Конференция по DevOps практикам — DevOps Fest, 20-21 марта. Cпикеры и доклады на сайте >>
×Закрыть

Когда в сутках достаточно часов, или Почему стоит научиться грамотному планированию

[Павел Обод — основатель Growth Factory — обучающей платформы для IT-предпринимателей, организатор конференции Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

Тайм-менеджментом я интересуюсь очень давно. Изучал много материалов, пробовал разные методики, рассказывал о них знакомым. Первые тренинги проводил еще будучи студентом в 2005 году, в том числе для моих же преподавателей.

Планирование помогает мне упорядочивать свою жизнь, выделять в ней главное и распределять свое время так, чтобы это главное успеть. У меня есть разные горизонты планирования — от нескольких лет в виде карты жизни до планов на каждый день в гугл-календаре. И с грамотным планированием вдруг оказывается, что за наши обычные сутки можно успеть очень многое. Как именно это сделать — читайте далее.

Планирование: почему и зачем

Мне кажется, есть два основных типа личности по отношению к тайм-менеджменту. Первые склонны все структурировать, планировать, не любят импровизацию и любят предсказуемость. Вторые — более хаотичные, со множеством идей и вечной нехваткой времени для их реализации. Я отношу себя ко второму, более хаотичному типу.

Как хаотичному человеку, мне очень нужно планирование. Соотношение удовлетворенностью результатами спланированного и хаотичного дня по ощущениям — примерно 10:1. Часто план даже не обязательно записывать — достаточно, что он есть в голове и задает структуру будущего дня.

Почему, на мой взгляд, люди не планируют:

  • Не умеют и не знают, как это делать.
  • Не понимают, как это использовать.
  • Не хотят себя напрягать, ограничивать.
  • Заменяют результат процессом: «Я буду что-то делать, и что-то получится». Потом вы полдня проверяете почту, а денег все так же нет.
  • Наша человеческая природа — отчасти против планирования. Миллионы лет существования человечества никаких планов мы не составляли.

Есть мнение, что только 10% людей пишут планы, но 90% из них — самые успешные и богатые. Мне кажется важным, что планирование коррелирует с достатком. Наверняка есть богатые люди, которые не планируют свое время. Но тем, кто добивается успеха своими усилиями, в том числе с помощью бизнеса — очень полезно планировать.

Зачем я планирую свое время:

  • 10 минут планирования экономят мне несколько часов работы за счет расстановки приоритетов.
  • Спокойствие и фокус — иногда я тревожусь, что забыл что-нибудь важное. Выписать все свои задачи по приоритету на обычном листе А4 очень успокаивает и упорядочивает.
  • Планирование помогает явно расставить приоритеты, например, по принципу Парето 20 на 80.

Планирование на день

Мне гораздо легче планировать следующий день вечером, а не утром. Если начинаю планировать утром — часто увлекаюсь и обнаруживаю себя через полтора часа без всяких планов.

Поэтому у меня договоренность с Сашей Гаврилюк (моим партнером по проекту Growth Factory Academy), что до 10 утра я скидываю ей свой план на день. Гораздо легче придерживаться дисциплины, когда другой человек помогает ее контролировать. Если не присылаю план вовремя — то перечисляю деньги в пользу благотворительной организации.

Мой план на день выглядит примерно так:

Задачи я распределяю по приоритетам A, B, C.

Buffer — время на те задачи, которые появляются в течение дня.

Watchdog — задачи, выполнение которых нужно проконтролировать за другими людьми.

Entertainment — разные веселые ссылки, которые мне присылают.

Small — мелкие таски, которые нужно не забыть сделать, тоже с приоритетами A, B, C.

Итак, мои принципы составления списка:

  • Не привязываться ко времени.
  • Заполнять до 10:00 ежедневно.
  • Заносить в него задачи, которые занимают порядка 30 минут. Более крупные — делить, мелкие — укрупнять.
  • 40% времени оставлять свободным на случай непредвиденных дел.

Такой подход называется гибкое планирование — мои задачи не привязаны ко времени.

Раньше я был очень против планирования с жесткими привязками ко времени — зачем прописывать все это в календаре, если потом обязательно случится какая-то незапланированная фигня? И она случается. Но планировать все равно важно. Как и смиряться с тем, что иногда запланированное выполнено на 10%.

В итоге я пришел к жестко-гибкому планированию. Вначале пишу список — это занимает 5 минут. После этого заношу задачи в гугловский календарь. Часть из них жестко привязаны ко времени, и их нельзя передвинуть: митинги, созвоны, лекции, обед с женой, уроки немецкого. А дальше разбрасываю задачи из списка в оставшиеся окна времени.

Можно оставить пустые окна на случай срочных задач.

Когда план на завтра составлен и отправлен — возникает облегчение: следующий день распланирован, есть приоритеты, я не забуду о нужных мелких задачах. И очень важный момент: утром я просыпаюсь и уже знаю, что нужно делать.

Если в течение дня все же случилась какая-то фигня и забрала у вас полдня — то вы просто садитесь и снова переставляете блоки времени.

А главное — иметь немного буддистскую уверенность в том, что все равно всё ты не успеешь, и главное — успеть сделать важное.

Карта жизни

Один из инструментов, которым я активно пользуюсь — это карта жизни. Я делаю ее примерно с 2009 года. Никакой мистики, она просто работает как элемент целеполагания. Такой картой вы ставите себе наглядные цели — чего бы вы хотели достичь в течение 2-3-5-10 лет.

В классическую карту жизни включают такие пункты:

  1. Бизнес/работа — лучше писать конкретные цифры/показатели, которые отражают желаемое состояние, например: количество сотрудников, новый офис, направление или бизнес.
  2. Духовное развитие — не обязательно речь о мистике или религиозных целях. Это внутреннее состояние, которого вы стремитесь достичь.
  3. Семья ваших родителей и что бы вы хотели для них сделать.
  4. Путешествия и учителя/менторы — страны, в которых вы хотите побывать. Менторы, с которыми хотите пообщаться — тоже здесь.
  5. Обучение — это и классическое образование, и языки, и бизнес-образование.
  6. Творчество и дети. Они объединены в один раздел. Это любое творческое развитие, например театр или музыка. Тут же — что бы вы хотели сделать для своих детей и любые социальные проекты в помощь детям.
  7. Личная жизнь — дети и родители уже были в предыдущих пунктах, а здесь — ваша супруга/супруг, отношения, понимание, путешествия вдвоем. Даже если у вас есть дети — отдых без них тоже иногда нужен.
  8. Материальные вещи — такие как машина, дом, квартира, гаджеты.
  9. Здоровье — разные виды спорта, активности, в которых вам бы хотелось участвовать.

Если у вас есть семья — очень советую все это планировать вместе с супругой/ом, потому что двигаться к выполнению планов вы будете вместе.

Подумайте, чего по каждому из этих планов вы хотели бы достичь через 2-3 или 5 лет. Найдите подходящие иллюстрации, соберите их по группам, напечатайте на большом листе и повесьте на стену. Важно, чтобы эта карта постоянно была у вас на виду.

Посчитаем затраты времени

У нас есть ограниченное количество времени, и его не может хватить на все. Вся наша жизнь — это разные роли, которые мы выполняем. Время на них надо распределять и планировать. Вот мой пример:

ВсегоСобственник бизнесаСотрудник своего бизнесаСпортсмен/Здоровый человекМуж и отецСынСтудент
100%10%40%15%15%10%10%
часов936141499

Количество свободных часов в неделю я считал исходя из 7 часов сна в сутки плюс 4 часа на текущие дела — еда, транспорт и т.д. У меня остался 91 час, которым я реально могу распоряжаться. В вашем случае эта цифра, вероятно, будет другой, зависящей от индивидуальной ситуации.

Среди ролей я разделяю работу в качестве собственника и сотрудника бизнеса. Собственник — занимается стратегией, финансовым планированием — теми функциями, которые нельзя делегировать. Сотрудник выполняет обычные задачи, например программирует.

Сделайте такую же таблицу и посчитайте распределение своего времени сейчас, а потом добавьте еще одну — с тем, каким бы вы хотели видеть это распределение через 2-3 года. За это время роли могут поменяться: например, у вас появится семья, вы уменьшите время на текущие задачи и увеличите на стратегические, и тому подобное.

Как это работает для меня

Сейчас у меня порядка 6 проектов, которыми я активно занимаюсь. Больше всего времени уходит на Growth Factory Academy, в частности, сейчас очень много времени требует подготовка к январскому Growth Factory Academy Camp.

Второй мой проект — своя IT-компания Sloboda Studio. Сейчас она требует не так много времени — там прекрасный операционный директор.

Третий — учу немецкий язык.

Четвертый — спорт — бег, альпинизм, раз-два в неделю йога и иногда плавание.

Пятый — активно занимаюсь инвестированием.

И шестой — семья. С дочкой я обязательно провожу 2-3 вечера в неделю, но, как и у многих родителей, у меня есть чувство, что я уделяю ей слишком мало времени.

Родителям мы с братом купили дом, я навещаю их 2-3 раза в неделю и раз в неделю обязательно ужинаю с ними. Раз в год-два организую большое семейное путешествие с родителями — моими и жены.

Старайтесь видеться и созваниваться с родителями. Вы даже можете консультироваться с ними по поводу бизнеса или работы — как минимум, вас выслушают. Родители практически всегда воспринимают нас такими, какие мы есть, и это очень поддерживает.

В целом жизнь выглядит как жонглирование: уделяешь время детям — не хватает на здоровье, уделяешь здоровью — забираешь у работы или образования.

Мне очень нравится идея, которую, я надеюсь, вы вынесете из этой статьи: не говорить «У меня нет на это времени», а говорить «У меня другие приоритеты».

Мне очень помогает переключение между видами нагрузки. Часто бывает, что вечером совсем не хочется, например, идти на тренировку. Кажется, что устал и совершенно нет сил, но если пересилить себя и прийти — оказывается, что силы есть. Изучение языков работает похожим образом, но хуже, чем спорт.

Что касается баланса работы и отдыха, для себя я нашел такой способ: если надо какое-то время активно работать, может, даже без выходных, то потом я уезжаю на неделю-полторы. Например, летом был в горах в Иране, где не было интернета, и я просто лежал, отдыхал, читал, думал.

Итог

Если вы решили попробовать планирование, советую подход «от крупного к мелкому» по такой схеме:

  1. Подумайте, что вы хотите видеть в жизни через 3-5 лет и любым способом визуализируйте это. Мне удобно пользоваться структурой «Карты жизни» — она разносторонняя и наглядная.
  2. Посчитайте, сколько времени в неделю у вас занимают разные роли и подумайте, как вы хотели бы распределить это время через 2-3 года. Запишите желаемое распределение.
  3. Составляйте план на каждый день с распределением задач по приоритетам и старайтесь выполнить хотя бы самые важные дела.
  4. Нельзя успеть всё, но можно успеть очень многое — гораздо больше, чем без планирования.

О том, как успеть это важное, как делать даже неприятные задачи и двигаться к большим целям — в продолжении материала.

LinkedIn

34 комментария

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Спасибо

Еще такую мысль услышал на TED, что план это также внутренний диалог с собой сейчас и с собой в будущем. Люди склоны о себе в будущем думать, что они более собраны, ответственны, внимательны и т.п. А по факту ожиданию не оправдываются — опять чувак подвел... =)
Вывод — быть честным и понимать, что я в будущем такой же как сейчас. Ну может чуть лучше, но все равно может залипнуть на чем-то и не сделать вовремя/качественно.

А еще все больше убеждаюсь, что планомерность почти всегда результативнее (99%) чем «взять одним рывком».
Это как, например, греет мысль, что 10 июня у меня будет пресс кубиками. Но совсем «не греет» — что нужно начинать 14 января, т.е. сегодня. Результат все же будет лучше, чем если статовать 1 июня

да, видеть малый прогресс очень сложно и больно )

Павел, интересная статья и подход, спасибо! Особенно были полезны ваши личные примеры. В свою очередь могу добавить, что для меня в рабочем планировании на каждый день отлично работает Матрица Эйзенхауэра(www.eisenhower.me/eisenhower-matrix). Для удобства — просто печатаю ее себе на каждый день (немного модицифированная версия «под себя»), и ежедневно заполняю по приоритетам. Недостаток — достаточно сложно туда вписывать спонтанные рабочие задачи и «на лету» определять приоритеты, хотя — дело привычки....

Для менеджера отличное решение.

а как определяете — в каком потом порядке идете по ним?

И получается ли следовать примерам?

Павел, в целом — да, получается, но гибкость конечно всегда присутствует, без нее — никуда :) В приоритете всегда идет блок постановки задач на делегирование (логика — пока работешь над своими задачами, остальные должны уже двигаться без тебя), далее — идет Urgent/Important (креативные задачи и задачи требующие напряженной мозговой деятельности в сжатые сроки, обычно, первая половина дня) Далее — срочно / неважно, чтобы немножко отдохнул мозг, и далее по обстоятельствам. В текущем графике — для меня лично работает «на ура»

Павел, могли бы порекомендовать лучшие на ваш взгляд практики/источники по time management для изучения?

Нужно написать, видимо, свою книгу или тренинг ))

Что-то не из банального сходу не могу. Я это все собирал через кучу тренингов, книг, практики знакомых. Оставил, что для меня работает.

Рекомендую из того, что тут и в других местах понравилось, внедрять по-немногу.

Интересный подход к планированию, особенно распределение времени в процентном соотношении между каждой из ролей.

С дочкой я обязательно провожу 2-3 вечера в неделю

Ей наверно скучно с занудным папой, у которого даже время на ребенка по расписанию. А вообще когда человек точно следует расписанию вроде как является отклонением психики.

Это выделенное время, когда только я с ней. Как правило — мы играем в ролевые игры, например «ресторан», «больница», «автобус». Раньше с ней только по-английский говорил, сейчас сдался, чтобы не терять с ней контакт и ее идентичность.

В целом, у меня несколько бизнесов, бег, немецкий — и времени на общение с ребенком не так много, как хотелось. Как и у всех родителей — чувство вины. Но я стараюсь компенсировать качественным временем.

Конечно, утром и в другое время мы тоже с ней общаемся вместе с женой.

На счет «отклонения психики» — можно подробней научные исследования ? )

Да и это точно не про меня. Я еще тот разгильдяй. Поэтому и стараюсь себя контроллировать.

Аутические спектры. Кстати почти у каждого есть то или иное отклонение. Это не страшно «Потому даже малейшее изменение расписания могут спровоцировать ежедневные истерики!»
24tv.ua/...​_kak_sebja_vesti_n1052532" «Многим аутистам важно, чтобы их жизнь была подчинена определенному распорядку. Некоторые аутисты составляют расписание, которому стараются четко следовать. Любое изменение в расписании может вызвать у них сильный стресс. »

не, аутизм это точно не про меня ) изменения в расписании у меня точно не вызывает стресс

Не все, что серое и бегает — заяц.

Огромное спасибо за статью и примеры, есть что взять в работу :)

Когда в сутках достаточно часов

То аж бесит. Времени море, а сил уже делать что-то нету.

Верно, есть еще подход «управление энергией» наравне с управлением временем. Советую погуглить.

Меня драйвит переключение между разными проектами или направлениями. Это дает «энергию». Также утром я более эффективен. Вечером на сложную работу мозгами энергии уже нет, но зато можно заняться йогой или бегом.

Тебе сколько лет?
Если больше 45, то ты крут, но я нет.

35 лет. Но у меня есть знакомые за 60-70 лет, которым я завидую по уровню энергии. Поэтому — рано списывать себя со счетов.

у меня есть знакомые

Это аргумент блондинки.

А если посмотришь на всех, кто вокруг тебя и кому за 45, то увидишь распределение по активности и енергичности и там все гораздо хуже. Просто в молодости все верят в сказки, что именно им и повезет.

По поводу увеличения энергии для себя открыл палео диету и периодическое голодание. Как это настроил — энергии море стало)

периодическое голодание

Я знавал одно с лечебными голоданиями — жизнь закончил тем, что повесился.
Может он такой псих был, но нехватки чего в питании могут запросто крышу сорвать.
А да инженер он был, кандидат наук.

Хрен его знает. Но на мышление сильно и химия, что в организме влияет.
Но самом по себе редкое голодание человекам не вредно, главное на него не подсесть, он кайф от голодания ловить начал.
Разгрузочные дни раз в неделю вообще полезны, травки там пожевать (петрушка там, лучок и подобные), водичкой запить.

Но речь то об энергии работать шла. В 25 лет я мог неделями по 8-10 часов головой интенсивно работать и не уставал. А сейчас 4-5 часов в день максимум.

у меня есть знакомые
Это аргумент блондинки.
Я знавал одно с лечебными голоданиями — жизнь закончил тем, что повесился.

А ты таки тупой. Не понимаешь, что есть аргумент блондинки.

А в целом статья что надо, Спасибо большое

Ты ж не зарабатываешь спамом и «интернет конференциями».

Звучит как наезд ) Но все равно отвечу.

Вот мои основные проекты:
— outsource-people.com — самая большая офлайн IT бизнес конференция для сервисных компаний (1000 человек, Киев)
— growthfactory.it — образовательная платформа для владельцев IT компаний. growthfactory.it/gfa тут образовательный бизнес клуб по подписке.
— sloboda-studio.com — IT компания на 60+ сотрудников

И сейчас запускаю инвестфонд по инвестированию в коммерческую недвижимость Харькова для инвесторов от $10k.
t.me/stepshare — тут подробности в телеге.

Ну и да, такая плотность активностей вынуждает более менее эффективно жонглировать временем ) Иногда даже получается.

Кажется мне, автор коммента не хотел обидеть, а просто указать на разницу в задачах и ритмах. Это накладывает большой отпечаток на управление временем и энергией. Пол Грэм писал о похожем вопросе www.paulgraham.com/makersschedule.html

Именно, и немного в шутливой манере и для срача (так веселее).

ТС опускает один важный психологический момент. Время на разгильдяйство, иначе, последовавшие советам ТС быстро превратятся в загнанных лошадей.
Его основная ошибка, что человека он воспринимает, как робота, что в корне не верно.

Подписаться на комментарии