Для подтверждения расходов, выручки и целей учета в вашем случае закон не требует «актов сдачи-приемки» или каких-либо других документов по установленной форме. Все, что требуется — наличие первичного документа бухгалтерского учета, отвечающего понятию «первичный документ».
До 3/01/17 понятие в законе было определено так: «документ, який містить відомості про
господарську операцію та підтверджує її здійснення».
После 3/01/17 «документ, який містить відомості про господарську операцію».
Кроме того, документ должен содержать традиционные обязательные реквизиты.
Другими словами ничего теперь не мешает считать простой счет-фактуру, поскольку он содержит информацию о совершенной вами транзакции (оказанной услуге или отпущенном товаре) и обязательные реквизиты (названия сторон, ед. изм. объем и содержание и т. д.) таким первичным документом.
Если раньше «проверяющие» ссылались на именно на то, что вторая подпись в «акте» как бы служит цели «підтверджувати» транзакцию и потому контрагенты должны состалять документ именно в виде двустороннего «акта», то теперь такого свойства — «підтверджувати» первичные документы лишены вовсе. Из чего рациональный субъект должен сделать вывод, что нет никакой рациональной причины предпочесть «акт» счету-фактуре, если последняя вполне отвечает своему назначению.

Лицензирования не требует.
В законе Украины Про технічні регламенти та оцінку відповідності, ст. 5 приведены все действующие у нас «технические регламенты». В регламентах даны четкие определения изделий или аппаратры. В вашем случае все зависит от того, являются ли шкафы «изделиями» или «аппаратурой» в понимании того или иного регламента. Если нет, то в принципе ограниченй нет. Если да, нужна будет декларция или сертификат соответствия применимому техническому регламенту.
Импорт Raspberry Pi не должен вызвать трудностей. Судя по описанию — тривиальная вещь с точки зрения таможенной номенклатуры.

Поставщик прав. Как плательщик НДС он обязан включить НДС в цену товара. Для вас как неплательщика этот НДС — ваш расход т.е. элемент себестоимости, который вы неизбежно включите в конечную цену продаваемого товара.
Покупателю-плательщику НДС должно быть скорее интересно купить у продавца-плательщика НДС. В любом случае при наличии выбора он сравнит вашу конечную цену с ценой от такого продавца-плательщика НДС. От последнего он всегда в цене товара получает налоговый кредит на сумму НДС (налоговая накладная). Так что ваше ценовое предложение по сравнению с ценой, даваемой продавцом-плательщиком НДС, должно быть меньше на сумму НДС чтобы быть всего лишь равноценным для покупателя-плательщика НДС.

ФОП — налоговый агент украинского правительства, а оно собирает подоходный налог только с налоговых резидентов Украины. Т.е. с нерезидентов украинский ФОП подоходный налог удерживать и оплачивать не может, т.к. этот налог (с нерезидента) причитается правительству страны нерезидента, а не нашему.

Строго говоря, в 14.1.225 нет ограничения, касающегося того, в какой форме выступает «конечный пользователь» — в форме юрлица, бизнеса или физлица. Достаточно того, что приобретается 1 копия не для распространения.

ФОП в отличие от независимого профессионала — фрилансера вроде тех, о которых вы задали вопрос, это вид самозанятого лица, имеющий право уменьшать свою выручку (базу НДФЛ) на сумму своих расходов. Фрилансер такого права не имеет. В этом смысл открытия ФОП, если говорить об НДФЛ.

Договор о совместной деятельности, Гражданский кодекс Украины:
Стаття 1130. Договір про спільну діяльність
1. За договором про спільну діяльність сторони (учасники) зобов’язуються спільно діяти без створення юридичної особи для досягнення певної мети, що не суперечить законові.

Если участники страртапа дееспособные лица в понимании ГК, то вот вам форма — отработана поколениями предпринимателей — классический joint venture.

Вы не «работодатель» в этом случае, а заказчик по гражданско-правовому договору. И у вас нет обязанности «оформлять» исполнителей, поскольку ваши отношения с ними — не «трудовые» — по КЗоТ, а гражданско-правовые — по Гражданскому кодексу.
Если ваши исполнители — налоговые резиденты Украины и не состоят на учете как «сертифицированные» фрилансеры (адвокаты, оценщики, землемеры и т. п.), то по закону вы должны начислить налог (НДФЛ), удержать его и выплатить его одновременно с вознаграждением.
если исполнитель — нерезидент Украины, то такой обязанности у вас нет — просто выплачиваете согласованное вознаграждение.

фрилансер — лицо, занимающееся независимой профессиональной деятельностью (определение — в 14.1.226 НКУ). В вашем случае скорее всего эти люди не состоят на учете как независимые профессионалы. Такой учет у нас предусмотрен для адвокатов, оценщиков, землемеров и т.п. «сертифицированных» фрилансеров. Но принципиального значения это не имеет.
Если вы, как можно предположить из этого вопроса, добросовестно нанимаете людей именно как фрилансеров, то ваши отношения с ними регулируются гражданским, а не трудовым законодательством.
Т.е. никаких обязанностей «работодателя» у вас в этом случае нет. Вы в этом случае не «работодатель», а «заказчик» в понимании Гражданского кодекса.
В этом случае вы имеете обязанность «налогового агента», если оба — вы и нанятый вами фрилансер — налоговые резиденты Украины.
Обязанность налогового агента состоит в том, чтобы начислить и выплатить в казну НДФЛ за вашего контрагента — «независимого профессионала». Это не составляет труда — вы рассчитываете налог по применимой ставке, удерживаете его из вознаграждения и выплачиваете одновременно: налог — правительству, вознаграждение за вычетом налога — вашему исполнителю или подрядчику.
Т.е. вы нарушили, но нарушение ваше — не в том заключается, о чем вы думаете. Вы не обязаны были «оформлять» как работодатель, но обязаны были начислить, удержать и выплатить НДФЛ.