×Закрыть

10 инструментов эффективной работы, или Забудьте о многозадачности

[Павел Обод — основатель Growth Factory — обучающей платформы для IT-предпринимателей, организатор конференции Outsource People, CEO Sloboda Studio — RoR agency]

О принципах эффективного планирования времени можно почитать в предыдущем материале о личной эффективности. Тут мы сосредоточимся на инструментах, которые помогают выполнить запланированное.

1. Контроль затрат энергии

Есть такие таски, которые занимают не очень много времени, но требуют много энергии. Для меня это монотонная, рутинная работа, например, набирать текст. Она утомляет, хотя мозг в процессе почти отключается.

Очень сильно эмоционально выматывают сложные переговоры. Владелица одного из наших офисов — очень тяжелая в общении женщина, и общение с ней я делегировал операционному директору. Лекции и выступления на публике для меня тоже очень энергетически затратные. Но они и дают энергию.

Учитывайте энергетические затраты на задачи в своем плане на день. Для продуманного распределения своих запасов энергии можно планировать жизнь на 5–6 недель вперед. Так, чтобы в это время обязательно были вещи, которые вас заряжают, даже самые простые. Например, побыть наедине с собой, отдохнуть, куда-то съездить.

2. Так ли нужна многозадачность, как принято считать

Давайте сделаем небольшое упражнение.

Включите секундомер и напишите от руки: «Съешь еще этих мягких французских булок». Засеките время, которое вы потратили на написание. Теперь подумайте, во сколько раз быстрее или медленнее вы напишете ту же фразу, если будете одновременно писать ее в две строки, но по одной букве: вначале в обеих строках букву с, потом твердый знак, потом в каждой строке буквы е, ш и т. д. Снова включите секундомер и теперь пишите два предложения одновременно по букве. Я потратил примерно в 4 раза больше времени.

Не верьте в многозадачность. Если вы делаете один таск — делайте только его. Кроме того, когда вы делаете один таск и получаете результат, вы радуетесь. Это тот самый отчасти медитативный процесс, творческий поток, когда вы глубоко погружаетесь в разработку или создаете концепт.

Люди очень легко отвлекаются. Во время работы над сложными задачами убирайте от себя соблазны — отключайте мессенджеры, уносите телефоны в другую комнату. Выделите себе дома «кресло без вайфая», сидя в котором вы обязуетесь не пользоваться интернетом. Когда я арендовал квартиру, то первый год не подключал интернет вообще. Мобильный интернет тогда был дорогим и медленным. И это было круто: вернувшись домой, я мог углубиться в важные, интересные задачи.

По отношению к отвлекающим факторам предлагаю делить задачи так:

  • Коммуникации и мелкие задачи: мессенджеры и прочее — ок.
  • Сложные задачи: отключайте мессенджеры, а в хард-моде — и телефон.

3. Принцип лягушки

Это классика тайм-менеджмента, поэтому простите, если вы уже знакомы с таким подходом.

Часто у нас бывают неприятные задачи, которые не хочется делать, — условная лягушка, которую надо съесть. Идея подхода в том, что нужно начинать день именно с нее. Так вы получаете несколько выигрышей:

  • задача-лягушка потом не будет квакать и напоминать о себе;
  • вы будете чувствовать себя победителем, знать, что вы молодец и смогли съесть лягушку.

4. Метод прогрессивного джипега

Раньше, во времена медленного интернета, jpeg-картинки грузились полосами сверху вниз. Потом изобрели прогрессивный jpeg, который вначале подгружал целую картинку с низким разрешением и постепенно прорисовывал детали. Тогда это было довольно удобно.

Смысл метода — не стараться сделать каждую часть задачи идеальной до перехода к следующей. Вначале вы делаете все как-нибудь, а потом постепенно улучшаете. И даже если не хватит времени закончить, у вас в любой момент будет готовая версия, просто определенного качества. То есть лучше сделать 100% задачи с качеством 2 из 10, чем сделать задачу на 20%. Лучше пусть у вас будет машина, которая плохо едет, чем только идеальный руль. Подход может быть удобным, когда вы составляете договор, пишете концепт или даже разрабатываете софт. Собственно, это MVP (minimum viable product) любой задачи.

Иногда не знаешь, как сделать хорошо, а плохо делать не хочется, потому что потом будет стыдно перед собой и другими. Или боишься, что вообще не сможешь сделать. В итоге прокрастинируешь и совсем не делаешь нужную задачу. В этом случае надо сказать себе: «Ну давай сделаем максимально плохо. Сделай самый ужасный договор, какой только можно». По собственному и чужому опыту знаю, что даже создание нового документа с нужным названием помогает начать работу и получить исходную версию. В 99% случаев потом вам захочется улучшить MVP.

Итак, делайте вначале MVP любого проекта, а потом улучшайте его. Даже если не получится улучшить, у вас есть готовый продукт. И зачастую люди даже не догадываются, что это был MVP.

Такой подход нужен, когда у нас ограничено время, или вы не знаете, сколько времени займет задача, или когда задача может занять значительно больше времени, чем запланировано. Бывают случаи, когда результаты непропорциональны затраченному времени. Например, 1 час уходит на то, чтобы сделать задачу с 80-процентным качеством, а потом еще 4 часа на то, чтобы сделать 100%. В таком случае часто можно пойти на компромисс и не делать задачу на 100%.

5. Правило Чехова, оно же правило паровоза

Когда у Чехова спросили: «Антон Павлович, а как вы себя заставляете писать?» — он ответил, что просто берет ручку и начинает писать то, что приходит в голову: «Вот что-то не хочется писать. А писать-то и надо. Надо бы и героя обрисовать, внешность ему сделать». Начав записывать свои мысли, он постепенно вовлекается в процесс и делает что-то полезное.

Почему принцип паровоза? Для того чтобы паровоз тронулся с места, нужно потратить огромное количество энергии, но, когда он уже тронулся, на поддержание движения нужен минимум. С большими задачами так же. Иногда я днями хожу вокруг контракта, который нужно составить, потом все-таки начинаю его делать — и через несколько часов оказывается, что жена давно и безуспешно зовет меня обедать, а я погрузился в работу и уже не хочу от нее отрываться.

6. Правило 2 минут

На мой взгляд, несколько спорная, но все же рабочая идея. Логика тут такова: если вам нужно что-то сделать и это займет меньше 2 минут, лучше сделать это сразу. Потому что иначе вам придется записать задачу или держать ее в голове, постоянно к ней возвращаться и потом все-таки делать, в итоге потратив гораздо больше 2 минут.

Но короткие задачи могут перерастать в длинные и занимать незапланированно много времени. Поэтому я считаю, что двухминутные таски можно делать сразу, только если вы в данный момент заняты коммуникацией или простыми/мелкими задачами.

7. Метод виноградинки

Этот метод — мое личное изобретение, и его идея в том, что в мире нет двух одинаковых виноградинок. Всегда одна виноградинка будет больше другой.

Как метод применим в жизни? Например, вы хотите повысить кого-то из сотрудников или выбрать одного из кандидатов на вакансию. Даже если они очень близки по всем критериям, все равно один будет «крупнее», будет лучше подходить для вашей цели.

В других сферах метод тоже работает — при выборе технологической ниши или обучения, лучшего решения задачи или расставления приоритетов. Из двух одинаковых на вид задач одна окажется более срочной или лучше оплачиваемой, или менее затратной по времени, то есть более приоритетной.

Чтобы не оказаться в ситуации буриданова осла, нужно присмотреться к вариантам: один из них точно будет лучше, потому что не бывает двух одинаковых вещей.

8. Сколько стоит ваш час

Посчитайте, сколько вы заработали денег за прошлый квартал. Можно очень приблизительно. А теперь разделите эту сумму на среднее количество отработанных часов. При 40-часовой рабочей неделе месяц — 168 часов, квартал — 504 часа.

Моя идея в том, что если вы можете купить чей-то час дешевле, чем свой, например нанять ассистента или строителей для ремонта дома, то вам обязательно нужно его купить. Освободившееся время лучше потратить на свой бизнес, обучение, чтение.

Я пошел еще дальше и покупаю время персональных консультантов, репетиторов, тренеров, потому что индивидуальные занятия всегда эффективнее. Предпочитаю сэкономить время и потратить его на бизнес.

У меня и, наверное, многих людей, чье детство или студенчество прошло с недостатком денег, есть «внутренний жлоб», который постоянно пытается сэкономить. Но на самом деле мы уже достаточно обеспеченные люди, и, вкладывая деньги в свое время, можем зарабатывать больше.

У меня нет фулл-тайм ассистентов, потому что мне нечем их загружать. Мои ассистенты покупают и продают мне вещи, ж/д и авиабилеты, ищут информацию. Причем они часто более внимательны, чем я, и не допускают мелких ошибок, которые могут стоить денег и времени. Например, я могу написать неправильно имя при заказе билета, а ассистент такого не сделает.

Мои подходы к работе с ассистентом:

  • доверие очень важно. Ассистент будет иметь доступ к вашей почте, соцсетям и, вероятно, банковскому счету;
  • скринкаст — очень удобная штука, которая помогает быстро сформулировать задачу. Например, я записываю короткое видео с инструкцией о покупке авиабилетов. Неважно, где находится ассистент, он может посмотреть его позже, может возвращаться к скринкасту при необходимости, и главное, мне больше не нужно будет объяснять, как заказать билеты;
  • таск-менеджер помогает быстро и наглядно давать задачи ассистенту;
  • где искать ассистента: это может быть джун, ваш сотрудник, знакомый студент. Можно попросить рекомендации у знакомых.

9. Принцип слона, или Искусство маленьких шагов

Основа принципа — «Молитва» Экзюпери об искусстве маленьких шагов. Ее идея в том, что мы часто хотим получить все быстро, а нужно регулярно и постепенно двигаться к результату. Меня сейчас расстраивает мой медленный прогресс в немецком, а когда-то огорчал медленный прогресс в английском. Но я понимаю, что шаг за шагом я иду к хорошему уровню. Не всегда развитие стремительное. За историями о one night success очень часто стоят многие часы труда.

Как съесть слона? По маленькому кусочку. Многие сложные вещи нужно просто резать на кусочки и делить на части.

10. Метод стрелы

Это мой авторский метод :) Так мы работаем со спикерами для конференции. Если менеджеры будут писать напрямую докладчикам, им зачастую просто не ответят. Поэтому я пишу спикерам первым, а когда они соглашаются, передаю работу менеджерам.

Я выступаю наконечником стрелы, делаю небольшую, но самую важную часть работы, а менеджеры — как древко стрелы — выполняют остальное. Не нужно брать на себя все, но и не стоит отправлять своих сотрудников делать работу с пустым древком.

Итог

Итак, при планировании учитывайте затраты энергии на выполнение задач, не стремитесь к многозадачности, ешьте своих лягушек, делайте в первую очередь рабочую версию задачи, выбирайте крупные виноградинки и двигайтесь к целям маленькими, но регулярными шагами.

Удачи в выполнении ваших задач!

LinkedIn

12 комментариев

Подписаться на комментарииОтписаться от комментариев Комментарии могут оставлять только пользователи с подтвержденными аккаунтами.

На диво все чітко і практично!

Спасибо за отличную статью, Павел! :) Слышал и использую большинство методов повседневно, кроме «авторских» (Стрела и Виноградинка) — было очень интересно узнать о них :)

Ваш метод стрелы чем то напоминает метод ru.wikipedia.org/wiki/Нога_в_двери ;)

любопытно, что-то в этом есть )

чет мне кажется метод стрелы это способ показать собственную важность, выполняя при этом плевое дело...

Возможно, вы не сталкивались с такими ситуациями. Но иногда просто наличие какого-то лица резко ускоряет дело и открывает двери, там где остальным будет закрыто.

Есть еще похожий принцип 10/80/10, когда руководитель, например, пишет концепт, сотрудники все делают и потом руководитель полирует.

Гарні способи, почерпнув трохи нового.
Думаю обов’язково ще потрібно згадати про принцип Паретто при плануванні завдань, який каже, що «20% витраченого часу на підготовку економить 80% часу при роботі». Використовую його практично завжди: 1) дати відповідь на питання — що має бути зроблено, яка кінцева ціль; 2) декомпозиція; 3) визначити і підготувати інструменти необхідні для цього; 4) підготувати робочий простір.
Допоки не використовував його, робота була хаосом, багато часу пропадало на просто біготню, чи відволікання то за одним, то за іншим. Навіть у побуті, коли потрібно вдома щось підкрутити, починити або зробити, не подумавши і не підготувавшись ти по 10 разів бігаєш то по плоскогубці, то по викрутку і т.п. Згоден, коли трубу прорвало не до цього, тому буде більш правильно сказати «Якщо це не ’ЧП’ - спочатку сплануй роботу».

Спасибо за фидбек и добавку. Принцип Партетто, конечно, знаю. Но, по-моему, о нем и так все знают )

Что-то до правильной подготовкой — согласен на 100%.

Paretto principle is not a golden rule. Sometimes it works like this:
To complete 80% of the project takes 80% of the time. To do the other 20% takes the other 80% of the time.

Костянтин, тут більше ролі грає ситуаційна складова.
Для кожного конкретного завдання, все залежить від ряду чинників(їх можна доповнити, ці я б назвав головними):
1) грамотності керівника;
2) рівня кваліфікації виконавця;
3) ситуації(на вчора, до вечора, треба на завтра ти ж розумний щось придумаєш і т.п.) + від того наскільки виконавець швидко реагує на ті чи інші обставини(хтось майже миттєво приймає рішення, але наражає себе на те, що треба буде переробити в разі помилки і на це піде зайвий час, а комусь потрібно н-часу проаналізувати всі за і проти, погуглити «що означає прикрутити базу» що також займає час);
4) правильної декомпозиції + розстановки пріоритетності завдань + «метод прогресивного джипега» (знову таки, від ситуації, наскільки швидко треба приймати рішення, чи є достатньо часу на це);
5) як вже згадав Павло(автор теми), метод «З’їсти жабу першою».
І навіть за цих умов, без підготовки, для сіньйора це ризик зірвати терміни через своє его(не буду готуватись, я все знаю, навіщо паритись, що може статись, #ясторазтакделал) і завалити проект, що потягне за собою вниз репутацію компанії і т.д., а для новачка робота буде походити на пекельну метушню,- щось з розряду теми про виживання. Може бачили у ютюбі відео сучасних ігр де скидують гравця з парашутом і він практично голяка шукає предмети для виживання(може хтось грав і може поділитись досвідом виживання, я тільки відео бачив, цікаво було поспостерігати)? Так от, шанси на виживання досвідченого гравця і того, хто тільки знайомиться з грою,- самі розумієте. Єдине, що цей новачок може зробити для збільшення своїх шансів,- це ознайомитись максимально за той проміжок часу, який в нього є з «предметом», і продумати що і як він буде робити і що йому потрібно аби вижити. В екстренних ситуаціях(будь то вижити, чи н-д: упав сервер і клієнт погрожує рахунком з чотирьма-п’ятьма нулями) частину прорахунків покривають інстинкти(якщо вони звичайно прокидаються вчасно), частину досвід, інше — за підготовкою.
Як доказує практика, найчастіше проколи стаються після фраз «Все буде ок, чого тут паритись», «Я сто разів так робив», «Та тут дрібниця, а не робота, на 5 хвилин» і подібних.
Взагалі уникнути проколів і все врахувати практично нереально, завжди людський фактор бере своє, або чергове «цунамі». Але знизити ризики цим способом можна і це варто робити за нагоди.
Можливо це не модно роботи, чи нудно, можна багато дискутувати. Але це дає хороші позитивні результати.
Тому, повторюсь,

«Якщо це не ’ЧП’ і є можливість — спочатку сплануй роботу»!

Коли «ЧП» і горять ср(A)ки, це вже інша історія.

Подписаться на комментарии