×Закрыть

Как писать служебные письма

оригинал.

Сортировка входящих писем может сэкономить вам массу времени. Но как на счет писем, которые вы отправляете? Если вы хотите добиться эффективности и здесь, вы должны писать четкие письма, с которыми адресатам удобно иметь дело.

Определитесь с целью письма

Перед тем как набрать какой-либо текст в новом письме, ответьте себе на 2 вопроса:

1. Зачем я это пишу?
2. Что должно быть результатом этого письма?

Если вы не можете дать четких ответов, повремените с отправкой письма до тех пор, пока вы это сможете. Люди получают десятки, сотни и даже тысячи писем ежедневно, и поэтому, естественно, они адекватно реагируют только на хорошо продуманные письма, авторы которых ценят время и внимание получателя. Как правило, письма, написанные «как попало», не провоцируют нормального ответа. Поэтому если вам действительно что-то нужно, не поленитесь потратить время на то, чтобы ваши слова оказали требуемое воздействие.

Укажите характер вашего письма

Несмотря на то, что темы и содержимое писем могут быть различны, служебные письма, в принципе, можно разделить на 3 категории:

Письма, информирующие о чем-либо («Лари Тэйт будет в офисе в понедельник в 10»).
Письма, запрашивающие какую-либо информацию («куда ты положил папку „Лари Тэйт“?»).
Письма, требующие действия («Не мог бы ты позвонить секретарю Лари Тэйта, чтобы напомнить о нашей встрече в понедельник?»).

Получателю должно быть сразу понятно, к какой категории относится ваше письмо, поэтому отнеситесь внимательно к началу письма. Всегда старайтесь уместить детали и суть письма в первые предложения. Не бойтесь «тематических» фраз, которые открыто сообщают : 1) о чем письмо; 2) каким должно быть ответное действие читателя.


Встреча с Лари Тэйтом в понедельник не может быть проведена в комнате 210, поэтому не мог бы ты проверить, свободна ли будет комната 300, и сообщили ли поставщику еды о смене места встречи? Пожалуйста, свяжись сегодня со мной по IM до 5 вечера.

Вы не занимаетесь опознанием подозреваемого. Поэтому говорите по существу, и представьте, что никто не станет читать ваши письма дальше первого предложения. Позаботьтесь о том, чтобы ваше первое предложение было максимально содержательным — это и есть лучший способ заинтересовать получателя настолько, чтобы он стал читать ваше сообщение дальше.

Краткость — залог получения ответа

Это ужасно — проверяя свою почту за пять минут до окончания рабочего дня обнаруживать настоящие письма-повествования, ожидающие вашего ответа и растягивающиеся на несколько страниц. Естественно, не возникает никакого желания читать их и отвечать на них.

Существует отличный способ повысить эффективность вашего письма: уместите сообщение на одну страницу. Не зря размещение рекламы вверху страницы всегда стоит значительно дороже, чем внизу — это единственная часть страницы, которую увидит каждый.

Если есть возможность, просеивайте свои чудесные сочинения так, чтобы остались 1–2 ключевые момента. Не получается — разделите текст на несколько писем.

Какого именно действия вы добиваетесь?

Если ваше письмо содержит какой-либо запрос (просьба встретиться, состояние проекта, лошадиные скачки и т.п.), поместите этот вопрос в начале текста и четко скажите когда именно вам нужен ответ. Не надейтесь на то, что впечатленный получатель станет тратить время на чтение вашего замечательного трактата, чтобы понять, чего вы от него хотите.

В зависимости от стиля общения в вашей команде и объема внутренней почты, вы можете даже использовать специальную шапку в теле письма, дающую понять природу сообщения.

This email is: [ ] actionable [x] fyi [ ] social
Response needed: [ ] yes [x] up to you [ ] no 
Time-sensitive: [ ] immediate [ ] soon [x] none

Да, это специфическое решение, но подумайте о том, сколько минут вы тратите на блуждание по письму «изменения в проекте» только чтобы снова пропустить информацию о новых сроках или новое задание, информация о которых погребена в предпоследнем абзаце?

Уберите «тесты на сообразительность» из ваших сообщений, просто относитесь к составлению письма как к повседневной рабочей задаче. Вы не должны бояться просить то, что вам нужно, особенно если вам действительно хочется, чтобы получатель вам помог.

Старайтесь выразить суть письма в поле Subject

Сделайте так, чтобы получатель быстро понял, зачем вы прислали ему письмо и какими должны быть его ответные действия. Пишите такой Subject, который подытоживает основные моменты письма или всю его суть. Избегайте фраз вроде «Привет!», «И еще одно...», или «для вашего сведения», вместо этого пишите краткое изложение основных моментов письма:

Деловой завтрак перенесен на Пятницу @ 13:00
Напоминание: понедельник — праздничный день, поэтому занятий не будет.
Запрос: послать Ларри Тэйту zip файл повторно?
HELP: Ты можешь перефрагментировать мой диск C?

Если письмо имеет отношение только к 1 факту или 1 вопросу, попробуйте использовать только тему письма. В некоторых организациях (ссылка), такие письма выделяют путем добавления EOM (End of Message, конец сообщения) в конце поля Subject. Это позволяет получателю сразу понять, что нет необходимости просматривать тело письма, и очень удобно людям, которые получают огромное количество писем, т.к. дает им возможность быстро просмотреть почту.

LinkedIn

1 комментарий

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Письмо лежит передо мною; Его коснуться не могу; Я с сожаленьем и тоскою, Не прочитав, его сожгу...!!!

Подписаться на комментарии