Гибкие бенефиты без бюрократии: почему мы просто даем людям деньги

Привет! Я People Team Lead Railsware, имею 8 лет опыта в People Operations и работы с IT-командами из 15+ стран.

Чего только не придумают компании в борьбе за таланты. Уже давно никого не удивляют комнаты для сна, спортзал или свежевыжатый сок в офисной кухне. Пандемия все же внесла свои коррективы, и фокус сместился на организацию удаленного рабочего места, онлайн-обучение и возможность гибко поддерживать физическое и ментальное здоровье.

Railsware была создана как remote-friendly компания в далеком 2007 году. Когда в марте 2020-го все ушли на жесткий карантин, мы были уверены, что с нашим 13-летним опытом мы с легкостью переживем этот шторм. Также нам выпал шанс расширить географию с 6 до 10 стран. Помимо СНГ и Центральной Европы, Railsware стала доступна для кандидатов Южной Америки.

Позже оказалось, что «плюшки», которые работали для 40% удаленной команды, уже менее «съедобны» для 70–90%. Например, так как ранее большая часть команды находилась в офисах, мы делали акцент на возможности посещать их несколько раз в год для коллабораций. Теперь же большинство из нас работают дома, и этот бенефит не так актуален. Новая реальность заставила нас по-новому посмотреть на обустройство рабочего места — оказалось, это гораздо больше, чем просто стол и стул. Также стоит учесть и сложность управления пакетом бонусов в 10 юрисдикциях.

В итоге пришлось пересмотреть наш подход. Мы разработали стратегию гибких расходов, которая свела к минимуму бюрократию. Подход построен на доверии к коллегам и понимании, что у каждого из нас индивидуальные well-being потребности.

Сразу оговорюсь, что единой формулы успешного пакета бенефитов нет. Организация должна определить свою стратегию с учетом потребностей каждого из участников команды, ценностей и целей компании. В этой статье я описываю, как мы пришли к своей идеальной формуле через исследование рынка и запросы коллег.

Гибкость и доверие

Сегодня у каждого в Railsware свой часовой пояс, менталитет и ритм жизни. Очевидно, что при таких условиях гибкость становится неотъемлемой частью работы бизнеса.

Благодаря системе отбора кандидатов наша команда преимущественно состоит из зрелых специалистов с высоким уровнем ответственности за результат и независимости в работе. Это дает возможность компании доверять людям и давать столько свободы и гибкости, сколько необходимо: будь то ход развития проекта, составление личного графика работы или выбор, на какой бенефит потратить свой лимит.

Без этих принципов наша система не заработала бы. Тут же отмечу, что такой подход не понравится тем компаниям и руководителям, которые привыкли к сверхконтролю.

Суть подхода

Перед нами стояло несколько задач:

• сфокусировать команду на продуктивной работе, а не переживаниях за затраты на стул, стол, спорт или медицинскую помощь;
• покрыть индивидуальные потребности каждого, независимо от локации;
• повысить вовлечение команды в удаленном режиме;
• упростить поддержку организационных процессов.

Мы опросили команду и проанализировали предложения других компаний. В результате определили ключевые категории, которые позволят обеспечить комфортные условия для работы и поддержки продуктивного состояния:

• оборудование рабочего места дома или в офисе;
• поддержание life-work баланса: гибкий график, выходные, командные мероприятия и поездки;
• здоровье и спорт;
• набор инструментов для работы: software и hardware;
• обучение и развитие.

Изучив рыночную стоимость товаров и услуг, мы определили ориентировочные бюджеты на каждую из категорий. Теперь в дополнение к компенсации за работу каждый получает бонус на суммарное покрытие бенефитов.

Этим бюджетом каждый распоряжается самостоятельно и решает, что лучше оплатить: новое кресло, онлайн-курс или услуги психотерапевта. При этом не нужно утверждать каждую сумму и предоставлять чеки. Мы верим в то, что наши коллеги с умом распределят собственный бюджет. В то же время компания предоставляет рекомендации, на что стоит потратить деньги и в каком объеме. Например, мы советуем выделить $1200 в год на оборудование домашнего рабочего места, чтобы покрыть расходы на интернет и мебель или оплатить место в коворкинге. Также мы подготовили примеры товаров, которые готова рекомендовать или уже пользуется команда (пример далее).

Как определить бенефиты и их стоимость

Мы провели два исследования — внутреннее и внешнее.

Внутреннее дало лучшее понимание потребностей и приоритетов команды, на что и сколько средств потратили в предыдущие два года, а также примеры уже используемых товаров и сервисов.

Внешнее исследование помогло оценить предложения наших конкурентов за таланты, а также определить новые категории бенефитов, которые еще не представлены в Railsware.

Этап 1. Запросы команды и фактические расходы

Первой задачей было собрать запросы, которые возникали у наших коллег. Конечно, можно было запустить опрос и узнать потребности в единой точке времени. Но мы решили проанализировать больший массив данных за продолжительный период времени.

Railsware ценит вклад команды в стратегию компании. Процесс ее разработки прозрачен, и каждый может поделиться идеями. Для этого проводятся соответствующие мероприятия — All Hands митинги и Railswarian Connect коллаборации. Часто на таких мероприятиях обсуждались вопросы бенефитов.

Следовательно, в качестве источников информации выступали:

• Стратегические встречи с возможностью задавать вопросы и голосовать за них.
• Единая база предложений по улучшениям в компании.
• Индивидуальные беседы.
• Комментарии и дискуссии в Slack-каналах.
• Edge-кейсы по покрытию бенефитов: сложности, нечеткость политик и так далее.
• Exit-интервью.

Мы сгруппировали запросы по категориям и посчитали количество очков. Оценили уровень критичности каждого из них для рабочего процесса, а также степень готовности соответствующих политик. Каждая из категорий получила приоритет по MoSCoW и оценку трудозатрат (0 — можно выполнить за пару часов, 3 — требует более месяца работы).

Этап 2. Анализ рынка конкурентов

В рамках внешнего исследования мы пообщались с представителями 7 компаний, которые схожи с Railsware по бизнес-модели, технологиям, размеру, remote-формату. Также проанализировали публично доступные хендбуки компаний-единорогов для понимания top-market предложений.

В результате получили сравнительную матрицу по различным категориям бенефитов — уже существующим и новым для Railsware:

• организация рабочего пространства: домашний офис, коворкинг, офис компании;
• выходные для отдыха, по состоянию здоровья, по особым случаям (рождение ребенка, свадьба и тому подобное);
• бонусы, кредиты, акции и опционы компании;
• обучение;
• hardware и software;
• командные поездки и мероприятия;
• здоровье, спорт.

Во многом список совпал с тем, что ожидали получить наши коллеги. Мы также нашли отличные примеры для внедрения таких решений у себя.

Этап 3. Анализ стоимости товаров и услуг

Последний этап — определение лимитов по каждой категории. Тут также было два источника информации:

• данные финансового отдела о том, сколько затрат было по каждой из категорий в предыдущие годы по каждому человеку;
• стоимость необходимых товаров и услуг на рынке (за основу брали две самые крупные локации Railsware — Украину и Польшу).

Ранее, чтобы получить ту или иную «плюшку», необходимо было подтверждение финансового отдела и чек о покупке. У нас собралось достаточно данных о том, сколько средств уходило на бенефиты. За основу для будущего лимита мы брали верхнюю планку затрат, исключая «could» категории (например, эксклюзивные стоматологические услуги, которые напрямую не влияют на состояние здоровья).

Для новых категорий, которые ранее не были представлены в пакете бенефитов, коллеги подсказали, чем пользуются на данный момент и какова стоимость, к примеру, интернета в их регионе.

В результате мы составили списки рекомендуемых единиц техники и мебели, а также ориентировочные бюджеты по каждому из бенефитов, которые планировали внедрить.

Что получилось

Сегодня пакет Railsware включает следующие категории:

• Гибкость в организации рабочего пространства и времени: возможность работать в офисе, коворкинге, дома или каждый раз в новой стране. Гибкий график работы. 24+10 дней оплачиваемых выходных в году, а также дни на особые события.
• Суммарная ежеквартальная выплата на покрытие здоровья, спорта, обучения, software, удаленного рабочего места (дома или в коворкинге) и других индивидуальных потребностей.
• Выбор кастомизированного оборудования под свои запросы.
• Возможность посещать офисы для коллаборации с коллегами.
• Командные мероприятия (онлайн и офлайн при оптимальных условиях).
• Покрытие овертаймов, годовой бонус на основе оценок команды и, конечно, конкурентная компенсация :)

Данный пакет был внедрен в начале 2021 года и уже показывает свою эффективность в достижении поставленных целей. Управление лимитами стало легким, нагрузка по поддержке финансовых процессов упала, как и количество проблем и вопросов, вызванных использованием бонусов.

Гибкие бенефиты: за и против

Среди плюсов подхода я бы выделила следующие:

1. Возможность получить то, что важнее именно для тебя, а не по статистике:
   
   • Если ты больше тратишь на обучение, а не на здоровье — делай выбор сам.
   • Если для комфортной работы нужно что-то очень кастомное, ты можешь это приобрести (даже если это не указано в списке рекомендаций).
2. Отсутствие бюрократии, как следствие — приятный клиентский опыт для команды, а также упрощенные процессы для отдела финансов и HR.
3. Проявление доверия к людям со стороны компании способствует большему вовлечению.
4. Привлекательный бенефит пакет для кандидатов.

Среди рисков стоит отметить:

• Если ранее человек использовал только часть бюджета с подтверждением через финансовый отдел, теперь лимит выплачивается авансом — затраты для компании автоматически растут.
• Каждый может потратить бонусный бюджет на все что угодно, и мы это не отследим. Но если это сделает его/ее счастливее и продуктивнее — компания готова пойти на такой риск.
• Детальная статистика затрат по категориям для последующих пересмотров теперь не отслеживается.

Компаниям стоит еще больше заботиться о благополучии и комфорте своих команд. Это залог вовлеченности людей в бизнес и проекты. Ведь мы уделяем работе около трети жизни. И то, как компания относится к нашему состоянию и потребностям, определяет выбор, оставаться с ней или нет.

Надеюсь, кейс был полезен. Рада ответить на ваши вопросы.

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU