×Закрыть

Личный опыт: как организовать IT-конференцию

Conference hall image via Shutterstock.

Днепропетровск — крупнейший город Украины с десятками IT-компаний, у каждой из которых сотни сотрудников. Но, как ни странно, для них в городе ничего не проводится. В смысле, совсем ничего!

Справедливости ради признаю, что в городе проходят небольшие локальные мероприятия, тренинги, семинары. Но так, чтобы конференция с участием зарубежных спикеров, которая бы собирала ежегодно IT-сообщество Днепропетровска и других городов на одной площадке, — такого нет. Точнее, не было до недавнего времени.

И вот наша небольшая группа активистов, патриотов родного города и фанатов IT, решили заполнить этот пробел и организовать масштабное мероприятие под скромным названием IT Evolution Meetings, или ITEM.

Главными нашими целями было и есть:
— оставаться независимым мероприятием,
— не лоббировать интересы какой-то одной компании,
— привлечь к участию представителей всех IT-компаний города (и не только нашего),
— дать участникам действительно полезную информацию и возможность пообщаться друг с другом в неформальной обстановке.

Мы долго вынашивали свою идею, выбирали дату, обсуждали формат с друзьями за кружкой пива, согласовывали возможность выступления со спикерами. Но все это казалось каким-то далеким и эфемерным, чем-то там в светлом далеком будущем... до тех пор, пока у нас не зарегистрировался первый участник. :) И тут понеслось! Мы осознали, что все серьезно. Стрелки часов почему-то закрутились быстрее, а отсчет пошел на дни. Мы наступили абсолютно на все грабли, которые были у нас на пути, но все-таки в итоге пришли к хеппи-энду.

Для тех, кто хочет повторить наш подвиг, хочу дать несколько советов:

1. К конференции можно подготовиться за 4 месяца, если не спать. Мы это доказали. Но повторить не хотели бы. Советую отводить на подготовку хотя бы полгода, а лучше год.

2. Устные договоренности не всегда работают, со всеми подрядчиками лучше договариваться на бумаге.

3. Спикерам выступать в зале на 500 человек намного сложнее, чем в камерных залах. Потому выбирайте спикеров только с опытом выступлений на большую аудиторию, просматривайте их презентации, прошлые выступления. А лучше посетите мероприятия, где они выступают, — тогда вы получите представление не только о качестве докладов, но и о реакции на них аудитории, об умении вести диалог с участниками.

4. Бесплатная конференция имеет свои недостатки. Даже если ваша цель — не заработать, а нести в массы доброе-вечное, для организации конференции нужны деньги, и немалые. Поэтому вам надо либо привлекать спонсоров, либо делать платный вход. Мы выбрали первый путь. Потому расскажу, какие он имеет недостатки:

Вы не знаете, сколько придет человек. От того числа, что у вас зарегистрировано, реально прийдет на 30-40% меньше. В результате вы сделаете печатной продукции и бейджей больше, чем нужно, соответственно потратите намного больше средств.
Когда у нас зарегистрировалось людей на 20% больше, чем мест в зале, мы закрыли регистрацию и очень боялись, что все не поместятся. Как результат: не все желающие смогли попасть на мероприятие, при этом в зале остались пустые места.
Вы можете не найти спонсоров, чтобы покрыть всю сумму расходов, и вам придется вкладывать свои средства. При поиске спонсоров учитывайте, что большинство крупных компаний утверждают бюджеты на год вперед, и если вашего мероприятия в бюджете не запланировано, то средства на него компании будет выделить проблематично. По крайней мере, шансы получить значительную финансовую поддержку минимальны.
Будут посетители не из вашей целевой аудитории, которые пришли не потому что интересно, а потому что бесплатно. И это не понравится тем участникам, которые ожидают там встретить единомышленников.
Вы не сможете обеспечить бесплатное питание и «печеньки» на бесплатном мероприятии.

5. Основная масса участников регистрируется за неделю перед конференцией. Потому
если до мероприятия еще 3 месяца, а у вас почти никто не зарегистрировался, рано бить тревогу. Делайте свое дело, рекламируйте мероприятие, и народ подтянется. По той же причине постарайтесь закрыть регистрацию как можно позже и будьте готовы, что даже после закрытия регистрации вам будут звонить желающие посетить конференцию.

6. Регистрация участников на мероприятии является самым узким местом в организации. Представьте, что одновременно пришло 500 человек и выстроились в длинную чередь на регистрацию (а скорее, в толпу). Подумайте заранее, как оптимизировать время на поиск бейджей (сканирование QR-кодов, печать бейджей при регистрации и другие высокотехнологичные приемы — только затормаживают процесс, как ни странно).

Посчитайте, сколько вы тратите времени на регистрацию одного участника. Исходя из
этого, обустройте достаточное количество стоек для регистрации, мотивируйте людей
прийти на регистрацию раньше.

7. Будут посетители, которые предварительно не зарегистрировались. Их надо обеспечить бейджами и материалами конференции. Рассчитывайте минимум на 10% от всех зарегистрированных.

8. Обед лучше организовать в том же здании, где проходит конференция, иначе вы рискуете недосчитаться вплоть до половины участников после перерыва.

9. Организация конференции — это красивое, интересное и интеллигентное занятие, но придется спуститься с небес на землю и подумать о питьевой воде, гардеробной, мусорных баках, разовых стаканчиках и, простите за подробности, чистоте уборных.
Конечно, всем этим должны заниматься подрядчики, но думать и контролировать
придется вам.

10. Волонтеры могут покинуть вас довольно неожиданно по своим личным обстоятельствам, оставляя вас один на один с вашими проблемами. Эти люди приходят в вашу команду добровольно и готовы помогать, но вы не можете рассчитывать на них на 100%, т.к. ни вы им ничего не должны, ни они вам. Если вы не хотите, чтобы на некоторых ключевых позициях у вас образовались «дыры», выбирайте волонтеров только из доверенных людей или истинных фанатов вашего мероприятия.

11. Форс-мажоры случаются у всех и всегда (ну, или мы такие везучие). Самолеты
отменяют, спикеры болеют, отключают воду, электроэнергию... В нашем случае старая электропроводка зала не выдержала нагрузки от кофемашин. Ну кто бы мог подумать, что у них проводка старая! Всего не предусмотреть, конечно, но хотя бы розетки и технику проверьте :).

12. И последний совет. Если вы чувствуете, что ваше мероприятие будет полезно людям, и у вас есть силы и желание этим заниматься, ни в коем случае не сдавайтесь, идите к своей цели до конца, и благодарность ваших посетителей и гордость за полученный результат компенсируют вам все ваши усилия! Только выспитесь сначала! В ближайшие месяцы вам это не удастся :)

LinkedIn

28 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

Интересно, почему люди все хотят пройти самостоятельно не спросив совета у тех, кто уже имеет опыт и может помочь?

Была на вашей конфе, здорово было в основном.

С регистрацией — есть несколько удобных решений и этот момент давно перестал быть узким местом.

Спасибо, Ирина, за ваш отзыв! Приходите и в этом году, будем вам рады!

Советов выслушали огромное количество и очень благодарны за помощь всем, кто участвовал в организации, возможно благодаря советам и было в основном здорово :) Но видимо пройти этот путь не допустив ни одной ошибки просто невозможно!

В этом году будет еще лучше, будем очень стараться!

Совет № 0: не делать конференцию.
Я могу сказать иначе: вот, конференция прошла — и что? А если бы так случилось и её не было — что тогда? А что должно было измениться в результате?

Не соглашусь. А что будет если не будут проводить концерты, фестивали, выставки? Да ничего не будет.... Земля как вертелась так и будет вертеться... но жить станет скучнее!

Конференции решают 3 задачи:
1. Образовательную
2. Развлекательную
3. Коммуникационную

Люди «выходят в свет», обсуждают идеи, заводят новые знакомства.

Да кажется, что прошла конференция и ничего не изменилось, но изменился один день сотен людей (я надеюсь в лучшую сторону:) ) , кто-то изменил свое мнение, кто-то изменил свой подход в работе, кто-то познакомился с интересным человеком, у кого-то изменилась карьера — ему предложили новую должность, а кто-то может вообще встретил свою судьбу!.... кто знает ;)

не надо вестись на такую откровенную провокацию.
еще б начали на вопрос «а зачем бездельники-программисты вообще нужны, когда есть бизнесмены?» отвечать всерьез :)
хорошие выкладки, могут пригодиться другим организаторам.

Почему сразу провокация. Это вполне обычные вопросы, на которые НУЖНО знать ответ запуская ивент. События-пустышки имеют место быть, притом их большинство. И даже те которые полезны... оказываются бесполезны для >50% посетителей.

Организация хорошего ивента начинается с вопроса «зачем»? Если ответ на этот простой вопрос «кто знает ;) » - то согласись, ЛУЧШЕ сделать ОДИН хороший ивент чем два средних. И тем более чем 10 пустышек. Хотя бы по прибыльности.

у любого мероприятия есть различные аспекты. сходу:
1. информационный в ключе «рассказчик-зал»: ну, это понятно, рассказать о том, что кто-то не знал; плюс сюда: рассказать о чем-то так, чтоб слушатель, уверенный, что он вполне себе «в курсе», вдруг, открыл для себя что-то нифигово новое
2. информационный в ключ «зал-зал»: неожиданный вопрос из зала может вскрыть немалый пласт и ответ переплюнет сам доклад; общение в перерывах опять же
3. мотивационный: вдохновить, передавить предуюежденное отношение к фреймворку, концепции, языку; не обмануть, а именно помочь переступить через собственные стереотипы; а то я не слышал рассказов, как люди время от времени ковыряют самостоятельно то, в чем разочаровались, типа, «а, вдруг,я что-то не так понял?»
4. рекламный. то понятно.
5. коммуникационный: новые контакты, знакомства, офферы и пр.

как на меня, успех в любом из аспектов оправдывает проведение мероприятия(да, даже если успешно только в плане «выстрелившей» рекламы)
из этого спрогнозировать заранее можно только 1(и то, важно угадать с уровнем знаний зала и заполучить отличного докладчика — а то все уснут, а не «впитают знания») и 4 пункты. остальное — можно приложить все усилия и все равно получить пшик, а — могут сложиться звезды и получится лучшая конференция года.
потому «лучше сделать один хороший, чем два средних» выглядит капитанством: «лучше лучше, чем хуже» :)

Даже если мероприятие было полезно 30-40% слушателей, его уже нельзя назвать «бесполезной пустышкой». Остальные либо невнимательно слушали либо попали не на свой ивент. Вы же сами прекрасно понимаете, что быть хорошим для всех не получится. Но обидно, когда человек зная, что это мероприятие будет ему бесполезно, все равно идет, а потом обвиняет организаторов в том, то они зря потратили его драгоценное время, и тогда стоит задать вопрос ему: «Зачем он туда ходил?»

Организаторы любого мероприятия предлагают вам возможность послушать таких-то спикеров, подискутировать на такие-то темы, а идти или нет каждый решает сам, никто ведь не заставляет.

мероприятие было полезно 30-40% слушателей
и бесполезно потраченным временем для 60-70%
попали не на свой ивент
Вооот! А нужно так делать, чтобы либо эти 60-70% туда НЕ попали (согласись, серьёзная экономия бюджета и усилий), либо вообще не собирать ивент если не можем толком определить целевую аудиторию которая войдёт в эти 30-40%.

А как часто мы догадываемся провести экзит-пол? А его нужно проводить ВСЕГДА. После каждого ивента ОБЯЗАТЕЛЬНО опросить участников. С одной единственной целью — нещадно сокращать и урезать бесполезные расходы времени и денег, с целью концентрировать усилия на самых полезных, либо менять фокусировку на привлечение других людей.

В основе ивента должен лежать конфликт. Если его там нет — то и результат ноль, это просто развлекательное мероприятие. Но тогда и минералку для посетителей нужно заменить на водку — они оценят.

Заметь, я не утверждаю. А ставлю вопросы. Не имея ответов на которые — незачем собирать ивент. Это всё равно что писать книгу, не придумав о чём она — типа, напишу 1000 страниц а там смысл сам придёт.

Но я утверждаю, что львиную долю уже прошедших ивентов — проводить не следовало вообще. Они себя не оправдали, лишь потратили время и деньги людей.

Если цель «развлечение» — то это нужно знать заранее. И вместо дорогого заграничного гостя сделать свой ивент с блэк-джеком и шлюхами. Если цель что-то продать или пропиарить — то ивент изначально под это задумывается, и тогда развлечений поменьше, а хорошего пиара побольше. Организатор и спонсоры ставят ивенту конкретные цели — и только тогда ивент имеет право на жизнь.

Если же это просто очереденое календарное событие с мотивом «все проводят и мы должны» — советую его не проводить. А если кто-то другой проводит — игнорировать. Независимо от его платности/бесплатности/печенек. Такой подход в корне меняет всё мероприятие.

Это всё равно что писать книгу, не придумав о чём она — типа, напишу 1000 страниц а там смысл сам придёт
но-но-но! некорректная аналогия. ведь все упиралось в вопрос «зачем?», не так ли?
потому «это все равно, что писать книгу, не придумав — зачем она пишется?»
и правда, зачем пишется книга? донести знания, развлечь, спровоцировать на собственные размышления-расследования,
PS а как же вариант «ради фана»?

Ради фана пишутся блоги и дневнички, а не книги. Ивенты же очень затратны по времени, и потому к их организации нужно относиться критически.

Совет № 1: никогда не делать бесплатную конференцию.

Дело в психологии: если человек не приложил никаких усилий для того, чтобы попасть на мероприятие (имеется ввиду финансовых) — с большой вероятностью он на него не попадет.

На ДОУ есть даже колонка на эту тему:
dou.ua/...konferentsiyah

Интересно. Спасибо за статью.

Подпишусь под каждым словом! Из вашей статьи получился прекрасный чек-лист ;-) Я бы еще добавила 1) проследить чтобы близкие по теме доклады / равнознаменитые спикеры не оказались параллельно в разных залах 2) спикеров поинтереснее — в залы побольше :) 3) заказать нормальный вайфай с нормальными роутерами, чтобы работало бесперебойно у всех по всей территории.

Анастасия, не думаете ли, что фай-вай — это зло на конференциях? Люди втыкают в телефоны и ноутбуки, вместо того, чтобы быть «здесь и сейчас».

Да нет, не думаю что это причина и следствие. Все втыкают в ноутбуки = скучные доклады, вай-фай тут ни при чем.

Не все доклады бывают феерические. И между соблазном ответить подружке в FB и вслушаться в полезный контнет может победить главный инстинкт.

Какую пользу оказывает вай-фай на конференцию посетителям, которые априори пришли общаться и внимать контент — для меня загадка.

Зачекинится? Запостить в твиттер? На мой взгляд, это все ерунда по сравнению с возможной пользой.

если доклад скучный, а тема интересная — можно почитать самостоятельно, пока интерес не угас.

Причем тут чекиниться? Бывают срочные письма, срочные звонки. Это базовые вещи вообще, просто удобство. Вы, как руководитель, по идее как никто должны такие вещи ценить.

Срочные письма, возможно. Но это в стиле «я на 5 минут зайду», а потом вдруг уже конец конференции. Мобильный интернет никто не отменял, если уж «срочно».

Просто на следующей конференции понаблюдайте за пользователями фай-вая — там далеко на почтовик на экране.

как бы то ни было, я за свободу выбора.

Спасибо за статью. Даже небольшое мероприятие организовать стоит сил и умений. А уж на 500 человек — можно только представить себе.

Припоминаю ходил туда.

Был на этом мероприятии. Очень хорошо получилось. Да были огрехи, да были недочеты, как с тем же кофе, которого в радиусе 300 метров нельзя было найти из за поломки машин. Но учитывая первый опыт, учитывая полезность и тех спикеров, которых привезли — 5 баллов! Жду продолжения, думаю что все ошибки получится учесть и исправить (хоть и появятся новые, но это же жизнь)

Спасибо! Продолжение будет!

Подписаться на комментарии