Care.Card UX Contest: React Native + UX Design for better healthcare. Join Now & Win 100 000 SOLVE!
×Закрыть

11 привычек проектного менеджера для эффективной работы

Когда работаешь менеджером — каждая минута на счету, часто многое не успеваешь, а хочется еще и прокачивать hard и soft skills. Расскажу о привычках, которые помогают мне освободить несколько часов в неделю, избежать части пожаров, конфликтов и недопонимания. Возможно, какие-то из них пригодятся и вам!

Я хочу поделиться опытом и основными приемами, которые мне очень помогают в повседневных вопросах. Опыт приобретался разными способами: на собственных ошибках, при общении с клиентом, коллегами, друзьями, чтением литературы и посещением различных конференций и тренингов. Скажу, что не нужно изобретать велосипед, все уже придумали до нас и для нас. Я попыталась это выстроить в системный подход, который работает для меня — помогает мне эффективно организовывать свой день и достигать результатов.

1. Позаботьтесь о своем рабочем пространстве

Посмотрите вокруг. Есть ли у вас на столе все, что нужно для ежедневной эффективной работы? Это может быть блокнот, цветные маркеры, два монитора, стикеры, настольная лампа, whatever. Список индивидуален, главное — под рукой должно быть все необходимое лично вам. Если не хватает какой-то мелочи, но она нужна вам 10 раз в течение дня, постоянный поиск — это потерянные минуты или даже часы. Задач всегда больше, чем времени. Решите, что вам нужно, и приобретите эти атрибуты.

Убедитесь, что вы понимаете, какие основные инструменты вы используете в компании и на проекте. Изучите их и настройте таким образом, чтобы инструменты помогали вам в работе. Да, на это уйдет какое-то время, но оно того стоит. Инструмент должен помочь разгрузить память, чтобы в ней не накапливалась такая информация, как «список задач», «приоритеты», «напоминания» и т. д. Вы должны решать задачи, а не помнить список. Это совсем разные затраты энергии, поэтому оптимизация важна.

Установите удобные для вас настройки для почтового клиента, которым вы пользуетесь, чтобы легко категоризировать и не терять письма, составлять список задач, приоритизировать задачи/имейлы. Например, такая простая настройка, как отображение текста письма справа (или снизу) от списка писем, помогает очень быстро просматривать имейлы. Таск-листы с крайними сроками, индикаторы приоритетности и важности писем — отличный бэклог.

Если это Jira для проектного менеджмента, настроить необходимые фильтры, чарты, дэшборды, метрики просто необходимо. Это позволяет вам иметь информацию о состоянии проекта быстро и в любой момент времени. Ведь бывают ситуации, когда надо дать ответ моментально, а чтобы проанализировать состояние проекта, надо потратить час. За это время накапливается еще больше задач. Вы не успеваете ни то, ни другое. Это превращается в снежный ком. У клиента может появиться ощущение, что вы не контролируете ситуацию. Клиент спокоен, когда он видит, что все под контролем. Надо научиться извлекать выгоду из инструментов.

2. Планируйте свой день и хотя бы неделю

В конце недели я обязательно пересматриваю свой календарь, чтобы освежить в памяти, какие события у меня запланированы на следующую неделю. Оцениваю важность каждого события для себя и время на подготовку. Если подготовка длительная (например, создание презентации), обязательно резервирую себе время в календаре для этой задачи. Так вы не готовитесь в последний момент, делаете это вовремя, что позитивно влияет на качество.

Я обычно планирую свой день так:

  • Вечером всегда просматриваю свой календарь и формирую (обновляю/дополняю) списком задачи из своего бэклога. Таким образом, вы не тратите время, чтобы вспомнить, чем заняться, когда закончили задачу А или Б, у вас есть план.
  • Всегда планирую 1 час для непредвиденных задач, которые обязательно появятся после просмотра сообщений. На этот 1 час вы не должны ничего планировать, вы должны просто зарезервировать время для срочных задач. Это очень выручает, так как не нужно перепланировать свой день.
  • С утра после прочтения сообщений, я пересматриваю свой бэклог и обновляю его в зависимости от того, что срочно и важно на сегодня. Такие задачи я делаю в свой «тихий час» (см. пункт 10).

3. Escalation Path

Обязательно опишите или нарисуйте, кто за какие вопросы отвечает и к кому обращаться при возникновении той или иной проблемы.

Escalation Path in the Company. Ознакомьтесь с оргструктурой компании, имейте четкое понимание, кто за что отвечает. Если есть проблема — лучше сразу привлечь тех, кто может помочь с решением. И лучше сделать это как можно скорее. От правильной оценки ситуации и вовлечения в решение нужных людей своевременно, зависит успех проекта, репутация компании и ваша собственная.

Escalation Path with the Client. Обязательно обсудите с клиентом и задокументируйте процессы:

  • Кому звонить in case of emergency, особенно для случаев с большой разницей во времени.
  • Кому звонить в случае не получения ответа вовремя. Ведь от того, что клиент не ответил вовремя, и проект провалился, ПМу не будет хорошо. Исправлять все равно вместе.

Такой документ должен быть на проекте сразу же. Не дожидайтесь первой непредвиденной ситуации, чтобы этот документ появился. Будьте проактивны, а не реактивны.

4. Определите, кто какую роль выполняет и за что отвечает

Все это экономит вам время, вы будете знать, кто и какие принимает решения, кому нужен какой уровень деталей. Это помогает быстрее добиться результата.

Обсудите с клиентом удобное время и способы коммуникации с ним. Вы должны понимать, когда клиент доступен для вас; а клиент — когда доступны вы. Это избавит от ожиданий ответа, а также, если у вас значительная временная разница, и вы, и клиент, будете понимать какие ваши часы взаимодействия/пересечения по времени.

5. Всегда отвечайте на имейлы

Даже если имейл не требует от вас ответа, ответьте, что-то типа «Noted» или «Thank you for information». Это 15 секунд вашего времени, а отправитель понимает, что вы действительно прочитали письмо. У вашего клиента так же, как и у вас, бесконечное число сообщений, вопросов, звонков, встреч. Ему надо помнить о своих обещаниях и сроках. Поэтому ваш ответ даст клиенту понять, что теперь это ваше обещание перед ним, и помнить о нем должны теперь вы. Это очень сильно облегчит его работу.

На таких моментах, — когда клиент понимает, что ему помогают в достижении результата, — строятся доверительные отношения. Мы неоднократно слышали от клиента: «Если вы заботитесь об этом, значит, я не должен на это тратить время». Это свидетельствует о доверии.

Если имейл требует много времени, чтобы подготовить ответ, дайте отправителю знать, что вы видели имейл, и работаете над ответом.

Укажите дату, когда от вас ждать ответ. Не можете определить дату окончания работы, сообщите ему, когда от вас ждать следующего письма с обновленными данными. Всем для принятия решения нужны цифры, сроки, детали и т. д. Поддерживайте открытость. Это поможет избежать очень болезненных случаев, когда ваши ожидания не совпали с клиентскими.
Лучше лишний раз проговорить, кто и что думает, чем потом исправлять последствия. Помните, что «взрослые очень любят цифры» («Маленький принц» Антуан де Сент-Экзюпери).

6. Всегда думайте над планом B. И планом C

У вас должно быть понимание (ощущение), когда необходимо разрабатывать план B. Все, что может пойти не так, скорее всего, пойдет не так. Именно поэтому обратитесь к более опытному коллеге за помощью в составлении Risk Management Plan. Приоритезируйте риски, оцените их влияние на проект и мониторьте регулярно. Вы, как менеджер, должны уметь правильно предвидеть, какие риски имеют наибольшую вероятность, и думать о плане B в спокойной обстановке, чтобы в нужный момент поменять направление движения проекта с плана А на план B. План B требует такой же оценки рисков, мониторинга и контроля, как и любой другой, поэтому думать о плане С — ваша следующая задача.

7. Готовьтесь к встречам

Это одна из самых популярных тем для обсуждения в области проектного менеджмента. Говорить об этом можно долго и много. Я, пожалуй, бы выделила следующие самые базовые моменты, чтобы встреча была успешной:

  • Обязательно определите цель встречи и agenda, которые нужно обсудить, предварительно отправив их для ознакомления всем участникам встречи.
  • У каждого пункта agenda выделите ответственного, кто ознакомит с определенной темой встречи. Таким образом, человек будет понимать, что ему нужно подготовить определенную тему.
  • Определите ведущего для встречи. Задача ведущего — модерировать встречу таким образом, чтобы не отклоняться от изначальной цели встречи.
  • Обязательно подведите итоги встречи кратким summary в виде:
    • Action Steps;
    • Responsible for each action step;
    • Due Date for each action step;
    • Датой следующей Follow up встречи.

8. Делайте заметки. Всегда!

Если честно, не имеет значения, вы начинающий или опытный менеджер — это золотое правило выручит всегда. Мы все люди, и имеем свойство забывать информацию. Это естественно, особенно в многочисленном множестве повседневных задач. Даже если вы встретились с коллегой обсудить один небольшой вопрос, коллега обладает феноменальной памятью, да еще к тому же является вашим лучшим другом, и ему никакие формальности в виде заметок не нужны, не поленитесь и напишите эти заметки.

Вы наверняка еще вернетесь к этому вопросу. Заметки помогут вспомнить, о чем «то-о-огда» договорились. Часы, потраченные на выяснение «мы решили А или Б? и почему именно так?», окупят время, потраченное на ведение заметок. Более того, если вы общаетесь с клиентом, и не делаете заметки, он может подумать, что вы легко себе можете позволить что-то забыть. А ведь он хочет видеть в вас человека, на которого, он может положиться, специалиста, которому он доверяет двигать свой проект/продукт к успеху.

Формальный meeting summary. Да, этот формат трудоемкий и сложный. Конечно, на первых порах ваш старший коллега будет вам помогать, со временем сможете делать заметки во время обсуждения.

Не делайте исключений ни для каких встреч. Все, что обсудили с клиентом и/или коллегами, обязательно задокументируйте в виде «итогов» и отправьте в тот же день всем участникам и заинтересованным лицам.

Informal meeting summary e.g. daily stand up. Выберите удобный для себя формат (уверена, вы придумаете еще какой-то вариант), например:

  • Все action steps (кто, что и когда должен сделать) и blockers пишем сразу в рабочий чат прямо в ходе дейли стендапа. Итого: все договоренности зафиксированы, уложились по времени в таймфрейм митинга.
  • Все action steps (кто, что и когда должен сделать) and blockers пишем на доске, потом доску фотографируем и высылаем в командный чат. Итого: все договоренности зафиксированы, уложились по времени в таймфрейм митинга.
  • Вы можете быть не единственным человеком, который документирует meeting notes. В некоторых командах мы пишем их по очереди. Итого: каждый участник команды улучшает этот навык.

9. Не копите мелкие задачи

Возможно, это не самые интересные задачи, но необходимые. Например, вам пришел имейл, который требует 3-5 мин вашего времени, — тогда ответьте на него сразу! Если начать накапливать такие имейлы, то через пару дней, когда вы к ним вернетесь, вам нужно будет потратить больше времени — вспомнить, о чем речь, перечитав имейл, обдумать ответ, написать.

10. Планируйте хотя бы один «тихий час» в день

Я не помню, где я узнала об этой технике, но она меня очень выручает. Это 1 час времени, когда вы ни на что не отвлекаетесь и можете полностью сосредоточиться на важных задачах. Конечно, планируйте этот час на правильный момент времени, когда вы понимаете, что «ничего неожиданного не должно произойти». У меня это время обычно между утренними дейли стендапами и синкапами, начинающимися во второй половине дня. Найдите свой «тихий час».

11. Перенимайте опыт, учитесь, ищите знания

  • Если вам нравится читать профессиональную литературу — читайте.
  • Если вам больше нравятся конференции, тренинги, meetup, tech talks — посещайте такие мероприятия, знакомьтесь с людьми, общайтесь, задавайте вопросы.
  • Если вам хочется посетить профессиональные курсы — сделайте это.
    Знания — это то, что лишним не будет, а формат получения знаний — он индивидуален, найдите свой.
  • Учитесь на ошибках. Желательно на чужих. Очень помогает опыт коллег, которые сталкивались с теми или иными вопросами раньше, и могут подсказать, как решать определенные моменты.
  • Lessons Learned — ваш опыт — источник знаний.
  • Учитесь у team members. У всех — разработчиков, QAs, BAs, other PMs, UI/ UX Designers. С такими знаниями вам будет легче общаться с командой и клиентом.

Мы в компании опубликовали несколько корпоративных гайдлайнов, которые помогут внедрить некоторые из этих привычек: например, подготовка к встречам, работа с почтой. Больше рекомендаций по эффективной коммуникации на сайте.

Хочу подчеркнуть: любой список — не панацея. Надеюсь, что вы найдете среди этих советов тот, который поможет сделать ваш день более сбалансированным, работу — эффективной, а митинги — продуктивными. Желаю вам хорошего настроения и удачи!

Полезные ресурсы

LinkedIn

5 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Большинство привычек, указанных в статье про проактивность и правила хорошего тона :)

Хороший список — достаточно общий и многое можно применять и вне менеджмента проектов, но также и достаточно хорошо указано применение для ПМ.

Скорее здравого смысла.
Но где вы его видели?)))))

Хорошие советы, спасибо. Но я так и не понаял почему заголовок 4го пункта решили привести на англ. :)

Подписаться на комментарии