DOU Проектор: «Вчасно» — сервис обмена электронными документами

В рубрике DOU Проектор все желающие могут презентовать свой продукт (как стартап, так и ламповый pet-проект). Если вам есть о чем рассказать — приглашаем поучаствовать. Если нет — возможно, серия вдохновит на создание собственного made in Ukraine продукта. Вопросы и заявки на участие присылайте на [email protected].

Привет! Меня зовут Тамара, и я продакт-менеджер «Вчасно» — сервиса обмена электронными документами. Путь от идеи до готового продукта наш проект прошел всего за год. Сейчас сервис помогает десяткам тысяч компаний — как небольшим, так и крупным — избавиться от бумажных документов, сделать работу более эффективной и быстрой и сэкономить ресурсы.

Сначала наша команда состояла из 8 человек: биздев, 4 разработчика — 2 back-end, 2 front-end, — 2 продакта и специалист по поддержке. Но вместе с проектом она росла, и сейчас нас уже 16. К первому составу присоединилась команда технической поддержки и продаж, специалисты по внедрению, маркетолог и менеджер по работе с дилерами.

Идея

Появление нашего проекта стало решением одной конкретной проблемы. Наши коллеги по компании EVO — Zakupki.Prom.ua, площадка-участник системы публичных электронных закупок ProZorro, — посчитали, сколько они тратили времени, денег и усилий на бумажные документы. Отправка одного по почте стоила площадке от 17 грн до 40 грн — с учетом стоимости бумаги, почтовых или курьерских услуг и времени, потраченного бухгалтерами и деловодами. При годовом объеме в несколько сотен тысяч только актов и счетов сумма получается внушительной.

Если мерять финансовыми показателями, то экономия на 1 000 документов составляет от 16 тысяч до 40 тысяч грн для каждой стороны-подписанта. Если компания отправляет более 5 тысяч документов в месяц, годовая экономия исчисляется в миллионах гривен.

Да и в то время, когда мы умеем передавать «по воздуху» фильмы, которые весят несколько гигабайт, процесс «напечатал — подписал вручную — запечатал в конверт — отправил — ждешь неделю...» выглядит, согласитесь, архаично. Да и социальный момент присутствует, ведь электронные документы — это экологично. В любой стране Европы, например, в ресторане лишнюю салфетку не дадут.

Реализация

Мечта, которую мы воплощаем в жизнь, — сделать простой, но в тоже время гибкий сервис, который освободит бухгалтеров от рутинной работы, сэкономит ресурсы бизнеса и спасет леса от вырубки. Мы хотим, чтобы все возможные документы были в электронном виде, подписывались моментально, в воде не тонули, в огне не горели, вообще никогда не терялись и не занимали место.

В процессе совершенствования сервиса

У нас была гипотеза, что наш сервис будет эффективнее всего расти, если мы убедим им пользоваться крупные компании. А они, в свою очередь, распространят нас среди малого и среднего бизнеса. И мы не ошиблись: небольшие компании в один голос сказали, что идея, конечно, хорошая. И они обязательно будут пользоваться нашим сервисом... Как только сервис внедрят у себя их крупные партнеры!

Сложность заключалась в том, что бизнес-процессы в больших компаниях очень разные и сложные. А первая версия нашего «космического корабля» больше была похожа на самокат, на котором далеко не улетишь.

Нам на помощь пришли Zakupki.Prom.ua вместе с бухгалтерией компании EVO и стали первыми лояльными пользователями и тестировщиками в одном лице.

За 2 месяца мы продвинулись от идеи до сурового MVP, который опробовали на 5-ти компаниях. Это клиенты площадки для закупок, которым мы отправили первые электронные документы на подпись. И неожиданно получили очень положительный отзыв, ведь у них на руках оказались подписанные с двух сторон документы всего за несколько минут. На этом этапе мы поняли, что можем начинать рассылать документы всем контрагентам Zakupki.Prom.ua.

Первым делом мы должны были морально подготовить наших будущих пользователей. Поскольку у нас не было прямых контактов бухгалтеров компаний-контрагентов, мы в последний раз отправили компаниям бумажные документы. А вместе с ними письмо, в котором поздравляли бухгалтеров с новогодними праздниками и рассказали о том, что теперь они будут получать документы в электронном виде. Это была реклама со стопроцентным попаданием в целевую аудиторию.

Таким образом бухгалтеры, получив письмо, начали заранее регистрироваться в сервисе и звонить с вопросами, что это такое. Так мы смогли рассказать о себе и убедить подписывать документы через «Вчасно».

