2 of October - MS Stage Free Online conference: .NET, MS SQL, MS Azure, Cosmos DB. REGISTER
×Закрыть

Зустріч 1:1 на ремоуті: як налагодити процес

Вітаю, мене звати Андрій, я співзасновник компаній Uptech та Plai. В Uptech ми практикуємо віддалену роботу майже 5 років, і хочу поділитися досвідом проведення зустрічей віч-на-віч і рекомендаціями, як їх ефективно організувати у віддаленій команді.

Стаття буде корисною для менеджерів і лідерів команд, що переходять на дистанційну роботу, а також для розподілених команд, що планують запровадити практику регулярних зустрічей 1:1.

Про зустрічі 1:1

Топменеджери та експерти менеджменту зараховують зустрічі 1:1 до найефективніших інструментів формування результативних команд і вважають їх найважливішими для менеджера.

«Зустрічі віч-на-віч — обов’язкові, це найкраща можливість почути, по-справжньому вислухати людей у вашій команді, щоб переконатися, що ви розумієте їхню думку про те, що працює, а що не працює», — Кім Скотт, автор книги «Радикальна прямота» (Radical Candor).

1:1 — це регулярні (кожні 1-4 тижні) зустрічі менеджерів та працівників, зазвичай із аджендою працівника.

Зустрічі такого формату допомагають менеджерам побудувати довірливі стосунки з командою, зрозуміти, як працівники почуваються на роботі, обговорити їхнє кар’єрне зростання та можливості для розвитку. Це обов’язкова частина комунікації в компанії, безпечне місце для зворотного зв’язку, розкриття потенційних проблем і їх розв’язання.

В Uptech більшість керівників департаментів мають зустріч 1:1 із засновниками що два тижні. Команди розробки мають своїх Engineering Managers/Project Leads, із якими зустрічаються теж що два тижні. Раніше команди розробки мали мітинги 1:1 з керівниками технічних напрямів (наприклад, Android, Back-end). Але така структура працювала гірше, тому що вони знали небагато контексту проєкту і не могли вплинути на нього значною мірою. Зустрічі тет-а-тет з проєктними менеджерами працюють краще.

Про формат 1:1 багато написано, зокрема на DOU, і якщо ви ще не ознайомлені з темою, пропоную переглянути цей пост. Я ж зупинюся на особливостях проведення таких зустрічей для розподілених команд.

Чому віддалені зустрічі 1:1 критично важливі для розподілених команд

У дистанційних командах 1:1 — це чи не єдина можливість для менеджера та працівника зустрітися сам на сам у спокійній атмосфері. Всі інші зібрання відбуваються зазвичай у групах із чіткою робочою програмою.

Віддалені команди не мають змоги для коротких розмов на кухні, в коридорі чи курилці. Вже не підійдеш з чашкою кави на small talk, не так легко побачити, чи учасник команди засмучений, чи має проблеми.

Зустрічі 1:1 — це не просто адміністративне питання, щоб вибрати софт для відеодзвінків та узгодити, де вести нотатки та завдання. Це ширше поняття, яке охоплює:

  • збереження ефективної комунікації в команді;
  • розуміння самопочуття та рівня вмотивованості команди;
  • трансляцію важливої інформації;
  • пошук і розв’язання проблем, що раніше обговорювали на small talks в офісі.

Цілі та принципи проведення зустрічей 1:1 однакові, але в розподілених командах є низка особливостей. Багато команд переходить на повну або часткову роботу дистанційно (наприклад, EVO), тому питання результативних зустрічей тет-а-тет стає все актуальнішим.

Поради для віддалених зустрічей 1:1

Приділіть більше часу для особистого контакту

Віддалена робота має плюси та мінуси. Так, витрачати час на поїздки в офіс не потрібно, але опитування Buffer показує, що працівники з дистанційного формату найбільше жаліються на самотність і проблеми з комунікацією. Це може вилитися в нижчу продуктивність або стати причиною бажання покинути компанію.

На початку розмови поцікавтеся, як працівник/-ця провели вихідні, як у нього/неї справи вдома, в сім’ї тощо. Поцікавтеся про хобі, спитайте, що колега читає/дивиться.

Важливо слухати уважно — запам’ятовувати, не повторювати питання. Необхідно показати, що ви як менеджер справді турбуєтеся і чуєте розповідь колеги, а не просто рухаєтеся за чек-листом питань.

Для мене одним із найважчих пунктів було перебороти бажання підвищувати «продуктивність» та якомога лаконічніше/структурованіше проводити зустрічі. Віч-на-віч — зовсім не про це, не про максимальну кількість вирішених питань чи поставлених завдань. Це про те, щоб дізнатися більше одне про одного, вибудувати контакт і довіру, на основі якої ви зможете сформувати продуктивну та результативну команду.

Так, наприклад, з одним співробітником ми знайшли спільне хобі — вивчення мов через Duolingo, і майже щоразу ділимося прогресом і неформально змагаємося, хто більше бейджиків заробить. З іншим любимо обговорити різні абстрактні концепції та поділитися цікавим із філософії чи економіки, подискутувати, чому люди роблять те чи інше.

Зоровий контакт і мова тіла — важливі

Під час відеодзвінків може з’явитися бажання зайнятися мультитаскінгом: перевірити пошту, фейсбук, а після питання «Як справи? Як провів вихідні?» пірнути в backlog у Jira.

Ви, напевно, думаєте, що колега не бачить, що ви зайняті. Насправді бачить. Це ясно не лише з огляду на клацання клавіатури, коли ви друкуєте звіт, а й по очах, що бігають екраном, щось читають або дивляться вбік.

Більшість адекватних менеджерів не дозволяють собі регулярно дивитися у телефон під час реальних мітингів тет-а-тет, не робіть цього й під час дистанційних зустрічей. Інакше колега сприйматиме цю зустріч як неважливу, на якій ви займаєтеся «продуктивною роботою», а не обговоренням, хто як спрацювався з новачком чи які проблеми хотів би вирішити.

Найкраще перед зустріччю відкласти телефон, закрити пошту або поставити комп’ютер на режим «Не турбувати». Повірте, якщо ви не зможете відповісти, то нічого за ці 30-40 хвилин не згорить.

Якщо все ж сталося щось критичне (сервер упав і вам потрібно його терміново піднімати), краще перенести мітинг на пізніше або скасувати його цього разу.

Уникайте перенесення чи запізнень на онлайн-зустрічі 1:1. Зазвичай вони не термінові, але постійні перенесення показують колегам, наскільки серйозно ви до них ставитеся.

Проводьте зустрічі частіше

Розподіленим командам потрібно синхронізуватися частіше. Гарне правило — збільшити частоту проведення зустрічей 1:1 вдвічі. Якщо проводили раз на місяць — перейдіть на раз на два тижні, якщо раз на два тижні — влаштовуйте їх щотижня.

Такий підхід особливо важливий для команд, що раніше не мали досвіду повністю віддаленої роботи. Кожному працівникові потрібен час для зміни робочого ритму та пристосування до нового розпорядку. Щоб гарантувати, що під час цього переходу команда не втратить продуктивності та уся важлива інформація доходитиме до потрібних працівників, зустрічайтеся частіше.

Із часом, коли команда звикне до нового формату, ви зрозумієте, що можна спілкуватися рідше — тоді повертайтеся до попереднього ритму.

Під час цих зустрічей обов’язково перевірте, чи працівник має все необхідне для роботи (це стосується hardware, software, девайсів тощо), чи достатньо відпочиває та перемикає увагу, чи продовжує займатися хобі та/або спортом. Дослідження показують, що віддалені працівники проводять більше часу за роботою, а це може стати причиною передчасного вигорання та демотивації.

Одна з потенційних проблем — вдома у працівника не завжди є тиха кімната для відвертої зустрічі тет-а-тет. Наявність маленьких дітей додає складності. Як варіант — домовтеся/оплатіть походи в кафе/кав’ярню для важливих розмов, щоби можна було сфокусуватися, з дотриманням норм безпеки, звісно. Або спробуйте провести зустріч під час прогулянки розмовою телефоном.

Пам’ятайте: це зустріч з аджендою співробітника

1:1 — це зустріч для працівника, за її/його аджендою. Ваше основне завдання як менеджера — слухати та старатися вловити сигнали, де є або можуть бути потенційні проблеми, які можна виправити.

