×Закрыть

Про отвлекающие факторы и коммунальные офисы

[От редакции: автор статьи попросил сохранить его анонимность]

Рабочий день закончился, ты чувствуешь себя вполне уставшим, пытаешься понять, а что же ты за сегодня сделал полезного, и... ничего в голову не приходит. При этом весь день был чем-то занят, причем настолько, что не успел другу перезвонить по поводу чего-то срочного. И куда время делось?

На самом деле нас постоянно отвлекает куча факторов, большинство из которых явно совершенно не замечаешь, пока целью не задашься или софтину-трекалку не поставишь. А потом так: «Вау, ну ничего ж себе!», когда на результаты смотришь.

Сразу оговорюсь, что нижеописанное очень субъективно и не касается случаев:
— когда человек — гуру абстрагирования и может выполнять немонотонную (это важно) работу хоть в плацкарте с дембелями или в баре;
— когда входящий объем информации не очень большой: до 100 писем в день и до 5 человек в мессенджерах и других каналах связи;
— когда новостные сайты и рассматривание картинок с котиками считается отвлекающим фактором («что делать, час уже хожу, чай пью, не могу сосредоточиться, начать»);
— ну и заодно не будем про саппорт, чья основная работа — моментально реагировать на входящие запросы.

С монотонной работой дела обстоят немного иначе: поскольку она машинальная, часть мозга свободна и может быть занята разговором с коллегой или музыкой. Точно также она не требует погружения в состояние «я думаю».

С «я думаю» есть один нюанс: в это состояние не попадаешь моментально и выходишь из него тоже не моментально. Сначала, как и на монотонную работу, нужно настроиться, чтоб начать, потом погрузиться в предметную область и забить себе краткосрочную память этой предметной областью. Пока ты думаешь, у тебя в голове куча вещей, от названий всех компонентов системы до нескольких параллельных возможных исходов исполнения твоей текущей задачи. И пока ты еще не понял, какой из них будет оптимальным, оно копошится в голове в виде набора мыслей. Что будет, если прерваться в середине процесса? Ага, память флашнется, и начинать нужно будет сначала или с последней точки, где ты успел какие-то осмысленные заметки оставить.

Для ясности, проверять продукт по тестплану, отсылать шаблонные письма или суммировать столбики в экселе — это монотонно. Писать черновик спецификации, продумывать UX или архитектуру — это не монотонно.

Итак, у меня получилось найти следующие поджиратели времени.

Внутренние

Любые нотификации от любых приложений. Почта, скайп, слэк, джаббер, мобильные мессенджеры — всё, что мигает, показывает попапы и издает звуки, нужно угомонить. В большинстве случаев вам не надо отвечать на входящую информацию в эту же секунду.

С почтой проще, имейлы не подразумевают мгновенного ответа, поэтому нет никакого ущерба, если вы посмотрите почтовик через полчаса. А вот каждые 5-10 минут отвлекаться на «You’ve got 5 new messages» — это пустая трата времени. Даже просто посмотреть всплывающее окно (и заинтриговаться темой нового письма) — это отвлекает. Понятно, может быть такое, что у клиента упал сервер, и клиент это заметил раньше вас, о чем и спешит сообщить в письме, но это не типичная ситуация.

В мессенджерах от вас ожидают более быстрой реакции, но опять же, не моментальной. Внезапно, вместо открыть окно и написать: «Вася, я занят, потом», можно просто открыть это окно, когда вам удобно будет, и ответить Васе. В каком-то проценте случаев Вася уже и без вас разберется.

Если у кого-то софту позволяется звуки издавать — попробуйте отключить. Это почти дзен, примерно, как смотреть на оживленный проспект в окно размером со всю стену, но со звукоизоляцией :) Нет паники, суеты и желания куда-то нажать и что-то посмотреть. Вся информация уже у вас, всё под контролем, и вы пойдете смотреть эти апдейты когда захотите. Разумеется, всё всплывающее и мигающее уже отключено.

Много каналов общения. Моим страшным сном было два аккаунта почты, два слэка, скайп и джаббер. Но практика показывает, что эффективнее — направлять всё общение в один канал. Со всеми можно договориться — объяснить, что если хотите меня быстро найти, пишите на почту, например. Можете и в скайп, но я там раз в неделю появляюсь, поэтому и отвечу не так быстро. Следить за двумя каналами входящей информации гораздо эффективней, чем за пятью.