Уже через 2 недели мы начали массовую отправку. Отправляли каждый документ по отдельности... по 400 штук в день, поскольку несколько еще не умели. А потом начали бить маленькие, но очень важные для команды рекорды. Первая тысяча документов в сервисе. Сто зарегистрировавшихся компаний. Десять-двадцать-пятьдесят человек одновременно на сайте. Процент подписания документов в ответ: 10%, 15%, 20%... И стало понятно: it’s alive!

Первые маленькие рекорды: 60 человек одновременно на сайте

Публичный запуск проекта состоялся 14 марта 2017 года. Мы начали активно распространять и предлагать «Вчасно». Первой внешней компанией, которая была готова отправлять документы через наш сервис, стала электронная система Portmone.com. Главный бухгалтер узнала о «Вчасно» из статей, связалась с нами и предложила сотрудничество. Но это был исключительный случай продвинутой компании, которая была готова к электронным документам и находилась в поиске провайдера.

Большинство же компаний к электронному документообороту готовы не были. Общаясь с потенциальными пользователями, мы обнаружили два инсайта. Первый — все бухгалтеры знали, что такое электронный документ, ключ подписи и как этим пользоваться, поскольку они подают налоговую отчетность в электронном виде. Второй — они не хотели использовать свое знание. Просто потому что все они лучше спят, когда стопка документов лежит под матрасом, а не в каком-то непонятном облаке.

На этом этапе мы пришли к пониманию, что нужно строить знание об электронном обмене документами у бухгалтеров и руководителей бизнеса. И регулярно убеждать их в том, что это законно, надежно и безопасно, выгодно, просто и удобно. Для этого мы использовали самые различные методы. Говорили и писали о сервисе в медиа, приняли участие в более 40 мероприятиях с выступлениями по всем крупным городам, организовывали собственные ивенты.

Мероприятие «Вчасно» для целевой аудитории

«Вчасно» — это онлайн-сервис. Наш front-end — это SPA (single page application), написанный на ES2015 / React / Redux, а back-end у нас на Python 3.6 / aiohttp. Мы полюбили и активно применяем GraphQL. Данные храним в PostgreSQL, а документы клиентов в Amazon S3.

Для подписания используем сертифицированную библиотеку и поддерживаем все АЦСК Украины (аккредитованные центры сертификации ключей, которые выдают электронные цифровые подписи (ЭЦП)). Это круто и сложно, так как постоянно нужно обеспечивать актуальность форматов ключей и отвечать за «глюки» АЦСК.

Также мы в процессе разработки мобильного приложения на React Native.

Результаты

За этот год мы смогли сделать многое. Но куда больше нам еще предстоит сделать. На данный момент мы гордимся, что у нас получилось сделать «Вчасно» простым и интуитивно понятным. Ничему учиться не нужно, ведь он похож на любой email-сервис. Еще нашим пользователям теперь не обязательно находиться в офисе, чтобы подписать документы. Это можно сделать даже из-за границы, прямо с мобильного.

Нам доверили свои документы такие компании, как DOU, «Нова Пошта», «Деливери», «Укрпошта» и многие другие. В целом это уже более 25 тысяч компаний, которые зарегистрировались во «Вчасно». Мы за это очень благодарны! И помогаем всем этим компаниям избавиться от лишних бумаг. Мы спасаем деревья :)

Сейчас «Вчасно» позволяет:

• подписывать тысячи документов в несколько кликов;
• моментально находить нужные документы и отслеживать их статус подписания;
• интегрироваться с 1С и другими учётными системами;
• удобно обрабатывать документы нескольких компаний из одного аккаунта;
• добавлять в компанию неограниченное количество сотрудников и настраивать их права доступа;
• обрабатывать документы с мобильных устройств;
• работать от имени юридического лица, ФЛП или физлица;
• согласовывать документы с сотрудниками.

Интерфейс сервиса обмена электронными документами «Вчасно»

Наша большая цель — предоставить пользователям единый инструмент для обработки всех возможных типов документов.

Мы уверены: будущее украинского, да и международного рынка электронного документооборота за экосистемами, которые позволят свободно обмениваться документами. Чтобы не имело значения, каким сервисом пользуются на другой стороне, как в случае с мобильной связью или, опять-таки, email-сервисами. Для пользователей процесс будет становиться все проще и привычнее. И в конечном итоге все будут удивляться, как они без этого раньше обходились.

И мы будем теми, кто поможет этому произойти!

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU