Як усе встигати й вижити. Огляд підходів до організації власного часу

Я професійно займаюся розробкою програмного забезпечення понад 9 років. За цей час працював і фрилансером, і в продуктових, аутсорс- та аутстаф-компаніях. Питання організації робочого часу є надзвичайно важливим для будь-якого спеціаліста, який працює у команді та хоче бути максимально ефективним і водночас мати сили на щось, крім роботи. Особливо актуальним це стало під час «карантину», коли майже всі компанії перевели своїх працівників у режим віддаленої роботи з дому.

У цій статті розглянемо методики організації часу, які я або мої колеги застосовували на практиці. Для кожного виду компаній, команд, проєктів мені доводилося розробляти свою систему менеджменту часу. Хоч якісь підходи та методи є універсальними, часто з’являється потреба спробувати щось нове в інших умовах.

Є багато поширених методів і теорій щодо організації робочого дня, але не всі вони працюють у конкретних випадках чи для конкретних людей. Комусь заходить техніка помодоро, а когось дратують постійні сповіщення таймера, бо не дають сконцентруватися на завданнях.

Ілюстрація Аліни Самолюк

Робочий графік

💡 Починати та закінчувати робочий день (обідню перерву) в одні й ті самі години.

Чіткий робочий графік, коли працюєш, наприклад, з 10:00 до 18:00, існує не просто так. Проте в ІТ зазвичай віддають перевагу гнучкому графіку. Це спокушає нас прийти в довільний час і не паритися про початок робочого дня: «Все одно ж я свої години відпрацюю».

➕ Можливість планувати як робочий, так і позаробочий час. Тоді колеги завжди знають, коли до вас можна звертатися, відповідно не турбують після закінчення справ. Завжди є чітка відповідь на питання: коли зручно провести робочу зустріч? Організм (мозок) звикає до стабільних періодів активності та працює в оптимальному режимі.

➖ Треба дотримуватися режиму — вчасно приходити та йти з робочого місця. Може викликати незадоволення інших членів команди через недоступність у конкретний час.

Мені класно зайшла ця методика під час роботи в продуктовій компанії. У нас був гнучкий графік, треба бути присутнім в основні години (з 11-ї до 17-ї). Я приходив на 8 ранку і спокійно програмував до 11-ї, поки сходилися інші колеги. Далі був стендап, вирішення спільних питань, з 13-ї до 14-ї — обід. Після обіду планували робочі дзвінки та зустрічі. Через мій досвід у команді (до мене зверталися представники інших команд для вирішення своїх запитань) мене часто відволікали від безпосередньої розробки та запрошували взяти участь у робочих зустрічах протягом основних годин. Безумовно, це тішило моє почуття власної важливості, але виділити кілька годин поспіль, щоб спокійно посидіти над завданням, вдавалося рідко, і я часто був змушений засиджуватися допізна, коли всі вже йшли. Насправді цей час я міг би провести з друзями або присвятити його власним справам. Перейшовши на стабільний «ранковий» графік, я не тільки звільнив собі вечори, а й привчив колег не розраховувати на мене після 17-ї, що сприяло завчасному плануванню зустрічей. Звичайно, інколи доводилося нехтувати графіком і залишатись увечері довше, проте такі ситуації я зараховував як години овертаймів, що потім складалися у додаткові вихідні.

Щоденна рутина

💡 Кожного дня робити одні й ті самі ритуали в один і той самий час.

Кажуть, що звичка формується 21 день, а спосіб мислення — 90. Як на мене, щось у тому є, і практика одних і тих самих дій кожного дня у певний час сприяє «автоматизації» та удосконаленню їх виконання.

➕ Щодня виконуються необхідні та важливі для роботи справи. Позитивне ставлення до рутинної роботи. Зниження рівня стресу. Налагодження комунікації з командою чи командами. Зменшення кількості додаткових робочих зустрічей.

➖ Тривожність, коли не вдається виконати «ритуал». Зниження гнучкості щодо робочих зустрічей.

Ця практика для мене виявилася надзвичайно корисною в налагодженні комунікації з іншими командами. Наприклад, щодня (кілька разів на день) я ходив «покурити» з розробниками з андроїд-команди. Я сам не палю, але за принципом «я ж ходжу» брав участь у цих ритуалах. На перекурі ми обговорювали робочі нюанси з реалізації функціоналу, над яким працювали паралельно або почергово наші команди. Таким чином вдавалося обходитися майже без додаткових мітингів, що зазвичай «з’їдають» багато робочого часу. Кожна команда знала, що відбувається в іншої. Попри це щоденні стендапи залишилися та продовжували сприяти покращенню комунікації.

Крім того, була «ранкова кава» з колегами з відділу продажів та PR, що давало можливість бути в курсі майбутніх подій (шоу, виставок) за участі компанії та розуміти, коли очікують на наступний реліз програми. До того ж я знав, якого функціоналу чекали клієнти, і міг просувати такі задачі на плануванні спринтів, уникав несподіваної появи колег із запитом «ой, нам треба дуже терміново ця фіча» та «зробіть це у цьому спринті поза запланованим обсягом робіт».

Mind Map

💡 Графічне зображення задач, ідей, проєктів і зв’язків між їх складовими.

Часто буває, що комплексна задача, яку важко осягнути, лякає своїм масштабом, що в свою чергу призводить до прокрастинації. Або ж, як у відомого дядечка Боба, гарні ідеї з’являються під час прийому душу і виникає потреба їх швидко записати та структурувати. Звичайні списки не дають достатньої візуалізації, і тоді на допомогу приходить техніка Mind Map.

➕ Візуалізація думок та ідей у простій формі та зв’язків між ними. Можливість простежити та зобразити послідовність дій. Є багато сервісів для швидкого створення, редагування та поширення Mind Maps.

➖ Може займати багато місця у просторі — хоч електронному, хоч паперовому.

Я почав практикувати цей підхід ще у студентські роки для візуалізації роботи студентської ради університету, яку свого часу очолював. Гарний робочий результат отримав, коли готував матеріали для навчання колег. Окрім того, це дієвий метод для декомпозиції комплексних завдань. Усе, що потрібно — біла дошка та маркери. Тоді можна швидко зобразити перелік підзадач під час обговорення якогось складного рішення. Гарний приклад знайшов на просторах інтернету: набір необхідних знань для iOS-розробника.

Техніка Pomodoro

💡 Розбити робочий день на інтервали по 25 хвилин з 5-хвилинними перервами між ними та однією великою на 60 хвилин.

Техніка заснована на використанні звичайного кухонного таймера для відмірювання відрізків напруженої роботи та перепочинку. Непряма додаткова користь для процесу розробки — можливість відірватися від задачі та знову взятись за неї щопівгодини.

➕ Є багато програм для встановлення інтервалів і нотування завдань. Можна реалізувати за допомогою смартфона чи годинника без додаткових зусиль. Вписується в будь-який робочий день.

➖ Погано працює у швидкозмінному середовищі чи при потребі час від часу оперативно відволікатися на взаємодію з іншими людьми.

Мені ідеально підійшло для безпосереднього програмування, коли сидиш та працюєш над задачею і тебе ніхто не відриває від роботи. Я та, певен, багато розробників інколи зациклюємося на методі «наукового тику», коли пробуєш трошки змінити реалізацію і подивитися, чи цього разу вдало. Такий підхід працює, але вийти з ланцюжка постійних невеликих змін і білдів важко.

За методом Pomodoro треба відриватися від завдання кожні 25 хвилин, що допомагає добре обдумати рішення, а потім пробувати внести зміни. Крім того, у професії програміста, як і у багатьох інших, є свої «шкідливості виробництва» — сидіння протягом тривалого часу та споглядання монітора, а п’ятихвилинні перерви, що передбачені цією технікою, можна використати для виконання вправ для зору або ж щоб пройтися по кімнаті, поприсідати, аби розігнати кров.

Глобальні цілі

💡 Перелік глобальних цілей і щорічних, щомісячних, щотижневих, щоденних кроків до їх втілення.

Ким ви бачите себе за 5 років? Питання здається кумедним, коли його ставлять на співбесідах HR-менеджери, бо ми думаємо, що це показує їхні суто книжкові знання. Насправді ж питання слушне, хоч і особисте, і його варто ставити собі час від часу.

➕ Змушує тримати в голові «велику картинку». Не дає відхилятися від поставленої мети, допомагає пріоритизувати чи відсікти задачі, які не сприяють глобальному розвитку.

➖ Демотивує виконувати задачі, які не узгоджуються з глобальною метою.

Насправді техніка проста та гарно поєднується з Mind Map: виписуєте на листочок, чого б хотіли досягти у найближчі 5 років і що для цього треба зробити. При цьому важливо розуміти, що ви робите для досягнення глобальної мети щодня і чи ваші задачі хоч якось цьому сприяють.

У мене була мета отримати формальну позицію тімліда, бо неформально я цим займався майже всю свою кар’єру. Я поставив собі таку ціль і час від часу, коли мене просили щось зробити чи з’являлася можливість проявити себе, питав, чи воно допоможе мені глобально? Якщо відповідь була ствердною, я був готовий витратити зайвий час для цього. Звичайно, велика ціль може бути не такою амбітною, але не менш корисною. Скажімо, якщо відчуваєте, що певну технологію знаєте гірше, можна щоразу, коли з’являється можливість взяти завдання, пов’язане з нею, зголошуватися на це. Особливо гарно працює, коли в команді є більш досвідчені люди й вони можуть перевірити вашу роботу та дати поради. Так, наприклад, я набрався досвіду в написанні unit tests.

Загальний список

💡 Усі завдання перенести з голови на папір для подальшої пріоритизації та роботи.

І ще одна несподівано проста і, здавалося б, очевидна техніка, якою часто нехтують. Як говорив персонаж сера Артура Конана Дойла Шерлок Голмс: «Голова схожа на горище, куди можна покласти все, що завгодно. Дурний так і робить. У мене ж у голові тільки потрібні інструменти, але вони в повному порядку і завжди під рукою!». Персонаж — вигаданий, а от порада — дуже реальна та корисна.

➕ Знімає фонове навантаження від великої кількості завдань. Допомагає побачити зв’язки між різними задачами, часто виявляється, що одне є частиною іншого.

➖ Потребує подальшої роботи, не завжди достатньо просто виписати завдання. Потрібно докласти додаткових зусиль, щоб усвідомити фонові процеси.

Нещодавно я збагнув, що вже багато років не писав нічого довшого за сторінку тексту, а все тому, що більшу частину ідей звик набирати на клавіатурі. Напевно, це наслідок логічного розвитку цивілізації, коли навичка письма стає менш актуальною за вміння швидко набирати текст. Однак у цій техніці важливо записувати все руками: обсяг тексту зазвичай невеликий, під час запису завдання встигаєш продумати формулювання, а без можливості миттєво відредагувати текст не заморочуєшся над деталями.

Важливим моментом є саме «повний дамп» усіх завдань з голови, що приносить найбільшу користь. Коли першу ітерацію пройдено, обов’язково треба копати глибше у пошуках фонових задач, які не є очевидними, але забирають ресурс. Хоча йдеться про професійну ефективність, у загальний список треба виносити все, зокрема особисте. Коли протягом 5 хвилин не вдається згадати про ще хоча б одну задачу, то список можна вважати закінченим і працювати з ним далі за допомогою однієї з інших технік цієї статті.

З’їсти жабу

💡 Починати день з найнеприємнішої короткої справи, після якої все буде йти легше.

Ймовірно, в результаті зведення всіх завдань у загальний список з’явиться одне, а може й більше, неприємне завдання, яке треба зробити, хоч і не хочеться. Поговорити з дратівливим членом команди, відповісти на листа, у якому просять зробити щось, що виходить за межі обов’язків, чи сплатити податки. Усе це «жаби», і, якщо почати день з вирішення однієї такої справи, далі все піде під знаком цієї перемоги.

➕ Мотивує робити неприємні, але необхідні справи. Формує настрій «переможця».

➖ Не кожен день з’являється неприємне завдання, яке вдасться завершити за 5 хвилин. Якщо не вдасться розв’язати його, то й настрій може бути зіпсований.

Я постійно практикую такий підхід. Зокрема, відповідаю на нетермінові листи чи повідомлення. До того ж часто готую зворотний зв’язок щодо проведеного інтерв’ю саме зранку: з одного боку, це дає час для аналізу після розмови з новою людиною, а з іншого, якраз та складна і неприємна справа — дати комусь оцінку — може перетворитися на корисний фідбек, особливо якщо поставити себе на місце спеціаліста й подумати, що знадобиться йому для подальшого розвитку.

Якщо таких робочих справ немає, то з’являється можливість вирішити особисте питання, що підходить під визначення «жабки». Аналогічно, якщо я працюю над великою задачею, то інколи беру якусь простеньку, щоб відволіктися й отримати відчуття завершеності та перемоги від її виконання.

Матриця Ейзенхауера

💡 Класифікація задач за координатами терміново/важливо та відповідна обробка.