Основна помилка, яку я бачив і якої теж припускався на зустрічі — використовувати більшість часу для status updates.

По-перше, для цього є або мають бути інші зібрання, зазвичай із залученням інших членів команди (наприклад, daily scrum stand-ups).

По-друге, більшість інформації щодо status updates ви можете дізнатися, глянувши на канбан-дошку чи останню активність у CRM тощо.

Так, під час віддалених зустрічей 1:1 є сильне бажання обговорити, хто що встиг зробити. Проте коли ви витрачаєте час на status updates, то показуєте, що не підготувалися належним чином, що робочі питання таки головні. Коли залишається мало часу до кінця зустрічі, уже важко перейти на теми, які хвилюють.

З мого досвіду, коли колеги відчувають тиск через брак часу, вони неохоче порушують некомфортні питання чи дають зворотний зв’язок. Наприклад, зі мною ділилися, що мої жарти не завжди доречні, чи що член команди боїться, що його звільнять, тільки коли ми повністю фокусувалися на адженді самого працівника. Звільнення ми не планували, досі продуктивно працюємо разом, важливо було це обговорити та заспокоїти колегу.

Корисно починати з тем, про які хоче поговорити сам працівник. І переходити до своїх підготовлених питань тільки в останню чергу.

«Я починаю кожну зустріч 1:1 з питання „З чого ти хотів би почати?“. Зазвичай члени команди мають купу речей, що їх цікавлять чи хвилюють», — Артур Мироненко, Lead Engineering Manager в Uptech.

Ведіть нотатки та діліться ними

Під час своїх перших зустрічей тет-а-тет я вів нотатки. Потім перестав — здавалося, що вони зайві, було трохи лінь. Згодом помітив, що продуктивність зустрічей знижується, усе менше цікавих розмов та інсайтів. Почав знову вести — і ситуація поліпшилася!

Ведучи нотатки, я запам’ятовую інформацію краще, відповідно можу ухвалювати кращі рішення. Перегляд нотаток перед зустріччю допомагає пригадати ключові моменти, у чому потрібно синхронізуватися та що уточнити. Завжди є про що поговорити.

Коли записую та ділюся наступними кроками, то не забуваю про них потім. Це така собі публічна — між вами двома — заява, що підтримує відповідальність сторін. Нотатки показують результати зустрічей і допомагають побачити прогрес із часом.

Я перепробував багато варіантів ведення нотаток — від записів у паперовому блокноті до електронних листів, Slack-повідомлень, Google Docs, описів подій у календарі, Evernote, Notion тощо. Проблема в тому, що вони не мають структури, потрібен додатковий час і зусилля для їх ведення.

Та у чому вести нотатки — насправді не так важливо. Головне, щоб було зручно й допомагало синхронізуватися. Для розподілених команд треба, щоб доступ до нотаток мали обидва члени команди з можливістю редагувати чи коментувати їх.

Зразок для дистанційних зустрічей 1:1

Наведу зразок плану для проведення віддаленої зустрічі 1:1. Вивчайте, комбінуйте, пристосовуйте під потреби та контекст своєї команди.

Warm-up

  • Як життя? Що цікавого у тебе відбулося з часу нашої останньої зустрічі?
  • Що тебе найбільше турбує/цікавить? Із чого б хотів/-ла розпочати?

Teamwork

  • Як прогрес за OKRs цього тижня?
  • Що плануєш змінити наступного тижня, щоб поліпшити/змінити ситуацію?
  • Як би ти оцінив/-ла якість нашої комунікації в команді? Чи достатньо наших тижневих check-ins, щоб бути в курсі прогресу та ефективно працювати?
  • Як наша компанія змогла б підтримати тебе та інших віддалених членів команди?
  • Чи відчуваєш ти зв’язок і підтримку колег?

Career growth

  • Де б ти хотів/-ла отримати більше або менше підтримки від мене на роботі?
  • Чи відчуваєш ти, що розвиваєшся у компанії? Що б хотів/-ла змінити, аби мати змогу зростати ще більше?
  • Про яку інформацію/прогрес/проєкт у нашій компанії ти б хотів/-ла дізнатися більше?
  • Є щось іще, про що б ти хотів/-ла поговорити?

Замість висновку

Віддалена робота так чи інакше стане реальністю для компаній. Не всі перейдуть на дистанційний режим, але у більшості компаній хоча б частина команди працюватиме віддалено. Сподіваюся, цей матеріал допоможе пристосуватися до нової реальності та проводити зустрічі 1:1 результативно.

Коментарі, ваш досвід і поради пишіть у коментарях або мені у LinkedIn.

LinkedIn

12 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Ваша стаття вже не ефективна, з першого абзацу незрозуміло нащо все це потрібно і нащо читати решту тексту. Немає прикладів — які проблеми так вийшло вирішити?)))

а якщо у працівника немає адженди? Що як працівнику достатньо і тих нарад, які відбуваються протягом робочого процесу?

Я так розумію — в цьому випадку працівника змусять її придумати, щоб поставили галочку, що таки зустріч відбулась або зроблять її колективною з обговоренням висмоктаних з пальця проблем, типу впливу Китаю на ринок збуту продукції, або чому туповатий, мєстячковий манагер не отримав підвищення))))

В будь-якій команді яка має хоча б якусь ціль є про що поспілкуватися. Це задача менеджера моніторити та пропонувати важливі для команди теми для обговорення. Та вибудовувати довіру щоб створити фундамент для ефективної комунікації надалі (що буде особливо важливо під час важких ситуацій, конфліктів, тощо, які рано чи пізно стануться).
Плюс завжди є теми про професійний ріст/розвиток.
Не проблема проводити 1:1s рідше (але бажано не рідше аніж раз в місяць), чи скоротити тривалість (до 30 хв), але важливо їх проводити.

Работа в стиле ФОП, ИМХО, препятствует откровенности на ван-ту-ван. Есть риск поднять весьма неудобные вопросы и пойти на ветер) Проще сказать что все «ок»

Работа в стиле КЗОТ гарантирует тебе еще меньше.
ФОП на самом деле куда более выгоден работнику, чем компании. Половина пунктов вписанных у тебя в контракте — не работают в украинских судах или не имеют успешных прицедентов. Ты можеш в любой момент развенуться и уйти — компания не сможет ничего доказать, можно съехать что компания не дает задач. Компания не имеет права требовать нахождения ФОПа в офисе. В противно случае, если компания захочет от тебя избавиться — можно пригласить трудовую комиссию посмотреть на комиты и доказать что услуги предоставлялись. Тут уже есть успешные прицеденты.
Плюс ты можеш работать на несколько галер, не сообщая им про наличие других клиентов. Ну и прочее, прочее — типа отсутствие уплаты НДС при покупке авто, если оформлять его на фопа. Короче ФОП это инструмент и надо научиться им пользоваться, как ты научился пользоваться своей ИДЕ.

Ну, якщо в компанії/колективі ви не можете підняти теми що вас хвилюють та важливі для вас, то можливо варто подумати про зміну компанії/команди?
На щастя, хороші розробники на розхват як в Україні, так і за кордоном)

Спасибо за статью. Понравилась идея вести notes, которые доступны двум участникам встреч.
Но мне кажется, большинство людей на таких митингах говорят, что всё ок, вопросов нет и т.п, даже если на самом деле это не так — разве нет? :)

Ольга, дякую за коментар.
Формат та ефективність проведення зустрічей 1:1 дуже сильно залежить від менеджера та відносин які менеджер побудує із працівником. Якщо просто проходитися по чеклісту та запитувати «Все ок?», «Допомога потрібна?», то і відповіді будуть зазвичай "

что всё ок, вопросов нет

". Це показує також іще не сформовану довіру між менеджером та працівником.
У таких випадках потрібно зробити крок назад та розібратися чому немає довіри. Може впливати культура компанії, динаміка в команді, попередній досвід, особливості характеру менежрера/працівника, тощо. Однієї відповіді як правильно тут немає, багато залежить від деталей.
Із кроків які я б порекомендував спробувати:
— Іще раз розказати та пояснити ціль зустрічей 1:1.
— Готуватися до зустрічей, підготовувати теми для розмов (про команду, проект, роботу, результати, глобальні цілі, кар’єрний ріст). Див. поради у статті.
— Починати із невеликих кроків, та показувати, як результати зустрічей 1:1 повпливали на роботу. Щоб працівник побачив що зустрічі не дарма та приносять результати.
— Просити фідбек на кожній зустрічі. Зазвичай із часом люди почнуть ділитися хоча б чимось. Дякувати за брати в роботу будь-які коментарі (навіть щось маленьке, наприклад, що 3-ій слайд на презентації мав поганий шрифт), виправляти їх, іще раз дякувати та наголошувати що це завдяки зворотньому зв’язку від цієї людини. Раз за разом дискусії та фідбек ставатимуть глибшими та більш впливовими на роботу команди, з’явиться впевненість та довіра. Тут потрібно запастися терпінням.

1) Статья — реклама Plai, проекта автора статьи.

2) Начинается за здравие, заканчивается за упокой. Идем по линку из статьи и видим:
It’s crucial to emphasize that 1-on-1 meetings should be primarily focused on the employee’s agenda, not the manager’s. When done right, during 1-on-1 sessions, employees can ask in-depth probing questions, share feedback, receive coaching, and answer tough questions.
plai.team/blog/one-on-one-meetings
Внизу страницы предлагается шаблон, а там...
One-on-one meeting template and top questions great managers ask to cultivate strong relationships and get aligned.
Meeting agenda template
Teamwork
How’s life? What did you do this weekend?
What’s your top priority this week?
What’s holding you back at work right now?
What’s going well? What are your recent wins?
If we could improve in any way as a team, how could we do it?
Career growth
What skills would you like to develop right now? How can I help you with it?
Do you feel like you’re growing in your role? What makes you say that?
Which areas would you like more or less direction/support from me on your work?
Talking points
What are your impressions of our 1:1s? How could we make them more useful for you?
Any feedback or thoughts you’d like to share?
plai.team/...​common-one-on-one-meeting
Итого, вместо красивой идеи поговорить с сотрудником о том, что для него важно или интересно, получаем стандартный набор из HR/SCRUM методичек. Причем то, что именно такой стандартный набор на самом деле используется, становится очевидно из советов в статье не заснуть и не играться на мобильном во время 1-on-1:

Під час відеодзвінків може з’явитися бажання зайнятися мультитаскінгом: перевірити пошту, фейсбук, а після питання „Як справи? Як провів вихідні?” пірнути в backlog у Jira.
Ви, напевно, думаєте, що колега не бачить, що ви зайняті. Насправді бачить. Це ясно не лише з огляду на клацання клавіатури, коли ви друкуєте звіт, а й по очах, що бігають екраном, щось читають або дивляться вбік.

3) Вот с сайта Plai набор лучших вопросов, по которым Вы как Менеджер строите 1:1s с подчиненными. Познавательно.
plai.team/...​-on-one-meeting-questions

Вітаю, Денис.
Дякую за коментар.
Стаття не рекламна, і окрім того що я таки є співзасновником в Plai (і я цього не приховував), стаття не рекламує продукт і не спонукає його використовувати. В статті хотів насамперед поділитися своїм досвідом та порадами, які сподіваюся читачам будуть корисними.

Щодо вашого коментару про meeting templates, то я б порекомендував читати статтю уважніше, а не виривати текст із контексту. У тій статті на яку ви посилаєтеся, я декілька разів наголошував що «Each one-on-one is unique, and you should not stick to any predefined template. Build your agenda based on your goals and your team priorities.» та «Don’t forget that this guide (and any other) is just a recommendation. Don’t stick strictly to any template or any list of questions.»

Я цілком згоден із вами що говорити із працінвиком потрібно про те що актуально саме для нього/неї та що його/її цікавить. Проте це завідома неможливо знати наперед, і ніякий шаблон тут не зможе допомогти. Саме тому в темплейтах зібрані типові теми для дискусій, як можуть допомогти почати розмову та сформувати вашу власну адженду. А далі уже залежить від самих учасників) сподіваюся зміг донести свою думку.

Успіху вам та приємних та результативних зустрічей 1:1)

„Each one-on-one is unique, and you should not stick to any predefined template. Build your agenda based on your goals and your team priorities.”

То хто builds agenda? An employee or the „great manager”?

Подписаться на комментарии