×Закрыть

Как эффективно подготовить и провести ремоут-митинг

Удаленная работа и работа в распределенной команде на сегодняшний день стали нормой — очень редко можно встретить ко-локейтед команду, которая может позволить себе роскошь проводить совещания в одном помещении. Более того, с повсеместным введением карантина личные встречи стали скорее исключением, чем правилом.

Уже 9 лет я практически каждый день провожу распределенные митинги, когда участники находятся в разных локациях, при этом количество участников варьируется от 3 до 100 и более. За это время я понял, что такие митинги имеют ряд особенностей. И несмотря на то что об этом написаны уже сотни статей, некоторые из этих особенностей часто не учитываются. О них сегодня и поговорим.

Для начала — несколько зарисовок, практически из реальной жизни.

Митинг на карантине (или просто когда все работают из дома)

Вы запланировали митинг с командой, скажем, для планирования спринта. Заранее отправили всем ссылку на Zoom, подготовили список тем для обсуждения. За пять минут до митинга вы пытаетесь стартовать конференцию и обнаруживаете, что связи нет. Вы проверяете свой ноутбук, затем роутер — всё вроде бы нормально, но соединение не устанавливается. Тут вы понимаете, что весь ваш подъезд тоже сидит на карантине и активно использует сеть, так что пропускной способности осталось совсем мало. Вы раздаете вайфай с телефона — и наконец подключаетесь. Но... прошло уже 5, а может, и 10 минут митинга.

Ваши коллеги уже подключились и ждут вас. Вы начинаете митинг, рассказываете команде о цели спринта и приступаете к оценке элементов бэклога. Первым свою оценку высказывает ваш бекэнд-разработчик. Он детально объясняет, почему данная задача займет 16 часов его времени, но половину этого объяснения команда не слышит. На фоне постоянно слышен лай собаки с легким подвыванием — ведь другой ваш коллега, который на время карантина уехал в дом за городом, забыл выключить микрофон.

Присоединяясь к митингу с улицы и используя внешний микрофон, вы рискуете добавить «лишних» участников

После того как эта проблема решена, вы продолжаете обсуждение, и приходит очередь фронтэнд-разработчика. Он долго и в подробностях рассказывает о том, как собирается реализовать задачу — но его тоже практически не слышно. Причина — он использует внешний микрофон ноутбука, который передает звук, но очень нечетко — вместо речи вы слышите невнятное бубнение.

Добавьте сюда людей, подключившихся с телефона и находящихся на улице, вездесущего соседа с перфоратором и детей, которые хотят поиграть с мамой/папой — и получите полную картину митинга.

Встреча большой команды (townhall)

У вас многочисленная команда, распределенная по нескольким городам, и вам нужно провести большую встречу и рассказать об итогах прошедшего года и планах на будущее. Карантина еще нет, так что вы, как обычно, собираетесь в офисе. В вашей самой большой локации есть зал человек на 70 — там поместится основная часть команды. Участники в других городах собрались по переговоркам, а кто-то подключился с места.

Вы начинаете встречу. В своем вступительном слове благодарите команду за проделанную работу, говорите приятные и вдохновляющие слова. И в этот самый момент из динамиков доносится голос вашего коллеги, который просит жену купить хлеба: как это часто бывает, он не выключил микрофон и в самый неподходящий момент принял телефонный звонок.

Вдоволь посмеявшись, вы продолжаете встречу и доходите до вопросов из аудитории. Ваши удаленные коллеги чувствуют себя обделенными: они не слышат вопросов, которые задают ребята из основной локации, ведь те находятся в одном зале, где «и так всё отлично слышно», так что они не используют микрофон. В результате удаленным коллегам приходится угадывать вопросы по вашим ответам.

Более того, вы еще и забыли спросить, есть ли у них вопросы (либо не попросили написать их в чат) — в результате эффект от вашей встречи оказался намного меньше ожидаемого.

Проблемы распределенных митингов

Основные проблемы при проведении распределенных митингов чаще всего сводятся к таким:

  • участники плохо слышат друг друга;
  • участники слишком хорошо слышат фоновые шумы;
  • если одна из локаций представляет собой достаточно большое помещение, вопросы и реплики «из зала» обычно слышны только находящимся в этом зале, но не удаленным участникам;
  • если одна группа участников находится в одном помещении, а другие — удаленно, то последним, как правило, уделяется меньше внимания;
  • начало митинга затягивается из-за неработающего микрофона/динамика/камеры/экрана;
  • пропускной способности канала не хватает для видео и звука, в результате всё тормозит, а люди думают, что перебивают друг друга из-за задержек передачи голоса.
Чтобы не сталкиваться с этими проблемами и провести митинг эффективно, необходимо придерживаться ряда простых правил. Большая часть из них применима и в условиях карантина, остальные же будут полезны при работе в смешанных командах, когда часть людей находится в офисе, а часть — дома или в других офисах.

Распределение участников по локациям

Для начала необходимо понять, к какому типу относится ваш митинг:

  1. Рабочая встреча, в которой участники относительно равномерно распределены по локациям (и в каждой локации их немного — примерно до 3 человек). Этот же сценарий применим и для карантина — в этом случае каждый из участников находится у себя дома.
  2. Встреча, в которой участники также равномерно распределены, но их в локациях много (от 4 и более).
  3. Общее собрание большого коллектива (townhall), в котором основная группа находится в одной локации, а к ним присоединяется несколько удалённых участников.

В первом случае имеет смысл проводить митинг целиком и полностью через средства конференц-связи, такие как Zoom, Google Meet и т. д. — таким образом вы создаете одно рабочее пространство и общий поток обсуждения на всех, каждый участник видит остальных (через видеотрансляцию или как аватары), не отвлекаясь на посторонние обсуждения с коллегами по переговорке.

Если же участников в каждой локации много (второй случай), имеет смысл собрать каждую локацию в отдельной переговорке и организовать связь уже между комнатами. Такой формат позволит при необходимости разделиться на какое-то время (например, вы можете поручить каждой группе обсудить какой-то отдельный вопрос и затем представить его всем остальным). Побочный эффект такого варианта в том, что участники могут отвлекаться на разговоры с соседями по локации.

В третьем случае (общее собрание) имеет смысл подключать удаленных участников непосредственно с рабочих мест, не собирая их по комнатам.

Техническое обеспечение

Вне зависимости от типа ремоут-митинга его техническое обеспечение имеет решающее значение. Опыт показывает, что следует обратить внимание на такие моменты:

  • Фасилитатор, или человек, отвечающий за техническое обеспечение, должен прийти в переговорку минут за 10-15 до начала митинга, проверить оборудование и то, как оно работает в связке с выбранной системой для конференц-связи (Zoom, Google Meet, Skype и т.д.). Если вы используете оборудование или переговорку впервые, вам предстоит очень важный митинг либо вы еще не связывались ранее с какой-то из локаций, проверку имеет смысл провести не позднее чем за день — это даст вам возможность устранить технические недостатки либо придумать «план Б».
  • Если кто-нибудь из участников планирует демонстрировать что-то на экране (презентация, схемы и т. д.), нужно проверить также и режим демонстрации.
  • При этом важно помнить, что видеть вашу презентацию должны не только люди в вашей локации, но и все остальные (часто бывает, что демонстратор просто подключается к монитору в переговорке, вместо того чтобы использовать средства показа экрана в системе конференц-связи — так делать нельзя).
  • Говорить только в микрофон. Если это tawnhall, и у вас есть время для вопросов аудитории — позаботьтесь о том, чтобы найти отдельный микрофон, который участники будут передавать друг другу, задавая вопросы — иначе вопросы будут услышаны только в «центральной» локации, в то время как все остальные смогут лишь догадываться о том, что прозвучало.
  • Использовать качественные микрофоны в переговорках — чтобы всех участников, даже из дальнего угла, было слышно. Использование внешнего микрофона ноутбука в большинстве случаев — не вариант, так как они имеют узкую диаграмму направленности и подходят только для встреч 1-1. Для более широкой аудитории нужно использовать отдельные микрофоны, подключаемые к ноутбукам (например, Jabra).
  • Если планируете рисовать что-то на доске, позаботьтесь о наличии камеры, которая будет смотреть на доску и картинка с которой будет видна всем удаленным участникам (можете взять отдельный ноутбук и поставить его так, чтобы камера «смотрела» на доску).
  • Если все работают из дома и доски нет, вы можете нарисовать что-то в блокноте и показать в камеру.
  • Удаленные участники, подключившиеся с рабочих мест, должны иметь хедсеты с микрофонами, закрепленными непосредственно на штативе, прикрепленном к хедсету — только так остальные будут слышать исключительно участника, без фоновых шумов из помещения, где он находится. Если же использовать хедсеты с микрофоном, размещенным на проводе или встроенным в наушники, то остальные будут слышать всё, что происходит на фоне, плюс звук трения микрофона об одежду участника. Вообще хедсеты — это отдельная тема. Многие компании в погоне за дешевизной покупают сотрудникам хедсеты, микрофоны в которых оставляют желать лучшего — пропускают фоновые шумы, искажают звук и т. д.
  • Использование внешнего микрофона ноутбука удаленным участником возможно, только если он в помещении один и там очень тихо, а кроме того, микрофон качественный и позволяет разобрать речь человека. В других случаях — только хедсет.

Если все работают из дома и доски нет — можно воспользоваться блокнотом и ручкой и показать схему в камеру ноутбука

Проведение митинга

К удаленному митингу применяются все те же правила, что и к обычному: цель митинга, агенда и задачи участников должны быть четко определены, результаты митинга — хорошо задокументированы, фасилитатор должен обладать соответствующими навыками и т. д.

Что касается специфики удаленных митингов, то проводя их, нужно помнить о следующем:

  • В начале митинга стоит спросить удаленных участников, хорошо ли им вас слышно, а также проверить, хорошо ли вы сами слышите их. Аналогично нужно спросить у них, видят ли они демонстрируемый вами материал.
  • При обсуждении какой-либо темы приоритет нужно отдавать удаленным участникам, всячески вовлекая их в беседу, так как им часто сложнее встроиться в диалог и вовремя задать вопрос/высказаться.
  • Следить за тем, чтобы обсуждение не превратилось в «разговор у доски» только одного-двух коллег — в этом случае вы теряете как удаленных участников, так и тех, кто в комнате. Кроме того, при таком развитии событий обсуждающие могут легко загородить обзор камере, направленной на доску.
  • Для визуализации текстовой информации лучше использовать средства коллективного редактирования документов (например, Google Docs) и демонстрацию экрана: картинка получается четче, чем на доске, а кроме того, участники могут редактировать документ совместно.
  • Те, кто в данный момент не говорит, должны отключать микрофон, чтобы избежать попадания фоновых шумов (звук от клавиатуры, голоса коллег) в общий эфир.
  • Не все участники будут готовы к тому, чтобы включить камеру — кто-то одет в домашнюю одежду, у кого-то в квартире беспорядок, кто-то просто не любит камеру. В этом случае не стоит заставлять людей включать видео — митинг должен быть комфортным для всех.

Иногда вместо доски и камеры удобно использовать средства совместного редактирования документов (Google Docs и др.)

Советы для участника митинга

Если вы не занимаетесь организацией митинга, а просто участвуете в нём, вам также нужно помнить о некоторых правилах:

  • Если можете использовать хедсет — используйте его. Если нет — закажите в интернет-магазине. Из собственного опыта могу сказать, что хедсет — лучший вариант для распределенных встреч — вас будет четко и ясно слышно, а фоновые шумы не будут так сильно мешать. Есть замечательные беспроводные хедсеты, которые позволят вам ходить по комнате, обеспечивая при этом отличное качество звука для ваших собеседников.
  • Если хедсета у вас нет, то проверьте внешний микрофон ноутбука — сделайте тестовый звонок через скайп или с кем-то из коллег. Если вас слышно достаточно четко, можете использовать внешний микрофон. Но помните — многие внешние микрофоны имеют очень узкую диаграмму направленности: они заточены под то, что человек говорит «прямо в ноутбук», и как только вы немного повернете голову или захотите покрутиться в кресле, вас тут же станет плохо слышно.
  • Если и хедсета нет, и внешний микрофон работает плохо, у вас наверняка есть гарнитура для телефона — используйте её. Это лучше, чем ничего.
  • О фоновых шумах. Их быть не должно. Сделайте всё, чтобы их минимизировать (закройте окно и дверь в комнату, выключите фоновую музыку, найдите наиболее тихое помещение в доме, прогоните кота) — так вы проявите уважение к коллегам.
  • Еще один вид фонового шума, не всегда очевидный, возникает, когда человек неосознанно теребит микрофон на проводе хедсета или протирает поверхность ноутбука при использовании внешнего микрофона — не делайте так.
  • Выключайте микрофон, как только закончили говорить. Так вы избавите коллег от звука вашего тяжелого дыхания в стиле Дарта Вейдера. Также, если во время митинга вам нужно что-то печатать на клавиатуре, выключайте микрофон.
  • Не жуйте во время разговора. Это мешает четко произносить слова и попросту неприятно для окружающих.
  • Не перебивайте коллег. Даже офлайновая встреча становится невыносимой, когда говорит одновременно несколько людей. Что касается онлайна, то тут такое вообще недопустимо.
  • Помните, что иногда на линии могут возникать задержки — тогда люди могут думать, что их перебивают. В таком случае выдерживайте небольшую паузу перед началом своей реплики — так вы убедитесь, что собеседник закончил говорить.
  • Если позволяет пропускная способность, используйте видео — так вы сможете доносить невербальные сигналы своим собеседникам, максимально приближая формат встречи к офлайну.
  • Подключитесь к митингу минуты за три до начала — это позволит вам проверить все настройки.