Дуже популярна у середовищі бізнес-тренерів концепція, і від того вона не стає менш дієвою. Працює разом із загальним списком як інструмент пріоритизації. Термінові та важливі справи потрібно одразу вирішувати, термінові й неважливі — делегувати, нетермінові та важливі — планувати, і це саме та зона, до якої належать робочі задачі, а нетермінові та неважливі — ігнорувати.

➕ Дає змогу відкинути частину завдань, які взагалі не потрібно виконувати. Гарний інструмент для делегування. Допомагає розгребти велику кількість справ, що накопичилися, або подолати кризу. Добре візуалізується у вигляді системи координат.

➖ Не завжди добре працює як у робочих, так і особистих справах, адже ефективність не еквівалентна щастю.

Не можу сказати, що часто практикую цей метод, але він видається дуже дієвим. Особливо коли потрібно визначити, які задачі можна або треба делегувати, а це допомагає боротися з проблемою «якщо хочеш зробити добре, то зроби сам». Безумовно, часто здається, що хтось інший виконає завдання гірше за тебе, але на практиці часто виходить навпаки. Звичайно, важливі речі потрібно залишати за собою, але все робити самому — неможливо.

З неочікуваних позитивних сторін методу: під час його застосування виявляється, що частина справ, які ми вважаємо терміновими і важливими, насправді такими не є. Або не є такими для вас, бо це хтось інший намагається делегувати вам свої термінові та важливі справи.

Записник

💡 Не тримати в голові ідеї чи важливу інформацію, а записувати її для майбутнього використання.

Ця практика стала у пригоді моєму другові — як для обробки досвіду, так і для подальшого оцінювання задач, що вже колись виконувалися.

➕ Можна завжди тримати під рукою. Дає можливість записувати інформацію так, як зручно: текстом, малюнком, схемою чи піктограмою.

➖ Потребує часу для ведення записів. Якщо записник загубиться, то інформацію буде важко відновити.

Робота розробника, як відомо, це більше розумова праця, тому ідеї з втілення того чи іншого задуму замовника можуть прийти несподівано. Мати під рукою записник, куди цю ідею можна внести, вважають дуже корисною практикою. Крім того, цікавим є метод нотування завдань і витраченого часу, що пізніше допомагає набагато точніше оцінювати схожі запити на розробку. Є багато методик швидкого та візуального нотування, що допомагає побудувати асоціативні ряди, аби пізніше відновити думку. Скажімо, під час робочої наради, коли потрібно зберігати концентрацію та активне слухання, а гарну думку не хочеться втратити.

Для багатьох із вищезазначених практик потрібен папір, і, коли всі ідеї, задачі та підходи містяться в одному записнику, легко згодом до них повернутися та перевірити реалізованість завдань чи оцінити ефективність підходів. Рекомендую брати недатовані записники формату А5, бо у менші незручно вносити записи, а більші — носити.

Щомісячні виклики

💡 Щомісяця складати перелік «викликів» для себе та щоденно позначати їх виконання чи невиконання.

Маю кілька друзів, які складають список «викликів» вже не один місяць і отримують надзвичайні результати.

➕ Стимулює вдосконалюватися щодня. Допомагає досягти тривалих цілей. Якщо застосовувати у команді, то це сприяє здоровому духу змагання.

➖ Потребує візуалізації.

Я тільки починаю застосовувати цей підхід на практиці, проте вже бачу його переваги. Вдало виходить, коли виклики на місяць розміщуються на великому аркуші паперу чи білій дошці, щоб їх бачили й інші люди — це стимулює до виконання та породжує здоровий дух змагання.

Серед цікавих тем для робочих викликів: читання професійної літератури N хвилин на день, вправи для спини/шиї/очей, перевірений пул-реквест, виступ на стендапі N хвилин, піти з роботи вчасно, написана сторінка документації, виступ на внутрішній події з обміну знаннями, виправлений баг тощо. Ідей можна вигадати безліч! З мого досвіду гарно зайшло проведення стендапів англійською — допомагає розвивати мовні навички, чіткіше і простіше формулювати думки.

Загалом можна сказати, що у кожної практики є свої переваги і частина з них працює краще у поєднанні з іншими. Я б радив спробувати кожну з них і подивитися, які є найбільш дієвими саме для вас. І, звісно ж, не забувати, що ефективність не є запорукою щастя, але коли вдається завершити всі справи на роботі вчасно та без перевантажень, то й для позаробочого життя залишаються сили та ентузіазм.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU