×Закрыть

Как писать служебные письма, ч. 2

(это продолжение, см. также часть 1)

Еще несколько хороших идей


RTFM или «Читайте документацию»

Читайте документацию. Если вы просите о помощи, убедитесь в том, что вы прошлись по всей документации, электронным и бумажным источникам, которые были в вашем распоряжении. Когда вы действительно просите о помощи, упомяните способы, которые вы уже испробовали и каковы были результаты.

Если сообщаете какую-то невероятную информацию, вначале проверьте, а правдива ли она. Экономьте время получателя.


Не благодарите

В неформальном общении, в средах с высоким объемом почтовых потоков, нет необходимости писать благодарственные письма всякий раз когда кто-то что-то для вас делает. Придержите свою благодарность до следующей встречи в коридоре; односложное «Спасибо» в письме малополезно. С другой стороны, обязательно поблагодарите, если то, что для вас сделали, потребовало существенных усилий.


Используйте разные поля получателя для дифференциации

Дифференцируйте получателей по тому, кто должен предпринять какие-либо действия (To), а кому следует просто ознакомиться (СС). Получателю будет легче отсортировать свою почту.


Рекомендации по телу письма

Уберите из письма дифирамбы
Если вы обращаетесь к занятому человеку с серьезным вопросом или просьбой, преодолейте желание растянуть письмо на 2000 символов. Напишите или письмо восторженного поклонника, или действительно полезное письмо, но не смешивайте их.

Пишите так, чтобы было удобно разрывать письмо на цитаты
Опытные пользователи всегда используют цитаты из полученного письма в ответе, отвечая построчно. Вы можете облегчить получателю задачу, если сделаете абзацы короткими, так чтобы их было удобно делить на куски.

Напоминание — это не больно
Если вы отвечаете на письмо, присланное несколько дней назад, не поленитесь напомнить автору суть его письма. Например: «Вы попросили в пятницу, чтобы я вам сообщил, когда лекарства от астмы снова появятся у нас в продаже. Вот ссылка на препараты, которые теперь можно купить через наш сайт:

Не смешивайте несколько тем в одном письме
Не смешивайте темы, проекты, области жизни в 1 письме. Но если у вас так принято...

Не пишите о нескольких вещах в одном параграфе
«Сканируя» содержимое письма, получатели часто читают только начало каждого абзаца. Поэтому, если абзац был посвящен нескольким вопросам, читатель может их упустить.

Несколько коротких абзацев — гораздо эффективнее одного огромного.

Используйте заголовки и нумерацию в теле больших писем
Если вам все-таки нужно сказать о нескольких моментах в письме, перечислите их вначале и пронумеруйте. Например,

1) Ad Copy Delayed
2) Server Configuration Complete
3) Awaiting Client sign-off
И в теле письма просто используйте элементы списка в качестве заголовков в тексте.

Используйте шаблоны для информирования о состоянии проекта
Когда вы сообщаете получателям рассылки о состоянии проекта или результатах встречи, используйте шаблон TODO списков:

[ ] – Tina – Call Adrian (555–1212)
[ ] – Chris – 2005–10–01 – Fix snare
[ ] – Jerry – Check on set
[x] – David – Finish bridge
Используйте акронимы
EOM для End Of Message (конец сообщения);
RR для Response required (требуется ответ);
AR для Action Required (требуется действие);
ATTACH для Contains attachemnt (содержит приложение);
PERS для Personal (Личное);
CONT для Continued (Продолжение следует);
MEET для Meeting (встреча);
MINUTES для Message contains minutes of meeting (сообщение содержит заметки для встречи).
Использование акронимов заразительно — не успеете вы начать, как это станут делать все в вашей организации.

Разумно также создать специальную веб-страницу в вашем Интранете, на которой будут перечислены все используемые сокращения и советы по внутренней переписке — всякий раз, когда кто-нибудь спросит о них, вы можете просто дать ссылку.

Будьте осторожны со ссылками

В некоторых случаях включение ссылок в текст письма делает его менее читабельным, поэтому можно вместо ссылок использовать нумерацию [1] и [2], а в конце письма приводить пояснение:

[1] 43 Folders: Hipster PDA
<a title="Linkification: http://url.goes.here" class="linkification-ext" href="http://url.goes.here/">http://url.goes.here</a>
[2] Other reference link
<a title="Linkification: http://url2.goes.here" class="linkification-ext" href="http://url2.goes.here/">http://url2.goes.here</a>
Если присылаете ссылку, не забудьте сказать, зачем вы это делаете
Письма с ссылками и объяснением вроде «посмотри!» раздражают. Не всякий хочет тратить время на рассматривание фотографий котят.

Если ссылаетесь на источник информации, не забудьте привести ссылку на него
Это сэкономит время получателя.

Используйте автоматические подписи
Создайте несколько вариантов, чтобы всякий раз под рукой был нужный, в зависимости от того, в каких вы отношениях с получателем.


Рекомендации по полю Subject

Отвечая на письмо, не бойтесь менять поле Subject, если это внесет ясность в переписку
Если тема письма изменилась или исходное поле Subject слишком обширное, измените его, но обязательно оставьте намек на исходную тему.

Если вы оказываетесь в ветке переписки с темой «FW: Help, please,» и от вас требуется ответ, измените тему письма на что-нибудь более вразумительное, но обязательно включите исходную тему, чтобы было понятно что вы не начали новую ветку переписки. Например, упомянутую тему можно изменить на «Samples needed for UK Customer (was RE: Help, please)».

То же самое может быть сделано для обсуждений, которые ушли в сторону от первоначальной темы, или содержат некорректный адрес или кусок переписки по какой-то другой теме — например, "«Pls. review/approve these requests (was FW: Can you do this)».

Используйте шаблонное поле Subject, если возможно. Например:

[Action / FYI]:
Project: Summary of [Action / FYI]
Так получатель сразу сможет понять о чем идет речь. Примеры:

Action: Larry Tate: Project folders needed on Mon 26 Sep 2005 10:00 AM on my desk
FYI: Larry Tate: Catering confirmed for Mon 26 Sep 2005 2:00 PM
Action: Larry Tate: Meeting: All senior PMs meeting Mon 26 Sep 2005 3:00 PM-4:00 PM Summit Room (extension):
Meeting: Larry Tate: All senior PMs meeting Mon 26 Sep 2005 3:00 PM-4:00 PM Summit Room

LinkedIn

Нет комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Подписаться на комментарии