, идеальным он был только в одном офисе — 908.vc);
  • место для курения (курилка в офисе, балкон — чтобы не смущать охрану и не бегать с этажа на этаж, — было бы идеально), возможность выйти покурить на улицу;
  • еда (ужин, завтрак, обед);
  • рабочий микрофон, звук (для открытия, презентаций и закрытия);
  • розетки;
  • удлинители;
  • спальные места (пуфы, бескаркасная мебель, диванчики);
  • проектор, экран (для презентации проектов в финале мероприятия);
  • флипчарт;
  • гейм-рум (XBox, гитара, PlayStation);
  • вопросы насчет охраны офиса (есть ли круглосуточный доступ в офис? Если нет, как решать вопросы с охраной, если кто-то из участников захочет покинуть офис среди ночи?);
  • табу на алкоголь (!!!) - всякое бывает, и мы хотим себя обезопасить от внезапных напастей алкоголя, ведь реакция на этот продукт у каждого разная и не всегда приятна окружающим.

Кроме того — чай, кофе, стаканчики, вилки, ложки, печеньки, сахар — обязательно в достаточном количестве и в доступном месте.

Еда

Как вы поняли, еду нам обычно предоставляет хостинг-партнер. Как правило, я мягко настаиваю на том, чтобы едой не была пицца, потому что ее и так полно на всех мероприятиях + кушать сутки только пиццу как-то нехорошо. Немногим дороже получаются комплексные обеды. Обычно они включают в себя первое, второе, третье и компот. В общем, всячески стараюсь кормить кодеров чем-то хорошим и полезным. С напитками выходит сложнее. Ребята сутки не спят — это плохо отражается на их мозгоактивности, а проект добить надо. Поэтому их приходиться подбадривать кофейком, крепким чаем и энергетиками.

Подарки

Все ИТ-тусовщики любят футболки. Вот мы и печатаем футболки со знаменитым баяном. Призовые места, конечно же, требуют большего внимания. Тут можно включить фантазию и дарить все, на что хватит спонсорских или собственных денег. Мы дарили сертификаты Amazon.com и Kindle. Укладывались в 350$. Если вы можете позволить себе подарки дороже, думаю, участники будут только счастливы.

Настроение

А сейчас я открою сакральную тайну Духа ДОУ Хакатона.

Все дело в том, что бессмертный Дух Хакатона живет в каждом программисте. Все они, создавая новый проект, ведут себя, как дети с новой игрушкой. У этих замечательных людей кипят мозги и горят глаза — потрясающее зрелище! Глядя на них ты понимаешь, что приходят на Хакатон не просто ребята, а настоящие создатели. Вместе они образуют такое количество позитивной энергии, что передать словами нельзя. Конечно, звучит сказочно, особенно о девелоперах (перед глазами возник образ «свитер/борода/пиво»). Но на самом деле их просто нужно растормошить. Для этого вам понадобится веселый человек, который всех встретит и перезнакомит, всю ночь не будет давать спать засыпающим кодерам, и проведет финальную часть мероприятия. Все остальное участники сделают сами.

Что происходит внутри хакатона?

Все начинается с регистрации участников и растрезвонивания о событии в социальных сетях, на ДОУ и других ресурсах. Что ни говори, а сарафанное радио работает лучше всего. Как правило, те, кто уже побывал на ДОУ Хакатоне, тянут туда своих друзей и соратников. Хочу отметить, что их не смущают расстояния и поезда с пересадками, отсутствие билетов, спальных мест и еще чего-нибудь. Они приезжают, потому что хотят принять участие, хотят побыть в атмосфере общего хаоса и познакомиться с такими же безумными людьми, как они сами. Если это не так, дорогие участники, поправьте меня.

Первым делом, приезжая на ивент, ребята проходят повторную регистрацию. Как правило, приезжает 70% от зарегистрировавшихся. Затем они проходят в общую комнату, где все знакомятся. Я рассказываю им, что такое Хакатон и чего мы от них ждем за эти сутки. Ребята рассказывают, зачем приехали, какие у них идеи, представляют членов команды или ищут себе таковую. Также слово дается спонсорам, которые приехали нас поддержать. После мы объявляем ДОУ Хакатон открытым, ребята разбредаются по комнатам и начинается «аццкий кодинг».

Примерно в 19:00 приезжает ужин. Ночью происходят невероятные вещи вроде лабания песен на гитаре, чемпионатов на Xbox, PS, метания самолетиков и пр. На ночь остается приблизительно 50% прибывших, остальные уползают спать в хостелы, снятые квартиры, etc. Утром все ползают, как варенные раки, но при этом мозгоактивность возрастает, так как времени осталось мало. В 10:00 приезжает завтрак с йогуртами и штруделями, например. В 13:30 — регистрация команд.

Затем мы презентуем проекты. После того, как все представили свои проекты, — ребята голосуют методом поднятия одной из рук. За свою команду голосовать нельзя. У нас нет менторов и жюри, с этой задачей участники вполне справляются сами. Следовательно, критериев для победителей нет. Есть WOW-фактор. Если твой проект впечатлил аудиторию — ты победил. На флипчарте видно, кто сколько «рук» заработал. Ну, собственно, кто больше заработал — тот и победил. У нас есть три призовых места. После награждения Хакатон официально объявляется закрытым. Слово победителям, слово спонсорам, раздача футболок всем участникам. Самые стойкие (таких остается немного) собираются в каком-нибудь знатном месте на афтерпати. Место мы определяем непосредственно после финиша хакатона с местными ребятами.

Но по-настоящему на этом мероприятие не заканчивается. По крайней мере, для организаторов. Нужно написать подробный отчет о том, как все прошло, сделать рассылку всем участникам, потвитить, пофейсбучить, загрузить фотографии, в общем, максимально всем рассказать — как было хорошо. Вот тогда можно наверняка сказать, что Хакатон окончен.

Факапы

Факапы случаются у всех и часто. Не обошли они стороной и ДОУ Хакатон.

Можно забыть заказать еду — вы или партнер (было). Можно это дело исправить, заказав пиццу. Для этого нужно иметь какую-то запасную наличность и человека, которые ориентируется в местных доставках. Не бойтесь в этом случае просить скидку, т.к. заказ вы наверняка сделаете большой.

Можно забыть договориться с Red Bull (было) — и тогда девочки не приедут, но энергетики нужны, поэтому бежим в ближайший супермаркет и покупаем несколько палет с энергетиками.

Случается, что пропадает интернет. Надолго. Для всех или большинства (тоже было). Случается часто. Для этого нужно знать человека, который может эту проблему пофиксить. Знать его номер телефона — очень важно, потому что он, как правило, сидит в своем кабинете и рубится в Диаблу, например, так что визуально вы его отследить не сможете.

Нужно дружить с охраной офиса. Потому что за плохое поведение одного из участников могут пострадать абсолютно все. Охрана офисов не отказывается от презентов и еды, так что будьте готовы их задобрить.

Итоги

Организовывая любое мероприятие, нужно помнить, что неприятности случаются. Нужно стараться максимально все продумать и предотвратить. Но если уж вас настигла какая-нибудь неприятная неожиданность — не впадайте в панику. Все проблемы решаемы.

Если у вас возникли какие-либо вопросы — вы можете задать их в комментариях или же прислать мне на почту daria@dou.ua.

Для того, чтобы узнать, когда и где пройдет следующий ДОУ Хакатон — заходите к нам на странички Facebook, VK, а так же фоловьте нас в Twitter. Горячие новости можно узнать по хештегу #douhack.

Всегда готова вам помочь.

Pay forward ;)

👍НравитсяПонравилось0
В избранноеВ избранном0
Подписаться на автора
LinkedIn



Підписуйтесь: Soundcloud | Google Podcast | YouTube


8 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Пригласить победителей... а остальных?

И остальных обязательно пригласим :)

Дякую за статтю — дуже цікаво.

— Букав много, но нет ни одной лишней :-)

Но на самом деле их просто нужно растормошить. Для этого вам понадобится веселый человек, который всех встретит и перезнакомит, всю ночь не будет давать спать засыпающим кодерам, и проведет финальную часть мероприятия. Все остальное участники сделают сами.

У нас такого человека называют — Юппи! Ну, если помните..."была вода без цвета и без вкуса" бла-бла-бла ...и вдруг явился Юппи!

Класно розписала! Коротко і чітко про все по пунктах )

Один тільки фікс:

Вот тогда можно наверняка сказать, что Хакатон окончен.

NEVER!!! )))

Спасибо! Отличная памятка организатору ивентов :) Пожалуй, занесу в закладки.

Подписаться на комментарии