Выбор системы конференц-связи

Систем для организации удаленных встреч сейчас более чем достаточно. Они отличаются по качеству передачи звука и картинки, возможности записать митинг, максимальному количеству участников, удобству работы и т. д. Кроме того, на выбор могут влиять внутренние политики безопасности компании.

Мой личный рейтинг выглядит так:

  1. Zoom — однозначно лучшая, на мой взгляд, система. Имеет платные и бесплатные (с ограничением митингов до 40 минут) планы подписки, позволяет записывать митинги в облако и на локальный диск, отлично передает видео и звук даже при слабой связи.
  2. Google Meet — более требователен к каналу связи, однако удобен тем, что доступен всем, кто имеет Google-аккаунт (как персональный, так и бизнес-вариант). Запись митингов возможна только в одном из платных вариантов (наиболее дорогом).
  3. GoToMeeting — довольно старый продукт, обладает почти всеми возможностями, что и предыдущие две системы, но иногда имеет проблемы с качеством передачи звука и видео. Кроме того, менее удобный с точки зрения пользовательского интерфейса.
  4. Skype — по сути, не совсем система для конференц-связи, однако позволяет создавать групповые звонки и показывать экран. В моем личном опыте показывал худшие результаты на слабых каналах связи, однако может быть использован для удаленных митингов, если ничего другого под рукой нет.

Заключение

Все вышеизложенные рекомендации можно свести к нескольким основным принципам:

  • вас должны хорошо слышать;
  • вы должны хорошо слышать остальных;
  • время митинга не должно тратиться на подготовку и проверку связи, это нужно делать заранее;
  • эфир должен быть максимально чистым, без фоновых шумов;
  • культура проведения митинга в онлайновом режиме играет еще большую роль, чем в офлайне.

Следование этим принципам поможет вам проводить митинги максимально комфортно и эффективно.

Напоследок хотел бы выразить благодарность всем коллегам, давшим согласие на публикацию скриншотов со своим участием.

LinkedIn

14 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Не знайшов абзацу, де автор рекомендую використовувати Twitch для проведення мітінгів двох типів:

* Town hall
* CI/CD interactive setup

Все комментаторы так говорят о бесполезности статьи, как будто никогда не присутствовали на митингах, на которые участники опаздывают, не могут начать вовремя из-за технических проблем, их не слышно, их слишком слышно, на митингах нет адженды и они расплываются во времени, люди в одной комнате начинают говорить между собой и это не слышно удаленным участникам, и т.д., и т.п. Прям все проводят идеальные митинги, я аж обзавидовалась :)

Все кроме опозданий рукожопость, опоздания это обычно когда митинг никому не нужен или в неудобное время, но перенести нельзя

Да, рукожопость, но реже от этого такое не случается :) а опоздания очень легко могут стать принятой культурой — если все опаздывают, то зачем мне приходить вовремя, и так замкнутый круг.

В следующей серии — «Как написать документацию и отправить ее программисту»:
1. Вы можете воспользоваться вордом
2. Если у вас нет ворда то напишите в гугл документах,
3. Если у вас закончилось место на гугл драйв, то просто напишите на блокноте, сделайте фото и отправьте в любой мессенджер.
Не благодарите за идею, я старался

Если все работают из дома и доски нет — можно воспользоваться блокнотом и ручкой и показать схему в камеру ноутбука

Это просто феерично :D

Спасибо. В очередной раз убедился, что если у статьи бесполезное название, то и ее содержимое будет таким же. Все идеи и выводы очевидные и требуют лишь крупицу интеллекта чтобы к ним прийти.

не интересно и до карантина все созванивались...

За пять минут до митинга вы пытаетесь стартовать конференцию и обнаруживаете, что связи нет. Вы проверяете свой ноутбук, затем роутер — всё вроде бы нормально, но соединение не устанавливается.

А обнаружилось это только сейчас, потому что месье эффективный менеджер до этого ни разу за день не подключался к интернету, активно работая удаленно?

Неподалеку на форуме как раз недавно проскакивал топик о компьютерныз играх

Будь-ласка, досить, вже скільки таких статей

На ДОУ уже надо их фильтровать, по-моему).

ніт!

ЗЫ: ещё до кризиса с вирусом пандемии в Родине было что-то 40 человек на место «эффективных менеджеров» так что готовьтесь ))

Подписаться на комментарии