У меня был клиент, который больше всего любил в скайпе чатиться или звонить, а мне от скайпа пришлось отказаться. Чувак мне писал в оффлайн, не видел ответа, начинал слать такие же короткие сообщения на почту и в одном из них таки намекал на суть вопроса. Итого, когда потом читаешь почту, понимаешь, к чему готовиться, мы шедулили удобное для всех время звонка и обычно продуктивно решали вопрос.

Риал-тайм общение. В части случаев, формулируя мысль письменно, человек находит ответ на свой вопрос. Спрашивать устно что-то, что требует времени на подготовку ответа (найти информацию, узнать что-то у третьих лиц, поднять документы), тоже не имеет смысла. Вы и человека отвлекли, и ответа всё равно нет. Поэтому лучше стараться использовать асинхронное общение, где оно уместно.

Внешние

Коллеги «не по делу». Телефонные звонки, разговоры, беготня. «А он шо? А ты шо? Аа, а я вчера такой — ну ваще. Ну это, на завтра, да?» Есть любители обсудить на месте тещу, президента, новую игрушку или вегетарианство. Тут можно справиться самостоятельно, объяснив, зачем вам тишина. Обычно проблем не было, по телефону можно поговорить в коридоре, а тещу перенести на кухню или на диванчик. Кто-то менялся местами и садился в более шумную комнату.

Коллеги «по делу». Скайп-сессии по работе, обсуждения на месте. Сейлз команда рядом как бонус. Здесь, как мне кажется, должно решаться планировкой офиса.

Во-первых, не перенаселять комнаты. Украинское законодательство требует 6 кв.м. на человека, в случае сосредоточенной работы — еще и с перегородкой. В офисе же на вас может быть 2 м. Работу вы в конечном итоге, скорее всего, всё равно сделаете, но из-за постоянных отвлекающих факторов вместо двух часов может уйти четыре, а то и шесть. В комнате ~25 кв. м. уютней всего работалось вчетвером, но впятером еще было ничего. Шесть людей уже создали неприятную оживленность, а когда посадили девятого, пришлось эвакуироваться.

Во-вторых, заводить несколько переговорок. Даже на одном звонке могут быть 2-3 человека из офиса. Если им повезло сидеть рядом, один оставался на месте, а второму уже приходилось выходить говорить в коридор, предварительно выгнав оттуда обсуждателей тёщ. Если в компании сотрудники работают за ПК, то в коридор с ним уже не выйдешь, и приходится тратить время на поиск инженерного решения.

Отдельная тема — опенспейсы. Западные коллеги, работающие в опенспейсе, говорят про то, что зонирование справляется. Тут цветами разгородили, тут мебелью, и везде звукопоглощающий материал. Говорить выходят в отдельные комнаты. Ну, кто с сейлзами рядом — тем не повезло. В отечественных работать не довелось, охотно верю, что есть и комфортабельные, но сочувствую людям, работающим в актовом зале с партами на 40 человек.

Общий уровень шума. После одного из переездов в помещение с площадью побольше и потолками повыше, мне пришлось вспомнить про такое явление, как эхо. Твою речь ловит микрофон по второму кругу, а на фоне гулким раскатом доносится звук смываемого бачка. Если нет звукоизоляции, есть шанс слышать происходящее на кухне, в коридорах, у соседей, и вам повезет, если у вас рядом никто не играет в пинг-понг :)

Мне бонусом довелось как-то работать с музыкальным клубом за стеной. Пришлось держать на виду афишу, и, если время концерта и созвона с клиентом совпадало, — переезжать в соседнюю комнату.

Не стоит недооценивать влияние шума на производительность. Шум изматывает, на ровном месте можно устать и заработать головную боль, не говоря о том, что он сильно отвлекает. Как избавиться — лучше подскажут архитекторы, но мне кажется, что ковровое покрытие, жалюзи из плотной ткани и плотно закрывающиеся двери должны помочь.

Высокая интерактивность коллег. Это когда примерно раз в полчаса и чаще кто-то что-то спрашивает. Правильно ли поняли задачу, как на комментарий лучше ответить, что делать с запросом от клиента, кто разбирается в .Net, прочитал ли ты уже от них письмо, почему не пришла нотификация и т.д. Помогает хинт из пункта 2. Конкретно в моём случае помогло бы еще и распределение обязанностей: если отвечаешь за что-то одно, такого потока вопросов не будет.

Ну и дополнительный хинт — таймер. Вам нужно сконцентрировано уйти в задачу и выпасть из внешнего мира? Ставим таймер. На два часа, например. Все внешние запросы игнорируются, погрузились в работу, ни на что не отвлекаемся. На вопросы и почту ответим через два часа.

Всем продуктивной недели!

LinkedIn

19 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Чтобы cделать немотонную работу есть смысл прийти утром или в субботу, иначе невозможно работать. ИМХО в опенспейсе можно заниматься только монотонной работой и то со страховочной сеткой (IDE чтобы отловить mispell к примеру). Но в целом проблема — опенспейс и эту проблему никак не решить никакими цветами и прочим. Мне немного помогают закрытые наушники с постоянной музыкой внутри, до этого вообще невозможно было работать.

Никак не могу дочитать, все время отвлекаюсь :)

Еще очень напрягает, когда тебе в мессенджере пишут «привет» не излагая сути вопроса. Тоесть собеседник ожидает ответной реакции, чтобы затем перейти к сути вопроса. Лично меня это очень напрягает т.к. не знаешь, во что перерастет беседа, какой материал может потребоваться подготовить etc. Поэтому сам всегда пишу «привет. нужно консультация по этому и этому./ помоги с кейсом №такой-то».
Кстати протокол — поздороваться, получить ответное приветствие и уже после переходить к сути дела практикуют многие зарубежные серьезные конторы. Британские коллеги даже как-то отметили за пивом, что украинцы сразу переходят к сути дела, без экивоков.

Перенос традиций офлайн общения в онлайн.

тоже бесит. я на привет могу вообще не ответить. оффлайн коммуникация не предполагает немедленного ответа

Это просто ping такой. Проверка того что кто-то есть на том конце чтобы не говорить с пустотой.

Проверка того что кто-то есть на том конце чтобы не говорить с пустотой.
ну, так себе мотивация.
если человек даже и отошел, то он прочтет сообщение через 5-10-15 минут и ответит.

Некоторые заказчики писали «привет» чтобы проверить на месте ли гребец и если ты например в туалете сидел и более 8 минут им в скайп не отвечал — то подымалась волна по всем уровням менеджмента.

Для учета «новостных сайтов и картинок с котиками» :) я написал для Хрома расширение TimeYourWeb

Это все очевидно и автор не предложил ничего особенного. Лишь отвлек

поставил плагин хрома stayfocusd , который ограничивает нахождение на «развлекательных» сайтах 10 минутами в день (это значение по умолчанию, можно сконфигурировать)
просле чего сайт из списка блокируется до истечения суток и на экран выводится сообщение — «не пора бы тебе поработать?»

пожалуй надо себе ДОУ тоже внести в список блокировок :-)))

да, хороший плагин. Я себе ДОУ постоянно блокировал, но потом мое второе «я» оказывалось сильнее, и я в итоге часто отключал плагин, чтобы почитать ДОУ. ))

я, мабуть, «гуру абстрагирования» =) . Коли працюю не з дому, то просто в одному вікні ІДЕ, в іншому браузер чи термінал, обидва в фуллскріні, на вухах навушники з постійною тихою мелодією без слів, мобіла в безвучному режимі. Всі аппи без нотифікацій, сам провіряю, коли хочу, чи щось нове є в якійсь. Це все так все абстрагує, що навіть не звертаю увагу на звичку ручкатись деяких індивідумів, тупо на автоматі то роблю, не відволікаючись від процесу =))

Опенспейсы — зло.

вот так, всегда мечтал полететь в космос, а жизнь меня забросила в опен спейс

Поставил таймер.

Автор тот еще Капитан.
Вывод какой-то будет? Зачем я это сейчас прочитал?

Все, статейку прочел, отвлекся...

Ты просто не представляешь сколько в АйТи клинических идиотов для которых это сложнее высшего пилотажа ...

Подписаться на комментарии