×Закрыть

Когда в сутках достаточно часов, или Почему стоит научиться грамотному планированию

[Павел Обод — основатель Growth Factory — обучающей платформы для IT-предпринимателей, организатор конференции Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

Тайм-менеджментом я интересуюсь очень давно. Изучал много материалов, пробовал разные методики, рассказывал о них знакомым. Первые тренинги проводил еще будучи студентом в 2005 году, в том числе для моих же преподавателей.

Планирование помогает мне упорядочивать свою жизнь, выделять в ней главное и распределять свое время так, чтобы это главное успеть. У меня есть разные горизонты планирования — от нескольких лет в виде карты жизни до планов на каждый день в гугл-календаре. И с грамотным планированием вдруг оказывается, что за наши обычные сутки можно успеть очень многое. Как именно это сделать — читайте далее.

Планирование: почему и зачем

Мне кажется, есть два основных типа личности по отношению к тайм-менеджменту. Первые склонны все структурировать, планировать, не любят импровизацию и любят предсказуемость. Вторые — более хаотичные, со множеством идей и вечной нехваткой времени для их реализации. Я отношу себя ко второму, более хаотичному типу.

Как хаотичному человеку, мне очень нужно планирование. Соотношение удовлетворенностью результатами спланированного и хаотичного дня по ощущениям — примерно 10:1. Часто план даже не обязательно записывать — достаточно, что он есть в голове и задает структуру будущего дня.

Почему, на мой взгляд, люди не планируют:

  • Не умеют и не знают, как это делать.
  • Не понимают, как это использовать.
  • Не хотят себя напрягать, ограничивать.
  • Заменяют результат процессом: «Я буду что-то делать, и что-то получится». Потом вы полдня проверяете почту, а денег все так же нет.
  • Наша человеческая природа — отчасти против планирования. Миллионы лет существования человечества никаких планов мы не составляли.

Есть мнение, что только 10% людей пишут планы, но 90% из них — самые успешные и богатые. Мне кажется важным, что планирование коррелирует с достатком. Наверняка есть богатые люди, которые не планируют свое время. Но тем, кто добивается успеха своими усилиями, в том числе с помощью бизнеса — очень полезно планировать.

Зачем я планирую свое время:

  • 10 минут планирования экономят мне несколько часов работы за счет расстановки приоритетов.
  • Спокойствие и фокус — иногда я тревожусь, что забыл что-нибудь важное. Выписать все свои задачи по приоритету на обычном листе А4 очень успокаивает и упорядочивает.
  • Планирование помогает явно расставить приоритеты, например, по принципу Парето 20 на 80.

Планирование на день

Мне гораздо легче планировать следующий день вечером, а не утром. Если начинаю планировать утром — часто увлекаюсь и обнаруживаю себя через полтора часа без всяких планов.

Поэтому у меня договоренность с Сашей Гаврилюк (моим партнером по проекту Growth Factory Academy), что до 10 утра я скидываю ей свой план на день. Гораздо легче придерживаться дисциплины, когда другой человек помогает ее контролировать. Если не присылаю план вовремя — то перечисляю деньги в пользу благотворительной организации.

Мой план на день выглядит примерно так:

Задачи я распределяю по приоритетам A, B, C.

Buffer — время на те задачи, которые появляются в течение дня.

Watchdog — задачи, выполнение которых нужно проконтролировать за другими людьми.

Entertainment — разные веселые ссылки, которые мне присылают.

Small — мелкие таски, которые нужно не забыть сделать, тоже с приоритетами A, B, C.

Итак, мои принципы составления списка:

  • Не привязываться ко времени.
  • Заполнять до 10:00 ежедневно.
  • Заносить в него задачи, которые занимают порядка 30 минут. Более крупные — делить, мелкие — укрупнять.
  • 40% времени оставлять свободным на случай непредвиденных дел.

Такой подход называется гибкое планирование — мои задачи не привязаны ко времени.

Раньше я был очень против планирования с жесткими привязками ко времени — зачем прописывать все это в календаре, если потом обязательно случится какая-то незапланированная фигня? И она случается. Но планировать все равно важно. Как и смиряться с тем, что иногда запланированное выполнено на 10%.

В итоге я пришел к жестко-гибкому планированию. Вначале пишу список — это занимает 5 минут. После этого заношу задачи в гугловский календарь. Часть из них жестко привязаны ко времени, и их нельзя передвинуть: митинги, созвоны, лекции, обед с женой, уроки немецкого. А дальше разбрасываю задачи из списка в оставшиеся окна времени.

Можно оставить пустые окна на случай срочных задач.

Когда план на завтра составлен и отправлен — возникает облегчение: следующий день распланирован, есть приоритеты, я не забуду о нужных мелких задачах. И очень важный момент: утром я просыпаюсь и уже знаю, что нужно делать.

Если в течение дня все же случилась какая-то фигня и забрала у вас полдня — то вы просто садитесь и снова переставляете блоки времени.

А главное — иметь немного буддистскую уверенность в том, что все равно всё ты не успеешь, и главное — успеть сделать важное.

Карта жизни

Один из инструментов, которым я активно пользуюсь — это карта жизни. Я делаю ее примерно с 2009 года. Никакой мистики, она просто работает как элемент целеполагания. Такой картой вы ставите себе наглядные цели — чего бы вы хотели достичь в течение 2-3-5-10 лет.

В классическую карту жизни включают такие пункты:

  1. Бизнес/работа — лучше писать конкретные цифры/показатели, которые отражают желаемое состояние, например: количество сотрудников, новый офис, направление или бизнес.
  2. Духовное развитие — не обязательно речь о мистике или религиозных целях. Это внутреннее состояние, которого вы стремитесь достичь.
  3. Семья ваших родителей и что бы вы хотели для них сделать.
  4. Путешествия и учителя/менторы — страны, в которых вы хотите побывать. Менторы, с которыми хотите пообщаться — тоже здесь.
  5. Обучение — это и классическое образование, и языки, и бизнес-образование.
  6. Творчество и дети. Они объединены в один раздел. Это любое творческое развитие, например театр или музыка. Тут же — что бы вы хотели сделать для своих детей и любые социальные проекты в помощь детям.
  7. Личная жизнь — дети и родители уже были в предыдущих пунктах, а здесь — ваша супруга/супруг, отношения, понимание, путешествия вдвоем. Даже если у вас есть дети — отдых без них тоже иногда нужен.
  8. Материальные вещи — такие как машина, дом, квартира, гаджеты.
  9. Здоровье — разные виды спорта, активности, в которых вам бы хотелось участвовать.

Если у вас есть семья — очень советую все это планировать вместе с супругой/ом, потому что двигаться к выполнению планов вы будете вместе.

Подумайте, чего по каждому из этих планов вы хотели бы достичь через 2-3 или 5 лет. Найдите подходящие иллюстрации, соберите их по группам, напечатайте на большом листе и повесьте на стену. Важно, чтобы эта карта постоянно была у вас на виду.

Посчитаем затраты времени

У нас есть ограниченное количество времени, и его не может хватить на все. Вся наша жизнь — это разные роли, которые мы выполняем. Время на них надо распределять и планировать. Вот мой пример:

ВсегоСобственник бизнесаСотрудник своего бизнесаСпортсмен/Здоровый человекМуж и отецСынСтудент
100%10%40%15%15%10%10%
часов936141499

Количество свободных часов в неделю я считал исходя из 7 часов сна в сутки плюс 4 часа на текущие дела — еда, транспорт и т.д. У меня остался 91 час, которым я реально могу распоряжаться. В вашем случае эта цифра, вероятно, будет другой, зависящей от индивидуальной ситуации.

Среди ролей я разделяю работу в качестве собственника и сотрудника бизнеса. Собственник — занимается стратегией, финансовым планированием — теми функциями, которые нельзя делегировать. Сотрудник выполняет обычные задачи, например программирует.

Сделайте такую же таблицу и посчитайте распределение своего времени сейчас, а потом добавьте еще одну — с тем, каким бы вы хотели видеть это распределение через 2-3 года. За это время роли могут поменяться: например, у вас появится семья, вы уменьшите время на текущие задачи и увеличите на стратегические, и тому подобное.

Как это работает для меня

Сейчас у меня порядка 6 проектов, которыми я активно занимаюсь. Больше всего времени уходит на Growth Factory Academy, в частности, сейчас очень много времени требует подготовка к январскому Growth Factory Academy Camp.

Второй мой проект — своя IT-компания Sloboda Studio. Сейчас она требует не так много времени — там прекрасный операционный директор.

Третий — учу немецкий язык.

Четвертый — спорт — бег, альпинизм, раз-два в неделю йога и иногда плавание.

Пятый — активно занимаюсь инвестированием.

И шестой — семья. С дочкой я обязательно провожу 2-3 вечера в неделю, но, как и у многих родителей, у меня есть чувство, что я уделяю ей слишком мало времени.

Родителям мы с братом купили дом, я навещаю их 2-3 раза в неделю и раз в неделю обязательно ужинаю с ними. Раз в год-два организую большое семейное путешествие с родителями — моими и жены.

Старайтесь видеться и созваниваться с родителями. Вы даже можете консультироваться с ними по поводу бизнеса или работы — как минимум, вас выслушают. Родители практически всегда воспринимают нас такими, какие мы есть, и это очень поддерживает.

В целом жизнь выглядит как жонглирование: уделяешь время детям — не хватает на здоровье, уделяешь здоровью — забираешь у работы или образования.

Мне очень нравится идея, которую, я надеюсь, вы вынесете из этой статьи: не говорить «У меня нет на это времени», а говорить «У меня другие приоритеты».

Мне очень помогает переключение между видами нагрузки. Часто бывает, что вечером совсем не хочется, например, идти на тренировку. Кажется, что устал и совершенно нет сил, но если пересилить себя и прийти — оказывается, что силы есть. Изучение языков работает похожим образом, но хуже, чем спорт.

Что касается баланса работы и отдыха, для себя я нашел такой способ: если надо какое-то время активно работать, может, даже без выходных, то потом я уезжаю на неделю-полторы. Например, летом был в горах в Иране, где не было интернета, и я просто лежал, отдыхал, читал, думал.

Итог

Если вы решили попробовать планирование, советую подход «от крупного к мелкому» по такой схеме:

  1. Подумайте, что вы хотите видеть в жизни через 3-5 лет и любым способом визуализируйте это. Мне удобно пользоваться структурой «Карты жизни» — она разносторонняя и наглядная.
  2. Посчитайте, сколько времени в неделю у вас занимают разные роли и подумайте, как вы хотели бы распределить это время через 2-3 года. Запишите желаемое распределение.
  3. Составляйте план на каждый день с распределением задач по приоритетам и старайтесь выполнить хотя бы самые важные дела.
  4. Нельзя успеть всё, но можно успеть очень многое — гораздо больше, чем без планирования.

О том, как успеть это важное, как делать даже неприятные задачи и двигаться к большим целям — в продолжении материала.

LinkedIn

39 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Интересно, спасибо! А как на счёт настроения?
Например, пришло вдохновение или желание делать то, что не запланировано в текущий день / промежуток времени. Как поступаете и чем руководствуетесь?

А как вы заполняете поле Buffer? Не совсем понял

лично у меня в буффер капают супер мелкие дела, и потом когда есть перерыв или свободное время — делаю их скопом. Например написать письмо, сделать звонок, проверить нету ли ответа на другие письмо — каждая задачка на пару минут, когда делаешь сразу как вспомнишь — отвлекаешся, а когда делаешь их подряд — как раз за 10-15 мин подряд сделаешь и не будешь отвлекаться во время других задач

Знакомая тематика, даже пробовал состовлять такую карту(колесо) жизни. Единственная загвоздка, что не вижу каких-то бизнес целей и супер-пупер развития для себя в будущем. Поясню, ТС известная личность, СЕО, бизнесмен, тот человек который обучал аналогичному планированию, менее известная личность, но все равно СЕО, можно сказать инфлюэнсер и бла-бла. Я маленький винтик в айти сфере, планов по завоеванию мира, внедрению каких-то суперпроектов и тд нет, интересует просто развитие с достижением достаточно уроня благостостяния. Т.е. то, что называется средний класс на Западе. Как тут быть, что планировать? прочитать умную книгу, так итак их читаю, правда по настроению, ходить в тренажерный зал — всю жизнь хожу, и даже небольших успехов добился, ну и тд

На колесе все же бизнес или работа. По работе всегда же есть какие то чек поинты которым хотите прийти?

Спасибо

Еще такую мысль услышал на TED, что план это также внутренний диалог с собой сейчас и с собой в будущем. Люди склоны о себе в будущем думать, что они более собраны, ответственны, внимательны и т.п. А по факту ожиданию не оправдываются — опять чувак подвел... =)
Вывод — быть честным и понимать, что я в будущем такой же как сейчас. Ну может чуть лучше, но все равно может залипнуть на чем-то и не сделать вовремя/качественно.

А еще все больше убеждаюсь, что планомерность почти всегда результативнее (99%) чем «взять одним рывком».
Это как, например, греет мысль, что 10 июня у меня будет пресс кубиками. Но совсем «не греет» — что нужно начинать 14 января, т.е. сегодня. Результат все же будет лучше, чем если статовать 1 июня

да, видеть малый прогресс очень сложно и больно )

Павел, интересная статья и подход, спасибо! Особенно были полезны ваши личные примеры. В свою очередь могу добавить, что для меня в рабочем планировании на каждый день отлично работает Матрица Эйзенхауэра(www.eisenhower.me/eisenhower-matrix). Для удобства — просто печатаю ее себе на каждый день (немного модицифированная версия «под себя»), и ежедневно заполняю по приоритетам. Недостаток — достаточно сложно туда вписывать спонтанные рабочие задачи и «на лету» определять приоритеты, хотя — дело привычки....

Для менеджера отличное решение.

а как определяете — в каком потом порядке идете по ним?

И получается ли следовать примерам?

Павел, в целом — да, получается, но гибкость конечно всегда присутствует, без нее — никуда :) В приоритете всегда идет блок постановки задач на делегирование (логика — пока работешь над своими задачами, остальные должны уже двигаться без тебя), далее — идет Urgent/Important (креативные задачи и задачи требующие напряженной мозговой деятельности в сжатые сроки, обычно, первая половина дня) Далее — срочно / неважно, чтобы немножко отдохнул мозг, и далее по обстоятельствам. В текущем графике — для меня лично работает «на ура»

Павел, могли бы порекомендовать лучшие на ваш взгляд практики/источники по time management для изучения?

Нужно написать, видимо, свою книгу или тренинг ))

Что-то не из банального сходу не могу. Я это все собирал через кучу тренингов, книг, практики знакомых. Оставил, что для меня работает.

Рекомендую из того, что тут и в других местах понравилось, внедрять по-немногу.

Интересный подход к планированию, особенно распределение времени в процентном соотношении между каждой из ролей.

С дочкой я обязательно провожу 2-3 вечера в неделю

Ей наверно скучно с занудным папой, у которого даже время на ребенка по расписанию. А вообще когда человек точно следует расписанию вроде как является отклонением психики.

Это выделенное время, когда только я с ней. Как правило — мы играем в ролевые игры, например «ресторан», «больница», «автобус». Раньше с ней только по-английский говорил, сейчас сдался, чтобы не терять с ней контакт и ее идентичность.

В целом, у меня несколько бизнесов, бег, немецкий — и времени на общение с ребенком не так много, как хотелось. Как и у всех родителей — чувство вины. Но я стараюсь компенсировать качественным временем.

Конечно, утром и в другое время мы тоже с ней общаемся вместе с женой.

На счет «отклонения психики» — можно подробней научные исследования ? )

Да и это точно не про меня. Я еще тот разгильдяй. Поэтому и стараюсь себя контроллировать.

Аутические спектры. Кстати почти у каждого есть то или иное отклонение. Это не страшно «Потому даже малейшее изменение расписания могут спровоцировать ежедневные истерики!»
24tv.ua/...​_kak_sebja_vesti_n1052532" «Многим аутистам важно, чтобы их жизнь была подчинена определенному распорядку. Некоторые аутисты составляют расписание, которому стараются четко следовать. Любое изменение в расписании может вызвать у них сильный стресс. »

не, аутизм это точно не про меня ) изменения в расписании у меня точно не вызывает стресс

Не все, что серое и бегает — заяц.

Огромное спасибо за статью и примеры, есть что взять в работу :)

Когда в сутках достаточно часов

То аж бесит. Времени море, а сил уже делать что-то нету.

Верно, есть еще подход «управление энергией» наравне с управлением временем. Советую погуглить.

Меня драйвит переключение между разными проектами или направлениями. Это дает «энергию». Также утром я более эффективен. Вечером на сложную работу мозгами энергии уже нет, но зато можно заняться йогой или бегом.

Тебе сколько лет?
Если больше 45, то ты крут, но я нет.

35 лет. Но у меня есть знакомые за 60-70 лет, которым я завидую по уровню энергии. Поэтому — рано списывать себя со счетов.

у меня есть знакомые

Это аргумент блондинки.

А если посмотришь на всех, кто вокруг тебя и кому за 45, то увидишь распределение по активности и енергичности и там все гораздо хуже. Просто в молодости все верят в сказки, что именно им и повезет.

По поводу увеличения энергии для себя открыл палео диету и периодическое голодание. Как это настроил — энергии море стало)

периодическое голодание

Я знавал одно с лечебными голоданиями — жизнь закончил тем, что повесился.
Может он такой псих был, но нехватки чего в питании могут запросто крышу сорвать.
А да инженер он был, кандидат наук.

Хрен его знает. Но на мышление сильно и химия, что в организме влияет.
Но самом по себе редкое голодание человекам не вредно, главное на него не подсесть, он кайф от голодания ловить начал.
Разгрузочные дни раз в неделю вообще полезны, травки там пожевать (петрушка там, лучок и подобные), водичкой запить.

Но речь то об энергии работать шла. В 25 лет я мог неделями по 8-10 часов головой интенсивно работать и не уставал. А сейчас 4-5 часов в день максимум.

у меня есть знакомые
Это аргумент блондинки.
Я знавал одно с лечебными голоданиями — жизнь закончил тем, что повесился.

А ты таки тупой. Не понимаешь, что есть аргумент блондинки.

А в целом статья что надо, Спасибо большое

Ты ж не зарабатываешь спамом и «интернет конференциями».

Звучит как наезд ) Но все равно отвечу.

Вот мои основные проекты:
— outsource-people.com — самая большая офлайн IT бизнес конференция для сервисных компаний (1000 человек, Киев)
— growthfactory.it — образовательная платформа для владельцев IT компаний. growthfactory.it/gfa тут образовательный бизнес клуб по подписке.
— sloboda-studio.com — IT компания на 60+ сотрудников

И сейчас запускаю инвестфонд по инвестированию в коммерческую недвижимость Харькова для инвесторов от $10k.
t.me/stepshare — тут подробности в телеге.

Ну и да, такая плотность активностей вынуждает более менее эффективно жонглировать временем ) Иногда даже получается.

Кажется мне, автор коммента не хотел обидеть, а просто указать на разницу в задачах и ритмах. Это накладывает большой отпечаток на управление временем и энергией. Пол Грэм писал о похожем вопросе www.paulgraham.com/makersschedule.html

Именно, и немного в шутливой манере и для срача (так веселее).

ТС опускает один важный психологический момент. Время на разгильдяйство, иначе, последовавшие советам ТС быстро превратятся в загнанных лошадей.
Его основная ошибка, что человека он воспринимает, как робота, что в корне не верно.

Подписаться на комментарии