Когда в сутках достаточно часов, или Почему стоит научиться грамотному планированию

[Павел Обод — основатель Growth Factory — обучающей платформы для IT-предпринимателей, организатор конференции Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

Тайм-менеджментом я интересуюсь очень давно. Изучал много материалов, пробовал разные методики, рассказывал о них знакомым. Первые тренинги проводил еще будучи студентом в 2005 году, в том числе для моих же преподавателей.

Планирование помогает мне упорядочивать свою жизнь, выделять в ней главное и распределять свое время так, чтобы это главное успеть. У меня есть разные горизонты планирования — от нескольких лет в виде карты жизни до планов на каждый день в гугл-календаре. И с грамотным планированием вдруг оказывается, что за наши обычные сутки можно успеть очень многое. Как именно это сделать — читайте далее.

Планирование: почему и зачем

Мне кажется, есть два основных типа личности по отношению к тайм-менеджменту. Первые склонны все структурировать, планировать, не любят импровизацию и любят предсказуемость. Вторые — более хаотичные, со множеством идей и вечной нехваткой времени для их реализации. Я отношу себя ко второму, более хаотичному типу.

Как хаотичному человеку, мне очень нужно планирование. Соотношение удовлетворенностью результатами спланированного и хаотичного дня по ощущениям — примерно 10:1. Часто план даже не обязательно записывать — достаточно, что он есть в голове и задает структуру будущего дня.

Почему, на мой взгляд, люди не планируют:

• Не умеют и не знают, как это делать.
• Не понимают, как это использовать.
• Не хотят себя напрягать, ограничивать.
• Заменяют результат процессом: «Я буду что-то делать, и что-то получится». Потом вы полдня проверяете почту, а денег все так же нет.
• Наша человеческая природа — отчасти против планирования. Миллионы лет существования человечества никаких планов мы не составляли.

Есть мнение, что только 10% людей пишут планы, но 90% из них — самые успешные и богатые. Мне кажется важным, что планирование коррелирует с достатком. Наверняка есть богатые люди, которые не планируют свое время. Но тем, кто добивается успеха своими усилиями, в том числе с помощью бизнеса — очень полезно планировать.

Зачем я планирую свое время:

• 10 минут планирования экономят мне несколько часов работы за счет расстановки приоритетов.
• Спокойствие и фокус — иногда я тревожусь, что забыл что-нибудь важное. Выписать все свои задачи по приоритету на обычном листе А4 очень успокаивает и упорядочивает.
• Планирование помогает явно расставить приоритеты, например, по принципу Парето 20 на 80.

Планирование на день

Мне гораздо легче планировать следующий день вечером, а не утром. Если начинаю планировать утром — часто увлекаюсь и обнаруживаю себя через полтора часа без всяких планов.

Поэтому у меня договоренность с Сашей Гаврилюк (моим партнером по проекту Growth Factory Academy), что до 10 утра я скидываю ей свой план на день. Гораздо легче придерживаться дисциплины, когда другой человек помогает ее контролировать. Если не присылаю план вовремя — то перечисляю деньги в пользу благотворительной организации.

Мой план на день выглядит примерно так:

Задачи я распределяю по приоритетам A, B, C.

Buffer — время на те задачи, которые появляются в течение дня.

Watchdog — задачи, выполнение которых нужно проконтролировать за другими людьми.

Entertainment — разные веселые ссылки, которые мне присылают.

Small — мелкие таски, которые нужно не забыть сделать, тоже с приоритетами A, B, C.

Итак, мои принципы составления списка:

• Не привязываться ко времени.
• Заполнять до 10:00 ежедневно.
• Заносить в него задачи, которые занимают порядка 30 минут. Более крупные — делить, мелкие — укрупнять.
• 40% времени оставлять свободным на случай непредвиденных дел.

Такой подход называется гибкое планирование — мои задачи не привязаны ко времени.

Раньше я был очень против планирования с жесткими привязками ко времени — зачем прописывать все это в календаре, если потом обязательно случится какая-то незапланированная фигня? И она случается. Но планировать все равно важно. Как и смиряться с тем, что иногда запланированное выполнено на 10%.

В итоге я пришел к жестко-гибкому планированию. Вначале пишу список — это занимает 5 минут. После этого заношу задачи в гугловский календарь. Часть из них жестко привязаны ко времени, и их нельзя передвинуть: митинги, созвоны, лекции, обед с женой, уроки немецкого. А дальше разбрасываю задачи из списка в оставшиеся окна времени.

Можно оставить пустые окна на случай срочных задач.

Когда план на завтра составлен и отправлен — возникает облегчение: следующий день распланирован, есть приоритеты, я не забуду о нужных мелких задачах. И очень важный момент: утром я просыпаюсь и уже знаю, что нужно делать.

Если в течение дня все же случилась какая-то фигня и забрала у вас полдня — то вы просто садитесь и снова переставляете блоки времени.

А главное — иметь немного буддистскую уверенность в том, что все равно всё ты не успеешь, и главное — успеть сделать важное.

Карта жизни

Один из инструментов, которым я активно пользуюсь — это карта жизни. Я делаю ее примерно с 2009 года. Никакой мистики, она просто работает как элемент целеполагания. Такой картой вы ставите себе наглядные цели — чего бы вы хотели достичь в течение 2-3-5-10 лет.

В классическую карту жизни включают такие пункты:

1. Бизнес/работа — лучше писать конкретные цифры/показатели, которые отражают желаемое состояние, например: количество сотрудников, новый офис, направление или бизнес.
2. Духовное развитие — не обязательно речь о мистике или религиозных целях. Это внутреннее состояние, которого вы стремитесь достичь.
3. Семья ваших родителей и что бы вы хотели для них сделать.
4. Путешествия и учителя/менторы — страны, в которых вы хотите побывать. Менторы, с которыми хотите пообщаться — тоже здесь.
5. Обучение — это и классическое образование, и языки, и бизнес-образование.
6. Творчество и дети. Они объединены в один раздел. Это любое творческое развитие, например театр или музыка. Тут же — что бы вы хотели сделать для своих детей и любые социальные проекты в помощь детям.
7. Личная жизнь — дети и родители уже были в предыдущих пунктах, а здесь — ваша супруга/супруг, отношения, понимание, путешествия вдвоем. Даже если у вас есть дети — отдых без них тоже иногда нужен.
8. Материальные вещи — такие как машина, дом, квартира, гаджеты.
9. Здоровье — разные виды спорта, активности, в которых вам бы хотелось участвовать.

Если у вас есть семья — очень советую все это планировать вместе с супругой/ом, потому что двигаться к выполнению планов вы будете вместе.

Подумайте, чего по каждому из этих планов вы хотели бы достичь через 2-3 или 5 лет. Найдите подходящие иллюстрации, соберите их по группам, напечатайте на большом листе и повесьте на стену. Важно, чтобы эта карта постоянно была у вас на виду.

Посчитаем затраты времени

У нас есть ограниченное количество времени, и его не может хватить на все. Вся наша жизнь — это разные роли, которые мы выполняем. Время на них надо распределять и планировать. Вот мой пример:

Количество свободных часов в неделю я считал исходя из 7 часов сна в сутки плюс 4 часа на текущие дела — еда, транспорт и т.д. У меня остался 91 час, которым я реально могу распоряжаться. В вашем случае эта цифра, вероятно, будет другой, зависящей от индивидуальной ситуации.

Среди ролей я разделяю работу в качестве собственника и сотрудника бизнеса. Собственник — занимается стратегией, финансовым планированием — теми функциями, которые нельзя делегировать. Сотрудник выполняет обычные задачи, например программирует.

Сделайте такую же таблицу и посчитайте распределение своего времени сейчас, а потом добавьте еще одну — с тем, каким бы вы хотели видеть это распределение через 2-3 года. За это время роли могут поменяться: например, у вас появится семья, вы уменьшите время на текущие задачи и увеличите на стратегические, и тому подобное.

Как это работает для меня

Сейчас у меня порядка 6 проектов, которыми я активно занимаюсь. Больше всего времени уходит на Growth Factory Academy, в частности, сейчас очень много времени требует подготовка к январскому Growth Factory Academy Camp.

Второй мой проект — своя IT-компания Sloboda Studio. Сейчас она требует не так много времени — там прекрасный операционный директор.

Третий — учу немецкий язык.

Четвертый — спорт — бег, альпинизм, раз-два в неделю йога и иногда плавание.

Пятый — активно занимаюсь инвестированием.

И шестой — семья. С дочкой я обязательно провожу 2-3 вечера в неделю, но, как и у многих родителей, у меня есть чувство, что я уделяю ей слишком мало времени.

Родителям мы с братом купили дом, я навещаю их 2-3 раза в неделю и раз в неделю обязательно ужинаю с ними. Раз в год-два организую большое семейное путешествие с родителями — моими и жены.

Старайтесь видеться и созваниваться с родителями. Вы даже можете консультироваться с ними по поводу бизнеса или работы — как минимум, вас выслушают. Родители практически всегда воспринимают нас такими, какие мы есть, и это очень поддерживает.

В целом жизнь выглядит как жонглирование: уделяешь время детям — не хватает на здоровье, уделяешь здоровью — забираешь у работы или образования.

Мне очень нравится идея, которую, я надеюсь, вы вынесете из этой статьи: не говорить «У меня нет на это времени», а говорить «У меня другие приоритеты».

Мне очень помогает переключение между видами нагрузки. Часто бывает, что вечером совсем не хочется, например, идти на тренировку. Кажется, что устал и совершенно нет сил, но если пересилить себя и прийти — оказывается, что силы есть. Изучение языков работает похожим образом, но хуже, чем спорт.

Что касается баланса работы и отдыха, для себя я нашел такой способ: если надо какое-то время активно работать, может, даже без выходных, то потом я уезжаю на неделю-полторы. Например, летом был в горах в Иране, где не было интернета, и я просто лежал, отдыхал, читал, думал.

Итог

Если вы решили попробовать планирование, советую подход «от крупного к мелкому» по такой схеме:

1. Подумайте, что вы хотите видеть в жизни через 3-5 лет и любым способом визуализируйте это. Мне удобно пользоваться структурой «Карты жизни» — она разносторонняя и наглядная.
2. Посчитайте, сколько времени в неделю у вас занимают разные роли и подумайте, как вы хотели бы распределить это время через 2-3 года. Запишите желаемое распределение.
3. Составляйте план на каждый день с распределением задач по приоритетам и старайтесь выполнить хотя бы самые важные дела.
4. Нельзя успеть всё, но можно успеть очень многое — гораздо больше, чем без планирования.

О том, как успеть это важное, как делать даже неприятные задачи и двигаться к большим целям — в продолжении материала.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU