Как интегрировать новых сотрудников на удаленке и во время карантина. Чек-лист для HR

Условия работы во время карантина стали испытанием для многих компаний, и мы не исключение. Говорят, кризис — это «прыжок в реальность», и то, как ты приземлишься, показывает степень готовности к сложностям. Я Оксана Коган, HR Lead в XCDS, хочу поделиться с вами мыслями и лайфхаками о том, как же сделать «приземление» более мягким. Статья написана в соавторстве с Еленой Двоеглазовой, нашим HR-менеджером, которая занималась львиной долей задач по онбордингу и адаптации сотрудников во время локдауна.

Надеюсь, этот материал будет интересен как HR-менеджерам, так и тимлидам, которые намереваются внедрить в рамках команды новые онлайн-активности.

Во время карантина мы, как и многие компании, столкнулись с такими вызовами, как организация рабочего процесса на удаленке, риск выгорания сотрудников, удаленный найм (онлайн-собеседования, которые, к сожалению, не дают таких преимуществ, как очные встречи), коммуникации и онлайн-тимбилдинги. Да что там говорить, уже миллион статей написано, как организовать свой рабочий день, как не выгореть, как перестать бесконечно есть и вовремя закрывать ноутбук. Для нас же одной из сложнейших задач была интеграция новых сотрудников. Не могу сказать, что мы справились с ней на 100%, это было бы не очень честно. Однако мы делали все возможное, чтобы процесс онбординга и интеграции на удаленке прошел максимально эффективно.

В чем же основное отличие онбординга на удаленке и в офисе?

Оно кроется в самом важном — в живых коммуникациях. А это то, на что мы, к сожалению, повлиять не могли. Ничто не заменит личное общение за чашечкой кофе на офисной кухне, живые улыбки и искренние рукопожатия, а также эмоции, которые мы дарим друг другу каждый день.

Процесс онбординга и адаптации мы меняли постепенно, гибко подстраиваясь под новые условия и учитывая обратную связь от сотрудников. За время пандемии (с марта 2020-го) мы наняли около 40% сотрудников в рамках расширения штата. Для нас это было много, и все новички интегрировались удаленно.

Чек-лист для HR по интеграции удаленных сотрудников

После карантина мы собираемся вернуться в комфортный офис, но если вы планируете и дальше нанимать сотрудников онлайн, то многие советы могут и вам пригодиться.

Подготовка рабочего места и доступ к корпоративным ресурсам

Тот самый кандидат нашелся, офер принят — ура! Казалось бы, это уже успех, но расслабляться рано! То, как вы встретите человека в компании и погрузите новичка в команду, расскажет ему многое. Первое впечатление — самое важное. Новый день в компании (будь то удаленка или офис) всегда волнителен. Незнакомые люди, новые процессы, ресурсы и инструменты, огромное количество информации... Думаю, все понимают, каково это — оказаться на новом месте, но забывают, ведь не каждый месяц люди меняют работу. Для снижения стресса и более плавного погружения в специфику новой компании HR-специалисту стоит сделать следующее:

1. Договориться о технике для нового сотрудника. За неделю-две пишем ментору или тимлиду и спрашиваем, какие ПО/платформы нужны для работы, сохраняем ссылки на них. Связываемся с сисадминами и узнаем про наличие техники (мониторов, клавиатур, мышек), софта и всего, что нужно, вплоть до сетевого фильтра!
2. Связываемся с новым сотрудником и узнаем, как ему или ей будет удобно работать — получить офисную технику или работать на своем компьютере. Здесь стоит учитывать правила в вашей компании и юридические нюансы. Не все компании разрешают использовать свою технику. Далее озвучиваем список того, что вы готовы предоставить со своей стороны. Возможно, этого будет недостаточно и новичок попросит что-то дополнительно, например, второй монитор.
3. Готовим «рабочее» место. Если техника офисная, сисадмины ставят нужные программы, открывают вкладки с почтой и чаты, передают доступы к корпоративным ресурсам. Если техника личная, высылаем письмом ссылки на нужное ПО и доступы к сервисам. Знакомим с сисадмином. Если нужна будет помощь, он подключится удаленно и поможет.
4. Передаем технику (ноутбук или компьютер, монитор, мышку, клавиатуру, сетевой фильтр, переходники) сотруднику. Здесь все индивидуально. Кто-то может приехать в офис и забрать вещи сам, а кому-то удобнее отправить курьером/почтой. Все стоит укомплектовать для удобной перевозки и ничего не забыть. Если сотрудник приезжает за техникой в офис, можно сразу показать рабочее место и сделать короткую экскурсию по офису. Если нет, хорошо бы снять офис на видео или сделать фото. Так человек сможет увидеть, где он будет работать, когда выйдет с удаленки. Так будущая работа в вашей компании станет менее абстрактной.

Назначение ментора

Я считаю, что наличие человека, который ведет тебя сквозь тернии к звездам — одна из самых важных составляющих удачной интеграции нового сотрудника. И не важно, удаленка это или нет.

Этот человек непосредственно заинтересован в качественной адаптации. Он/она подскажет, поможет, даст обратную связь. Ранее я уже рассказывала, чем полезны такие взаимоотношения для новичков.

У нас в компании менторы не предоставляются после выхода человека на работу, а, скорее, человек подбирается под ментора. Поскольку менторы участвуют в отборе специалистов в команду и сразу знают, кого будут наставлять. Благодаря этому новички уже знакомы со своими наставниками еще до выхода на работу. Иногда случается, что на время испытательного срока менторы могут меняться, ведь люди иногда не подходят друг другу. Мы стараемся быть гибкими и пробовать разные варианты, если что-то пошло не так.

И мы, как HR, помогаем сохранить время и нервы наставников и стараемся обеспечить новеньких всей необходимой информацией о компании, команде и соцпакете. Наибольший эффект в этом плане дают welcome-письма.

Рассылка цепочки приветственных писем

Welcome-письма — это электронные письма от HR-менеджера, в которых он описывает основные моменты и правила: кому и как сообщить, если вы заболели, каким будет рабочий график, как связаться с сисадминами, бухгалтерией, юристами и коллегами из других отделов, где найти полезную информацию про процессы и так далее.

Для каждой компании содержимое писем будет уникальным. Тем не менее важно, чтобы новенькие заинтересовались и прочли их от начала до конца — это напрямую влияет на благоприятный исход онбординга. Используйте емкие и привлекающие внимание заголовки, чтобы повысить открываемость писем, а также не старайтесь уместить все данные о компании в одном сообщении.

В нашей компании новоприбывшим сотрудникам приходит три письма — по одному каждое утро в течение первых трех дней.

Почему именно три и почему по одному в день? Когда человек выходит на новую работу, на него обрушивается огромное количество разной информации. Наша задача — не утопить сотрудника в ней, а помочь разобраться, погрузиться и дать подсказку, к которой он вернется при необходимости.

Мы для себя определили самые важные направления: письмо-приветствие, сообщения о коммуникациях и обучении.

В письме-приветствии рассказываем, каким будет первый рабочий день, даем ссылки «первой необходимости» на внутренний портал, рассказываем о первых и регулярных митингах с коллегами и прочем.

Во втором письме говорим больше о наших правилах, инструментах для работы и коммуникации: в каких случаях используем мессенджер или почту, как сообщить команде, что ты заболел или взял выходной и так далее.

В третьем письме даем информацию об обучении. Как записаться на уроки английского языка, где найти офисную библиотеку, как принять участие в конференциях, семинарах и вебинарах, купить обучающий курс по своей специальности.

Знакомство с компанией и коллегами

Ознакомление происходит в несколько шагов:

1. В день выхода нового сотрудника мы представляем его/ее в корпоративном чате. В течение недели более полная информация о коллеге (фото, должность, опыт работы, интересы и ссылки на соцсети) появляется в общей рассылке и фиксируется на внутреннем портале компании.

2. Проводим приветственные онлайн-встречи с HR в Zoom. Обычно они имеют формат one-on-one. На них рассказываем новичкам о том, как устроена жизнь внутри компании, какие есть традиции, правила и бонусы, отвечаем на все вопросы и налаживаем контакт.

3. Дарим «велкам-баскет» (приветственную корзинку). Сейчас мы отправляем ее курьером или передаем сотруднику, когда он приходит за техникой в офис.
«Велкам-баскет» — приятный и нужный подарок от компании, так вы поздравляете человека с новым местом работы. Наполнение — опциональное, на усмотрение компании. Например, наша корзинка включает брендированные канцтовары и сезонный подарок (шарф, плед, шапка, бутылка для воды или термос). Хорошо бы еще положить фирменную открытку или записку, подписанную от руки HR-менеджером, с парой теплых слов и пожеланий.

4. Также мы организовываем онлайн-встречи для новеньких, где рассказываем об истории команды и продукта, которые, кстати говоря, нравятся и текущим сотрудникам. Они держат людей в курсе происходящего и дальнейших планов по развитию компании.

5. Регулярные встречи с генеральным директором и руководителем разработки уже стали традицией в нашей компании. На этих мероприятиях ребята могут задать любой вопрос открыто или анонимно. Более того, понимание, что руководство слушает и слышит каждого сотрудника — невероятно важно как на удаленке, так и в офлайне.

6. Время от времени устраиваем «айс-брейкинги» — неформальные, но смодерированные онлайн-встречи на 10–15 человек. Сначала все участники общаются вместе, затем расходятся по маленьким комнатам (1:1) в Zoom, пару минут обсуждают креативные вопросы из серии «Какой суперспособностью вы бы хотели обладать и почему?», потом модератор меняет собеседника. Так люди знакомятся с каждым коллегой в онлайне и поднимают себе и друг другу настроение.

7. Ввели традицию «онлайн-кофе». Скажу честно, в некоторых командах такой формат зашел на ура, чего, увы, не скажешь обо всей компании. Думаю, это связано с общей перегрузкой от интернет-активностей, ведь люди постоянно общались в Zoom и уже порядком устали за 11 месяцев карантина. Но среди тех, кому понравилось, «онлайн-кофе» живет и по сей день.

8. Еще мы создали неформальные чаты на разную тематику: домашние любимцы, книги, сериалы, советы по здоровью и многие другие. Коллегам стоит делать паузы от работы и расслабляться, а там как раз можно обсудить хобби и котиков :) В такие чаты вовлечены и регулярно поддерживают беседы около 70% сотрудников, и от всех получаем позитивный фидбэк.

9. Продолжая тему неформальных посиделок с коллегами, нельзя пропустить и тимбилдинги. Это и онлайн-корпоративы по поводу праздников, и совместные игры (квесты или любимая всеми «Мафия»). Хороший повод провести время вместе и лучше узнать коллег.

10. Спортивные ивенты в онлайне были приняты некоторыми сотрудниками на ура. Даже на карантине желание поддерживать здоровый образ жизни никуда не исчезло, а занятия йогой онлайн только сплотили коллег.

11. И, конечно, в каждой команде имеется серия ежедневных онлайн-митингов, с помощью которых процесс интеграции становится более эффективным.

Держим руку на пульсе

Мы, HR, должны быть в постоянном контакте с сотрудниками. В том числе для этого организовываем личные онлайн-встречи. Мы предоставили новичкам максимум информации, дали время и помогли ознакомиться. Спустя неделю-две можно спросить сотрудника, все ли понятно, хватило ли информации, получилось ли справиться с первыми задачами, нет ли проблем с документами. Нужно узнать, какие есть сложности и нужна ли помощь.

Советуем выдерживать золотую середину. Не звонить работнику без повода, но и не забывать о коллеге. Ну а чтобы узнать лучшее время для контакта, количество митингов каждого сотрудника можно посмотреть в корпоративном календаре. Через месяц работы стоит поинтересоваться, как у новенького идут дела, с кем познакомился, нет ли конфликтов, удалось ли сработаться с ментором.

Кстати, запрашивать обратную связь можно и нужно и у менторов. Узнайте у них, как проходит интеграция нового человека.

Также не забываем про финальный митинг и подведение итогов по окончании испытательного срока. Встречи в начале и конце этого периода очень важны! Постарайтесь получить как можно больше информации от сотрудника о том, как он «прожил» это время. Как вариант, подготовьте анкету и попросите ее заполнить, а после используйте ее для анализа и взгляните на общую картину — как компания справилась с онбордингом на удаленке. Это позволит сделать выводы и провести работу над ошибками.

Что еще мы добавили в процесс интеграции

Кроме всего вышеперечисленного, мы подготовили специальный хендбук для новичков — собрали информацию о компании и команде в одну небольшую книгу, которая будет доступна как в бумажном, так и электронном виде.

В этом документе мы зафиксировали наши ценности, цели, правила, организационную структуру и другую полезную информацию, которая пригодится для более эффективной адаптации новых сотрудников.

Рекомендуем иметь при себе такой документ, ведь в нем новенький найдет все, что ему нужно, а при необходимости обратится еще и к HR.

Выводы

Интеграция сотрудников в онлайне — не совсем простая задача, но в то же время выполнимая. Будем рады, если какие-то из наших лайфхаков пригодятся вам для эффективного онбординга и вовлечения новых коллег. Главное — помнить, что правильно налаженная коммуникация, поддержка и своевременная реакция на запросы и вопросы новичков помогут им как можно быстрее адаптироваться к новой работе.

А как вы помогаете новичкам влиться в коллектив на удаленке?

Все про українське ІТ в телеграмі — підписуйтеся на канал DOU