О пользе и вреде детального планирования

В последнее время на ДОУ было много статей по различным теориям и практикам улучшения качества оценки и планирования проектов. Вчитываясь в них, я все больше прихожу к мнению, что планирование как таковое — не так хорошо, как кажется на первый взгляд.

© see_another_side

Итак, что же хорошо в планировании (или плохо без него):

• Понимание всего обьема и длительности работ;
  
• понимание необходимых ресурсов и затрат;
  
• понимание баланса между затратами и выгодой проекта и как результат — возможность отказаться от заранее невыгодных проектов;
  
• возможность выбора оптимального пути выполнения проекта с помощью выполнения определенных задач параллельно и/или упрощение задач;
  
• ощущение контроля над ситуацией.

Артефакты, на которых базируется каждый план: задача, ресурсы для выполнения, исполнители, длительность конкретной задачи, последовательность задач.

Я умышленно опускаю фазы проекта, периоды между фазами и т.п., так как уверен, что все же большинство проектов являются плоскими, а не кубическими сущностями с огромным количеством внешних взаимосвязей.

Посмотрим более пристально на артефакты:

Задача. Здесь имеется в виду детальное описание задачи в таком стиле: «Установка крепежа типа гвоздь в стену, на высоте 2 метра от пола в 20 см с левой стороны внутренней части входной двери». Готов утверждать что 90% задач страдают проблемой ястности в описании, особенно когда речь идет о более сложных абстракциях, чем «гвоздь» и «стена».

Ресурсы для выполнения. Это как правило материалы, и как следствие — их поставщики с их сроками, ценами, качеством и т.п.

Исполнители. Когда речь идет об точности и гарантированности такой форс мажор как «Человеческий фактор» всегда определяеться как самая нестабильная составляющая любого плана.

Длительность задачи — очень сильно зависит от всех трех предыдущих артефактов и как следствие не может быть зафиксирована с высокой точностью. В некоторых отраслях принята единица измерения день, в более точных — секунда. В разработке софта я чаще всего сталкивался с минимальной единицей измерения — 1 час.

Последовательность задач — еще более сложный артефакт, зависящий как от приоритетов, наличия ресурсов в определенный момент времени, стадии завершенности предыдущих задач и т.п.

Подводя итог: ни один из рассмотренных выше артефактов не является гарантированным в своей сути, что подводит к мысли, что получить гарантированное качество в планировании невозможно, и любой план всегда будет содержать множество буферов времени и ресурсов, одних из которых будет не хватать, а другие будут избыточными.

Проблемы, связанные с черезмерно детальным планированием:

Обманутые надежды. Проект очень часто оказывается значительно дороже, чем по плану, значительно медленней и с меньшим обьемом работ, чем ожидалось.

Качество работ. В условиях жестких сроков исполнения задачи, как правило, решаются только чтобы пройти приемочную оценку, без достаточного анализа пути имплементации, что часто приводит к необходимости изменений уже сразу после окончания проекта.

Постоянный моральный прессинг на всех участников проекта. Заказчик должен постоянно думать о контроле, исполнитель — о том, что его будут контролировать даже в промежуточных стадиях выполнения работ, и т.п.

Закрытось исполнителей для срочных проблем, возникающих в процессе выполнения проекта. Возникновение любой внештатной ситуации ломает даже самыхй идеальный план как карточный домик. Риск-менеджмент позволяет минимизировать потери путем анализа рисков, добавления буферов и т.п. Но, во-первых, все это очень недешево обходится; во-вторых, некоторые ситуации предусмотреть попросту невозможно.

Ошибочное чуство законченности задач. Если следовать по плану, часто возникает чувство, что задача сделана, хотя впоследствии она оказывается далекой от завершения. Проблема — в сложности определения времени и усилий на интеграцию между задачами. Очень редко задача по интеграции является отдельной задачей, часто время на нее в неявном виде включают в ту или иную задачу.

Итак, если планы так плохи, то как же жить дальше?

Ответ прост и находится в мудрости веков. Например: «Богу — богово, кесарю — кесарево».

В данном случае, можно трактовать так: просто делать задачи по очереди, менять эту очередь по мере необходимости и не пытаться обьять необьятное. На мой взгляд, хорошая альтернатива плану — список того, что необходимо сделать, отсортированный по приоритету с единственным условием — не менять приоритеты, пока текущая задача не выполнена (ну, если ее не надо отменить совсем). Также хорош подход создания Mind Maps на фиксированный промежуток времени (например, на квартал). В целом — любой инструмент, позволяющий зафиксировать ожидаемый результат на должном уровне абстракции.

Вы скажете — здорово, но как же бороться с тем, что проект становиться бесконечным? Ответ такой: нужно после окончания каждой задачи и перед началом работы над следующей пересматривать приоритеты и задаваться вопросом — а не хватит ли?

Другой интерестный вопрос — а как уговорить заказчика работать без плана? Здесь все же главный фактор — доверие. Если он вам доверяет — то достаточно и списка с ориентировочной суммой «итого». А если нет — то даже очень детальный план не поможет.

Когда вы отдаете автомобиль в мастерскую, вам говорят: вот перечень работ, вот ориентировочное время выполнение (сутки), сделаем — позвоним. И даже в этом случае, когда работу можно померять вплоть до минут, никто не обещает, что последовательность будет именно такой, как как и договаривались, и что вы не выйдете из оговоренного бюджета, если они обнаружат еще какие-либо поломки.

Призыв этой статьи — не отказ от планов как таковых, а перенаправление энергии, которая тратится на создание черезмерно детальных планов, на создание чего-то более материального — например, продукта.

Когда люди строили первые хижины, они не начинали с плана, то же с автомобилями, самолетами и т.п. Или они отказались бы, посчитав, сколько все это стоит ? :-)

Почему-то считается, что создание программного обеспечения — ремесло, где необходимо только иметь правильный молоток в правильных руках, и результат уже гарантирован. Но даже в условиях постоянно растущего выбора как молотков, так и рук, предсказание будущего результата все еще остается псевдонаукой.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU