Тайм менеджмент. @waiting_for и @action

Тяжелая, знаете ли, у тестировщиков судьба. Наверное, настолько же тяжелая, как и судьба менеджера среднего звена: куча запросов по почте, куча отчетов, куча событий и вообще куча вещей, за которыми нужно следить. И в основном, все то, что нужно делать, приходит по почте от вышестоящего менеджера или, напрямую, от заказчика, ровно как и другая куча хлама, которая превращает ваш (и мой) почтовый ящик в помойку.

Для меня всегда крайне остро стояли вопросы: что я буду делать сегодня, вот, прямо, после того как закончу этот таск, и что я буду делать завтра и в ближайшее время. Все очень просто, самый простой, и очень эффективный способ ответить на эти вопросы дан в книге Getting Things Done:

Создаем в своем почтовом клиенте две папки: @action и @waiting_for. И активно пользуемся клавишей «Delete». (Собака в начале имени папок, это для того, чтобы они были с самого верха).

То, что необходимо сделать сегодня, должно находится в папке @action. То, что необходимо сделать завтра или в ближайшее время, или ожидает каких-либо благоприятных условий — помещаем в папку @waiting_for. И каждое утро (или вечер) перетаскиваем письма из @waiting_for в @action.

Все просто. Очень хорошо, если ваш @action при завершении рабочего дня будет настолько же пуст, как и Inbox. (Помните про активное использование клавиши «Delete»?). Но, если нет — тоже хорошо, ведь вы обеспечили себя работой на следующий день, если, конечно, эти оставшиеся задания морально не устареют за ночь :)

Лично я для себя создал три папки: @waiting_for, @action и @notes. Все-таки есть мусор в Inbox, который удалить жалко и делать не нужно, именно его я и помещаю в @notes. Я настроил себе фильтры в Outlook, которые по ключевым словам @waiting или @action помещают письма в соответствующие папки. Очень удобно — если хочешь создать себе задание — просто напиши сам себе письмо. Что может быть проще? Все остальные письма я просто перемещаю в упомянутые папки.

Сколько «особо важных» писем находится сейчас в вашем Inbox? Больше сотни? У меня было около двухсот. Сейчас у меня их 3. И через минуту мой Inbox будет пуст.

А как вы расправляетесь с письмами?

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU

Теми: ефективність, тайм-менеджмент

Vitaliy 20.09.2010 17:58

IMHO, вариант с двумя папками прокатит, если ты сам себе задачи придумываешь и в день приходит не более 2−3 писем.А удалять письма ни в коем случае нельзя... Особенно от заказчика:) P.S. Честно говоря, на статью не тянет. Максимум — на заметку в блоге...

Відповісти

Підтримати

anonymous 20.09.2010 17:58

использую Xobni плагин. очень полезный найти цепочку писем (он сам всех их строит), найти аттачменты в переписке с конкретным человеком, а также найти письмо независимо от его месторасположения.Письма удалять нельзя, их нужно переносить в папки, желательно по проектам, чтобы потом всегда можно было на них сослаться в общении с заказчиком (всегда нужно иметь аргументы на их попытки отказаться от собственных слов). Папку inbox однозначно нужно чистить.PS. В твоем случае я бы переименовал @action в @today, более точно отображает смысл того, что ты добиваешься нею. Все выше сказанное ИМХО, которое ни на что не претендует. Только по такому способу работает у нас в компании половина сотрудником, начиная с президента, всех устраивает. Таким же образом работают и продвинутые заказчики (лично видел).

devil 20.09.2010 17:58

DiGiTAL, нет, конечно две папки не заменят трекер. Мы тоже, юзаем трекеры. Но, есть таски не такие глобальные, которые туда просто не попадают, и решаться по почте. После того как завершил задачу — отписался и референс есть в папке «Sent». А на счет «глобальных» тасков, я просто выбираю из трекера все то, что буду делать сегодня, и шлю себе письмо. Когда сделаю — отпишусь в трекере и удалю свое письмо. И на счет удаления писем, согласен, удалять все без разбору не нужно. Я если в чем-то сомневаюсь, то просто переношу письмо в папку @notes, главное, чтобы Inbox был чистым и не отвлекал кучей не разобранных писем.

блин, ну не знаю... настроил фильтры в громоптице и нормально себя чувствую...таски — в календарь, если есть..., а вообще мы трэкеры юзаем, чтобы знать все таски, их майлстоны и дэдлайны...почта — только для уточнения деталейзы. насчет удаления писем, пусть даже из локальных ящиков — это неправильно, ибо если что-то сделано не так или было не так понято, всегда существует референс

Перепробовал несколько плагинов для аутлука, группировал письма по Subject, но желаемого эффекта по группировке цепочек, как в Gmail, добиться не смог. Сейчас то, на что мне нужно ответить (если не могу ответить сразу же), либо важную информацию переношу в отдельные папки. Пока что, это самый эффективный для меня способ.

Сергей Романча CEO в Bukvarix 20.09.2010 17:58

Попробуйте SenderOK: 1. Сортировка почты — по важности на основе вашей переписки. Т.е. письма от самого себя имеют статус VIP, письма от ваших коллег/начальника имеют статус Important, рассылки — Routine. То, что программа не смогла отсортировать — имеет статус No priority. Это по умолчанию — все можно изменить, например временно вашему заказчику поставить VIP, а потом — Routine.2. «Умная» нотификация о приходе писем — т.е. можно указать программе что говорить нужно только о VIP письмах, остальные пусть молча тихо попадают в почтовую базу, не отвлекая вас от дел.Есть ещё «фичи», но конкретно по разбору завала почты — это самые интересные.Да, программа НЕ ломает вашу структуру папок — работает через виртуальные папки — т.е.можете по прежнему работать в привычном вам стиле, пока полностью не разберетесь с программой.Поддерживает Outlook 2003/2007, из WebMail — GMail, HotMail, YahooMail.Все бесплатно: 1. Посмотреть можно здесь: http://www.senderok.com/static...2. Скачать можно здесь: http://www.senderok.com/P.S. Извините за саморекламу:)

Чего только не придумают пользователи аутглюка, чтоб удобней с ним было работать. GMail — наше все.PS А скажите, как вы с цепочками писем поступаете?

Frenzy Delirium, >> Я конечно понимаю, что у тестеров лейтмотив «чем больше тем лучше», но в данном >> случае "лучше меньше, да лучше«Какая все таки хорошая фраза. У тестеров лейтмотив действительно «чем больше тем лучше», и на то у нас есть свои причины. Но, в разумных приделах, конечно больше, и чтобы действительно было лучше:). На счет «лучше меньше, да лучше», ну нет. Не согласен. Я хочу, чтобы ресурс обновлялся. По крайней мере, каждый день по одной заметке или статье. Сейчас, лично для меня, планета и статьи — это самое интересное что есть на ДОУ. Вашу критику, Frenzy Delirium, на счет серой банальщины, я принимаю, тем более что, судя по оценкам и комментариям, не только вы так думаете. Но, кроме критики, также предлагаю, написать свою статью, когда, конечно, будет желание и вдохновение, чем вы безусловно подтвердите знание технологий, указанных в вашем профиле. Мне бы было интересно почитать новую статью/заметку по каждой указанной вами технологии/ОС/ЯП.

Tech 20.09.2010 17:58

Заметка неплохая. Кроме «фишки» организации работы с электронной почтой, было бы неплохо описать еще несколько тезисов практического тайм менеджмента.

извините Дмитрий, но это не уровень статьи, а серая банальщина. Я конечно понимаю, что у тестеров лейтмотив «чем больше тем лучше», но в данном случае «лучше меньше, да лучше»:)

Redron, я соглашусь, что для статьи это не дотягивает. Но, мне кажется, что и на форуме моей заметке не место. Я называю это «заметкой», в принципе что-то среднее между статьей и топиком на форуме, ИМХО.

Gladimdim, Да, я раньше использовал фоловапы для маркировки особо важных писем. У меня их было около сотни. Это не эффективно. Еще раз хочу сказать, что папку @action я использую для того, что я буду делать сегодня, @waiting_for — для того что планирую делать в ближайшее время. Фоловапы не дают такой функциональности, но я их использую для отметки важности письма. Есть письма, которые можно удалить. Скажем, если идет какой-то thread переписки, то старые письма можно удалить, так как они уже есть в новых. Есть рассылки, которые вам особо не нужны. Некоторые письма, я перетаскиваю в @notes, если считаю их хоть более менее важными, и не хочу удалять. Моя задача за день — освободить папку @action. Если я это сделал — то могу идти домой без угрызений совести по недоделанной работе. Это ваше право судить «о чем» статья или «ниочем», мне этот простой способ очень помог, и использую его не одну неделю. Я просто хотел поделиться.

ИМХО, подобным постам место в форуме, т.к. до статьи не дотягивает. куда редактура смотрит? А хотя фраза

Тяжелая, знаете ли, у тестировщиков судьба

придает некое подобие.)

вообще-то, для таких целей сделанны фолоу апы в аутлуке. зачем мучится перекидыванием из папки в папку? все равно через неделю будет помойка. письма вообще никогда нельзя удалять.а так статья ниочем. доу превратился в уг. даже раздел компаний.

Тяжелая, знаете ли, у тестировщиков судьба...

Тяжелая — согласен -, но чертовски приятная:)

Можно не удалять, а архивировать или перемещать в другую папку. Главное, чтобы письма не нужные сейчас не мозолили глаза в Inbox.

Andrii Degeler Tech journalist 20.09.2010 17:58

Хм. По-моему, удалять письма всё-таки не стоит. В Gmail на такой случай есть функция Archive — мало ли, когда что может понадобиться.

У.Г.

Тайм менеджмент. @waiting_for и @action

18 коментарів

Підписатись на коментарі