За місцевим законодавством чи ні? Як ІТ-компанії оформлюють українців за кордоном

За кілька місяців повномасштабної війни рф проти України багато українських ІТ-фахівців переїхали за кордон, але продовжують працювати віддалено з вітчизняними роботодавцями. Ми поспілкувалися з ІТ-компаніями про те, як вони оформлюють таких співробітників та чи змінили договори з ними. А юристи Trustme Law Firm розповіли DOU, які є варіанти оформлення ІТ-спеціалістів за кордоном на прикладі Польщі, Естонії та Португалії.

✅ Як компанії оформлюють українських співробітників в інших країнах

🔸 Intellias — через офіси компанії у Польщі

У Польщі в нас є чотири офіси. Серед них і краківський делівері-центр — найбільший за межами України.

Польське законодавство передбачає різні варіанти оформлення співпраці зі спеціалістами.

Класичним варіантом є оформлення релокованих фахівців на підставі трудового договору. Офіційне працевлаштування надає всі переваги соціального захисту, гарантовані законодавством Польщі, проте має і значне оподаткування.

Щоб громадяни України (чи третіх країн) могли легально працювати у Польщі, необхідно оформити дозвіл на працевлаштування, з чим Intellias допомагає своїм спеціалістам та спеціалісткам.

Після початку війни в Україні Польща разом з іншими країнами ЄС імплементувала Директиву ЄС про тимчасовий захист, що надає громадянам України з-поміж вимушених переселенців статус захищеної особи. Польський спеціальний закон передбачає, що особи, які відповідають визначеним критеріям, мають право працювати на території Польщі протягом наступних 18 місяців.

Наразі наші співробітниці, які приїхали до Польщі, рятуючись від війни, можуть скористатися правами, наданими цим спецзаконом. Також документ дає право реєструвати індивідуальну підприємницьку діяльність (аналог українських ФОПів), що відкриває ще одну опцію співпраці, яка є досить звичною для наших колег, які були вимушені покинути Україну.

Відповідно, іншим варіантом, який широко застосовується у Польщі поряд із класичним працевлаштуванням, є співпраця на підставі B2B-договорів (аналог ФОПів). Такий варіант є більш гнучким, якщо порівнювати з працевлаштуванням за трудовим договором, та цікавішим з погляду оподаткування. Єдиним його мінусом є відсутність соціального захисту, характерного для трудових відносин.

Детальніше про типи договорів для працевлаштування у Польщі ми писали тут.

🔸 Sigma Software — продовжує поточні контракти, але готова оформлювати співробітників за трудовим законодавством країни, в яку ті релокувались

Наразі як короткострокове рішення ми рекомендуємо тим, хто співпрацює з нами як фізичні особи-підприємці та зареєстровані в Україні, продовжувати співпрацю за поточними контрактами.

При розгляді довгострокового рішення можливий варіант співпраці з кожним консультантом визначається case-by-case.

При обранні такого варіанту ми беремо до уваги податкові та соціальні платежі в окремій країні, чи має компанія там представництво, побажання консультанта та його плани на майбутнє, наявність дозволу на роботу та проживання, статусу тимчасового захисту; вимоги та тривалість окремого проєкту тощо.

В окремих локаціях, — наприклад, Швеції та Польщі, — консультанти мають можливість укласти трудовий договір та співпрацювати з нашими локальними компаніями у статусі працівників, відповідно на них буде поширюватись локальне трудове законодавство.

Щодо пріоритетних країн, де вже є або плануються до відкриття наші представництва, компанія надає інструкції та план дій своїм спеціалістам про отримання статусу тимчасового захисту, пошук житла, соціальних гарантій, оподаткування тощо. Серед цих країн Польща, Швеція, Болгарія, Румунія, Португалія, Німеччина, Туреччина, Угорщина, Чехія, Іспанія.

🔸 SoftServe — рекомендують фахівцям релокуватися до країн-хабів

З початку цього року SoftServe вийшов на ринок Латинської Америки, а зараз також відкриває офіс у Румунії. У ці непрості часи ми продовжуємо інвестувати у те, що важливо, а також пропонуємо фахівцям релокацію в нові хаби. Наразі є шість основних країн для переїзду: Польща, Румунія, Болгарія, Мексика, Колумбія, Чилі.

Ми підтримуємо релокованих співробітників в бажанні легалізуватися в цих країнах, тобто працевлаштовуємо їх офіційно на базі місцевої юридичної особи (SoftServe Польща, SoftServe Болгарія тощо). Рівень компенсації людей визначається умовами місцевого ринку, а оподаткування — місцевим законодавством.

Ми рекомендуємо переїхати до країн-хабів також тим, хто виїхав в інші країни та планує довгостроково перебувати за кордоном, щоб працювати легально.

🔸 Gismart — допомагають з відкриттям індивідуального підприємництва

Gismart продовжує свою роботу в Україні. Близько 70% співробітників нашого київського офісу перебувають у країні та не планують релокацію.

Тим, хто вимушено виїхав за кордон і тим, хто планує залишатися за межами України протягом тривалого часу, компанія допомагає з відкриттям індивідуального підприємництва та легалізацією в країні.

🔸 Go Wombat — відкриють співробітникам в Іспанії аналог ФОП

Зараз значна частина нашої команди в Іспанії. У них ще не минув регламентований строк перебування у 180 днів, тому команда далі працює за ФОП. Потім плануємо оформлювати співробітникам, які перебувають там, аналог нашого ФОПа — autonomo.

Оскільки цей захід вимушений і новий для всіх країн ЄС, ми будемо шукати варіанти, як і далі платити податки в Україні.

🔸 G5 Games — відкрили представництва у пʼяти нових країнах

З перших днів вторгнення росії в Україну ми вирішили терміново надати можливість усім нашим українським співробітникам переїхати в безпечне місце.

У нових офісах ми оформлюємо співробітників офіційно у межах законодавства країни, де відкриваємо офіс. Наразі ми вже відкрили представництва у п’яти нових локаціях: Польщі, Чорногорії, Болгарії, Вірменії та Грузії. Усі співробітники, які релокуються у ці країни, будуть оформлені офіційно відповідно до законодавства локації.

Також ми надаємо допомогу та повний супровід з оформлення посвідки на постійне проживання для співробітників та членів їхніх сімей. Наразі маємо близько 20 заявок на релокацію з України. Ці працівники виїхали за межі країни ще до початку воєнних дій.

🔸 Blackthorn Vision — продовжують працювати за поточними контрактами

З початку воєнних дій дев’ять працівників вирішили тимчасово переїхати за кордон. Кожен з них зупинився там, де йому було найкомфортніше — у Польщі, Іспанії, Німеччині.

З усіма працівниками ми залишаємося на зв’язку та продовжуємо стабільно нараховувати заробітну плату на особисті рахунки. Допомагаємо в індивідуальному порядку та намагаємося зробити так, щоб робочий процес залишався комфортним.

✅ Поради юристів, як ІТ-компаніям оформлювати співробітників за кордоном

На прохання DOU керівний партнер Trustme Law Firm Сергій Барбашин і юристи компанії Олег Чіп та Ірина Сироїд розглянули варіанти оформлення ІТ-працівників у трьох країнах Європи — Португалії, Естонії та Польщі.

🇵🇹 Португалія

За словами юристів, є два варіанти оформлення ІТ-працівників у Португалії.

Перший варіант — реєстрація індивідуальних підприємців у Португалії.

Система оподаткування — загальна за прогресивною ставкою податку на доходи фізичних осіб від 14,5% до 48%. Також ІТ-фахівці можуть обрати особливий податковий статус NHR (Non-Habitual Residents). NHR дозволяє сплачувати 20% з доходів, отриманих на території Португалії, і 0% — на доходи за межами Португалії (ФОП, дивіденди, оренда тощо), але, звісно, не без винятків.

На загальній системі оподатковується не весь дохід, а лише його частина (37%, 5%, 55%, 75%) залежно від роду діяльності. Податок не сплачується, якщо дохід підприємця є нижчим від прожиткового мінімуму.

Пільговий податковий статус NHR передбачає оподаткування 100% доходу без можливості зменшити оподатковувану базу. Статус надається після отримання податкового резидентства та діє впродовж 10 років.

Перед звітуванням в контролюючих органах підприємець може обрати, яку систему оподаткування застосовувати — загальну чи NHR.

Додатково сплачуються соціальні внески у розмірі 21,4% та ПДВ, якщо дохід перевищує 12 500 євро. Підприємці не сплачують ЄСВ перший рік, а надалі оподатковується 70% доходу.

Індивідуальний підприємець в Португалії може й надалі працювати як ФОП на території України та сплачувати податки. Доходи та податки українського ФОПа також відображають у податковій декларації в Португалії. При цьому податкові органи Португалії можуть зобов’язати індивідуального підприємця сплатити різницю між податками в Україні та Португалії.

Другий варіант — відкриття компанії в Португалії з працевлаштуванням топспеціалістів як висококваліфікованих працівників, адміністративного персоналу та реєстрація індивідуальних підприємців як фрилансерів зі збереженням чинності українського ФОПа.

Працівники та підприємці сплачують податок на доходи фізичних осіб (за загальною системою або NHR), соціальні внески, ПДВ (лише для підприємців).

Для осіб, які вже перебувають у Португалії та отримали тимчасовий захист, порядок реєстрації індивідуального підприємця чи працевлаштування дещо спрощений, адже їм автоматично надають місцевий податковий номер — NIF.

Тимчасовий захист дозволяє легально перебувати на території Португалії. Після його скасування індивідуальний підприємець або працівник може оформити візу D2 як фрилансер або D7 як фінансово незалежна особа.

🇪🇪 Естонія

Вигідним варіантом для діяльності ІТ-компанії є відкриття OU (аналог нашої ТОВ) в Естонії.

Основна перевага юрисдикції — нульовий податок на прибуток компанії (якщо не виводити дивіденди).

Крім того, якщо OU працевлаштовує нерезидента Естонії, який не проживає в країні, працівник не сплачує податки в Естонії, а має декларувати такий дохід за місцем проживання.

Естонія — лояльна юрисдикція для роботи з криптовалютою, хедж-фондами, а зареєструвати та управляти компанією можна дистанційно, отримавши e-residency або за довіреністю.

ІТ-компанії здебільшого мають запит на юрисдикцію з мінімальною бюрократією, з розвинутими диджитал-сервісами та простотою взаємодією з органами влади та податковою. Юрисдикція Естонії такому запиту відповідає.

Для чого можна використовувати OU? Проводити розрахунки в Європі між Естонією та Україною (на рахунки ФОП, ТОВ тощо); не сплачувати (або сплачувати мінімально) податок з оборотів і, якщо є бажання, фактично використовувати компанію для розрахунків.

OU підходить як для тимчасової, так і постійної діяльності в ЄС. Часто Естонію вибирають для оптимізації податкового навантаження, оскільки у багатьох інших європейських країнах високі ставки податку на прибуток.

🇵🇱 Польща

До Польщі виїхало найбільше українців через російську агресію, багато ІТ-компаній здійснюють релокейт до країни разом з працівниками та відкриттям офісу.

Юрисдикція підходить для повного релокейту. Найпопулярнішою формою ведення бізнесу в Польщі є Sp. z o.o. (Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością) (аналог ТОВ).

Загальна ставка податку Sp. z o.o. на прибуток становить 19%, але існує знижена ставка податку на прибуток у розмірі 9%. Вона може застосовуватися до новостворених компаній в першому податковому році та до компаній, чий валовий дохід у попередньому податковому році не перевищує 2 млн євро.

Українці, що отримали тимчасовий захист, мають право на працевлаштування без отримання дозволу. Ставки податків для працівників досить високі, тому власникам компаній потрібно одразу враховувати їх.

Загальні податки працівників:

• PIT (ПДФО) від 17% до 32%;
• пенсійні внески — 9,76%;
• на випадок непрацездатності — 2,45%;
• на випадок інвалідності — 1,5%;
• медичне страхування — 2%-9% за умов контракту.

Також роботодавець сплачує ZUS (аналог ЄСВ) за працівника.

Податки є досить плаваючими та залежать від багатьох факторів, тому юристи рекомендують використовувати калькулятор заробітної плати для їх обчислення.

Статус тимчасового захисту також дає можливість українцям реєструватись у Польщі як ФОП, для цього необхідно мати PESEL та профіль ePUAP (документи, що дозволяють користуватися соціальними та державними послугами у Польщі). Відкривають статус онлайн, це триває 1-2 дні.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU