Репутація українського ІТ. Пройти опитування Асоціації IT Ukraine
×Закрыть

Опыт организации IT ивента на 800 человек

[Павел Обод — CEO Sloboda Studio, организатор бизнес IT конференции Outsource People]

Чему можно научиться, организовывая IT бизнес-мероприятие на 800 человек? В конце октября прошлого года мы организовали IT конференцию Outsource people. Она прошла 3-й раз в реале, первый раз была в онлайне. В настоящее время готовим следующую в Минске, в новой для нас всех стране, в апреле. По ходу подготовки суммируем и систематизируем опыт, что и послужило поводом для статьи.

Организация конференции — большой и суровый проект с неотодвигаемым дедлайном. Возможные риски — велики. Работа — с большим стрессом. И, пожалуй, именно такие проекты могут давать серьезные результаты. В целом, заниматься стоит тем, что стоит на пересечении трех окружностей: что нравится, что получается и что приносит доход. Эти три фактора активно «подпинывают» друг друга. Когда я задумываюсь над своими самыми большими жизненными достижениями, то этот проект — один из основных.

В статье поделюсь своими инсайтами, которые возникли во время подготовки и на этапе осмысления «что это было». Будет полезно не только организаторам мероприятий, но и всем, кто работает на крупных проектах. По сравнению с запуском ракеты все не так страшно и сложно :)

People first

James Collins в книге «From good to great» пишет «First who then what». Сложно переоценить слаженную команду, даже если постараться.

Нужны «бойцы». Те люди, которые будут фигачить, на которых можно положиться. Таких мало во внешней среде. Нужно воспитывать или привлекать. Без них я не представляю, как что-то можно сделать толковое.

Наша Dream Team: core team, партнеры организаторы и волонтеры

В нашем проекте принимали участие штатные сотрудники (около 10 человек full-time, включая отдел продаж и маркетинга), командные партнеры (4 человека part-time/full-time) и волонтеры (около 25 человек).

Когда-то участие в молодежном проекте научило меня также толерантности к «запоздалым коллегам» — это те, кто большую часть проекта почти ничего не делали. Не стоит их показательно исключать. Довольно часто они выстреливают на поздних этапах.

Благодаря слаженной и продуманной работы топ-менеджмента, в последние несколько дней и на самой конференции мне реально иногда было нечего делать. Я смог заняться стратегическими задачами — доводки важных моментов и переговорами уже о следующих мероприятиях.

Силовые линии

Сент-Экзюпери в своей книге «Цитадель» описывает так называемые «силовые линии» . Задолго до мероприятии ты их не ощущаешь. Но постепенно, с приближением, они усиливаются. Все вокруг для тебя лично и среди «компонентов»: участники, партнеры, спикеры заряжаются этим.

Жизнь обретает сильный вектор, а конференция — все больший смысл для тебя и окружающих. Одновременно и заставляет волноваться, и поднимает тебя, как ветер воздушный змей. В этот промежуток чувствуешь, что живешь на 100%. То же самое чувствуешь, когда ты идешь по одному и тому же пути, но опаздываешь или не спешишь — восприятие разное.

Сильная и «волосатая» цель — «осмысляет» все происходящее.

Не ждите идеальный момент. Возьмите этот и сделайте из него идеальный

Пожалуй, после заголовка, можно написать «и все». Когда мы организовывали первое событие, нам все говорили, что за месяц это нереально. Во время первых неудач с переговорами, с докладчиками или продажами билетов, также руки часто опускаются. С другой стороны, как бы нам не мечталось об идеальном моменте что-то начинать или продолжать — он никогда не наступит. Действительно, нужно брать что есть и делать. Часто из «г» — делать конфетку.

Важность сообщества и личных связей

Сложно переоценить и этот пункт. Большую часть топовых докладчиков, партнеров мы приглашали через свои личные связи. Около 2/3 участников пришли через наши сообщества (группы, клубы директоров) и рассылки. Действительно, «записная книжка» — это «депозит» в банке, ваш ценный актив. Из чего мы сделали вывод, что связи и сообщества нужно активно расширять.

В 2016 годы мы успели запустить от нашего тренингового центра Bright Outsource IT Sales клубы в Киеве, Харькове, Минске, а также BICC в Беларуси (как я ездил в Беларусь).

Наверняка вы слышали про книгу «Никогда не ешь в одиночку». Большинство моих знакомых и я сам лично долгое время не двигался дальше самого названия. Недавно двинулся дальше и обнаружил сокровища оригинальных ценных советов.

Магия фоллоапов

В тех случаях, когда связей не хватает — очень помогал фоллоап. Это когда ты продолжаешь беседу с потенциальным докладчиком или партнером, даже когда он не отвечает. Таким образом мне получилось, например, с 5-го письма получить ответ от собственника Epam. Очень важно не превратиться в банальное «я там вам написал приглашение, а вы уже на 3-е письмо не отвечаете». Вместо этого ты насыпаешь новостей про мероприятие, спрашиваешь его мнения по новому вопросу и часто получаешь желанный ответ.

По сути, да, жизненно важно стать тем самым занудой, которому проще отдаться, чем объяснить, что ему ничего не светит. На вежливые просьбы «не писать больше» я нарывался крайне редко . И это, разумеется, не останавливало.

Амбициозные цели, стресс и спорт

«Опыт — сын ошибок трудных!..»

Говорят, чем за более рисковое дело берешься, тем больше выигрыш. При этом умалчивается, что вас ожидает стресс и бессонница. После 300 участников мы поставили себе планку 1000. Пришло 800, но пришлось потрудиться. Если бы я вернулся назад, не уверен, что я оставил ту же цель.


Отчетный ролик «Outsource People 2015»

Все же цель в 3.5х — слишком серьезная. К тому же, мы добавили два важных мероприятия: «IT Biz Awards» и выставка компаний, который оказывают услуги IT фирмам.

Сложность проекта растет где-то с квадратом количества людей. Организация мероприятия в три раза более крупного — субъективно потребовало в 10 раз больше усилий и времени.

Помочь в сложные минуты может...так как я против любых успокоительных, то — дыхательная и хатха йога, которая представляет собой продвинутую зарядку. В тяжелые минуты стоит благодарить, что ты вообще жив, здоров, есть крыша над головой и есть проект, которому можно себя посвятить. Тогда немного легчает.

Очень важно не отказываться от спорта из-за перегрузок на проекте. Если мы будем только сидеть, работать, переживать, мы становимся менее полезными и более затурканными. На скалодроме за 40-50 минут удается полностью отрешиться от проблем и не думать о том, где искать участников и спикеров, а только о зацепках на стене.

Fake it until you make it

Когда у вас еще нет участников, партнеров и тем более докладчиков, только начинает раскачиваться маховик маятника — стоит сформировать хотя бы общую форму конференции. Потенциальные участники мероприятия заходят на сайт и видят пустоту. Лично мне не нравится видеть просто приглашенный список спикеров без конкретных тем.

Помогает размещение заглушек — примерные темы для конференции. Что интересно, будущие спикеры часто выбирают темы из них. Если мы только начали диалог с докладчиком и увидели интерес, но не получили окончательное подтверждение, то размещаем спикера в программе с пометкой «предварительно». В итоге конференция обретает форму уже на ранних этапах, и проще иметь дело со всеми сторонами.

Чувство срочности

Возможно, вы слышали про историю о лягушке, в которой воду постепенно подогревали и она сваривались заживо? В тоже время, когда другую лягушку бросали в кипяток — она мгновенно выпрыгивала. За 3 месяца мероприятие кажется где-то там, за горизонтом. Но неожиданно время, как карусель, ускоряется, и ты обнаруживаешь себя уже за 2-3 недели до мероприятия. И все подзадачи еще далеки до завершения.

Поэтому важно себе и команде ежечасно напоминать про нагревающуюся воду. Каждый день нужно спрашивать у себя и своих коллег «что сегодня самое важное?» И напоминать про нагревающуюся воду. Даже если ранее был разработан детальный план. Иначе капец.

Где мой план Б?

За четыре недели до конференции мы продали всего около 25% билетов. Нам следовало иметь план Б заранее. Рекламные бюджеты по рекламе уходили в никуда, регистрации капали крайне медленно. Неожиданно выстреливает вебинар — сразу 30-40 билетов. Это заставило нас переосмыслить стратегию рекламы.

За месяц до конференции: «Народ не собирается, что будем делать?»

В итоге начали рекламировать только вебинары, а там уже рассказывать про конференцию. Сейчас стараемся продумывать планы Б, В, Г заранее, но в этом еще тоже «далеки от совершенства».

Принцип стрелы

У стрелы есть металлический наконечник и деревянное древко. Нет смысла делать всю стрелу из металла. Это дорого, к тому же и не полетит так далеко. Мы используем этот придуманный нами же принцип на этапе переговоров со спикерами и партнерами, а также при сопровождении результатов.

Личность основателя конференции играет значительную роль при принятии решения другой стороной о сотрудничестве с нами. Обычно я сам и приглашаю докладчиков, и предварительно договариваюсь с ключевыми партнерами. Это добавляет «веса» с нашей стороны и не занимает много времени. Уточнение деталей и отслеживание результатов — уже в задачах сотрудника по этому направлению.

Аналогично, если меня приглашают на конференцию, организованную моим знакомым, но «руками» линейного сотрудника — это «не так интересно», и вероятность согласия падает.

Паровоз имени Чехова

И напоследок еще способ что-то наконец сделать. Бывает сложно себя заставить что-то сделать объемное, в том числе эту статью. Молчу про такой объемный проект, как конференция. Тогда я вспоминаю Чехова. Как-то у него спросили — как он себя заставляет каждый день писать рассказы. Он ответил примерно так : «Знаете, я беру лист бумаги, и начинаю писать: что-то мне не пишется... не пишется и не пишется... И пора бы уже главного героя обрисовать, да все не можется. И нос его картошкой, а тело подушкой. Где он живет, и что видит .... » И далее Чехов обнаруживал себя уже в потоке.

Потом вспоминаю разгоняющийся паровоз, которому, чтобы набрать скорость нужно потратить множество энергии, но далее у него тормозной путь до 2 км. Действительно, «Доброе начало — полдела откачало».

Забота о партнерах

Очень часто организаторы забывают о партнерах и спикерах сразу же после того, как получили от них все, что требовалось. Мы подготовили для всех наших «соучастников» личные фотоотчеты, спикерам — индивидуальные расписания и, конечно, письма благодарности. Кроме того, сообщали им вовремя о происходящем.

Дарите людям сказку

Мы стараемся превратить мероприятие для участников в сказочные событие. Приходя из офисов с рутинных задач, они попадают с своеобразный «мир детства»: их кормят, обучают и развлекают. И нужно этот подход активно развивать. Как сказала одна участница: «Странно себя чувствуешь: одновременно и отдых и работа!»

Прошедшую конференцию мы организовали в стиле Star Wars. Все участники случайным образом были разбиты на 36 команд: ситхи, роботы и Дарт Вейдеры. «Игроки» узнавали об этом уже на регистрации и далее им необходимо было «заселять планеты», торгуя между собой определенными ресурсами. Результаты торгов можно было периодически видеть на всех экранах, где обновлялись очки.

Чтобы отдохнуть от интеллектуальной работы, вечером мы приглашали музыкальные коллективы, которые развлекали и помогали праздничной атмосфере. Вот такой вот «утренник» на 800 человек.

Вместо выводов

Повторю всем известную мысль — важно заниматься тем, что любишь. Самые лучшие результаты мероприятия — видеть сотни положительных отзывов, фотографии участников и спикеров на их профайле. И, конечно, узнавать про важные изменения, которые достигают компании, почерпнувши знания и связи на мероприятии.

Давайте ставить большие волосатые цели, достигать их и... глубоко дышать, если все идет не так, как надо.

Что дальше?

А дальше 8-9 апреля мы проводим мероприятие на территории дружественной Беларуси. Если для вашей работы нужны новые деловые связи, заказчики, и последние тренды в бизнесе сервисной разработки — то увидимся в Минске.

LinkedIn

Похожие статьи

20 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Павел, огромное спасибо за это мероприятие. С моей точки зрения как участника оно было идеальным (наверняка ты знаешь о каких-то проколах, но повторюсь, этого не было заметно).

Кроме того, для меня лично эта конференция очень сильно сыграла в плане мотивации и переосмысления пути компании.

Отличная статья, спасибо! Действительно, связи решают все. На своем опыте, спикеры с которыми меня связывали знакомые всегда охотнее и быстрее отзывались. Были случаи, когда некоторые отвечали на письма спустя недели 2, когда уже был утвержден список докладчиков. Но тут важно держать связь с ними, поскольку будут и другие конференции.

Мав експірієнс організації локальної зустрічі по Java на 80-90 людей. За тиждень знайшлося приміщення, доповідачі і аудиторія. Ядро команди 1 людина, 2 допомогли з доповідачами, одна з приміщенням і місцевий ІТКластер з записом відео.
Короткі висновки: мережа зв’язків рішає, потрібні елементарні речі(печені, вода, сік), для конфи на 100 людей одного тижня замало, оптимально 1-2 тижні, бо все впирається в спікерів.
П С. Дякую всім хто допоміг в її організації, та спікерам за доповіді, особливо Сергію Немчинському, саме він став іскрою що запалила конфу

У вас было бесплатное мероприятие? Не бесплатное или полу-бесплатное (до 200грн) мы собираем до 150 человек за 3 дня. Но это при готовой базе/сообществе и спикерам.

Захід був безкоштовним.
У нас місцева спільнота не така велика як у Львові/Києві. Але людей ми зібрали за 3 дні.
В нас не було спікерів, вірніше спочатку був тільки 1, інших шукали протягом тижня, а оскільки подія була у вихідний день і в свято Миколая, то найти спікерів серед місцевих було важко, в останній день відпав один зі спікерів, тож довелось шукати заміну за 1 день до події
Приміщення не було, знайшлось за 1 день.
Тому я й кажу що найбільша проблема це спікери

О, вы просто не занимались массовой продажей билетов выше 1000 грн. И тогда спикеры вам не покажутся самой большой проблемой.

Спасибо за крутую статью! Нет времени расписывать все ее положительные моменты, скажу один раз за все «Спасибо»!) И за книгу отдельное спасибо, обязательно нужно прочитать.

Прочитал.
Осталось впечатление от прочтения «Ежики плакали, кололись, но продолжали грызть кактус».

Может оно не Ваше?

В любом деле есть вещи, которые радуют и которые «напрягают». Но... смотреть про

Паровоз имени Чехова

Я бы так не сказал :(

Понимаете, есть такое понятие как «огонь в глазах» и дело «делается само»....
Имея некоторый опыт в организации/проведении/участии тренингов/презентаций/выставки я вижу аматорство в Вашем конкретном случае.

Например:
1. "

За 3 месяца мероприятие кажется где-то там, за горизонтом. Но неожиданно время, как карусель, ускоряется, и ты обнаруживаешь себя уже за 2-3 недели до мероприятия. И все подзадачи еще далеки до завершения.
"

Для избежания таких запарок делается календарный план с чек листом.

2.

Это когда ты продолжаешь беседу с потенциальным докладчиком или партнером, даже когда он не отвечает. Таким образом мне получилось, например, с 5-го письма получить ответ от собственника Epam. Очень важно не превратиться в банальное «я там вам написал приглашение, а вы уже на 3-е письмо не отвечаете».

Ну не хочет человек принимать участие, зачем его донимать? типа доказать что

Действительно, «записная книжка» — это «депозит»

Для меня всегда такой подход был загадкой :)

или это
3.

Благодаря слаженной и продуманной работы топ-менеджмента, в последние несколько дней и на самой конференции мне реально иногда было нечего делать

Даже банальный стенд на выставке за 3 дня до события требует уймы проверок по чеклисту: полиграфия, прайсы, сценарии презентаций, и т.д. и т.п. а тут нечем заняться :)

Сложность проекта растет где-то с квадратом количества людей.
Может у вас масштаб был значительно меньше? А также — какая была ваша роль?

Со стороны всегда быть легко генералом )

Может у вас масштаб был значительно меньше? А также — какая была ваша роль?

Со стороны всегда быть легко генералом )

Роль у меня была самая главная — главный менеджер действа после генерального директора.

Если это презентация по поводу открытия нового провайдера то моя роль была:
подготовить презентацию: и выступление и материалы, что-то мое, чтото другие делали.
пригласить 50 журналистов :)
согласовать место и время для проведения презентации и последующего банкета
провести презентацию
собрать результат.

Конечно масштаб не на 800 человек, но как говорится, чтобы понять вкус вина, не обязательно выпивать целую бочку :)

Или другие типа стенд на выставке, треннинги за деньги для ТОПов по развитию бизнеса...

Знаете как бывает есть кино Тарантино, где герои играют свои роли и видно что героям нравится то, что они делают...
Без обид, в вашем пост релизе «нет огня». Складывается впечатление о безисходности, «отмучились да и ладно», будто «лебедь раком щуку», причем раком именно животным с клешнями.

Тогда вас остается поверить мне на слово.
При первой организации масштабного события слишком многое идет не так, как вы задумали. Да, уверен, и при второй.

При первой организации масштабного события слишком многое идет не так, как вы задумали. Да, уверен, и при второй.

Я бы не стал судить о других людях по себе :)

В любом случае я Вас услышал и сделал выводы для себя.

Отличная статья. Я бы даже сказал что, это личный опыт не организации ивента, а превозмогания собственного беспокойства и лени, тем и ценна.

Спасибо :) Любой подобный проект — круче личностного тренинга.

Про силовые линии — правильно подмечено

Слово «ивент» убивает. Пишите или событие или мероприятие.

Это да, но это такой сленг. Тем более короче слова события на две буквы )

А по-моему, у «ивент» свой интересный оттенок значения, отличный от «события» и «мероприятия» и уместный в контексте статьи. Хотя чисто формально неграмотно так писать. Но ведь и «интернет» не так давно было писать неграмотно (а может и до сих пор).

Подписаться на комментарии