Как писать служебные письма, ч. 2

(это продолжение, см. также часть 1)
http

Еще несколько хороших идей

RTFM или «Читайте документацию»

Если сообщаете какую-то невероятную информацию, вначале проверьте, а правдива ли она. Экономьте время получателя.

http

Не благодарите

http

Используйте разные поля получателя для дифференциации

http

Рекомендации по телу письма

Пишите так, чтобы было удобно разрывать письмо на цитаты
Опытные пользователи всегда используют цитаты из полученного письма в ответе, отвечая построчно. Вы можете облегчить получателю задачу, если сделаете абзацы короткими, так чтобы их было удобно делить на куски.

Напоминание — это не больно
Если вы отвечаете на письмо, присланное несколько дней назад, не поленитесь напомнить автору суть его письма. Например: «Вы попросили в пятницу, чтобы я вам сообщил, когда лекарства от астмы снова появятся у нас в продаже. Вот ссылка на препараты, которые теперь можно купить через наш сайт:

Не смешивайте несколько тем в одном письме
Не смешивайте темы, проекты, области жизни в 1 письме. Но если у вас так принято...

Не пишите о нескольких вещах в одном параграфе
«Сканируя» содержимое письма, получатели часто читают только начало каждого абзаца. Поэтому, если абзац был посвящен нескольким вопросам, читатель может их упустить.

Несколько коротких абзацев — гораздо эффективнее одного огромного.

Используйте заголовки и нумерацию в теле больших писем
Если вам все-таки нужно сказать о нескольких моментах в письме, перечислите их вначале и пронумеруйте. Например,

1) Ad Copy Delayed
2) Server Configuration Complete
3) Awaiting Client sign-off

Используйте шаблоны для информирования о состоянии проекта
Когда вы сообщаете получателям рассылки о состоянии проекта или результатах встречи, используйте шаблон TODO списков:

[ ] – Tina – Call Adrian (555–1212)
[ ] – Chris – 2005–10–01 – Fix snare
[ ] – Jerry – Check on set
[x] – David – Finish bridge

EOM для End Of Message (конец сообщения);
RR для Response required (требуется ответ);
AR для Action Required (требуется действие);
ATTACH для Contains attachemnt (содержит приложение);
PERS для Personal (Личное);
CONT для Continued (Продолжение следует);
MEET для Meeting (встреча);
MINUTES для Message contains minutes of meeting (сообщение содержит заметки для встречи).

Разумно также создать специальную веб-страницу в вашем Интранете, на которой будут перечислены все используемые сокращения и советы по внутренней переписке — всякий раз, когда кто-нибудь спросит о них, вы можете просто дать ссылку.

Будьте осторожны со ссылками

В некоторых случаях включение ссылок в текст письма делает его менее читабельным, поэтому можно вместо ссылок использовать нумерацию [1] и [2], а в конце письма приводить пояснение:

[1] 43 Folders: Hipster PDA
<a title="Linkification: http://url.goes.here" class="linkification-ext" href="http://url.goes.here/">http://url.goes.here</a>
[2] Other reference link
<a title="Linkification: http://url2.goes.here" class="linkification-ext" href="http://url2.goes.here/">http://url2.goes.here</a>

Если ссылаетесь на источник информации, не забудьте привести ссылку на него
Это сэкономит время получателя.

Используйте автоматические подписи
Создайте несколько вариантов, чтобы всякий раз под рукой был нужный, в зависимости от того, в каких вы отношениях с получателем.

http

Рекомендации по полю Subject

Если вы оказываетесь в ветке переписки с темой «FW: Help, please,» и от вас требуется ответ, измените тему письма на что-нибудь более вразумительное, но обязательно включите исходную тему, чтобы было понятно что вы не начали новую ветку переписки. Например, упомянутую тему можно изменить на «Samples needed for UK Customer (was RE: Help, please)».

То же самое может быть сделано для обсуждений, которые ушли в сторону от первоначальной темы, или содержат некорректный адрес или кусок переписки по какой-то другой теме — например, "«Pls. review/approve these requests (was FW: Can you do this)».

Используйте шаблонное поле Subject, если возможно. Например:

[Action / FYI]:
Project: Summary of [Action / FYI]

Action: Larry Tate: Project folders needed on Mon 26 Sep 2005 10:00 AM on my desk
FYI: Larry Tate: Catering confirmed for Mon 26 Sep 2005 2:00 PM
Action: Larry Tate: Meeting: All senior PMs meeting Mon 26 Sep 2005 3:00 PM-4:00 PM Summit Room (extension):
Meeting: Larry Tate: All senior PMs meeting Mon 26 Sep 2005 3:00 PM-4:00 PM Summit Room

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU